Σε αυτήν την ανάρτηση, θα ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να διαχειριστείτε καλύτερα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook , μεταφέροντας αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα σε ξεχωριστούς φακέλους. Εάν λαμβάνετε πολλά email καθημερινά, αυτό μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

Αντί να χρειάζεται να αφιερώνετε μια ώρα μια φορά την εβδομάδα μεταφέροντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα Εισερχόμενα^(Inbox) στους κατηγοριοποιημένους φακέλους σας, οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε την οργάνωση των εισερχομένων σας. Αυτό μοιάζει πολύ με τη χρήση ετικετών και φίλτρων στο Gmail .

Οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου^(Email) μπορεί να φαίνονται περίπλοκοι και μπορεί να είναι αν θέλετε πραγματικά να εκτελέσετε κάποια εξελιγμένη ταξινόμηση, αλλά αν θέλετε απλώς να μετακινήσετε αυτόματα τα email εργασίας στο φάκελο Work  , τότε είναι κάτι το τέλειο.

Για να είναι χρήσιμοι οι κανόνες, θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ορισμένους φακέλους κάτω από τα Εισερχόμενά^(Inbox) σας για να κατηγοριοποιήσετε τα email σας, όπως Έργα, Εργασία^(Work) , Οικογένεια^(Family) κ.λπ.

Μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους κάνοντας δεξί κλικ στα Εισερχόμενα^(Inbox) ή σε οποιοδήποτε φάκελο και επιλέγοντας Νέος φάκελος^{(New Folder)} . Η ακόλουθη διαδικασία λειτουργεί στο Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 και Office 365 .

Ρύθμιση κανόνων του Outlook

Τώρα για να ξεκινήσετε, ανοίξτε το Outlook , κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο^(File) και θα δείτε το κουμπί Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων^{(Manage Rules & Alerts)} προς τα κάτω.

Θα εμφανιστεί το κύριο παράθυρο Κανόνες^(Rules) και Ειδοποιήσεις^(Alerts) και από προεπιλογή μπορεί να δείτε έναν κανόνα που έχει ήδη δημιουργηθεί ανάλογα με την έκδοση του Outlook που διαθέτετε .

Από εδώ θα κάνετε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας^{(New Rule)} για να ξεκινήσετε με τον πρώτο κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook . Το παράθυρο διαλόγου Rules Wizard θα εμφανιστεί και θα σας δείξει μερικά κοινά πρότυπα κανόνων.

Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα και πιθανώς όλα όσα θα χρειαστείτε ποτέ. Ο πιο συνηθισμένος κανόνας είναι ο πρώτος που αναφέρεται, « Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο^{(Move messages from someone to a folder)} ». Προχωρήστε και επιλέξτε το και μετά κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) .

Θα παρατηρήσετε ότι το πλαίσιο της κάτω λίστας που ονομάζεται "Βήμα 2:" παραμένει στο κάτω μέρος με κάποιο υπογραμμισμένο κείμενο. Στην πραγματικότητα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να ρυθμίσετε τον κανόνα είναι να κάνετε κλικ στους υπερσυνδέσμους για άτομα ή δημόσια ομάδα^{(people or public group)}  και να ορίσετε^{(specified )} να επιλέξετε τη διεύθυνση email και πού θέλετε να πάνε αυτά τα email.

Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Τέλος^(Finish) και είστε έτοιμοι. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε τον κανόνα πιο περίπλοκο, τότε κάνοντας κλικ στο Επόμενο^(Next) θα έχετε πολλές περισσότερες επιλογές:

