Νομίζω ότι είναι ασφαλές να πούμε ότι σχεδόν όλοι όσοι χρειάστηκε να χρησιμοποιήσουν email στην εργασία έχουν χρησιμοποιήσει το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} . Ήμουν ένας από τους πολλούς ανθρώπους που έμαθαν αρκετά για αυτό για να τα βγάλουν πέρα, και ποτέ δεν το σκέφτηκα σαν κάτι περισσότερο από ένα πρόγραμμα email που μπορούσε επίσης να εκτυπώσει ημερολόγια. Το αφεντικό μου ήξερε λιγότερα για το Microsoft Outlook από εμένα, επομένως της τύπωνα πάντα τα ημερολόγια των τμημάτων. Φανταστείτε λοιπόν την έκπληξή μου όταν είδα τον τίτλο αυτού του βιβλίου! Χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} για διαχείριση και οργάνωση χρόνου; Αυτό, έπρεπε να το δω. Θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί με αυτόν τον τρόπο ακόμη και από άτομα με μόνο βασικές δεξιότητες; Ήμουν πολύ πρόθυμος να μάθω.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:^(NOTE:) Θα αναφέρω απλώς το βιβλίο ως Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου^{(Effective Time Management)} από εδώ και στο εξής—με αποτέλεσμα να καταναλώνω λιγότερο από τον δικό μου και τον δικό σας χρόνο.

Δεν απαιτείται τεχνογνωσία

Η εισαγωγή ήταν πολύ καθησυχαστική. Ναι, αυτό το βιβλίο είναι για άτομα με βασικές μόνο δεξιότητες του Microsoft Outlook . Οι συγγραφείς ζητούν από τον αναγνώστη να κατανοήσει τα βασικά, καθώς δεν πρόκειται για έναν τύπο βιβλίου "πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Outlook ξεκινώντας από το πρώτο" . ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}Το μόνο μέρος του Microsoft Outlook που θα εξηγηθεί "από το πρώτο κιόλας κλικ"^{("from the very first click")} είναι το Tasks , επειδή αυτό είναι το μέρος που οι περισσότεροι άνθρωποι είτε δεν έχουν χρησιμοποιήσει είτε δεν έχουν χρησιμοποιήσει εκτενώς. Οι συγγραφείς λένε ότι το βιβλίο είναι και για τον έμπειρο Microsoft Outlookχρήστη, γιατί παρουσιάζει ένα σύστημα οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου που είναι καλύτερο και πιο αποτελεσματικό και μπορεί να δείξει ακόμα και στον πιο έμπειρο χρήστη πώς να αξιοποιήσει ακόμη περισσότερο το λογισμικό. Με αυτό το είδος εισαγωγής, ήμουν πρόθυμος να διαβάσω περισσότερα.

Κάθε κεφάλαιο ξεκινά με μια επισκόπηση του πώς ξεκινούν τα προβλήματα, ακολουθούμενη από μια ενότητα που ονομάζεται "Let's get started and change this!"και τελειώνει με μια ενότητα "Εσείς το δοκιμάζετε"^{("You try it")} που συνοψίζει όσα έχει διδάξει το κεφάλαιο και δίνει στον αναγνώστη μια ξενάγηση για το τι πρέπει να γίνει. Ένα από τα καλύτερα πράγματα για το βιβλίο είναι ότι δεν συνδέεται με μια συγκεκριμένη έκδοση. Υπάρχουν οδηγίες εδώ για το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} 2003, 2007 και 2010, επομένως κανείς δεν αποκλείεται.

