Αφού μάθετε πώς να ρυθμίζετε και να χρησιμοποιείτε το Zoom^{(how to set up and use Zoom)} , μπορεί να νιώσετε ότι είστε έτοιμοι για την πρώτη σας μεγάλη διαδικτυακή συνάντηση. Ωστόσο, ένας καλός οικοδεσπότης γνωρίζει ότι μια επιτυχημένη παρουσίαση Zoom απαιτεί πολλή προετοιμασία, καθώς και την τήρηση μερικών κανόνων. 

Αν θέλετε να πραγματοποιήσετε την επόμενη μεγάλη σας συνάντηση στο Zoom , ακολουθούν μερικές συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι όλα κυλούν ομαλά και ότι αντιμετωπίζετε μια σίγουρη και ελκυστική παρουσιάστρια.

Ελέγξτε τον εξοπλισμό σας

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να αποφύγετε τον λόξυγκα κατά τη διάρκεια της παρουσίασης Zoom είναι να ελέγξετε τον εξοπλισμό σας. Υπάρχουν διάφορες δοκιμές που μπορείτε να εκτελέσετε για να ελέγξετε εάν η κάμερα web σας λειτουργεί^{(check if your webcam is working)} , καθώς και διορθώσεις που μπορείτε να εκτελέσετε εάν το μικρόφωνό σας δεν φαίνεται να λειτουργεί^{(mic doesn’t seem to work)} σωστά. 

Αφού δοκιμάσετε την κάμερα web, βεβαιωθείτε ότι την έχετε τοποθετήσει έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να βλέπουν το πρόσωπό σας και όχι μόνο το μέτωπό σας ή τους ώμους σας. Για να το κάνετε αυτό, πρώτα αποφασίστε εάν κάνετε την παρουσίαση όρθια ή καθιστή και μετά προσαρμόστε το επίπεδο της κάμερας. 

Μερικά άλλα σημαντικά πράγματα που πρέπει να ελέγξετε περιλαμβάνουν την μπαταρία του φορητού υπολογιστή σας. Συνδέστε το εάν δεν είστε σίγουροι ότι η μπαταρία θα διαρκέσει όλη τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Ελέγξτε επίσης τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο. Η καθυστέρηση βίντεο ή ήχου θα δυσκολέψει τους συμμετέχοντες να παραμείνουν συγκεντρωμένοι. 

Ντύνομαι για να εντυπωσιάσω

Μόλις τελειώσετε με την τεχνική πλευρά των πραγμάτων, ρίξτε μια κριτική ματιά στον εαυτό σας και το περιβάλλον σας. Αν σκοπεύετε να ενεργοποιήσετε το βίντεό σας, ίσως είναι συνετό να αλλάξετε το PJ^(PJs) σας ακόμα κι αν βρίσκεστε στο σπίτι. Το ντύσιμο θα σας βοηθήσει να νιώσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και θα σας δώσει το σωστό κίνητρο. 

Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι με το περιβάλλον σας, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε την εξαιρετική δυνατότητα εικονικού φόντου του Zoom^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} και να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα πίσω ή γύρω σας που να μπορεί να αποσπάσει την προσοχή των παρευρισκομένων από την παρουσίασή σας Zoom . 

Κάντε πρόβες την παρουσίασή σας εκ των προτέρων^{(Presentation Beforehand)}

Ακόμα κι αν είστε δημόσιος ομιλητής με αυτοπεποίθηση, δεν βλάπτει ποτέ να κάνετε πρόβες για μερικές κρίσιμες στιγμές της παρουσίασης. Είναι αδύνατο να προβλέψεις κάθε ζήτημα που μπορεί να προκύψει, ειδικά με τις παρουσιάσεις Zoom , επομένως μπορεί να είναι δύσκολο να αυτοσχεδιάσεις επί τόπου, αν δεν έχεις κάνει πρόβα ολόκληρο το θέμα εκ των προτέρων. 

