Κατά την κοινή χρήση ενός εγγράφου του Word 2007 , ίσως χρειαστεί να διαγράψετε ή να αποκρύψετε εμπιστευτικές πληροφορίες. Μπορείτε να αναζητήσετε τα δεδομένα και να τα αφαιρέσετε με μη αυτόματο τρόπο, αλλά αυτό μπορεί να είναι επιρρεπές σε σφάλματα και χρονοβόρο. Εάν χρειάζεται συχνά να αποκρύπτετε εμπιστευτικά δεδομένα σε ένα Word 2007 , υπάρχει ένα δωρεάν πρόσθετο για το Word 2007 , που ονομάζεται Εργαλείο^{(Word 2007 Redaction Tool)} επεξεργασίας του Word 2007 , το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απόκρυψη κειμένου μέσα σε έγγραφα του Word 2007 εύκολα και πολύ πιο αποτελεσματικά.

Το τροποποιημένο κείμενο εμφανίζεται σε ένα νέο αντίγραφο του αρχικού εγγράφου σας ως συμπαγής μαύρη γραμμή. Το κείμενο^(Text) κάτω από τη γραμμή μετατρέπεται σε κάθετες γραμμές (|||||), αποτρέποντας την ανάκτηση του αναθεωρημένου περιεχομένου υπό οποιεσδήποτε συνθήκες, ακόμη και αν το μέρος με το οποίο μοιράζεστε το έγγραφο προβάλλει το έγγραφο επεξεργασίας σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως π.χ. Σημειωματάριο^(Notepad) .

Κατεβάστε Word 2007/2010 Redaction Tool από

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Τα ακόλουθα στοιχεία απαιτούνται για την εγκατάσταση του Word 2007 Redaction Tool :

• Το .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• Το VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να τα εγκαταστήσετε ξεχωριστά. Εάν κάποιο από αυτά τα στοιχεία δεν είναι εγκατεστημένο στο σύστημά σας, το πρόγραμμα εγκατάστασης του Word 2007 Redaction Tool θα τα κατεβάσει και θα τα εγκαταστήσει αυτόματα. Η εγκατάσταση αυτών των δύο στοιχείων μπορεί να προκαλέσει επανεκκίνηση.

Για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .exe που κατεβάσατε. Διαβάστε^(Read) τη συμφωνία άδειας χρήσης για το προφίλ πελάτη .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} και κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή^(Accept) για να συνεχίσετε.

Διαβάστε τη συμφωνία άδειας χρήσης για τα Εργαλεία του Visual Studio για το Office^{(Visual Studio Tools for Office)} και κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή^(Accept) για να συνεχίσετε.

Το WinZip Self-Extractor ανοίγει και ξεκινά αυτόματα τη διαδικασία εγκατάστασης.

Γίνεται λήψη των απαραίτητων αρχείων.

Το .NET Framework και τα Εργαλεία του Visual Studio^{(Visual Studio Tools)} είναι εγκατεστημένα.

Το πρόγραμμα εγκατάστασης προσαρμογής προσαρμογής του Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} εμφανίζεται με ερώτηση εάν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να εγκαταστήσετε αυτήν την προσαρμογή. Κάντε κλικ στην ^(Click) Εγκατάσταση^(Install) για να συνεχίσετε.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όταν ολοκληρωθεί επιτυχώς η εγκατάσταση. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο^(Close) .

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:^(NOTE:) Εάν εμφανιστεί σφάλμα σε αυτό το σημείο, εκτελέστε ξανά το αρχείο εγκατάστασης που κατεβάσατε. Λάβαμε ένα σφάλμα κατά την πρώτη εγκατάσταση του πρόσθετου. Η εκτέλεση της εγκατάστασης ξανά φαινόταν να λειτουργεί.

Αφού εγκαταστήσετε το Word 2007 Redaction Tool , προστίθεται μια ομάδα Redact στην καρτέλα Review .

Για να διαγράψετε ή να μαυρίσετε το ιδιωτικό κείμενο στο έγγραφό σας, πρέπει πρώτα να επισημάνετε το κείμενο που πρόκειται να διαγραφεί. Για να το κάνετε αυτό, επισημάνετε το επιθυμητό κείμενο και κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση^(Mark) .

Εάν θέλετε να επισημάνετε το ίδιο κείμενο σε πολλά σημεία του εγγράφου, κάντε κλικ στο βέλος στο κουμπί Επισήμανση^(Mark) και επιλέξτε Εύρεση και επισήμανση^{(Find and Mark)} από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και επισήμανση . ^{(Find and Mark)}Εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να βρείτε στο πλαίσιο επεξεργασίας Find what . Για να δείτε περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα^(More) .

Οι Επιλογές Αναζήτησης^{(Search Options)} εμφανίζονται κάτω από τα κουμπιά στο πλαίσιο διαλόγου και το κουμπί Περισσότερα^(More) γίνεται κουμπί Λιγότερο^(Less) . Επιλέξτε^(Select) τις επιθυμητές επιλογές. Για να αποκρύψετε ξανά τις επιπλέον επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Λιγότερο^(Less) . Κάντε κλικ στην επιλογή Επισήμανση^(Mark) για να βρείτε και να επισημάνετε το κείμενο που έχετε εισαγάγει.

Το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει πόσες εμφανίσεις του καθορισμένου κειμένου βρέθηκαν και επισημάνθηκαν. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην Ακύρωση^(Cancel) .

Το επισημασμένο κείμενο εμφανίζεται επισημασμένο με γκρι χρώμα στο έγγραφό σας.

Εάν υπάρχει κάποιο κείμενο που έχετε επισημάνει και το οποίο δεν θέλετε να επεξεργαστείτε, μπορείτε να επιλέξετε ξανά αυτό το επισημασμένο κείμενο και να επιλέξετε Κατάργηση^(Unmark) επισήμανσης από το αναπτυσσόμενο^(Unmark) μενού του κουμπιού Κατάργηση επισήμανσης για να αποτρέψετε τη διόρθωση αυτού του κειμένου.

Για να μετακινηθείτε ανάμεσα στα σημάδια διαγραφής στο έγγραφό σας για τελικό έλεγχο, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Επόμενο^(Next) και Προηγούμενο .^(Previous)

Αφού βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημανθεί όλο το κείμενο που θέλετε να διορθωθεί, επιλέξτε Διόρθωση εγγράφου^{(Redact Document )} από το αναπτυσσόμενο μενού Επισήμανση^(Mark) για να μαυρίσετε το επισημασμένο κείμενο.

Δημιουργείται μια νέα ανανεωμένη έκδοση του εγγράφου σας με το επισημασμένο κείμενο να αντικαθίσταται από μαύρες γραμμές. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που σας ζητά να εκτελέσετε το Document Inspector για να ελέγξετε και να αφαιρέσετε τυχόν κρυφά μεταδεδομένα μέσα στο έγγραφο πριν από τη διανομή του. Κάντε κλικ στο Inspect για να εκτελέσετε την επιθεώρηση ή κάντε κλικ στο Close για να παραλείψετε την επιθεώρηση.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Document Inspector . Διαφορετικοί^(Different) τύποι μεταδεδομένων παρατίθενται στο πλαίσιο διαλόγου με ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τα στοιχεία που θέλετε να ελέγξετε για μεταδεδομένα. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιθεώρηση^(Inspect) για να ξεκινήσει η επιθεώρηση. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου σε αυτό το σημείο χωρίς να κάνετε επιθεώρηση, κάντε κλικ στο Κλείσιμο^(Close) .

Τα αποτελέσματα της επιθεώρησης εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Document Inspector . Εάν βρέθηκαν μεταδεδομένα, εμφανίζεται ένα θαυμαστικό στα αριστερά του στοιχείου που βρέθηκε. Για να αφαιρέσετε τα μεταδεδομένα από το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση όλων^{(Remove All)} στα δεξιά του στοιχείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:^(NOTE:) Το Document Inspector σημειώνει στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου ότι ορισμένες αλλαγές δεν μπορούν να αναιρεθούν. Βεβαιωθείτε ότι θέλετε να αφαιρέσετε τα μεταδεδομένα προτού κάνετε κλικ στο κουμπί Κατάργηση όλων^{(Remove All)} .

Το παράθυρο διαλόγου Document Inspector σάς ενημερώνει για τις αλλαγές που έγιναν. ^{(Document Inspector)}Κάντε κλικ στο Κλείσιμο^(Close) .

Στο νέο έγγραφο, οι μαύρες γραμμές εισάγονται σε όλο το ιδιωτικό κείμενο που σημειώσατε.

Να θυμάστε^(Remember) ότι δεν μπορείτε να αφαιρέσετε τα μαύρα σημάδια από το κείμενο στο νέο έγγραφο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το αρχείο με διαφορετικό όνομα από το πρωτότυπο και κοινοποιείτε το νέο έγγραφο, όχι το πρωτότυπο. Μπορείτε να επιστρέψετε στο αρχικό έγγραφο και να επιλέξετε Κατάργηση όλων των σημάτων^{(Remove All Marks)} από το μενού^(Unmark) κουμπιού Κατάργηση επισήμανσης για να διαγράψετε το επισημασμένο κείμενο, εάν θέλετε.

Για περαιτέρω προστασία του εγγράφου που έχει υποστεί επεξεργασία, μπορείτε να επιλέξετε να το προστατεύσετε από τροποποιήσεις όταν το αποθηκεύετε ως νέο έγγραφο. Αυτό σας επιτρέπει να διανείμετε ένα έγγραφο που δεν μπορεί να αλλάξει.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Save As | Word Document από το μενού του Office .

Στο πλαίσιο διαλόγου " Αποθήκευση ως^{(Save As)} ", εισαγάγετε ένα νέο όνομα για το αντίγραφο του εγγράφου που έχει υποστεί επεξεργασία στο πλαίσιο επεξεργασίας ονόματος αρχείου^{(File name)} . Κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία^(Tools) στο κάτω μέρος και επιλέξτε Γενικές επιλογές^{(General Options )} από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο πλαίσιο διαλόγου Γενικές επιλογές , πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο επεξεργασίας ^{(General Options)}Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση^{(Password to modify)} και επιλέξτε Συνιστάται μόνο για ανάγνωση^{(Read-only recommended)} , εάν θέλετε. Κάντε κλικ στο OK^(OK) .

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης . ^{(Confirm Password)}Εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο OK^(OK) .

Επιστρέφετε στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως . ^{(Save As)}Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση^(Save) για να αποθηκεύσετε το νέο, ασφαλές έγγραφό σας που έχει συνταχθεί.

Χρησιμοποιώντας το Word 2007 Redaction Tool και προστατεύοντας το έγγραφο από τροποποιήσεις, μπορείτε να προστατεύσετε τις εμπιστευτικές σας πληροφορίες και να διατηρήσετε το έγγραφό σας όταν πρέπει να το διανείμετε. Το Εργαλείο Redaction^{(Redaction Tool)} λειτουργεί εξίσου καλά στο Word 2010 . Απολαμβάνω!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

Whеn sharing a Word 2007 document, you may neеd to delete or hide confidential information. You can search for thе data and remove it manually, but this can be error prone and time consuming. If you often need to hide confidеntial data in a Word 2007, therе is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 τρόποι για να ανοίξετε ένα έγγραφο Word χωρίς Word

• Ελέγξτε όλους τους υπερσυνδέσμους σε ένα έγγραφο MS Word σε δευτερόλεπτα

• Πώς να ανακτήσετε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να ενημερώσετε ένα παλιό έγγραφο Word στην πιο πρόσφατη μορφή Word

• Πώς να μετατρέψετε ένα έγγραφο Word σε PDF

• Πώς να εισαγάγετε μια αλλαγή ενότητας στο Microsoft Word

• Πώς να διαγράψετε τη λίστα αρχείων που άνοιξαν πρόσφατα στο Word

• Τρόπος χρήσης του εργαλείου στιγμιότυπου οθόνης του Microsoft Word

• Δημιουργήστε τυχαίο κείμενο ή κείμενο Lorem Ipsum στο MS Word

• Πώς να συγχωνεύσετε δεδομένα σε πολλά αρχεία Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα υδατογράφημα στο Word και στα Έγγραφα Google

• Επικόλληση κειμένου στο Word χωρίς μορφοποίηση

• Πώς να σχεδιάσετε στο Microsoft Word

• Πώς να προσθέσετε νέες γραμματοσειρές στο Microsoft Word

• Πώς να διορθώσετε τον ορθογραφικό έλεγχο που δεν λειτουργεί στο Word

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να εισαγάγετε μια οριζόντια γραμμή στο Microsoft Word

• Πώς να φτιάξετε ένα απλό ημερολόγιο στο Microsoft Word

• Πώς να συγχωνεύσετε πολλά έγγραφα Word μαζί

• Πώς να υπαγορεύσετε έγγραφα στο Microsoft Word