Το ποντίκι είναι ένα εύχρηστο εργαλείο, αλλά το point-and-click είναι χάσιμο χρόνου. Το ήξερες αυτό, οπότε πήγατε και μάθατε ήδη τις καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Office και τα Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Ίσως όμως κάποιες επαναλαμβανόμενες εργασίες να μην έχουν πλήκτρα συντόμευσης. Δεν θα ήταν υπέροχο αν μπορούσατε να δημιουργήσετε τις δικές σας συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Microsoft Office ; Λοιπόν^(Well) , μπορείς.

Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου^{(Keyboard Shortcuts)} στο Microsoft Office

Ας περάσουμε πρώτα από αυτά τα βήματα στο Word . Τα βήματα είναι πανομοιότυπα στο Excel και στο PowerPoint στην επιφάνεια εργασίας. Κάντε κύλιση^(Scroll) προς τα κάτω για να δείτε πώς να το κάνετε αυτό στο Outlook .

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} σε οποιοδήποτε γκρίζο διάστημα στην περιοχή της κορδέλας και επιλέξτε Προσαρμογή της κορδέλας^{(Customize the Ribbon)} .

1. Θα ανοίξει το παράθυρο Επιλογές^{(Word Options )} του Word. Επιλέξτε Προσαρμογή^{(Customize )} δίπλα στις Συντομεύσεις πληκτρολογίου^{(Keyboard shortcuts)} κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου.

1. Θα ανοίξει το παράθυρο Προσαρμογή πληκτρολογίου . ^{(Customize Keyboard)}Κοιτάξτε στην περιοχή Κατηγορίες^{(Categories )} για να περιορίσετε σε μια καρτέλα που έχει την εντολή για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια συντόμευση. Οι εντολές αυτής της καρτέλας θα εμφανίζονται στην περιοχή Εντολές^{(Commands )} στα δεξιά. Επιλέξτε την εντολή που θέλετε.
   
   Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέξαμε FileSendPdf , καθώς θα ήταν πολύ χρήσιμο να στείλετε ένα έγγραφο του Word ως PDF^{(send a Word document as a PDF)} με έναν απλό συνδυασμό πληκτρολόγησης. Εάν η εντολή έχει ήδη έναν συνδυασμό πληκτρολογίου, θα εμφανίζεται στην περιοχή Τρέχοντα πλήκτρα^{(Current keys )} .

1. Για να ορίσετε έναν νέο συνδυασμό πλήκτρων συντόμευσης, τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο Πατήστε νέο πλήκτρο συντόμευσης^{(Press new shortcut key)} και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πληκτρολόγιό σας. Σημειώστε τι εμφανίζεται στην περιοχή Τρέχοντα πλήκτρα^{(Current keys)} δίπλα στην επιλογή Τρέχουσα αντιστοίχιση στο^{(Currently assigned to)} . Εάν εμφανίζεται κάτι εκτός από το [μη εκχωρημένο]^{([unassigned])} , δοκιμάστε έναν άλλο συνδυασμό πλήκτρων.

1. Για να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον συνδυασμό πλήκτρων για όλα τα μελλοντικά έγγραφα, αφήστε το Normal.dotm^{(Normal.dotm )} επιλεγμένο στο πλαίσιο Αποθήκευση αλλαγών στο^{(Save changes in )} . Για να εφαρμόσετε τον συνδυασμό πλήκτρων μόνο σε αυτό το έγγραφο, επιλέξτε το στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο. 
2. Επιλέξτε το κουμπί Αντιστοίχιση^{(Assign )} για να εφαρμόσετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο Προσαρμογή πληκτρολογίου . ^{(Customize Keyboard)}Πατήστε OK για να κλείσετε το παράθυρο Επιλογές του Word . ^{(Word Options)}Δοκιμάστε τον νέο συνδυασμό συντομεύσεων πληκτρολογίου. 

Η συντόμευση FileSendPdf θα μετατρέψει αυτόματα το έγγραφο σε PDF , θα δημιουργήσει ένα νέο μήνυμα email στο Outlook , θα επισυνάψει το PDF και θα δώσει στο email ένα Θέμα^(Subject) . Ένα πάτημα πλήκτρων αντί για μια ντουζίνα ή περισσότερα σημεία και κλικ με το ποντίκι είναι μια απίστευτη εξοικονόμηση χρόνου.

Πώς να διαγράψετε τις προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου^{(Custom Keyboard Shortcuts)} στο Microsoft Office

Ίσως θέλετε να απαλλαγείτε από όλες τις προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου που έχετε κάνει σε μια εφαρμογή του Office . Είναι απλό να το κάνεις.

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} σε οποιοδήποτε γκρίζο διάστημα στην περιοχή της κορδέλας και επιλέξτε Προσαρμογή της κορδέλας^{(Customize the Ribbon)} .

1. Θα ανοίξει το παράθυρο Επιλογές^{(Word Options )} του Word. Επιλέξτε το κουμπί Προσαρμογή^{(Customize )} στην κάτω αριστερή περιοχή του παραθύρου. Θα ανοίξει το παράθυρο  Προσαρμογή πληκτρολογίου .^{(Customize Keyboard )}

1. Για να καταργήσετε τις αναθέσεις κλειδιών από όλα τα μελλοντικά έγγραφα, αφήστε το Normal.dotm^{(Normal.dotm )} επιλεγμένο στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση αλλαγών^{(Save changes in )} . Για να τα αφαιρέσετε μόνο από αυτό το έγγραφο, επιλέξτε το έγγραφο στο αναπτυσσόμενο μενού. Κοντά στο κάτω αριστερό μέρος, επιλέξτε το κουμπί Επαναφορά όλων^{(Reset All )} .

1. Θα σας ρωτήσει, Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να επαναφέρετε τις αναθέσεις κλειδιών; Αυτή η ενέργεια θα καταργήσει όλα τα κλειδιά που έχουν εκχωρηθεί αυτήν τη στιγμή σε μακροεντολές και στυλ στο Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Σημειώστε ότι στο τέλος αυτής της προειδοποίησης, θα εμφανίζεται είτε Normal.dotm είτε το έγγραφο που έχετε επιλέξει. Επιλέξτε Ναι^{(Yes )} για να επιβεβαιώσετε την επαναφορά.

Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου^{(Keyboard Shortcuts)} στο Microsoft Outlook

Από όλες τις εφαρμογές του Microsoft Office , το ^{(Microsoft Office)}Outlook είναι πιθανώς αυτό στο οποίο περνάτε τον περισσότερο χρόνο. Είναι λογικό να δημιουργήσετε ορισμένες προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου για να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα. 

Δυστυχώς, από το Outlook 2016, δεν σας επιτρέπει να κάνετε συντομεύσεις πληκτρολογίου όπως μπορούμε στο Word , το Excel^(Excel) και το PowerPoint^(PowerPoint) . Ποιες είναι λοιπόν οι επιλογές σας;

Είναι μια λύση, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε Quick Steps και να τους εκχωρήσετε συνδυασμούς πλήκτρων. Αυτό δεν θα σας δώσει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έναν συνδυασμό πλήκτρων συντόμευσης για τα πάντα στο Outlook , αλλά μπορεί να καλύψει τις περισσότερες από τις ανάγκες σας. Υπάρχει ένα όριο εννέα συνδυασμών πλήκτρων που μπορείτε να αντιστοιχίσετε σε προσαρμοσμένα Γρήγορα βήματα^{(Quick Steps)} .

1. Επιλέξτε Δημιουργία νέου^{(Create New )} στην ενότητα Γρήγορα βήματα^{(Quick Steps )} της καρτέλας  Αρχική στο Outlook.^{(Home )}

1. Θα ανοίξει το παράθυρο Επεξεργασία Γρήγορου Βήματος . ^{(Edit Quick Step )}Εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα στο πεδίο Όνομα^(Name) .
2. Επιλέξτε μία από τις προκαθορισμένες ενέργειες στο αναπτυσσόμενο μενού Επιλογή ενέργειας . ^{(Choose an Action )}Σε αυτό το παράδειγμα, ας πάμε με τον Mark όπως διαβάστηκε^{(Mark as read)} .