Μια καλή ιδέα είναι να κάνετε μια επίδειξη παρουσίασης στο σπίτι με ένα μέλος της οικογένειας ή με έναν φίλο μέσω Διαδικτύου. Θα σας δώσει μια ιδέα για το τι να περιμένετε από τη μελλοντική σας συνάντηση και τι είδους προκλήσεις πρέπει να ξεπεράσετε πριν κάνετε την παρουσίασή σας. 

Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις εισόδου σε σύσκεψη^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

Ένας τρόπος για να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς κατά τη σύσκεψη Zoom είναι να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις εισόδου για τους συμμετέχοντες. Δεν θα εμφανιστούν όλοι στην ώρα τους και ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας σας, το άκουσμα αυτού του κουδουνίσματος και η εμφάνιση της ειδοποίησης για κάθε νέα καταχώριση μπορεί όχι απλώς να διαταράξει τη διαδικασία παρουσίασης αλλά και να σας ενοχλήσει. 

Για να απενεργοποιήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις^(Settings) του λογαριασμού σας Zoom > Συνάντηση^(Meeting) > Σε σύσκεψη^{(In Meeting )} και αλλάξτε την ειδοποίηση ήχου όταν κάποιος συμμετέχει ή αποχωρεί^{(Sound notification when someone joins or leaves)} από την εκκίνηση. 

Ζητήστε από κάποιον^{(Ask Someone)} να παρακολουθεί^(Monitor) την αίθουσα αναμονής^{(Waiting Room)}

Το Zoom^(Zoom) διαθέτει μια αίθουσα αναμονής^{(Waiting Room)} όπου κάθε συμμετέχων συγκεντρώνεται πριν εισέλθει στη συνάντηση. Είναι μια αποτελεσματική στρατηγική για να αποφύγετε τη συμμετοχή τυχαίων ατόμων και να καταστρέψουν την παρουσίασή σας. Το μειονέκτημα αυτού του συστήματος είναι ότι πρέπει να εγκρίνετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε αίτημα από την Αίθουσα Αναμονής^{(Waiting Room)} . Εάν κάποιος καθυστερήσει ή προσπαθήσει να συμμετάσχει ξανά στη σύσκεψη αφού έχει ήδη ξεκινήσει, ενδέχεται να μην παρατηρήσετε την ειδοποίηση και να αφήσετε το άτομο να κολλήσει στο προσωπικό κενό  ζουμ .^(Zoom)

Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε να ζητήσετε από έναν από τους συναδέλφους σας να παρακολουθήσει το παράθυρο Συμμετέχοντος^{(Participant)} για να επιτρέψει σε άλλους συμμετέχοντες να εισέλθουν από την Αίθουσα Αναμονής^{(Waiting Room)} . 

Μάθετε τις βασικές συντομεύσεις ζουμ

Η εκμάθηση των πιο χρήσιμων συντομεύσεων^{(the most useful shortcuts)} στο Ζουμ^(Zoom) μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε την παρουσίασή σας και να γίνετε επαγγελματίας οικοδεσπότης. Επιπλέον, μερικά από αυτά θα σας βοηθήσουν να επιλύσετε γρήγορα τυχόν απροσδόκητα ζητήματα και να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Ακολουθούν μερικές από τις πιο βασικές συντομεύσεις Zoom που πρέπει να γνωρίζετε.

• Alt + M (για Windows) ή Cmd + Ctrl + M (για Mac) 

Αυτή η συντόμευση θα κάνει σίγαση όλων ταυτόχρονα εκτός από τον κεντρικό υπολογιστή (εσάς). 

• Alt + M (για Windows) ή Cmd + Ctrl + U (για Mac)

Αυτό θα καταργήσει τη σίγαση όλων για όλους εκτός από τον κεντρικό υπολογιστή. 

• Alt + Shift + T (για Windows) ή Cmd + T (για Mac)

Μια εύχρηστη συντόμευση για το πότε πρέπει να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης της σύσκεψης Zoom .

