«Πού πήγε το email μου; Απλώς εξαφανίστηκε." Είναι σοκαριστικό πόσες φορές το έχω ακούσει αυτό κατά τη διάρκεια της καριέρας μου. Αλλά όχι τόσο συγκλονιστικό όσο το πόσοι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν ότι μπορούν εύκολα να αναζητήσουν ένα συγκεκριμένο email στο Outlook . 

Αφού διαβάσετε αυτόν τον οδηγό σχετικά με τον τρόπο αναζήτησης email στο Outlook κατά ημερομηνία, αποστολέα, λέξη-κλειδί και άλλα, θα μπορείτε να βρείτε οποιοδήποτε email στο Outlook . Θα σας δώσουμε όλες τις συμβουλές αναζήτησης email του Outlook που μπορείτε να χειριστείτε.

Είναι τα email σας ευρετηριασμένα;^{(Are Your Emails Indexed?)}

Για τα καλύτερα αποτελέσματα αναζήτησης email, ας βεβαιωθούμε ότι το Outlook έχει ευρετηριάσει τα πάντα. 

Τι είναι η ευρετηρίαση; Ακριβώς^(Just) όπως το ευρετήριο ενός βιβλίου έχει όλα τα θέματα που αναφέρονται και πού μπορείτε να τα βρείτε, η ευρετηρίαση του Outlook δημιουργεί μια βάση δεδομένων όπως αυτή. Είναι πιο εύκολο για τα προγράμματα να κάνουν αναζήτηση μέσω μιας βάσης δεδομένων από ένα σωρό κείμενο ελεύθερης μορφής.

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο Αναζήτηση τρέχοντος γραμματοκιβωτίου^{(Search Current Mailbox )} , γνωστό και ως πλαίσιο Άμεσης αναζήτησης^{(Instant Search)} . Αυτό θα εμφανίσει τη γραμμή εργαλείων αναζήτησης^{(Search tools )} .
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία αναζήτησης^{(Search Tools )} και μετά στην Κατάσταση ευρετηρίου^{(Indexing Status)} . Θα ανοίξει ένα μικρό παράθυρο που δείχνει πόσα email έχουν απομείνει για ευρετηρίαση. 

Εάν ο αριθμός των στοιχείων που πρόκειται να ευρετηριαστούν είναι κάθε άλλο παρά μηδέν, δώστε του μερικά λεπτά. Αυτό θα διασφαλίσει ότι η αναζήτηση είναι όσο το δυνατόν πληρέστερη.

Η ευρετηρίαση απαιτεί ορισμένους πόρους. Εάν διαπιστώσετε ότι επιβραδύνει υπερβολικά το Outlook ή τον υπολογιστή σας, μπορείτε να ^(Outlook)απενεργοποιήσετε τη δημιουργία ευρετηρίου για καλύτερη απόδοση του υπολογιστή^{(turn off indexing to get better computer performance)} .

Μόνιμη προσθήκη καρτέλας αναζήτησης^{(Permanently Add Search Tab)}

Δεν θα ήταν υπέροχο αν μπορούσαμε να μπούμε εύκολα στην καρτέλα αναζήτησης χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε κλικ στη γραμμή αναζήτησης κάθε φορά; Ας το κάνουμε.

• Κάντε κλικ στο Αρχείο^(File) .

• Κάντε κλικ στις Επιλογές^(Options) στην αριστερή πλευρά, περίπου στα μισά της διαδρομής.

• Στο παράθυρο Επιλογές, κάντε κλικ στο Προσαρμογή κορδέλας^{(Customize Ribbon)} . 

• Στο παράθυρο Προσαρμογή κορδέλας^{(Customize Ribbon)} , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή Επιλογή εντολών από:^{(Choose commands from:)} και επιλέξτε Καρτέλες εργαλείων^{(Tool Tabs)} .

• Αναζητήστε Εργαλεία αναζήτησης^{(Search Tools)} και επιλέξτε το. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Add>> . 

• Τα Εργαλεία αναζήτησης θα εμφανιστούν στην περιοχή Κύριες καρτέλες^{(Main Tabs)} . Χρησιμοποιήστε τα βέλη πάνω και κάτω δίπλα σε αυτήν την περιοχή για να προσδιορίσετε πού θα εμφανίζεται στην κορδέλα ή αφήστε την εκεί που είναι. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK^(OK) για να πραγματοποιήσετε την αλλαγή.

• Αναζητήστε την καρτέλα Εργαλεία αναζήτησης . ^{(Search Tools )}Τώρα μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε όλα τα εργαλεία αναζήτησης εύκολα ανά πάσα στιγμή.

Ορίστε το εύρος της αναζήτησης^{(Set The Scope Of The Search)}

Στην καρτέλα Εργαλεία αναζήτησης^{(Search Tools)} , μπορούμε εύκολα να ορίσουμε το εύρος της αναζήτησης. Στην αριστερή πλευρά, θα δούμε ότι μπορούμε να ορίσουμε το εύρος σε Όλα τα γραμματοκιβώτια^{(All Mailboxes)} , Τρέχον γραμματοκιβώτιο^{(Current Mailbox)} , Τρέχων φάκελος^{( Current Folder)} , Υποφάκελοι^{( Subfolders)} ή Όλα τα στοιχεία του Outlook^{(All Outlook Items)} .

Όλα τα γραμματοκιβώτια^{(All Mailboxes)} – επιλέξτε αυτό το εύρος εάν έχουμε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια ή άλλους λογαριασμούς στο Outlook . Μερικοί άνθρωποι μπορεί να έχουν τόσο τον εργασιακό όσο και τον προσωπικό τους λογαριασμό email στο Outlook .

Τρέχον γραμματοκιβώτιο^{(Current Mailbox)} – επιλέξτε αυτό το εύρος για να διατηρήσετε την αναζήτηση σε ένα μόνο γραμματοκιβώτιο. Βεβαιωθείτε ότι το γραμματοκιβώτιο είναι επιλεγμένο στο αριστερό παράθυρο του Outlook .

Τρέχων φάκελος^{(Current Folder)} – αυτό το πεδίο θα περιορίσει την αναζήτηση στον φάκελο που είναι επιλεγμένος αυτήν τη στιγμή στο αριστερό τμήμα του Outlook .

Υποφάκελοι^(Subfolders) – περιορίζει το εύρος στους φακέλους κάτω από οποιονδήποτε φάκελο έχει επιλεγεί στο αριστερό παράθυρο.

Όλα τα στοιχεία του Outlook^{(All Outlook Items)} – Το πιο ανοιχτό πεδίο εφαρμογής θα εφαρμόσει την αναζήτηση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις επαφές, τα στοιχεία ημερολογίου και τις εργασίες. Λόγω του μεγάλου όγκου δεδομένων, οι αναζητήσεις σε αυτό το πεδίο μπορεί να είναι αργές και να αποφέρουν περιττά αποτελέσματα. Χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο με φειδώ.

Αναζήτηση χειριστών στο Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορούν να γίνουν πιο συγκεκριμένα χρησιμοποιώντας τελεστές αναζήτησης. 

Για να βρείτε μια συγκεκριμένη φράση, βάλτε διπλά εισαγωγικά γύρω από τη φράση αναζήτησης.

Παράδειγμα: " Αναφορά TPS "

Για να βρείτε στοιχεία που πρέπει να έχουν δύο ή περισσότερες λέξεις, αλλά όχι απαραίτητα το ένα δίπλα στο άλλο ή με τη σειρά που είναι γραμμένο, χρησιμοποιήστε τον τελεστή ΚΑΙ^(AND) .

Παράδειγμα: δουλειά ΚΑΙ^{(AND )} Σαββατοκύριακο

Για να βρείτε στοιχεία που περιέχουν μια λέξη-κλειδί και να εξαιρέσετε στοιχεία που περιέχουν διαφορετική λέξη-κλειδί, χρησιμοποιήστε τον τελεστή ΔΕΝ^{(NOT )} .

Παράδειγμα: Σάββατο ΟΧΙ^{(NOT )} υπέροχο

Ψάχνετε για κάτι που θα μπορούσε να έχει τη μία ή την άλλη λέξη; Δοκιμάστε τον τελεστή OR .

Παράδειγμα: καμηλοπάρδαλη Ή^{(OR )} προϊόν

Όλοι αυτοί οι τελεστές μπορούν να συνδυαστούν για να κάνουν την αναζήτηση όσο συγκεκριμένη θα θέλαμε. Θα μπορούσαμε να έχουμε κάτι τόσο περίπλοκο όπως η " αναφορά TPS " ΚΑΙ^{(” AND)} το Σαββατοκύριακο Ή η καμηλοπάρδαλη ΟΧΙ^(NOT) υπέροχα.