Καθώς ελέγχετε διαφορετικές συνθήκες στο πλαίσιο της επάνω λίστας, η περιγραφή κανόνων στο κάτω μέρος θα γεμίσει επίσης με περισσότερους υπερσυνδέσμους. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε κανόνες που αναζητούν συγκεκριμένες λέξεις στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια να εκτελέσετε ενέργειες σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η επόμενη εργασία σας είναι να κάνετε κλικ σε κάθε υπερσύνδεσμο και να επιλέξετε τις σχετικές τιμές όπως διευθύνσεις email, φακέλους κ.λπ. Στο παραπάνω παράδειγμά μας, θα θέλετε να κάνετε κλικ σε άτομα ή δημόσια ομάδα^{( people or public group)} και να επιλέξετε μια διεύθυνση email.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη λέξη που καθορίσατε^(specified) και περιηγηθείτε στον φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινηθεί το email ή κάντε κλικ στο Νέο^(New) και θα δημιουργηθεί ένας νέος φάκελος κάτω από τον φάκελο που τονίζεται αυτήν τη στιγμή.

Τώρα θα δείτε το κάτω μέρος ενημερωμένο με τις πραγματικές τιμές για τον κανόνα σας.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μπορείτε να ορίσετε περισσότερες ενέργειες για τον κανόνα. Μπορείτε κανονικά να το αφήσετε μόνο του εάν είναι ένας απλός κανόνας, αλλά εάν θέλετε να εκτελέσετε και άλλες ενέργειες όπως αναπαραγωγή ήχου, προώθηση του email, δημιουργία αντιγράφου, εκτύπωση του email, εκκίνηση άλλου προγράμματος, εκτέλεση σεναρίου κ.λπ. , τότε μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά σε αυτήν την οθόνη.

Κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) όταν τελειώσετε και θα μεταφερθείτε στο παράθυρο διαλόγου Εξαιρέσεις^(Exceptions) , όπου μπορείτε να επιλέξετε ποιες συνθήκες δεν θα θέλατε να υποβληθεί σε επεξεργασία αυτός ο κανόνας. Εκτός αν έχετε κάποιες μοναδικές περιπτώσεις, μπορείτε να το αφήσετε κενό, που είναι η προεπιλογή.

Κάντε κλικ στο Επόμενο^{(Click Next)} και επιτέλους φτάσαμε στο τέλος του οδηγού κανόνων! Δώστε στον κανόνα ένα όνομα όπως "Μετακίνηση email φίλων", ώστε να ξέρετε τι κάνει όταν τον δείτε αργότερα.

Στη συνέχεια, αν έχετε ήδη μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Εισερχόμενά σας που θα ταιριάζουν με τον νέο κανόνα σας, επιλέξτε το πλαίσιο " Εκτέλεση αυτού του κανόνα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα Εισερχόμενα^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Μπορείτε να αφήσετε όλα τα άλλα ως προεπιλογή και να κάνετε κλικ στο Τέλος^(Finish) !

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για άτομα, ενημερωτικά δελτία, αντίγραφα κίνησης τραπεζικών/πιστωτικών καρτών και ό,τι άλλο μπορείτε να σκεφτείτε για να αρχίσετε να διαχειρίζεστε πιο αποτελεσματικά το email σας στο Outlook ! Απολαμβάνω!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll takе a look at how you can manage your Outlook email better by having incoming mail aυtomatically moved into separate folders. If you get a lot of emаil everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Πώς να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Gmail

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Microsoft Outlook για email και εργασίες

• Αναζήτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook κατά αποστολέα, ημερομηνία, λέξη-κλειδί, μέγεθος και άλλα

• Το Microsoft Outlook δεν ανταποκρίνεται; 8 Διορθώσεις για δοκιμή

• 4 τρόποι για να εκτελέσετε μια δημοσκόπηση του Microsoft Teams κατά τη διάρκεια των συσκέψεων

• Πώς να διορθώσετε πότε το Word ανοίγει σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση

• OneDrive για το σχολείο ή την εργασία: 8 συμβουλές για αρχάριους

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή σε ένα έγγραφο του Microsoft Word

• Εξαγωγή επαφών από το Outlook, το Outlook Express και το Windows Live Mail

• Πώς να επισυνάψετε ένα άλλο στοιχείο του Outlook (email, επαφή, εργασία ή στοιχείο ημερολογίου) σε ένα email

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Πώς να υπολογίσετε τη διακύμανση στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel