Δύο από τις κύριες λειτουργίες του Excel είναι να σας επιτρέπουν να χειρίζεστε και να προβάλλετε δεδομένα από διαφορετικές οπτικές γωνίες και ένα από τα πιο απλά αλλά ισχυρά εργαλεία του προγράμματος για να το κάνετε αυτό είναι η συνάρτηση Ταξινόμησης^{(Sort )} .

Είτε πρόκειται για απλές αύξουσες/φθίνουσες ταξινομήσεις, ταξινόμηση σε περισσότερες από μία μεταβλητές για εμφάνιση δεδομένων σε ομάδες ή για διατήρηση της ακεραιότητας σειρών, είτε για απλές αλφαριθμητικές ταξινομήσεις για τη διατήρηση της τάξης των δεδομένων πίνακα, η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel είναι μια βασική δεξιότητα.

Λίγα προγράμματα είναι καλύτερα κατάλληλα για την ταξινόμηση δεδομένων σε πίνακα από το Excel^(Excel) , και οι ταξινομήσεις σας μπορούν να εκτελεστούν από το απλό και σχετικά απλό έως το πολύ περίπλοκο. Ενώ η ικανότητα ταξινόμησης του Excel —τι μπορείτε να κάνετε με το σωστό σύνολο δεδομένων και λίγη γνώση της εσωτερικής λειτουργίας του προγράμματος— είναι πράγματι ισχυρή και σε βάθος, η σημερινή συμβουλή τεχνολογίας εστιάζει σε δύο βασικούς τύπους ειδών, ως εξής:

• Ταξινόμηση δεδομένων σε μία στήλη
• Ταξινόμηση δεδομένων σε πολλαπλές στήλες

Τα υπολογιστικά φύλλα αποτελούνται, φυσικά, από στήλες και σειρές κελιών ή δεδομένα πίνακα, όπου κάθε στήλη περιλαμβάνει μια λογική διαίρεση γεγονότων, αριθμών ή οποιωνδήποτε άλλων λεπτομερειών ανά κατηγορία, όπως, ας πούμε, ονόματα, διευθύνσεις, νόμισμα, μέρη αριθμοί και ούτω καθεξής—ανάλογα με τον τύπο του υπολογιστικού φύλλου. Οι σειρές^(Rows) , από την άλλη πλευρά, εμφανίζουν άτομα, αντικείμενα ή φιγούρες δίπλα-δίπλα ή στην ίδια παρουσία ή εμφάνιση.

Ανάλογα με τον τύπο του υπολογιστικού φύλλου και τα δεδομένα που περιέχει, όπως μια λίστα πίνακα με ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και άλλα σχετικά δεδομένα, οι σειρές είναι συχνά παρόμοιες με τις εγγραφές βάσης δεδομένων.

Όταν ταξινομείτε σειρές δεδομένων, κάθε σειρά πρέπει να διατηρεί την ακεραιότητά της, χωρίς να μετακινείτε ακούσια δεδομένα από τη μια σειρά στην άλλη, κάτι που, όπως θα δείτε παρακάτω, είναι όπου η ταξινόμηση δεδομένων σε πολλές στήλες είναι χρήσιμη.

Ταξινόμηση σε ένα ενιαίο πεδίο

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές στο υπολογιστικό φύλλο σας κατά σειρές και μπορείτε να ταξινομήσετε τα κελιά εντός των εγγραφών κατά στήλες. Μπορείτε, φυσικά, να καθορίσετε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά ταξινόμησης. Από προεπιλογή, αύξουσα / αλφαριθμητικά, το πρόγραμμα ταξινομεί το κείμενο από το Α^{(A )} στο Ω^{(Z )} και τους αριθμούς από το μικρότερο στο μεγαλύτερο. Η ταξινόμηση με φθίνουσα σειρά ταξινόμησης, φυσικά, αντιστρέφει το παλαιότερο από το Z στο A ή έτσι ώστε οι μεγαλύτεροι αριθμοί να ξεκινούν από την κορυφή.

Όπως συμβαίνει με πολλές λειτουργίες στο Excel , υπάρχουν μερικοί τρόποι για να εκτελέσετε μια απλή ταξινόμηση. Όλα όσα χρειάζεστε για αυτόν τον τύπο ταξινόμησης, ωστόσο, βρίσκονται στο μενού flyout του δεξιού κουμπιού του ποντικιού, όπως φαίνεται παρακάτω.

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} σε ένα πεδίο στη στήλη στην οποία θέλετε να ταξινομήσετε το υπολογιστικό φύλλο για να ανοίξετε το αναδυόμενο μενού.
2. Κάντε κύλιση^(Scroll) προς τα κάτω και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από Ταξινόμηση^(Sort) για να ανοίξετε το μενού διαφυγής.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση Α προς Ω^{(Sort A to Z)} για αύξουσα ή Ταξινόμηση Ζ σε^{(Sort Z to A )} φθίνουσα ( Σημειώστε^(Note) ότι το Excel δεν περιλαμβάνει τα δεδομένα στα κελιά της σειράς 1 στην ταξινόμηση· το πρόγραμμα υποθέτει ότι αυτή η σειρά περιέχει τις ετικέτες ή τις κεφαλίδες στηλών σας.).

Αυτή η απλή ταξινόμηση λειτουργεί για πολλούς τύπους δεδομένων, εκτός εάν οι σειρές και οι στήλες σας έχουν πανομοιότυπα ή διπλότυπα δεδομένα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να κάνετε ταξινόμηση σε δύο ή περισσότερες στήλες, που θα ακολουθήσουν.