Αναζήτηση στο Outlook κατά λέξη-κλειδί^{(Search Outlook By Keyword)}

Η ευκολότερη αναζήτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι η αναζήτηση λέξεων-κλειδιών. Γίνεται πιο απλά από το πεδίο Άμεσης αναζήτησης^{(Instant Search)} στο επάνω μέρος των εισερχομένων μας.

• Ορίστε^(Set) το εύρος στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δίπλα στο πεδίο Άμεση αναζήτηση^{(Instant Search)} ή στην καρτέλα Αναζήτηση .^(Search)

• Πληκτρολογήστε τη λέξη-κλειδί ή τις λέξεις στο πεδίο αναζήτησης και πατήστε το πλήκτρο Enter . Οι τελεστές αναζήτησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν εδώ για να κάνουν την αναζήτηση πιο συγκεκριμένη.

Αναζήτηση στο Outlook κατά αποστολέα^{(Search Outlook By Sender)}

Για αναζήτηση email στο Outlook ανά αποστολέα:

• Μεταβείτε στην καρτέλα Αναζήτηση και κάντε κλικ στο κουμπί ^(Search)Από^{(From )} . 

• Αυτό θα μπει

  από:"Όνομα αποστολέα"

  στο πεδίο Άμεση αναζήτηση^{(Instant Search)} . 

• Αφαιρέστε το Όνομα αποστολέα^{(Remove Sender)} ανάμεσα στα διπλά εισαγωγικά και πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που αναζητούμε. Μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε ολόκληρο τον όρο απευθείας στην Άμεση αναζήτηση^{(Instant Search)} . Πατήστε το πλήκτρο Enter για αναζήτηση.

Αναζήτηση στο Outlook κατά θέμα^{(Search Outlook By Subject)}

Για αναζήτηση email στο  Outlook κατά θέμα:^(Outlook)

• Κάτω από την καρτέλα Αναζήτηση, κάντε κλικ στο Θέμα^(Subject) . 

• Αυτό βάζει

  θέμα:"λέξεις-κλειδιά"< /pre > στο πεδίο Άμεσης αναζήτησης(Instant Search) . 

• Αντικαταστήστε τις λέξεις-κλειδιά με το θέμα που αναζητούμε. Ολόκληρη η φράση μπορεί να πληκτρολογηθεί και στην Άμεση Αναζήτηση^{(Instant Search)} . Πατήστε το πλήκτρο Enter για αναζήτηση.

Αναζήτηση στο Outlook κατά ημερομηνία^{(Search Outlook By Date)}

Για να κάνετε αναζήτηση στα email του Outlook κατά ημερομηνία:

• Στην καρτέλα Αναζήτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτή η εβδομάδα^{(This Week)} . Θα εμφανίσει τις επιλογές. Σήμερα^(Today) , χθες, αυτή την εβδομάδα^(Week) , την περασμένη εβδομάδα^(Week) , αυτόν τον μήνα^(Month) , τον περασμένο μήνα^(Month) , φέτος, πέρυσι.

• Ό,τι επιλεγεί θα εισαχθεί στο πεδίο Άμεσης αναζήτησης^{(Instant Search)} όπως:

  έλαβε:σήμερα, έλαβε:χθες, έλαβε:αυτήν την εβδομάδα, έλαβε:προηγούμενη εβδομάδα, έλαβε:αυτόν τον μήνα, έλαβε:προηγούμενο μήνα, έλαβε:φέτος, έλαβε:πέρσι

  Πατήστε το πλήκτρο Enter για αναζήτηση.

Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τον τελεστή ληφθέντων: με ημερολογιακές ημερομηνίες (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

Outlook Tuesday Tuesdays

Αναζήτηση στο Outlook για στοιχεία με συνημμένα^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Για αναζήτηση email του Outlook με συνημμένα:

• Κάτω από την καρτέλα Αναζήτηση, κάντε κλικ στο Έχει συνημμένα^{(Has Attachments)} . 

• Αυτό θα μπει

  εξαρτήματα: ναι

  στο πεδίο Άμεση αναζήτηση^{(Instant Search)} . Αυτό θα πρέπει να συνδυαστεί με έναν άλλο τύπο αναζήτησης για να περιορίσετε το πεδίο. Πατήστε Enter για αναζήτηση.

