Ένα από τα πιο συνηθισμένα ενοχλήματα που αναφέρουν οι άνθρωποι με το Excel^(Excel) είναι η αντιμετώπιση του τρόπου με τον οποίο μορφοποιούνται οι αριθμοί και το κείμενο σε κελιά. Είναι ιδιαίτερα ενοχλητικό όταν οι αριθμοί εισάγονται κατά λάθος σε ένα υπολογιστικό φύλλο σε μορφή κειμένου.

Όταν συμβαίνει αυτό, οι υπολογισμοί και οι διαφορετικοί τύποι δεν λειτουργούν σωστά ή μπορεί να μην λειτουργούν καθόλου. 

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να προσδιορίζετε πότε μια στήλη ή μια σειρά αριθμών μορφοποιείται πραγματικά ως κείμενο και πώς να μετατρέπετε κείμενο σε αριθμούς, ώστε να λειτουργούν ξανά σε τύπους και υπολογισμούς. Αυτή είναι μια από αυτές τις βασικές συμβουλές του Excel^{(basic Excel tips)} που πρέπει να γνωρίζουν όλοι.

Είναι Κείμενο ή Αριθμοί Δεδομένων Κυψέλης;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δείτε εάν ένας αριθμός ή ένα σύνολο αριθμών σε μια στήλη ή μια σειρά έχει μορφοποιηθεί ως κείμενο στο Excel .

Ο ευκολότερος τρόπος είναι να επιλέξετε το κελί, να επιλέξετε το Αρχικό^(Home) μενού και στην ομάδα Αριθμός^(Number) στην κορδέλα, να σημειώσετε τη μορφή αριθμού που εμφανίζεται στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο.

Εάν το αναπτυσσόμενο πλαίσιο εμφανίζει "κείμενο", γνωρίζετε ότι το κελί έχει μορφοποιηθεί ως μορφή κειμένου. Εάν θέλετε να εκτελέσετε αριθμητικούς υπολογισμούς^{(numerical calculations)} στο κελί χρησιμοποιώντας τύπους Excel^{(Excel formulas)} , θα πρέπει πρώτα να το μετατρέψετε.

Στην περίπτωση που κάποιος έχει εισαγάγει αριθμούς σε μορφή κειμένου χρησιμοποιώντας την απόστροφο στο κελί, θα δείτε ένα μικρό πράσινο τρίγωνο που υποδεικνύει ότι η τιμή έχει εισαχθεί ως κείμενο.

Σημείωση^(Note) : Η προηγούμενη καταχώριση κελιού με απόστροφο αναγκάζει τη μορφοποίηση του κελιού να βασίζεται σε κείμενο.

Εάν έχετε ανακαλύψει, χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις παραπάνω προσεγγίσεις, ότι τα αριθμητικά δεδομένα εισάγονται στο φύλλο του Excel σε μορφή κειμένου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω μεθόδους για να μετατρέψετε αυτό το κείμενο σε αριθμούς.

1. Μετατροπή σε αριθμό

Εάν πρέπει να μετατρέψετε δεδομένα που έχουν εισαχθεί στο Excel με απόστροφο, μπορείτε εύκολα να τα μετατρέψετε σε αριθμητική μορφή χρησιμοποιώντας την επιλογή Μετατροπή^(Convert) σε αριθμό^(Number) .

1. Αρχικά^(First) , επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε ξανά σε μορφή αριθμού. Θα δείτε ένα κίτρινο διαμάντι να εμφανίζεται κοντά στην επιλογή με ένα θαυμαστικό στη μέση.

2. Επιλέξτε αυτό το σύμβολο. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μετατροπή σε αριθμό^{(Convert to Number)} . 

Αυτό θα ενημερώσει όλους τους αριθμούς βάσει κειμένου που έχετε επιλέξει στη μορφή γενικών^(General) αριθμητικών δεδομένων. 

Θα καταλάβετε ότι λειτούργησε όταν όλοι οι αριθμοί της επιλογής σας αλλάξουν από αριστερή στοίχιση σε δεξιά στοίχιση στα κελιά.