1. Συνδέστε τις ενέργειες μαζί επιλέγοντας το κουμπί Προσθήκη ενέργειας κάτω από την προηγούμενη ενέργεια.^{(Add Action )}

1. Επιλέξτε Μετακίνηση σε φάκελο^{(Move to folder)} .

1. Θα ανοίξει το παράθυρο Επιλογή φακέλου . ^{(Select Folder )}Βρείτε^(Find) και επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε αυτή η Γρήγορη ενέργεια^{(Quick Action)} να μετακινήσει το email. Επιλέγουμε τον φάκελο Bills για αυτό το παράδειγμα. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο.

1. Επιλέξτε έναν συνδυασμό πλήκτρων στο αναπτυσσόμενο μενού πλήκτρου συντόμευσης^{(Shortcut key)} . Σημειώστε ότι περιορίζεται σε εννέα επιλογές.

1. Προσθέστε μια περιγραφή του τι κάνει το Quick Step στο πλαίσιο κειμένου Επεξήγηση εργαλείου . ^(Tooltip)Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Γρήγορο Βήμα^{(Quick Step)} αργότερα, αυτό θα εμφανιστεί για να σας υπενθυμίσει τι κάνει.
2. Επιλέξτε Τέλος^{(Finish )} για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του Γρήγορου Βήματος^{(Quick Step)} . Θα δείτε τώρα το Γρήγορο βήμα Επισήμανσης για ανάγνωση Μετακίνηση σε λογαριασμούς^{(Mark Read Move to Bills)} στην κορδέλα του Outlook . Δοκιμάστε το χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πλήκτρων συντόμευσης που επιλέξατε στο βήμα 7.

Εάν θέλετε να πάτε ένα βήμα παραπέρα, μπορείτε να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Outlook Desktop^{(create Outlook Desktop shortcuts)} χρησιμοποιώντας διακόπτες γραμμής εντολών για να κάνετε τις κοινές εργασίες ευκολότερες.

Εξασκηθείτε στις συντομεύσεις πληκτρολογίου σας

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας κλειδιά συντόμευσης του Microsoft Office . Εκτυπώστε μια λίστα με τις συντομεύσεις που χρησιμοποιείτε πιο συχνά και κρατήστε τις δίπλα στην οθόνη σας. Μετά από λίγες μέρες, δεν θα χρειάζεστε πλέον το cheat sheet. Προσθέστε^(Add) τις συντομεύσεις διακόπτη της γραμμής εντολών και θα ενισχύσει την παραγωγικότητά σας στο Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} σε χρόνο μηδέν. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but point-and-click is a waste of tіme. You knew that, so you went and learnеd the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• Οι 13 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου για τις ομάδες της Microsoft

• Πώς να δημιουργήσετε έγγραφα PDF στο Microsoft Office

• Πώς να επιδιορθώσετε οποιαδήποτε έκδοση του Microsoft Office

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Οι 30+ καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Word

• Οι καλύτερες νέες δυνατότητες στο Microsoft Office 2019

• Πώς να κλειδώσετε κελιά στο Microsoft Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα απλό ημερολόγιο στο Microsoft Word

• Τρόπος χρήσης του εργαλείου στιγμιότυπου οθόνης του Microsoft Word

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε

• Κάντε το OpenOffice Writer να μοιάζει και να λειτουργεί περισσότερο σαν το Microsoft Word

• Διορθώστε το σφάλμα "Δεν είναι δυνατή η εκκίνηση του Microsoft Office Outlook".

• Google Slides εναντίον Microsoft PowerPoint – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Πώς να εμφανίσετε τον αριθμό λέξεων στο Microsoft Word

• Πώς να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Excel

• Πώς να προσθέσετε το Dropbox ως υπηρεσία Cloud στο Microsoft Office

• Φύλλα Google εναντίον Microsoft Excel – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Πώς να καταγράψετε μια συνάντηση ομάδων της Microsoft

• Τρόπος εμφάνισης, αποδοχής ή απόκρυψης αλλαγών στο Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο στο Microsoft Word