Δεν πνίγεται στο email

Μου αρέσει η εικόνα της «πλημμύρας email» που θέλει το βιβλίο να μας εμποδίσει όλους να πνιγούμε μέσα. Για πολλούς ανθρώπους είναι ο μόνος τρόπος να το περιγράψουμε. Έχω δει ανθρώπους να μιλούν για εκατοντάδες ή χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξακολουθούν να βρίσκονται στα Εισερχόμενά τους και περισσότερα να εισέρχονται συνεχώς. Δεν υπάρχει τρόπος να διαβάσει κανείς όλο αυτό το email—αυτό που χρειάζεται είναι ένας σταθερός, αποτελεσματικός τρόπος για να αντιμετωπίσει ό,τι υπάρχει ήδη και να μην συσσωρευτεί ξανά. Και, φυσικά, αν κάποιος ξεκινήσει με μια «πλημμύρα» email, το να πάρει την κατάσταση υπό έλεγχο δεν πρόκειται να συμβεί αστραπιαία. Πρέπει να υπάρχει ένα σχέδιο βήμα προς βήμα. Αυτό ακριβώς ορίζει η Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου . ^{(Effective Time Management)}Οι συγγραφείς εντοπίζουν τις κύριες αιτίες του προβλήματος (όπως αποσπάται η προσοχή, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Απάντηση σε όλους"^{("Reply All,")}και χωρίς σύστημα για την αντιμετώπιση εισερχόμενης αλληλογραφίας) και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τον αναγνώστη με τα απαραίτητα βήματα για να καταλάβει ό,τι υπάρχει ήδη και δημιουργήστε ένα σύστημα ώστε να μην συμβεί ξανά. Πραγματικά πιστεύω ότι όποιος αφιερώνει χρόνο για να διαβάσει αυτήν την ενότητα και να ακολουθήσει τις συμβουλές των συγγραφέων (και, το πιο σημαντικό, να τηρήσει το σύστημά τους) θα διαπιστώσει ότι λειτουργεί. Είναι ειλικρινείς σχετικά με το πόσο θα πρέπει ο αναγνώστης να αλλάξει τη συμπεριφορά του/της για να τακτοποιήσει τα πράγματα και γιατί είναι απαραίτητο να γίνουν αυτές οι αλλαγές. Κάθε απαραίτητο βήμα (όπως η απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων, η αφιέρωση χρονικών διαστημάτων για την αντιμετώπιση του email και η ολοκλήρωση της λειτουργίας του σε όλες τις άλλες στιγμές και η δημιουργία υπενθυμίσεων, εργασιών,^{(Microsoft Outlook)}. Μιλούν για τη δημιουργία του δικού σας συνόλου φακέλων και την επισήμανση σημαντικών μηνυμάτων, ώστε να μην τα παραβλέπετε, κάτι που θα ήθελα να ήξερα όταν χρησιμοποιούσα το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} στη δουλειά. Υπάρχουν λεπτομερείς οδηγίες για τη ρύθμιση κανόνων, ώστε τα μηνύματα να ταξινομούνται αυτόματα σε κατάλληλους φακέλους. Αυτό, περισσότερο από οτιδήποτε άλλο, μπορεί να βοηθήσει να δαμάσει την ακαταστασία των εισερχομένων και να κρατήσει τους ανθρώπους συγκεντρωμένους σε ό,τι είναι πραγματικά σημαντικό.

Κρατώντας τις προτεραιότητές σας ευθεία

Η ενότητα σχετικά με τη χρήση των εργασιών^(Tasks) για τον καθορισμό προτεραιοτήτων μπαίνει επίσης στην ουσία και χρησιμοποιεί το παράδειγμα ενός πλασματικού, μόνιμα αποδιοργανωμένου εργάτη για να δείξει πώς η απόσπαση της προσοχής μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες. Στη συνέχεια, ο αναγνώστης εξετάζεται με διάφορες μεθόδους για να προσδιορίσει ποιες εργασίες είναι πραγματικά σημαντικές και ποιες θα πρέπει να υπερισχύουν των άλλων. Αυτό είναι κάτι με το οποίο οι περισσότεροι άνθρωποι αντιμετωπίζουν πρόβλημα—να καταλάβουν τι είναι πραγματικά σημαντικό και τι μπορεί να αναβληθεί λίγο, ενώ οι εργασίες ύψιστης προτεραιότητας λαμβάνονται υπόψη. Οι συγγραφείς τονίζουν τη σημασία της καταγραφής των πραγμάτων. Αυτή είναι μια βασική έννοια σε πολλά γνωστά συστήματα διαχείρισης χρόνου, και πολύ σωστά. Σήμερα, έχουμε πάρα πολλά να έχουμε κατά νου, και ούτε ο Αϊνστάιν^(Einstein) δεν μπορούσε να τα διαχειριστεί όλα. Γραφή^(Writing)τα πράγματα κάτω είναι το κλειδί. Οι συγγραφείς υπερβαίνουν την απλή πράξη της γραφής και εξηγούν πώς και γιατί οι άνθρωποι πρέπει να έχουν γραπτά σχέδια. Αναγνωρίζουν ότι το να ξεκινήσετε με γραπτά σχέδια δεν είναι μια απλή δουλειά όταν δεν το έχει ξανακάνει και εξηγούν γιατί είναι απαραίτητο για την καλή διαχείριση του χρόνου. Το Effective Time Management^{(Effective Time Management)} περιγράφει ένα απλό σύστημα για τη ρύθμιση συναντήσεων και εργασιών (και εξηγεί ξεκάθαρα τη διαφορά μεταξύ των δύο) και για τη ρύθμιση προβολών, φίλτρων και κατηγοριών για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να βρείτε ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεστε γρήγορα και αποτελεσματικά.