• Space (για Windows, Mac)

Εάν είστε σε σίγαση και πρέπει να απαντήσετε γρήγορα σε μια ερώτηση και στη συνέχεια να επιστρέψετε στη σίγαση, κρατήστε χώρο ενώ μιλάτε για να καταργήσετε προσωρινά τη σίγαση στον εαυτό σας. 

Μπορείτε να μάθετε τις υπόλοιπες χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου Zoom στις Ρυθμίσεις^(Settings) της εφαρμογής . Ανοίξτε την εφαρμογή Zoom στην επιφάνεια εργασίας σας, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις^(Settings) . Επιλέξτε Συντομεύσεις πληκτρολογίου^{(Keyboard Shortcuts)} για να δείτε την πλήρη λίστα συντομεύσεων. 

Ζητήστε από τους συμμετέχοντες^(Attendees) να κάνουν σίγαση του ήχου τους^{(Their Audio)}

Το να ζητάτε από τους άλλους να κάνουν σίγαση των μικροφώνων τους κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας στο Zoom μπορεί να φαίνεται σαν μια προφανής συμβουλή. Ωστόσο, εάν έχετε άτομα που δεν είναι συνηθισμένα σε αυτήν τη μορφή διαδικτυακών παρουσιάσεων στην ομάδα σας, θα συνιστούσαμε να επισημάνετε αυτό πριν ξεκινήσετε την παρουσίαση. 

Μπορείτε να τους βοηθήσετε υποδεικνύοντας πώς να το κάνουν αυτό στο Zoom . 

Μπορείτε να κάνετε σίγαση του ήχου σας χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Alt + A (για Windows) ή Cmd + Shift + A (για Mac ) ή μέσω των Ρυθμίσεων^(Settings) της εφαρμογής Zoom ακολουθώντας τη διαδρομή Ρυθμίσεις^(Settings) > Ήχος^{(Audio )} > Σίγαση του μικροφώνου μου όταν συμμετέχετε σε μια σύσκεψη^{(Mute my mic when joining a meeting)} . 

Παύση της παρουσίασής σας για να απαντήσετε σε ερωτήσεις^{(Answer Questions)}

Ανεξάρτητα από το πόσο λεπτομερής πιστεύετε ότι είναι η παρουσίασή σας, το κοινό σας μπορεί να έχει ερωτήσεις ή παρατηρήσεις σε όλη της τις οποίες θέλει να μοιραστεί με την ομάδα. Βοηθά να διακόπτετε συχνά την παρουσίασή σας για να διευκρινίζεται εάν οι πληροφορίες είναι σαφείς σε όλους και εάν οι συνάδελφοί σας έχουν κάτι να προσθέσουν. 

Αποθηκεύστε το αρχείο καταγραφής συνομιλίας για παρακολούθηση

Είναι σημαντικό να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης, ακόμη και όταν είστε αυτός που τη φιλοξενεί. Σημαντικές ερωτήσεις και παρατηρήσεις που κάνουν οι παρευρισκόμενοι σας καθ' όλη τη διάρκεια της συνάντησης μπορεί να είναι ιδανικές για μια μελλοντική συνέχεια. Ευτυχώς^(Luckily) , το Zoom μπορεί να το κάνει για εσάς με τη δυνατότητα που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο καταγραφής συνομιλιών σας. 

Ωστόσο, το Zoom^(Zoom) δεν θα αποθηκεύσει αυτόματα το ιστορικό συνομιλιών σας, πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία εκ των προτέρων. 

Για να το κάνετε, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις^(Settings) του λογαριασμού σας Zoom και ακολουθήστε τη διαδρομή Σύσκεψη^(Meeting) > Σε σύσκεψη (Βασική)^{(In Meeting (Basic))} > Αυτόματη αποθήκευση συνομιλιών^{(Auto saving chats)} . Αυτό θα αποθηκεύσει αυτόματα όλα τα μηνύματα στη συνομιλία, ακόμη και αυτά που αποστέλλονται ιδιωτικά μεταξύ των συμμετεχόντων. 