Θα μπορούσαμε επίσης να πληκτρολογήσουμε

hasattachments:no

Αναζήτηση στο Outlook ανά κατηγορία^{(Search Outlook By Category)}

Η χρήση του εργαλείου  Κατηγορία για την οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρησιμοποιείται ελάχιστα.^(Category)

• Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ανά κατηγορία χρησιμοποιώντας το κουμπί Κατηγοριοποιημένο^{(Categorized )} κάτω από την καρτέλα αναζήτησης. 

• Θα μπει

  κατηγορία:=”Κατηγορία χρωμάτων”

  στο πεδίο Άμεση αναζήτηση^{(Instant Search)} . Πατήστε Enter για αναζήτηση.

Αυτό μπορεί επίσης να πληκτρολογηθεί χειροκίνητα. Απλώς^(Just) αλλάξτε το χρώμα για να ταιριάζει στην κατηγορία. Για παράδειγμα, για να αναζητήσουμε την κόκκινη κατηγορία, θα πληκτρολογήσουμε

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Αναζήτηση Outlook email ανά παραλήπτη^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Αυτός είναι ο τρόπος αναζήτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το σε ποιον στάλθηκαν. 

• Κάνοντας κλικ στο κουμπί Sent To θα μας εμφανιστούν οι επιλογές. Στάλθηκε^(Sent) σε: εμένα ή CC: Εγώ, δεν εστάλη απευθείας^{(Sent Directly)} σε εμένα και εστάλη^(Sent) σε άλλον παραλήπτη^(Recipient) . 

• Θα εισαγάγει το κείμενο αναζήτησης όπως (προς:”[email protected]” Ή cc:” [email protected] ”). Πατήστε Enter για αναζήτηση.

• Εάν επιλέξουμε Σταλμένα^(Sent) σε άλλον παραλήπτη^(Recipient) , θα χρειαστεί να επεξεργαστούμε το κείμενο στη γραμμή αναζήτησης. Θα μοιάζει

  προς: " Όνομα παραλήπτη "(Recipient)

  . 

• Διαγράψτε^(Delete) το τμήμα Όνομα παραλήπτη^{(Recipient Name)} και εισαγάγετε το όνομα που αναζητούμε. Πατήστε ^(Hit) Enter για αναζήτηση.

Αναζήτηση με ανάγνωση ή μη ανάγνωση^{(Search By Read Or Not Read)}

Μπορείτε να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook ανάλογα με το εάν έχουν διαβαστεί ή μη.

• Κάνοντας κλικ στο κουμπί Μη αναγνωσμένα στην καρτέλα ^(Unread)Αναζήτηση^(Search) θα βρείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν διαβαστεί ακόμα. 

• Μπαίνει μέσα

  διαβάζεται: όχι

  στη γραμμή αναζήτησης. Πατήστε Enter για αναζήτηση.

• Για να βρείτε email που έχετε διαβάσει, αλλάξτε το σε

  διαβάζεται: ναι

  και πατήστε Enter για αναζήτηση.

Αναζήτηση κατά επισήμανση^{(Search By Flagged)}

Η χρήση σημαιών για την επισήμανση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας βοηθά να παραμένετε στην κορυφή των πραγμάτων. 

• Για να βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Επισημασμένο^{(Flagged )} στην καρτέλα Αναζήτηση. 

• Θα ψάξει με

  followupflag: followup flag

  . Άλλες επιλογές είναι

  followupflag:χωρίς επισήμανση

  και

  followupflag:ολοκληρώθηκε

  . Πατήστε Enter για αναζήτηση.

Αναζήτηση κατά σημασία^{(Search By Importance)}

Δείτε^(See) μόνο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook ως εξής.

• Κάτω από το κουμπί με σημαία στην καρτέλα Αναζήτηση^(Search) , υπάρχει το κουμπί Σημαντικό . ^(Important)Κάνοντας κλικ σε αυτό θα εμφανιστούν τυχόν στοιχεία που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά. 

• Το ερώτημα αναζήτησης μοιάζει

  σημασία: υψηλή

  . Μπορούμε να αλλάξουμε το υψηλό σε χαμηλό ή κανονικό επίσης. Κάντε κλικ^(Click) στον μεγεθυντικό φακό ή πατήστε Enter για αναζήτηση.

