Το Google Drive^{(Google Drive)} έχει γίνει μεγάλος ανταγωνιστής του Microsoft Office 365 τόσο για αποθήκευση cloud όσο και για λογισμικό γραφείου. Ένας από τους λόγους της δημοτικότητάς του είναι επειδή μπορείτε να καταλάβετε τα βασικά πολύ γρήγορα.

Ενώ τα βασικά μπορεί να είναι εύκολο να τα μάθεις, πολλά από τα καλύτερα χαρακτηριστικά περνούν απαρατήρητα. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν δεκάδες λειτουργίες κρυμμένες στα μενού των Φύλλων^(Sheets) , των Εγγράφων^(Docs) και του ίδιου του Google Drive . 

Είτε θέλετε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, είτε θέλετε να μάθετε πώς να αναζητάτε αρχεία πιο γρήγορα ή θέλετε συμβουλές για τη διαχείριση των αντιγράφων ασφαλείας στο cloud, το Google Drive^{(Google Drive)} θα είναι πιο ισχυρό με ορισμένες προηγμένες συμβουλές για το Google Drive – έχουμε επιλέξει τις καλύτερες παρακάτω .

Χρησιμοποιήστε τα Εργαλεία Σύνθετης Αναζήτησης^{(Use Advanced Search Tools)}

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που θα αντιμετωπίσετε όταν χρησιμοποιείτε το Google Drive^{(Google Drive)} πιο συχνά είναι να βρείτε ξανά αρχεία. Ευτυχώς, το Google Drive^{(Google Drive)} διαθέτει ορισμένες προηγμένες λειτουργίες αναζήτησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εντοπίσετε αρχεία.

Κάντε κλικ στη γραμμή αναζήτησης^{(search bar )} και κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα εργαλεία αναζήτησης^{(More search tools)} . Έχετε τώρα μια εκτενή λίστα εργαλείων που είναι διαθέσιμα για την ακριβή ρύθμιση της αναζήτησής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου – αυτός περιλαμβάνει οτιδήποτε, από Φωτογραφίες^(Photos) και παρουσιάσεις έως αρχεία και φακέλους .zip. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε κάτοχο, χρήσιμο για την αναζήτηση κοινόχρηστου περιεχομένου.

Αυτή είναι μόνο η αρχή. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τα αποτελέσματα κατά την τελευταία φορά που τροποποιήθηκαν τα αρχεία, καθώς και να φιλτράρετε με βάση το κείμενο που βρέθηκε μέσα στο ίδιο το αρχείο. Για παράδειγμα, εάν γράψατε ένα άρθρο σχετικά με μια συγκεκριμένη συνταγή, αλλά θυμάστε απλώς ένα μόνο συστατικό που γράψατε μέσα στο άρθρο, μπορείτε να βρείτε τη συνταγή απλώς πληκτρολογώντας το ίδιο το συστατικό.

Πρόσβαση στο ιστορικό και επαναφορά αντιγράφων ασφαλείας στα Έγγραφα και τα Φύλλα Google^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Τα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} και τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} θα αποθηκεύονται αυτόματα καθώς συνεχίζετε να εργάζεστε στο έγγραφό σας. Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν ότι μπορείτε να κάνετε κλικ στο Όλες οι αλλαγές που είναι αποθηκευμένες στο^{(All changes saved in Drive)} κείμενο του Drive για να δείτε και να επαναφέρετε προηγούμενες αναθεωρήσεις. 

Το Google Drive^{(Google Drive)} θα καταγράφει αυτόματα όλες τις αλλαγές από την αρχή του χρόνου, εφόσον δημιουργήσατε για πρώτη φορά το αρχείο στο ίδιο το Google Drive . Και με ένα μόνο κουμπί μπορείτε να επαναφέρετε παλαιότερες εκδόσεις. Εναλλακτικά, απλώς μετακινηθείτε στις προηγούμενες αναθεωρήσεις και κάντε κλικ σε καθεμία για να επισημανθούν όλες οι αλλαγές.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν διαγράφετε παλιό κείμενο που χρειάζεστε ξανά στο μέλλον ή εάν πρέπει να ελέγξετε προηγούμενες αλλαγές για τυχόν λεπτομέρειες που λείπουν. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε προηγούμενη αναθεώρηση και να την μετονομάσετε, ώστε να είναι πιο εύκολη η εύρεση και η διαχείρισή της στο μέλλον.

Περιορίστε τα δικαιώματα σε ορισμένα κελιά στα φύλλα Google^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Είναι πολύ εύκολο να μοιράζεστε αρχεία Φύλλων Google^{(Google Sheets)} και Έγγραφα^(Docs) για να συνεργάζεστε με άλλους. Απλώς^(Just) κάντε κλικ File > Share > Get Shareable Link. Ωστόσο, μόλις ορίσετε τα δικαιώματα για οποιονδήποτε με αυτόν τον σύνδεσμο να μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφό σας, μπορεί να κάνει αλλαγές σε απολύτως οτιδήποτε από προεπιλογή.

Στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} , και ελπίζουμε στα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} στο μέλλον, μπορείτε να κλειδώσετε με μη αυτόματο τρόπο ορισμένες ενότητες, ώστε να μην μπορεί να τις επεξεργαστεί κανείς εκτός από τον αρχικό κάτοχο. Αυτό θα μπορούσε να είναι πολύ ωφέλιμο όταν εργάζεστε σε ένα έγγραφο με μια μεγάλη ομάδα, αλλά χρειάζεστε συγκεκριμένα εύρη προστατευμένα από τυχαία διαγραφή. 

Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ και σύρετε την περιοχή που θέλετε να προστατεύσετε, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προστασία εύρους^{( Protect Range)} . Από εκεί, θα ανοίξει ένας νέος πίνακας στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Δώστε στο εύρος μια περιγραφή για να καταλάβετε τι είναι αργότερα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός δικαιωμάτων^{(Set permissions)} . 

Τώρα μπορείτε να ορίσετε το εύρος ώστε να είναι επεξεργάσιμο μόνο από τον κάτοχο, χρήσιμο για καρφιτσωμένες στήλες και σειρές. Ή μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα για συγκεκριμένα άτομα μέσω email, χρήσιμα αν θέλετε να κλειδώσετε συγκεκριμένες σελίδες ή σειρές για διαφορετικές εργασίες.

Δημιουργήστε γρήγορα νέο περιεχόμενο με Γρήγορες συνδέσεις^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

εάν θέλετε να δημιουργήσετε γρήγορα ένα έγγραφο χωρίς να επισκεφτείτε το Google Drive^{(Google Drive)} και να περάσετε από τη διεπαφή χρήστη, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο πληκτρολογώντας την ακόλουθη διεύθυνση στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησής σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στον σωστό Λογαριασμό Google προτού το κάνετε αυτό. 

• Doc.new – Νέο έργο Google Docs
• Sheets.new – Νέο έργο Φύλλα Google
• Presentation.new – Νέα παρουσίαση Google
• Sites.new – Νέο έργο Google Sites

Αφού χρησιμοποιήσετε αυτούς τους συνδέσμους μόνο μία φορά, θα εμφανιστούν ξανά ως προτάσεις όταν τους πληκτρολογήσετε στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησής σας. Έτσι, η δημιουργία ενός νέου εγγράφου θα μπορούσε να είναι τόσο εύκολη όσο η πληκτρολόγηση D στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησής σας. 

Απλώς θυμηθείτε, θα χρειαστεί να μετακινήσετε το έγγραφο σε έναν φάκελο αργότερα, εάν θέλετε να οργανώσετε τα αρχεία σας λίγο καλύτερα.

Μετατροπή Word σε PDF ή PDF σε έγγραφο Word^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Μόλις ολοκληρώσετε με ένα έγγραφο των Εγγράφων Google^{(Google Docs)} , μπορείτε να το μετατρέψετε σε PDF πολύ εύκολα. Απλώς^(Simply) κάντε κλικ στο File > Download > PDF . Υπάρχουν επίσης πολλές επιλογές εδώ για άλλες μορφές αρχείων, όπως απλό κείμενο ( .txt ), μια δημοσίευση EPUB ( .epub ) και ένα αρχείο Microsoft Word ( .docx ).

Μπορείτε επίσης να το κάνετε αντίστροφα, ανεβάζοντας ένα αρχείο .PDF στη μονάδα δίσκου σας και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ σε αυτό για να ανοίξετε την προεπισκόπηση και κάντε κλικ στο Άνοιγμα με τα Έγγραφα Google^{(Open With Google Docs)} . Το αποτέλεσμα που θα λάβετε στα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} θα εξαρτηθεί από τον τρόπο δημιουργίας του αρχείου .PDF , αλλά μερικές φορές θα μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο εντός του PDF και επίσης να επεξεργαστείτε άλλα στοιχεία. 

Μερικές φορές, η εισαγωγή μπορεί να εμφανίζεται απλώς ως κενή σελίδα. Αυτό συμβαίνει συνήθως εάν μια εικόνα έχει μετατραπεί σε PDF . Αφού ολοκληρώσετε την επεξεργασία, απλώς κάντε κλικ στο File < Download και επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο αρχείου.

Δημιουργήστε εύκολα σχέδια ή διαγράμματα^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Είναι πιθανώς καλύτερο να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο τρίτου μέρους εάν χρειάζεστε λεπτομερή γραφικά, αλλά εάν θέλετε να είστε γρήγοροι, κάνοντας κλικ στην επιλογή Insert < Drawing < New μπορεί να είναι ένας γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο.

Σας δίνονται τα εργαλεία για να σχεδιάσετε, να δημιουργήσετε βασικά σχήματα, να προσθέσετε κείμενο και να εισαγάγετε και άλλες εικόνες. Υπάρχουν ακόμη και εργαλεία για την αλλαγή της θέσης και του μεγέθους των σχημάτων και την ευθυγράμμιση σχημάτων για συμμετρία. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στην αποθήκευση και να κλείσετε^{(save and close)} και θα εισαχθεί στο έγγραφό σας. Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη σε ολόκληρη τη σουίτα εφαρμογών Google Drive .

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive has become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

Related posts

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google: 10 επαγγελματικές συμβουλές

• 8 Συμβουλές Αναζήτησης Google: Βρίσκετε πάντα αυτό που ψάχνετε

• Πώς να φτιάξετε μια επαγγελματική κάρτα στο Google Drive

• Πώς λειτουργεί το Application Launcher για το Google Drive

• Πώς να διορθώσετε το Google Drive Backup and Sync δεν λειτουργεί

• Πώς να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε κατά χρώμα στα Φύλλα Google

• Πώς λειτουργεί ο αλγόριθμος YouTube;

• Τι είναι το εργαλείο αναφοράς λογισμικού στο Chrome και πώς να το απενεργοποιήσετε

• Μπορείτε να διαγράψετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Gmail ταυτόχρονα;

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή στα Έγγραφα Google

• Τι είναι μια μέτρηση και μια ιδιότητα στο Google Analytics;

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το SUMIF στα Φύλλα Google

• Πώς να στείλετε ιδιωτικά email στο Gmail

• Πώς να ακυρώσετε ή να διακόψετε μια συνδρομή YouTube Premium

• Τα 7 καλύτερα πρόσθετα Gmail

• Πώς να αλλάξετε τον προεπιλεγμένο λογαριασμό Google

• Πώς να καταργήσετε την αποστολή ενός email στο Gmail

• Πώς να διορθώσετε το Gmail όταν δεν λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• 3 τρόποι δημιουργίας περιγραμμάτων στα Έγγραφα Google

• Τι είναι οι Ειδοποιήσεις έκθεσης της Google για την προστασία από τον COVID;