Καταγράψτε την παρουσίασή σας με ζουμ

Μια τελευταία συμβουλή είναι να καταγράψετε την παρουσίασή σας στο Zoom^{(record your Zoom presentation)} . Μπορεί να είναι ωφέλιμο σε περισσότερα από ένα επίπεδα. Μπορείτε να στείλετε την ηχογράφηση στα άτομα που δεν μπόρεσαν να πραγματοποιήσουν τη συνάντηση, καθώς και στους συμμετέχοντες που επιθυμούν να εξετάσουν ορισμένα μέρη με περισσότερες λεπτομέρειες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ηχογράφηση για να αναλύσετε τις δεξιότητές σας στην παρουσίαση και να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας ως δημόσιος ομιλητής. 

Εάν ανησυχείτε ότι θα ξεχάσετε να ηχογραφήσετε τη συνάντησή σας, μπορείτε να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις^(Settings) ζουμ > Ηχογράφηση^(Recording) και να ενεργοποιήσετε την Αυτόματη εγγραφή^{(Automatic recording)} των συσκέψεών σας με ζουμ^(Zoom) καθώς ξεκινούν. 

Ώρα να βελτιώσετε τις δεξιότητες παρουσίασης με ζουμ^{(Zoom Presentation Skills)} 

Η πραγματοποίηση μεγάλων συναντήσεων εργασίας σε εφαρμογές όπως το Zoom είναι η νέα πραγματικότητα. Είτε μας αρέσει είτε όχι, πρέπει να προσαρμοστούμε σε αυτό. Τα καλά νέα είναι ότι το Zoom είναι αρκετά διαισθητικό και εύκολο στη χρήση. Εφόσον κάνετε όλες τις δοκιμές και τους ελέγχους εκ των προτέρων^{(perform all the tests and checks in advance)} , η παρουσίασή σας είναι βέβαιο ότι θα λειτουργήσει ομαλά. 

Έχετε φιλοξενήσει ποτέ μια μεγάλη συνάντηση στο Zoom ; Ποιες είναι μερικές συμβουλές που θα θέλατε να μοιραστείτε με κάποιον που πρόκειται να πραγματοποιήσει μια παρουσίαση στο Zoom για πρώτη φορά; Μοιραστείτε τις γνώσεις σας για το Zoom μαζί μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων. 

10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting

After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

• Space (for Windows, Mac)

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below. 

Related posts

• Πώς να σηκώσετε ένα χέρι σε μια συνάντηση ζουμ

• Πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ δωματίων επιμέρους σημείων στο ζουμ

• Πώς να πλαστογραφήσετε την προσοχή στις βιντεοκλήσεις Zoom

• Πώς να καλέσετε σε μια συνάντηση ζουμ με έναν αριθμό τηλεφώνου

• Γρήγορες διορθώσεις όταν η κάμερα συσκέψεων με ζουμ δεν λειτουργεί

• Πώς να αλλάξετε τη γλώσσα στο Netflix

• 4 τρόποι για να βρείτε τις καλύτερες επιλογές Internet (ISP) στην περιοχή σας

• Όλες οι συντομεύσεις πληκτρολογίου Zoom και πώς να τις χρησιμοποιήσετε

• Πώς να διορθώσετε τη συντριβή ή το πάγωμα του ζουμ

• Πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το Caps Lock στο Chromebook

• Πώς να εντοπίσετε λογισμικό παρακολούθησης ή κατασκοπείας υπολογιστή και email

• Πώς να βρείτε γενέθλια στο Facebook

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP στα Φύλλα Google

• Πώς να θολώσετε το φόντο στο ζουμ

• Πώς να δημοσιεύσετε ένα άρθρο στο Linkedin (Και οι καλύτερες στιγμές για δημοσίευση)

• OLED vs MicroLED: Πρέπει να περιμένετε;

• Πώς να αλλάξετε το όνομα και το φόντο σας στο Zoom

• Πώς να απαλλαγείτε από την Αναζήτηση Yahoo στο Chrome

• 5 τρόποι για να σβήσετε τον εαυτό σας στο Zoom

• Πώς να διορθώσετε ένα σφάλμα "Συναλλαγής σε εκκρεμότητα" του Steam