Συνδυασμός επιλογών αναζήτησης^{(Combining Search Options)}

Όλες οι παραπάνω επιλογές αναζήτησης μπορούν να συνδυαστούν. Για παράδειγμα, αν αναζητούμε στοιχεία που είναι σημαντικά και έχουν επισημανθεί, μπορούμε να εισαγάγουμε

importance:high followupflag:followup

Αυτό μπορεί είτε να πληκτρολογηθεί είτε απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί Σημαντικό^(Important) και, στη συνέχεια, στο κουμπί Επισημασμένο^(Flagged) .

Περισσότερες επιλογές αναζήτησης^{(More Search Options)}

Κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα^(More) στην καρτέλα Αναζήτηση^(Search) και θα δούμε πάνω από 20 ακόμη τρόπους αναζήτησης. 

Κυρίως, θα βάλει ένα αναπτυσσόμενο μενού κάτω από τη γραμμή αναζήτησης με τις επιλογές που υποστηρίζει ο συγκεκριμένος τύπος αναζήτησης.

more-added-drop-down.png

Προηγμένες επιλογές αναζήτησης^{(Advanced Search Options)}

Μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε πάνω από εκατό διαφορετικές επιλογές αναζήτησης που υπερβαίνουν κατά πολύ αυτό που έχουμε καλύψει. Μπορεί να μην το χρησιμοποιήσουμε ποτέ, αλλά είναι καλό να γνωρίζουμε ότι είναι εδώ. 

• Κάντε κλικ στα Εργαλεία αναζήτησης^{(Search Tools )} και στη συνέχεια στο Σύνθετη εύρεση^{(Advanced Find)} . 

• Θα ανοίξει το παράθυρο  Advanced Find .

Αφιερώστε λίγο χρόνο και κοιτάξτε γύρω σας. Είναι συντριπτικό πόσα μπορούν να γίνουν. Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση με βάση οποιοδήποτε πεδίο οποιουδήποτε στοιχείου του Outlook . Υπάρχουν μερικές εκατοντάδες διαφορετικά πράγματα που μπορούμε να αναζητήσουμε.

Η δύναμη της αναζήτησης του Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

Δεν εκπλαγείτε με το πόσο εκτεταμένες και ισχυρές είναι οι δυνατότητες αναζήτησης του Outlook ; Γνωρίζατε^(Did) ότι όλα ήταν δυνατά; Οι περισσότεροι άνθρωποι πιθανότατα δεν χρησιμοποιούν ποτέ το ένα δέκατο όλων των πραγμάτων που μπορεί να κάνει το Outlook . Χρησιμοποιήστε το ως εφαλτήριο για να μάθετε τι άλλο μπορεί να κάνει το Outlook για εσάς. 

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας συντομεύσεις του Outlook για εργασίες email^{(create your own Outlook shortcuts for email tasks)} . Ρυθμίστε κανόνες του Outlook για να οργανώσετε τα email σε φακέλους^{(Outlook rules to organize email into folders)} . Ή ακόμη και προγραμματίστε ένα email που θα σταλεί σε μια συγκεκριμένη ώρα^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Το να έχετε το Outlook απλώς να διαβάζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λίγο σαν να χρησιμοποιείτε μια Ferrari για να προμηθευτείτε είδη παντοπωλείου.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my emaіl go? Іt just dіsappeared.” It’s shocking how many times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many people who don’t realize that they can еasily search for a specific email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Microsoft Outlook για email και εργασίες

• Πώς να επισυνάψετε ένα άλλο στοιχείο του Outlook (email, επαφή, εργασία ή στοιχείο ημερολογίου) σε ένα email

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Πώς να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Gmail

• Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους στο Outlook χρησιμοποιώντας κανόνες

• Εξαγωγή επαφών από το Outlook, το Outlook Express και το Windows Live Mail

• Τι είναι το Microsoft MyAnalytics και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

• Πώς να διορθώσετε το πρόβλημα αργής φόρτωσης του Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• 15 Συμβουλές και κόλπα PowerPoint για να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Τρόπος παρακολούθησης αλλαγών στο Word (Διαδικτυακό, Κινητό και Επιτραπέζιο)

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να συγχρονίσετε τις επαφές του Outlook με Android, iPhone, Gmail και άλλα

• Πώς να ρυθμίσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας