Η συνάντηση με τους συναδέλφους σας χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή όπως το Zoom είναι το νέο φυσιολογικό, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να το συνηθίζουν. 

Ενώ η ομαδική συνομιλία μέσω βίντεο υπάρχει εδώ και αρκετό καιρό, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα μέχρι τώρα να μην είχατε ποτέ πραγματικά λόγο να τη χρησιμοποιήσετε. Πράγμα που σημαίνει εκμάθηση μιας εντελώς νέας λίστας ελέγχου κανόνων εθιμοτυπίας και τεχνικής προετοιμασίας.

Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για την κακοσμία του στόματος, αλλά θα πρέπει να προσπαθήσετε να κάνετε τις παρακάτω δοκιμές ζουμ πριν από την επόμενη σημαντική συνάντηση. 

Προετοιμάστε το περιβάλλον σας

Ενώ μπορεί να μην βρίσκεστε στον ίδιο φυσικό χώρο με τους συναδέλφους σας, το Zoom συνδέει όλους τους μεμονωμένους χώρους σας μαζί. Πράγμα^(Which) που σημαίνει επίσης ότι τυχόν προβλήματα που έχει το περιβάλλον σας μπορεί να γίνει θέμα στη συνάντησή σας. Τι είδους προβλήματα; Λοιπόν, θα εξαρτηθεί από μεμονωμένες περιστάσεις, αλλά εδώ είναι μερικές βασικές συμβουλές:

• Βεβαιωθείτε^(Make) ότι το περιβάλλον σας είναι επαρκώς φωτισμένο.
• Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε ένα μέρος με έλεγχο πρόσβασης, όπως μια πόρτα που μπορεί να κλειδωθεί.
• Προσπαθήστε να επιλέξετε ένα δωμάτιο που δεν είναι πολύ επιρρεπές σε ηχώ. Κάπου^(Somewhere) με χαλί, χοντρές κουρτίνες και μαλακά έπιπλα είναι γενικά καλό.
• Ελέγξτε το δωμάτιο για πηγές θορύβου. Ένα ηχητικό σήμα, ένας τσιρίζοντας ανεμιστήρας ή άλλο παρόμοιο πρόβλημα θα επηρεάσει τα νεύρα όλων των άλλων συμμετεχόντων στη συνάντηση.
• Ελέγξτε προσεκτικά το πλαίσιο της ροής του βίντεό σας. Υπάρχει κάτι ακατάλληλο ή αποσπώντας την προσοχή; Σκεφτείτε να μετακινήσετε εκεί που κάθεστε ή να απομακρύνετε αυτά τα αντικείμενα.

Αυτή δεν είναι μια ολοκληρωμένη λίστα, επομένως κοιτάξτε γύρω από το περιβάλλον που θα χρησιμοποιήσετε κατά τη σύσκεψη Zoom και προσπαθήστε να σκεφτείτε εάν κάτι θα προκαλούσε προβλήματα.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα εικονικό φόντο

Το Zoom^(Zoom) προσφέρει τη δυνατότητα να αντικαταστήσετε το φόντο σας με ένα εικονικό. Αυτό λειτουργεί όπως κάθε ρύθμιση "πράσινης οθόνης", αλλά δεν χρειάζεστε συγκεκριμένα πράσινη οθόνη. Εφόσον το φόντο σας είναι ομοιόμορφο χρώμα και ομοιόμορφα φωτισμένο, θα πρέπει να έχετε καλά αποτελέσματα. Το εικονικό σας φόντο δεν χρειάζεται να είναι τέλειο, αλλά μπορείτε να το δοκιμάσετε στις ρυθμίσεις Zoom για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί για εσάς.

Εάν δεν λαμβάνετε εξαιρετικά αποτελέσματα, μπορείτε να δοκιμάσετε να φωτίσετε το φόντο πιο ομοιόμορφα ή να επενδύσετε σε μια αναδυόμενη πράσινη οθόνη. Υπάρχουν ακόμη και υπέροχες ιδέες όπως η πράσινη οθόνη που τοποθετείται σε καρέκλα Webaround, η^{(Webaround chair-mounted green screen)} οποία διευκολύνει την κάλυψη ολόκληρου του πλαισίου της κάμερας.

Έχετε μια λύση που κρατά σημειώσεις

Αυτή είναι μια συμβουλή προετοιμασίας που ισχύει και για τις πραγματικές συναντήσεις, αλλά θα πρέπει να έχετε κάποιου είδους λύση για τη λήψη σημειώσεων. Μπορεί να είναι στυλό και χαρτί, tablet με στυλό ή τηλέφωνο με πληκτρολόγιο οθόνης. 

Κάποιες συσκέψεις Zoom καταγράφονται. Σε αυτήν την περίπτωση δεν χρειάζεται να κρατάτε σημειώσεις που προορίζονται για αναφορά μετά το τέλος της συνάντησης. Αντίθετα, οι σημειώσεις είναι χρήσιμες για την οργάνωση των ερωτήσεων και των σχολίων σας. Είναι η φύση των συσκέψεων Zoom που πιθανότατα δεν θα έχετε πολύ χρόνο να μιλήσετε όταν έρθει η σειρά σας. Η τήρηση σημειώσεων σάς βοηθά να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο που έχετε. 

Ελέγξτε ότι η οθόνη σας είναι κατάλληλη^{(Appropriate)} για κοινή χρήση

Είτε σκοπεύετε να μοιραστείτε την οθόνη του υπολογιστή σας με άλλους κατά τη διάρκεια της συνάντησης είτε όχι, να είστε πάντα έτοιμοι να το κάνετε αμέσως. Τι σημαίνει αυτό? Βεβαιωθείτε^(Make) ότι η ταπετσαρία σας είναι κατάλληλη για εργασία, ίσως είναι καλύτερο να την αλλάξετε σε μία από τις ενσωματωμένες επιλογές των Windows . Κλείστε όλες τις εφαρμογές που είναι ανοιχτές και ενδέχεται να εμφανίζουν ιδιωτικό ή ευαίσθητο περιεχόμενο. 

Εάν είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε πρόγραμμα περιήγησης ιστού, μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε την αυτοματοποιημένη ολοκλήρωση αναζήτησης ή να χρησιμοποιήσετε ένα φορητό πρόγραμμα περιήγησης χωρίς ιστορικό αναζήτησης. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι οι ιστότοποι ή οι όροι αναζήτησης που έχετε επισκεφτεί στον προσωπικό σας χρόνο να εμφανίζονται στην οθόνη για να τους βλέπει όλη η ομάδα.

Εκτελέστε μια δοκιμή ταχύτητας Διαδικτύου

Μόλις βρείτε ένα καλό σημείο για τη συνάντησή σας και έχετε προετοιμάσει το περιβάλλον, θα πρέπει να ελέγξετε αν η ταχύτητα του διαδικτύου σας είναι επαρκής. Εκτελέστε μια δοκιμή ταχύτητας Διαδικτύου^{(internet speed test)} και ελέγξτε εάν έχετε αρκετό εύρος ζώνης για να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση Zoom .

Η ελάχιστη απαίτηση για μια ομαδική βιντεοκλήση Zoom είναι περίπου 1 ^(Zoom)Mbps εύρους ζώνης. Και προς τις δύο κατευθύνσεις. Το εύρος ζώνης ανάντη^(Upstream) είναι πολύ σημαντικό για βιντεοκλήσεις. Εάν το Διαδίκτυό σας καθυστερεί στην αποστολή πληροφοριών, αυτό θα επηρεάσει την εμπειρία των άλλων συμμετεχόντων. Ιδανικά θέλετε 3 Mbps και προς τις δύο κατευθύνσεις για να εξασφαλίσετε ροή βίντεο HD υψηλής ποιότητας. 

Εάν η δοκιμή ταχύτητας δείξει ότι η σύνδεσή σας δεν είναι τόσο γρήγορη όσο θα έπρεπε να είναι το πακέτο σας στο Διαδίκτυο, τότε θα πρέπει να αντιμετωπίσετε προβλήματα με την απόδοσή σας στο Διαδίκτυο^{(troubleshoot your internet performance)} . Αυτό σημαίνει να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετή ισχύς σήματος WiFi και να διασφαλίσετε ότι δεν βρίσκεστε σε νεκρό σημείο. Ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας για την επιτάχυνση του WiFi^{(speeding up WiFi)} Internet ή εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε καλώδιο Ethernet , αν είναι δυνατόν.^(Ethernet)

Βεβαιωθείτε ότι η κάμερα web^{(Make Sure Your Webcam)} και το μικρόφωνό^{(Microphone Are)} σας λειτουργούν

Τώρα φτάνουμε στην ίσως πιο κρίσιμη δοκιμή που πρέπει να κάνετε πριν από τη σύσκεψή σας στο Zoom: να βεβαιωθείτε ότι το μικρόφωνο και η κάμερα web λειτουργούν. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:

• Συνδέστε το μικρόφωνο και την κάμερα web
• Εάν σας ζητηθεί, ίσως χρειαστεί να εγκαταστήσετε λογισμικό ή προγράμματα οδήγησης για αυτά. Συνήθως αυτή είναι μια εμπειρία plug-and-play
• Ανοίξτε το Zoom^(Zoom)
• Επιλέξτε το γρανάζι ρυθμίσεων^{(settings cog)}
• Επιλέξτε Βίντεο^(Video)
• Επιλέξτε τη σωστή κάμερα web από την αναπτυσσόμενη λίστα, εάν υπάρχει
• Ελέγξτε την προεπισκόπηση για να δείτε αν φαίνεται καλό (ή αν φαίνεται καθόλου)
• Προσαρμόστε^(Adjust) άλλες ρυθμίσεις, όπως η ποιότητα HD, ανάλογα με τις ανάγκες σας
• Επιλέξτε Ήχος^(Audio)
• Βεβαιωθείτε^(Make) ότι έχει επιλεγεί η σωστή συσκευή ήχου και για ηχείο^(Speaker) και για μικρόφωνο^(Microphone)
• Επιλέξτε δοκιμαστικό ηχείο^{(Test Speaker)} και δοκιμαστικό μικρόφωνο^{(Test Microphone)} το καθένα με τη σειρά για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν

Σας προτείνουμε επίσης να επιλέξετε το πλαίσιο «Σίγαση του μικροφώνου μου όταν συμμετέχω σε μια σύσκεψη», γιατί αυτό είναι απλώς καλοί τρόποι. Επίσης, σας εμποδίζει να πείτε κατά λάθος κάτι που δεν θέλετε να ακούσουν τα υπόλοιπα άτομα στη σύσκεψη, επειδή ξεχάσατε να κάνετε σίγαση του μικροφώνου σας.

Για λεπτομερείς οδηγίες ρύθμισης του ζουμ , ανατρέξτε στο ^(Zoom)Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε το ζουμ – Είναι καλύτερο από το Skype; ^{(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)}για συμβουλές ειδικών.

Εάν η webcam σας δεν λειτουργεί, μεταβείτε στις Γρήγορες επιδιορθώσεις όταν η κάμερα συσκέψεων με ζουμ δεν λειτουργεί^{(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)} για να τα ταξινομήσετε σε ελάχιστο χρόνο.

Λάβετε μέρος σε μια δοκιμαστική συνάντηση

Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία πριν συμμετάσχετε στη σύσκεψη Zoom είναι να καλέσετε την υπηρεσία δοκιμής συνάντησης Zoom . Απλώς^(Just) μεταβείτε στη https://zoom.us/test και ακολουθήστε τις οδηγίες. Θα μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι όλος ο εξοπλισμός σας λειτουργεί και αν ακούγετε καλά στους άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με το μικρόφωνο, την κάμερα ή τη σύνδεση στο Διαδίκτυο εδώ, μπορείτε απλώς να μεταβείτε ξανά στη λίστα των ελέγχων παραπάνω για να βρείτε το πρόβλημα.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να μάθετε πώς να ηχογραφείτε μια συνάντηση Zoom^{(how to record a Zoom meeting)} . Μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να φιλοξενείτε μια συνάντηση Zoom^{(how to host a Zoom meeting)} .

Συμβαίνουν τεχνικά προβλήματα^{(Problems Happen)} και μετά συμβαίνει ζωή^{(Life Happens)}

Ελπίζουμε η συνάντησή σας στο Zoom να πήγε καλά και χωρίς προβλήματα, αλλά το τελευταίο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι ορισμένα πράγματα είναι απλώς εκτός ελέγχου. Δεν υπάρχει καμία προετοιμασία ή αντίγραφα ασφαλείας που μπορείτε να δημιουργήσετε για να βεβαιωθείτε ότι η συνάντησή σας θα πραγματοποιηθεί χωρίς προβλήματα. Τα τεχνικά προβλήματα μπορούν πάντα να συμβούν και θα πρέπει απλώς να τα συνεχίσετε.

Το ίδιο ισχύει για πράγματα που δεν είναι αυστηρά τεχνικά. Αν η γάτα σας πηδήξει πάνω στο γραφείο και μπλοκάρει την κάμερα, αυτή είναι η ζωή. Δεν αξίζει να ασχοληθείς. Είμαστε όλοι άνθρωποι και όλοι ζούμε κάτω από ανώμαλες συνθήκες αυτή τη στιγμή. Χαλαρώστε λοιπόν, απολαύστε τη συνάντησή σας και να είστε βέβαιοι ότι κάνατε ό,τι μπορούσατε για να εκτελέσετε τις σωστές δοκιμές Zoom πριν από τη συνάντησή σας. ^(Zoom)Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μάθετε πώς να προσποιείτε την προσοχή σε μια κλήση Zoom^{(fake paying attention in a Zoom call)} .

7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting

Meeting with your colleagues using an app like Zoom is the nеw normal, but most people are still only getting used to it. 

While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.

The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting. 

Prepare Your Environment

While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:

• Make sure that your environment is adequately lit.
• If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
• Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
• Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
• Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.

This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.

Consider Using a Virtual Background

Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.

If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.

Have A Note-Taking Solution

This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard. 

Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have. 

Check That Your Screen Is Appropriate To Share

Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content. 

If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.

Run an Internet Speed Test

Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.

The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming. 

If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.

Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working

Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:

• Plug in your microphone and webcam
• If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
• Open Zoom
• Select the settings cog
• Select Video
• Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
• Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
• Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
• Select Audio
• Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
• Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working

We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.

For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.

If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.

Join a Test Meeting

The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.

Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.

Technical Problems Happen, Then Life Happens

We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.

The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.

Related posts

• 3 τρόποι για να τραβήξετε μια φωτογραφία ή ένα βίντεο σε ένα Chromebook

• Πώς να εντοπίσετε λογισμικό παρακολούθησης ή κατασκοπείας υπολογιστή και email

• Τεχνολογία επίπεδων οθονών απομυθοποιημένη: TN, IPS, VA, OLED και άλλα

• Πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το Caps Lock στο Chromebook

• 4 τρόποι για να βρείτε τις καλύτερες επιλογές Internet (ISP) στην περιοχή σας

• Πώς να διορθώσετε τον κωδικό σφάλματος 83 της Disney Plus

• Πώς να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης στο Steam

• Πώς να στείλετε ένα ανώνυμο μήνυμα κειμένου που δεν μπορεί να εντοπιστεί σε εσάς

• 8 τρόποι για να λάβετε περισσότερες πιστώσεις στο Audible

• Πώς να κάνετε το Spotify πιο δυνατό και καλύτερο ήχο

• Πώς να αναζητήσετε και να βρείτε τα διαγραμμένα tweet κάποιου

• 9 συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Duolingo

• Πώς να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε το Peacock στο Firestick

• 10 καλύτεροι τρόποι για να αποδείξετε τα παιδιά στον υπολογιστή σας

• Τι σημαίνουν BCC και CC; Κατανόηση της βασικής γλώσσας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Τι είναι η αξιολόγηση επιβατών της Uber και πώς να την ελέγξετε

• Το Discord δεν ανοίγει; 9 τρόποι για να διορθώσετε

• Πώς να επιστρέψετε χρήματα σε ένα παιχνίδι στο Steam

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP στα Φύλλα Google

• Δεν μπορείτε να προγραμματίσετε ένα Uber εκ των προτέρων; Δείτε τι πρέπει να κάνετε