Κατηγορίες, εργασίες και χρόνος

Τα πρώτα κεφάλαια του βιβλίου ασχολούνται κυρίως με το τι μπορεί να κάνει το Microsoft Outlook σε έναν χώρο εργασίας. Ξεκινώντας με το κεφάλαιο "Πώς να κερδίσετε περισσότερο χρόνο για ό,τι είναι απαραίτητο με έναν αποτελεσματικό προγραμματιστή εβδομάδας",^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} οι συγγραφείς προχωρούν στην περιγραφή του τρόπου με τον οποίο το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προγραμματισμό του χρόνου εκτός εργασίας. Πραγματοποιούν τα απαραίτητα βήματα για να ορίσουν κατηγορίες και να τις χρωματίσουν αν θέλετε, για να βοηθήσουν στον καθορισμό προτεραιοτήτων και στη διατήρηση των εργασιών οργανωμένων. Τονίζουν τη σημασία του εβδομαδιαίου προγραμματισμού και του χρόνου για προσωπικά θέματα όπως η άσκηση και η εκπαίδευση ως μέρος του συνολικού σχεδίου. Μπορεί να φαίνεται περίεργο στην αρχή να τοποθετείτε προσωπικές, μη εργασιακές δραστηριότητες σε ένα Microsoft Outlookεβδομαδιαίο πλάνο στην εργασία, αλλά οι συγγραφείς εξηγούν ξεκάθαρα γιατί αυτή είναι πραγματικά μια πολύ καλή ιδέα, τονίζοντας τη σημασία της ισορροπίας στην επαγγελματική και προσωπική ζωή. Λαμβάνουν υπόψη το γεγονός ότι δεν επιτρέπουν όλοι οι χώροι εργασίας τον ιδιωτικό προγραμματισμό και δεν έχουν όλοι πρόσβαση στον υπολογιστή εργασίας τους εκτός γραφείου και παρέχουν στρατηγικές για την αντιμετώπιση αυτού του θέματος. Είναι σαφές ότι έχουν μια σταθερή κατανόηση όχι μόνο του αντικειμένου τους αλλά και της πραγματικότητας του χώρου εργασίας.

Σχεδιασμός στην πραγματική ζωή

Η ιστορία του φανταστικού αποδιοργανωμένου εργάτη συνεχίζεται στο κεφάλαιο για τον προγραμματισμό της πραγματικής ζωής. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν γνωρίζουν πραγματικά πόσο χρόνο θα πάρει μια δεδομένη εργασία, επειδή είναι μια πολύ σπάνια εργασία που στέκεται μόνη της. Το ταξίδι στο γραφείο περιλαμβάνει επίσης χρόνο για να φτάσετε στο αυτοκίνητο, να σταθμεύσετε το αυτοκίνητο και να περπατήσετε στο χώρο εργασίας, και πολλοί άνθρωποι σκέφτονται μόνο τον πραγματικό χρόνο οδήγησης. Οι άνθρωποι αποσπώνται ή συμβαίνουν πράγματα που βάζουν σε πλήρη αταξία τη συνηθισμένη εργάσιμη ημέρα. Οι άνθρωποι κάνουν ό,τι θέλουν να κάνουν και με κάποιο τρόπο καταφέρνουν να μην κάνουν τα πράγματα που δεν θέλουν να κάνουν (πράγμα που βλάπτει τα πάντα για οποιονδήποτε, ανάλογα με τη δουλειά που θα γίνει). Σε αυτήν την ενότητα, οι συγγραφείς ρίχνουν πραγματικά μια καλή ματιά στην ανθρώπινη φύση και δείχνουν πώς ένα αποτελεσματικό ημερήσιο πρόγραμμα μπορεί να κάνει τα πάντα να λειτουργούν πολύ πιο ομαλά. Το κλειδί εδώ είναι η ακριβής παρακολούθηση του χρόνου που απαιτείται για κάθε εργασία. Δεν υπάρχουν άλλες εκτιμήσεις ή αριθμοί εξόδου — ο πραγματικός χρόνος για κάθε εργασία από την αρχή μέχρι το τέλος. Ουσιαστικά, οι συγγραφείς θέλουν ο αναγνώστης να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων χρόνου, οπότε αντί να την μαντεύει ή να την παραμορφώνει, ο αναγνώστης μπορεί να αναζητήσει τον πραγματικό χρόνο για κάθε δεδομένη εργασία και να σχεδιάσει ανάλογα. Ζητούν επίσης από τον αναγνώστη να αξιολογήσει τη δική του"Ώρες παραγωγικότητας",^{("Productivity Hours,")} εκείνες τις ώρες της ημέρας που οι άνθρωποι λειτουργούν με τον καλύτερο τρόπο και τις δικές τους "Ώρες διακοπής",^{("Disruption Hours,")} εκείνες τις ώρες της ημέρας που είναι πιο πιθανό να διακοπούν. Στη συνέχεια, καταρτίζουν ένα σχέδιο για τον προγραμματισμό τμημάτων χρόνου χωρίς διακοπές κατά τις ώρες αιχμής της παραγωγικότητας και αναγνωρίζουν ότι αυτό δεν θα συμβεί από τη μια μέρα στην άλλη, αφού εξ ορισμού άλλοι άνθρωποι πρέπει να εκπαιδεύονται για να μην σας διακόπτουν ενώ εργάζεστε. Και τονίζουν τη σημασία της δημιουργίας σε «χρόνο προσωρινής αποθήκευσης», έτσι ώστε αν τα πράγματα διαρκέσουν περισσότερο από το αναμενόμενο, η υπόλοιπη ημέρα δεν θα διαταραχθεί εντελώς.

Συνάντηση, συνάντηση, ποιος έχει τη συνάντηση;

Οι συναντήσεις φαίνεται να είναι ένα γεγονός της ζωής στην επιχείρηση και μπορεί να είναι τεράστιοι σπαταλώντας χρόνο και να σκοτώσουν την παραγωγικότητα. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου^{(Effective Time Management)} το αναγνωρίζει αυτό και εξηγεί λεπτομερώς πώς να ρυθμίζετε συσκέψεις μέσω του Microsoft Outlook και να συντονίζετε τις ώρες συσκέψεων με άλλους. Η πιο πολύτιμη συμβουλή του, ωστόσο, μπορεί να συνοψιστεί στη δήλωση «Οι καλύτερες συναντήσεις είναι αυτές που δεν γίνονται».^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Οι συναντήσεις απομακρύνουν τους ανθρώπους από τη δουλειά τους, διακόπτουν τη ροή εργασίας, βασίζονται πάρα πολύ στο ότι όλοι μπορούν να εμφανιστούν και να συμμετέχουν με ουσιαστικό τρόπο και στην πραγματικότητα κοστίζουν χρήματα σε μια εταιρεία επειδή οι άνθρωποι βρίσκονται σε συναντήσεις αντί να κάνουν τη δουλειά τους. Έτσι, αφού εξήγησαν πώς να ρυθμίσετε τις αιτήσεις για συσκέψεις, οι συντάκτες προτείνουν να προγραμματίζονται συσκέψεις μόνο σπάνια και να χρησιμοποιούνται άλλα μέσα επικοινωνίας (όπως σύσκεψη Windows Live^{(Windows Live Meeting)} ή κλήσεις διάσκεψης) όσο το δυνατόν περισσότερο. Εάν οι συναντήσεις είναι απαραίτητες, υπάρχει ένα σχέδιο για να γίνουν πιο ομαλά και να παράγουν καλύτερα αποτελέσματα. Αυτό καλύπτει όλες τις βάσεις και θα πρέπει να αυξήσει την παραγωγικότητα όλων και να σπαταλήσει τον ελάχιστο χρόνο. Θα ήταν μια εξαιρετική πηγή για κάθε χώρο εργασίας.

Λιγότερο χαρτί, περισσότερη παραγωγικότητα

Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να προτιμούν να διατηρούν τις πληροφορίες τους σε χαρτί (πρέπει να ομολογήσω ότι είμαι ένας από αυτούς τους ανθρώπους). Όμως, το χαρτί χάνεται εύκολα και λανθασμένα αρχειοθετείται, και μετά από λίγο, η τεράστια μάζα του χαρτιού γίνεται τόσο δυσκίνητη που μπορεί εξίσου καλά να σταλεί στον τεμαχιστή. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου^{(Effective Time Management)} ορίζει μια μέθοδο για τη λήψη αποτελεσματικών σημειώσεων και την αποτελεσματική παρακολούθηση των ηλεκτρονικών αρχείων. Οι συγγραφείς προτείνουν στον αναγνώστη να χρησιμοποιήσει το Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} , αλλά αναγνωρίζουν ότι δεν περιλαμβάνεται σε πολλές εκδόσεις του Microsoft Office (ειδικά οι παλαιότερες εκδόσεις) και πρέπει να αγοραστεί ξεχωριστά, κάτι που πολλοί άνθρωποι δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά. Μακάρι οι συγγραφείς να είχαν προσφέρει κάποιες προτάσεις για εναλλακτικές λύσεις στο Microsoft OneNote, καθώς είναι σαφώς ένα πολύ χρήσιμο πρόγραμμα και μπορεί να ενσωματωθεί αποτελεσματικά με το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} . Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου^{(Effective Time Management)} καθοδηγεί τον αναγνώστη χρησιμοποιώντας το Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} για να κρατήσει σημειώσεις, να κάνει σχέδια, να ρυθμίσει ημερολόγια και να δημιουργήσει ένα δομημένο και οργανωμένο σύστημα για την παρακολούθηση των πάντων. Δείχνει ξεκάθαρα τα πλεονεκτήματα της χρήσης ηλεκτρονικών σημειώσεων και αρχείων αντί για χαρτί. Πρέπει να ομολογήσω ότι άρχισα να σκέφτομαι διαφορετικά όλους τους φακέλους μου γεμάτους με σημειώσεις και εκτυπώσεις αφού διάβασα αυτό το κεφάλαιο και θα αρχίσω να ψάχνω να αποκτήσω το Microsoft OneNote ή κάποιο άλλο παρόμοιο πρόγραμμα για να με βοηθήσει να παρακολουθώ τα πράγματα πιο αποτελεσματικά.

Συνοψίζοντας τα όλα

Η Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου^{(Effective Time Management)} κλείνει με ένα σύντομο κεφάλαιο που ονομάζεται "Πώς να επωφεληθείτε πραγματικά από αυτό το βιβλίο"^{("How to truly benefit from this book")} που θέτει όλα τα προηγούμενα κεφάλαια σε προοπτική και εξηγεί τους καλύτερους τρόπους για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} και το Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} για να οργανωθείτε στην επαγγελματική και προσωπική σας ζωή. Οι συγγραφείς ξεκαθαρίζουν ότι δεν περιμένουν ότι η οργάνωση θα γίνει εν μία νυκτί και δεν περιμένουν να συμβεί χωρίς την αποφασιστικότητα του αναγνώστη να την κάνει να λειτουργήσει. Αλλά εξηγούν επίσης γιατί αξίζει περισσότερο από τον χρόνο και την προσπάθεια για να ακολουθήσουν το σχέδιό τους. Ακόμα κι αν κάποιος δεν χρησιμοποιεί το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)}, αυτό το σχέδιο μπορεί να λειτουργήσει. Υπάρχουν και άλλα προγράμματα που προσφέρουν σχεδόν τις ίδιες δυνατότητες, ίσως όχι σε τόσο βολικό πακέτο, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Κατανοώ ότι το βιβλίο επικεντρώνεται στο Microsoft Outlook και στο Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} , αλλά νομίζω ότι θα ήταν χρήσιμο για τους συγγραφείς να προτείνουν μερικά άλλα προγράμματα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για να ακολουθήσουν το ίδιο σύστημα ακόμη και χωρίς ένα πλήρες αντίγραφο του Microsoft Office διαθέσιμο . Αυτή είναι απλώς μια μικρή πρόταση, ωστόσο, και είμαι σίγουρος ότι όποιος ενδιαφέρεται να ακολουθήσει αυτό το σύστημα μπορεί να το κάνει να λειτουργήσει με όποιο λογισμικό έχει στη διάθεσή του.

Ετυμηγορία

Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου^{(Effective Time Management)} είναι πραγματικά για όλους. Όλοι μπορούμε να επωφεληθούμε από την εξεύρεση ισορροπίας στην επαγγελματική και προσωπική μας ζωή, από τη χρήση του χρόνου μας πιο αποτελεσματικά και από την καλύτερη χρήση των εργαλείων που έχουμε στη διάθεσή μας. Ακόμη και άτομα που είναι βέβαιοι ότι έχουν τα πάντα υπό έλεγχο μπορούν να βρουν χρήσιμες προτάσεις εδώ. Οι συγγραφείς κατανοούν ξεκάθαρα τόσο το λογισμικό όσο και την ανθρώπινη φύση και ακολουθούν μια προσέγγιση βήμα προς βήμα και εξηγούν γιατί αυτό που περιγράφουν θα λειτουργήσει. Χαίρομαι που είχα την ευκαιρία να αναθεωρήσω αυτό το βιβλίο, γιατί τώρα μπορώ να αρχίσω να εφαρμόζω το σχέδιό του για να διαχειρίζομαι τον χρόνο μου πιο αποτελεσματικά.

Book Review - Effective Time Management

I thіnk it's safe to say thаt nearly everyone who's hаd to uѕe email on thе job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• Review Book - Windows 8.1 The Missing Manual, από τον David Pogue

• Κριτική βιβλίου - Windows 8 Inside Out, από τον Tony Northrup

• Κριτική βιβλίου - Windows 8 Out of the Box, από τον Mike Halsey

• Βιβλιοκρισία - Windows 8 Step By Step, από τους Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Αξιολόγηση βιβλίου - Δικτύωση των υπολογιστών και των συσκευών σας, βήμα προς βήμα

• Κριτική βιβλίου - Ενοχλήσεις των Windows 7

• Κριτική βιβλίου - Microsoft Excel 2010 Βήμα προς βήμα

• Αναθεώρηση βιβλίου - Windows 7 Ο οριστικός οδηγός

• Κριτική βιβλίου - Microsoft Office 2010 για Dummies

• Αναθεώρηση βιβλίου - Αντιμετώπιση προβλημάτων και συντήρηση του υπολογιστή σας All-in-One για Dummies

• Κριτική βιβλίου - Windows 7 για Dummies

• Κριτική βιβλίου - Windows 7 Απλό και απλό

• Review Book - Windows 7, The Missing Manual

• Αναθεώρηση βιβλίου - Microsoft Office Professional 2013 Βήμα προς βήμα

• Κριτική βιβλίου - Ομαδική συνεργασία, με χρήση του Microsoft Office για πιο αποτελεσματική ομαδική εργασία

• Αναθεώρηση βιβλίου - Microsoft Office Professional 2010 Βήμα προς βήμα

• Κριτική βιβλίου - Απλοποιημένοι φορητοί υπολογιστές

• Αναθεώρηση βιβλίου - Windows 7 σε λειτουργία και λειτουργία

• Κριτική βιβλίου - Windows 7 Inside Out

• Κριτική βιβλίου - Windows PowerShell 3.0 First Steps, από τον Ed Wilson