Ταξινόμηση εγγραφών σε πολλά πεδία

Ανάλογα με την πολυπλοκότητα των δεδομένων σας, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε ταξινόμηση σε περισσότερες από μία στήλες. Ίσως το καλύτερο παράδειγμα είναι η ταξινόμηση μιας βάσης δεδομένων αλφαβητικά με σειρά επωνύμου. Πείτε ότι τα δεδομένα σας έχουν πολλά άτομα με τα ίδια επώνυμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι η Linda Johnson εμφανίζεται πριν από τη Lydia Johnson^{(Lydia Johnson)} και η Cherri Anderson εμφανίζεται μετά τον Charles Anderson… Καταλαβαίνετε την ιδέα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε προσαρμοσμένες αναζητήσεις με πολλά κριτήρια από το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση , όπως αυτό.^(Sort)

1. Κάντε κλικ^(Click) σε ένα κελί στην πρώτη στήλη δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα^{(Data )} ακριβώς κάτω από τη γραμμή τίτλου για να ανοίξετε την κορδέλα Δεδομένα . ^(Data)(Η κορδέλα είναι, φυσικά, η σειρά των καρτελών με βάση τα συμφραζόμενα στην κορυφή του παραθύρου της εφαρμογής.)
3. Στην ενότητα Ταξινόμηση & Φίλτρο^{(Sort & Filter)} , κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση^{(Sort )} για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.

• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά^{(Sort by)} και επιλέξτε το όνομα της πρώτης στήλης για ταξινόμηση. (Σημειώστε ότι το Excel εμφανίζει το περιεχόμενο στη σειρά 1 της στήλης, η οποία σε αυτήν την περίπτωση περιέχει τις ετικέτες στηλών. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή καταργώντας την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες^{(My data has headers)} .)
• Κάντε κλικ στην Προσθήκη επιπέδου^{(Add Level )} για να προσθέσετε μια άλλη στήλη στη σειρά ταξινόμησης.
• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Στη συνέχεια^{(Then by)} και επιλέξτε την επόμενη στήλη για ταξινόμηση.
• Επαναλάβετε τα βήματα 6 και 7^{(Steps 6 and 7)} όπως απαιτείται για να διαμορφώσετε τις παραμέτρους του είδους σας.

Κάνοντας κλικ στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση^(Sort) αποκαλύπτει πολλές διαφορετικές επιλογές για την τροποποίηση των ταξινομήσεων σας, αν και ορισμένες από αυτές, εκτός και αν γνωρίζετε ακριβώς πώς επηρεάζει η καθεμία την ταξινόμηση σας, πιθανότατα θα παράγουν ανεπιθύμητα αποτελέσματα.

• Κάντε κλικ στο OK^(OK) .
• Εάν εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Προειδοποίηση ταξινόμησης , επιλέξτε ^{(Sort Warning)}Ανάπτυξη της επιλογής^{(Expand the selection)} και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση.^(Sort.)

Επιπλέον, όταν επιλέγετε μια στήλη, το Excel^(Excel) αναλύει τα περιεχόμενα των κελιών σε αυτήν τη στήλη και κάνει εμπεριστατωμένες εικασίες σχετικά με τις τιμές που πρέπει να συμπληρώνουν τα πεδία Ταξινόμηση^{(Sort on)} και Σειρά . ^(Order)Αν δεν έχετε συγκεκριμένο (και λογικό) λόγο για να τα αλλάξετε, μην το κάνετε. (Εκτός και αν πειραματίζεστε, φυσικά. Το ενθαρρύνω πάντα—και η δυνατότητα Αναίρεσης^(Undo) του Excel λειτουργεί θαυμάσια.)

Όπως είμαι βέβαιος ότι μπορείτε να φανταστείτε, αυτή είναι μόνο η αρχή για το πώς μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel . Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι, αν δεν είστε προσεκτικοί, η χρήση λανθασμένων παραμέτρων μπορεί να αντιπαραβάλει τα δεδομένα σας και να αλλάξει εντελώς τη θέση τους στο υπολογιστικό φύλλο. Η ταξινόμηση^(Sort) είναι γρήγορη και εύκολη στη ρύθμιση. Τα καλά νέα είναι ότι το Undo είναι επίσης γρήγορο. Μην^(Don) φοβάστε να κάνετε Αναίρεση^(Undo) και προσπαθήστε ξανά. Και ξανα.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow yoυ to manipulаte and view data from different perspectives, аnd one of the progrаm’s mоre simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Κεντράρετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας σας στο Excel για εκτύπωση

• Πώς να συγχωνεύσετε δεδομένα σε πολλά αρχεία Excel

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Χρήση του εργαλείου αναζήτησης στόχου ανάλυσης What-If του Excel

• 3 τρόποι για να χωρίσετε ένα κελί στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε γραμμές πλέγματος στο Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή ή ένα σενάριο VBA στο Excel

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Διατηρήστε τις αναφορές κελιών κατά την αντιγραφή ενός τύπου στο Excel

• Πώς να μετακινήσετε στήλες στο Excel

• 4 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε ένα σημάδι ελέγχου στο Excel

• Πώς να συγχωνεύσετε κελιά, στήλες και γραμμές στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε CSV ή TSV σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Πώς να ανοίξετε το Word και το Excel σε ασφαλή λειτουργία

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση PMT στο Excel