2. Χρήση κειμένου σε στήλη

Ένας άλλος εύκολος τρόπος για να μετατρέψετε κείμενο σε αριθμούς στο Excel είναι η μετατροπή μιας ολόκληρης στήλης τιμών ταυτόχρονα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Κείμενο σε στήλη^(Column) .

1. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη δεδομένων που θέλετε να μετατρέψετε από κείμενο σε αριθμούς.

2. Επιλέξτε Δεδομένα^(Data) από το μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κείμενο σε στήλες^{(Text to Columns)} στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων^{(Data Tools)} της κορδέλας.

3. Στο παράθυρο Wizard , διατηρήστε επιλεγμένο το προεπιλεγμένο ^(Wizard)Οριοθετημένο^(Delimited) και επιλέξτε Επόμενο^(Next) . 

4. Στην επόμενη σελίδα του Οδηγού^(Wizard) , διατηρήστε επιλεγμένη την προεπιλεγμένη καρτέλα^(Tab) και επιλέξτε ξανά Επόμενο^(Next) .

5. Τέλος, στην τελευταία σελίδα του Wizard , βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το General στην περιοχή ^(General)Μορφή δεδομένων στήλης^{(Column data format)} . Για το πεδίο Προορισμός^{(Destination)} , μπορείτε είτε να επιλέξετε μια νέα στήλη όπου θέλετε να μεταβούν τα αριθμητικά δεδομένα είτε απλώς να διατηρήσετε την τρέχουσα επιλεγμένη στήλη ως έχει. Επιλέξτε Τέλος^(Finish) .

Τώρα όλα τα δεδομένα σας θα μετατραπούν σε αριθμητικές τιμές, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε τύπους και υπολογισμούς του Excel .

Σημείωση^(Note) : Θα παρατηρήσετε ότι η πραγματική μορφοποίηση κελιών δεν αλλάζει από Κείμενο^(Text) σε Γενικό^(General) , παρόλο που οι ίδιες οι τιμές μπορούν πλέον να χρησιμοποιηθούν ως αριθμοί. Ωστόσο, εάν ορίσετε τη στήλη εξόδου σε μια νέα στήλη, θα παρατηρήσετε ότι η μορφοποίηση της νέας στήλης έχει οριστεί σε Γενικά^(General) . Αυτό είναι μόνο ένα αισθητικό ζήτημα και δεν επηρεάζει τον τρόπο συμπεριφοράς των αριθμών στη μορφοποιημένη στήλη " Κείμενο ".^(Text)

3. Αλλαγή μορφής κελιού

Ο ευκολότερος και ταχύτερος τρόπος για να μετατρέψετε κείμενο σε αριθμούς στο Excel είναι απλώς να αλλάξετε τη μορφοποίηση κελιών από το μενού Αρχική σελίδα .^(Home)

Για να το κάνω αυτό:

1. Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε. Μπορείτε να επιλέξετε μια ολόκληρη στήλη (μην συμπεριλάβετε την κεφαλίδα) εάν θέλετε να μετατρέψετε όλα τα κελιά σε μια στήλη.

2. Επιλέξτε το μενού Αρχική σελίδα^(Home) και στην ομάδα Αριθμός^(Number) στην κορδέλα, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο με Κείμενο^(Text) σε αυτό. 

3. Θα δείτε μια λίστα μορφών για να διαλέξετε. Επιλέξτε Γενικά^(General) για μετατροπή σε μορφή αριθμού. Ή μπορείτε να επιλέξετε Αριθμός^(Number) , Νόμισμα^(Currency) , Λογιστική^(Accounting) ή Ποσοστό εάν θέλετε να εφαρμοστούν αυτές οι συγκεκριμένες μορφές αριθμών στα αριθμητικά σας δεδομένα.

4. Χρήση τιμών επικόλλησης

Εάν χρειάζεται να μετακινήσετε κελιά κειμένου που περιέχουν αριθμούς σε ένα νέο κελί ή στήλη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Ειδικής επικόλλησης^{(Paste Special)} .

1. Επιλέξτε την ομάδα των κενών κελιών όπου θέλετε να τοποθετήσετε την έξοδο των αριθμητικών δεδομένων. Επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών^{(Format Cells)} από το αναδυόμενο μενού.

2. Στο παράθυρο που ανοίγει, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί Γενικά^(General) ως μορφή αριθμού και επιλέξτε ΟΚ^(OK) .

3. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη των κελιών που θέλετε να μετατρέψετε από κείμενο σε αριθμούς, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Αντιγραφή^(Copy) .

4. Επιλέξτε το πρώτο κελί στην κενή στήλη που μορφοποιήσατε, κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Επικόλληση τιμών^{(Paste Values)} . Θα δείτε όλους τους αριθμούς με μορφή κειμένου επικολλημένοι στη μορφή Γενικού^(General) αριθμού.

Αυτό λειτουργεί επειδή όταν επιλέγετε Επικόλληση τιμών^{(Paste Values)} , επικολλούνται μόνο οι τιμές από το κελί προέλευσης και όχι η αρχική μορφοποίηση κελιού. Αντίθετα, χρησιμοποιεί τη μορφοποίηση κελιού προορισμού, την οποία ρυθμίσατε στο πρώτο μέρος αυτής της διαδικασίας.

5. Χρήση της συνάρτησης VALUE

Υπάρχει μια ειδική λειτουργία στο Excel που θα μετατρέψει έναν αριθμό που έχει μορφοποιηθεί ως κείμενο σε αριθμητική τιμή. Αυτή είναι η συνάρτηση VALUE .

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να μεταβεί ο αριθμός μετατροπής και πληκτρολογήστε:

=VALUE(G2)

Αντικαταστήστε το "G2" παραπάνω με το κελί που έχει τον αριθμό που θέλετε να μετατρέψετε. Εάν μετατρέπετε μια ολόκληρη στήλη αριθμών, ξεκινήστε μόνο με το πρώτο κελί.

Πατήστε Enter και θα δείτε ότι ο αριθμός με μορφή κειμένου έχει μετατραπεί σε αριθμό γενικής μορφής. 

Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπληρώσετε την υπόλοιπη κενή στήλη στο κάτω μέρος αυτής της στήλης και ο τύπος VALUE θα μετατρέψει και τα υπόλοιπα κελιά στην αρχική στήλη.

Αφού χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές για την εκ νέου διαμόρφωση των αριθμών σας, ίσως χρειαστεί να ανανεώσετε τα δεδομένα κυψέλης μετά την εφαρμογή της νέας μορφοποίησης. 

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν διάφοροι τρόποι μετατροπής κειμένου σε αριθμούς στο Excel . Η επιλογή που θα επιλέξετε εξαρτάται απλώς από το πού προσπαθείτε να τοποθετήσετε την έξοδο. Εξαρτάται επίσης εάν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε αντιγραφή και επικόλληση, τύπους Excel ή επιλογές μενού.

Τελικά, κάθε μία από αυτές τις επιλογές σας παρέχει το ίδιο τελικό αποτέλεσμα.

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

Оnе of the most common annoyanceѕ that people cite with Excel is dealing with hоw numbers and text are fоrmatted in cells. It’s especially annoying whеn numbеrs inаdνertently get entered into a spreadsheet in text format.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

Related posts

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• 3 τρόποι για να χωρίσετε ένα κελί στο Excel

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Το Microsoft Outlook δεν ανοίγει; 10 τρόποι για να διορθώσετε

• Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε επώνυμες περιοχές στο Excel

• Εμφάνιση/Απόκρυψη κωδικών πεδίων στο Word και μετατροπή πεδίων σε κείμενο

• Κεντράρετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας σας στο Excel για εκτύπωση

• Ένας προηγμένος οδηγός VBA για MS Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• 2 τρόποι χρήσης της συνάρτησης Transpose του Excel

• Πώς να υπολογίσετε το Z-Score στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το Spike για αποκοπή και επικόλληση πολλών στοιχείων κειμένου στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα πίτας στο Excel

• Πώς να μετακινήσετε στήλες στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το πληκτρολόγιο για να αλλάξετε το ύψος γραμμής και το πλάτος στήλης στο Excel

• Πώς να γράψετε έναν τύπο/δήλωση IF στο Excel

• 4 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε ένα σημάδι ελέγχου στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel