Ένα από τα σπουδαία πράγματα σχετικά με τις διαδικτυακές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail είναι ότι δεν χρειάζεται ποτέ να ανησυχείτε για πράγματα όπως η αυτόματη συμπλήρωση, επειδή όλες οι επαφές σας αποθηκεύονται στο cloud και το Gmail δημιουργεί αυτόματα ένα τεράστιο ευρετήριο με όλους όσους σας έχουν στείλει email ή όλους όσους έχετε στείλει email. Όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε ένα όνομα ή μια διεύθυνση email, εμφανίζεται ως δια μαγείας όλες οι επαφές που ταιριάζουν!

Δεν συμβαίνει το ίδιο με το Outlook 2016 ή οποιαδήποτε προηγούμενη έκδοση του Outlook . Τίποτα δεν αποθηκεύεται στο cloud και επομένως όλα βασίζονται σε τοπικά αρχεία. Αυτό ισχύει και για τη λειτουργία πρότασης αυτόματης συμπλήρωσης. Βασικά, κάθε φορά που πληκτρολογείτε ένα όνομα ή μια διεύθυνση email στο Outlook , το αποθηκεύει σε ένα αρχείο και έτσι την επόμενη φορά που θα πληκτρολογήσετε αυτό το όνομα ή το email, θα το συμπληρώσει αυτόματα για εσάς.

Σημείωση: Εάν βρίσκεστε σε εταιρικό περιβάλλον, τότε τεχνικά οι επαφές σας αποθηκεύονται στο cloud (διακομιστής Exchange). ^{(Note: If you are in a corporate environment, then technically your contacts are being stored in the cloud (Exchange server). )}

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το Outlook για χρόνια, τότε η βάση δεδομένων αυτόματης συμπλήρωσης θα μπορούσε να είναι τεράστια και αν σταματήσει ξαφνικά να λειτουργεί, θα είναι πραγματικά δύσκολο να στείλετε email σε κάποιον! Μερικές φορές η αυτόματη συμπλήρωση σταματά να λειτουργεί λόγω προβλημάτων με το αρχείο PST και άλλες φορές λόγω της αναβάθμισης σε νεότερη έκδοση του Outlook από προηγούμενες εκδόσεις. Αντιμετώπισα επίσης το πρόβλημα όπου η αυτόματη συμπλήρωση θα λειτουργήσει μέσα σε μία περίοδο λειτουργίας του Outlook , αλλά τη δεύτερη φορά που θα την κλείσετε και θα την ανοίξετε ξανά, οι εγγραφές έχουν εξαφανιστεί.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσω μερικές μεθόδους που έχω μάθει όλα αυτά τα χρόνια για να επιλύσω το πρόβλημα αυτόματης συμπλήρωσης στο Outlook και πώς να μεταφέρω τις προτάσεις αυτόματης συμπλήρωσης από το ένα Outlook στο άλλο.

Επιδιόρθωση αρχείου PST

Το συνηθισμένο πρόβλημα όταν η αυτόματη συμπλήρωση σταματά να λειτουργεί έχει να κάνει με το αρχείο PST . Το πρώτο πράγμα που πρέπει να προσπαθήσετε είναι να επιδιορθώσετε το αρχείο PST και να δείτε εάν οι καταχωρήσεις αυτόματης συμπλήρωσης επανέρχονται ή διακόψουν την επαναφορά. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μεταβαίνοντας στην ακόλουθη τοποθεσία στα Windows 64-bit

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

και τρέχει το αρχείο scanpst.exe . Σημειώστε ότι η διαδρομή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την έκδοση του Office που διαθέτετε . Για παράδειγμα, εάν εκτελείτε μια έκδοση 64-bit του Office και μια νεότερη έκδοση, τότε η διαδρομή θα μπορούσε να είναι C:\Program Files\Microsoft Office\Office15 . Επίσης, οι νεότερες εκδόσεις του Office ενδέχεται να αποθηκεύουν το αρχείο στην ακόλουθη τοποθεσία:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

Κάντε κλικ στην Αναζήτηση^{(Click Browse)} και μεταβείτε στο αρχείο PST . Εάν βρίσκεται στην προεπιλεγμένη θέση, μεταβείτε στο  C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Από προεπιλογή, θα πρέπει να ονομάζεται Outlook.pst .

Εάν δείτε ότι το εργαλείο επιδιόρθωσης διόρθωσε ορισμένα προβλήματα με το αρχείο PST , τότε πιθανότατα θα είστε τυχεροί και η αυτόματη συμπλήρωση θα πρέπει να λειτουργεί ξανά κανονικά, ειδικά αν γινόταν επαναφορά κάθε φορά που έκλειναν και άνοιγες το Outlook .

Μέθοδος 2 - Εισαγωγή αρχείων NK2

Όλες οι εκδόσεις του Outlook πριν από το 2010 αποθήκευαν αυτό το όνομα/ πληροφορίες email σε ένα αρχείο με επέκταση NK2 . Το Outlook 2010^{(Outlook 2010)} το αποθηκεύει διαφορετικά και επομένως πρέπει να εισαγάγετε αυτό το αρχείο εάν προσπαθείτε να λάβετε δεδομένα προτάσεων από μια παλαιότερη έκδοση του Outlook στο Outlook 2010 .

http://support.microsoft.com/kb/980542

Δείτε το παραπάνω άρθρο της Microsoft KB σχετικά με το πώς να το κάνετε αυτό. Μπορείτε να κατεβάσετε το πρόγραμμα FixIT και απλά να επιλέξετε το αρχείο NK2 και αυτό θα κάνει τα υπόλοιπα για εσάς. Εάν θέλετε να το κάνετε μόνοι σας, μπορείτε να βρείτε το αρχείο στην ακόλουθη θέση για το Outlook 2003/2007 με Windows 2000^{(Windows 2000)} ή XP:

 C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook

Για το Outlook 2003/2007 με Windows Vista^{(Windows Vista)} ή 7:

C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Τώρα για να το εισαγάγετε στο Outlook 2010 , πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο NK2 βρίσκεται σε αυτόν τον κατάλογο:

C:\Users\username\AppData\Roaming

Τέλος, κάντε κλικ στο Start , πληκτρολογήστε run και στο παράθυρο διαλόγου Open , πληκτρολογήστε την ακόλουθη εντολή:^(Open)

outlook.exe /importnk2

Αυτό θα πρέπει να εισάγει την προσωρινή μνήμη του ονόματος από μια παλαιότερη έκδοση του Outlook στο Outlook 2010 .

Μέθοδος 3 ^{(Method 3)} - Αδειάστε^{(– Empty)} την προσωρινή μνήμη αυτόματης συμπλήρωσης^{(Autocomplete Cache)}

Σε ορισμένες περιπτώσεις, για να λειτουργήσει ξανά στο Outlook , ίσως χρειαστεί να διαγράψετε την προσωρινή μνήμη Αυτόματης συμπλήρωσης^{(Autocomplete)} . Εάν όλα έχουν ήδη φύγει, τότε αυτό δεν θα έχει σημασία, αλλά θα βοηθήσει με το πρόβλημα της επαναφοράς της προσωρινής μνήμης ξανά και ξανά.

Για να αδειάσετε την προσωρινή μνήμη, μεταβείτε στο Αρχείο^(File) και κάντε κλικ στο Επιλογές^(Options) . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Mail και μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα Αποστολή αλληλογραφίας^{( Send Mail)} .

Κάντε κλικ στο κουμπί Άδειασμα αυτόματης συμπλήρωσης λίστας^{(Empty Auto-Complete List )} . Είναι επίσης καλή ιδέα να καταργήσετε την επιλογή της Χρήσης λίστας αυτόματης συμπλήρωσης για να προτείνετε ονόματα όταν πληκτρολογείτε στο^{(Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, CC, and Bcc lines )} πλαίσιο των γραμμών Προς, CC και Bcc. Βγείτε από το Outlook και, στη συνέχεια, επιλέξτε ξανά το πλαίσιο. Δοκιμάστε να πληκτρολογήσετε μερικές διευθύνσεις email και, στη συνέχεια, να βγείτε από το Outlook και να το ανοίξετε ξανά και να δείτε εάν τα ονόματα εξακολουθούν να υπάρχουν.

Μέθοδος 4 - Μετονομάστε το RoamCache

Μπορείτε επίσης να απαλλαγείτε εντελώς από την τρέχουσα κρυφή μνήμη και να ξεκινήσετε από την αρχή, κάτι που μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος για να λυθεί το πρόβλημα. Απλώς πρέπει να μετονομάσετε το φάκελο RoamCache σε κάτι άλλο και το Outlook θα δημιουργήσει έναν νέο όταν ξεκινήσετε ξανά το πρόγραμμα.

Για Windows Vista & 7:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

Για Windows 2000 & XP:

C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Μέθοδος 5 - Επεξεργασία αρχείου NK2

Παρόλο που το Outlook 2010/2013/2016 δεν έχει συγκεκριμένο αρχείο NK2 , εξακολουθεί να αποθηκεύει τις πληροφορίες σε ένα αρχείο, αλλά με διαφορετικό όνομα. Το όνομα του αρχείου είναι:

Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat

Και βρίσκεται εδώ:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

Εάν χρησιμοποιείτε Windows XP με Outlook , τότε είναι εδώ:

 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Στη Μέθοδο 4^{(Method 4)} , μετονομάσαμε αυτόν τον φάκελο RoamCache , αλλά αυτό διαγράφει τα πάντα και σας κάνει να ξεκινήσετε από το μηδέν. Εάν μόλις ξεκινήσατε να αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα, τότε ίσως μπορείτε να ανακτήσετε ορισμένες από τις προτάσεις ονομάτων ανοίγοντας αυτό το αρχείο Stream.dat σε ένα πρόγραμμα που ονομάζεται NK2Edit:

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

Το πρώτο πράγμα που μπορείτε να δοκιμάσετε είναι απλώς να ανοίξετε το αρχείο .dat με το ^(.dat)NK2Edit και μετά να το κλείσετε. Βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι κλειστό όταν το κάνετε αυτό. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Outlook και δείτε αν διορθώθηκε το πρόβλημα. Σημειώστε ότι αυτό το πρόγραμμα θα εντοπίσει αυτόματα εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook και θα φορτώσει το αρχείο προσωρινής μνήμης για εσάς εάν είναι αποθηκευμένο στην προεπιλεγμένη θέση. Θα πρέπει να δείτε τη λίστα αυτόματης συμπλήρωσης αμέσως:

Εάν δεν άνοιξε ή δεν μπορείτε να το ανοίξετε με μη αυτόματο τρόπο, τότε πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο προσωρινής μνήμης και να αντικαταστήσετε το τρέχον αρχείο stream.dat. Μπορείτε να το κάνετε ανοίγοντας το NK2Edit και μεταβαίνοντας στο Αρχείο^(File) - Νέο .ΝΚ2 Αρχείο^{(New .NK2 File)} .

Στη συνέχεια, μεταβείτε στις Ενέργειες^(Actions) και επιλέξτε Προσθήκη εγγραφών από το Βιβλίο διευθύνσεων^{(Add Records from Address Book)} .

Τώρα επιλέξτε την επαφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε το νέο αρχείο NK2 . Δεν χρειάζεται να επιλέξετε όλες τις επαφές αν δεν θέλετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και να κάνετε κλικ στις Προτεινόμενες ^(Suggested) επαφές^(Contacts) και να δείτε αν υπάρχει κάτι εκεί. Εάν όχι, απλώς επιλέξτε Επαφές^(Contacts) και μετά κάντε κλικ στο Control + για να επιλέξετε μεμονωμένες επαφές.

Τώρα κάντε ένα Αρχείο^(File) - Αποθήκευση ως^{(Save As)} και περιηγηθείτε στη θέση του τρέχοντος αρχείου προσωρινής μνήμης (stream_autocomplete) και αλλάξτε τον τύπο Αποθήκευση ως^{(Save as type)} σε .dat αντί για NK2.

Για το όνομα του αρχείου, απλώς επιλέξτε το τρέχον αρχείο που θα αντικαταστήσετε. Αυτό είναι! Κάπως^(Kind) μακρά διαδικασία, αλλά λειτουργεί! Και τώρα ξέρετε πώς να διορθώσετε και να επεξεργαστείτε τη λίστα αυτόματης συμπλήρωσης μόνοι σας, αν το θέλατε ποτέ!

Μπορείτε επίσης να λάβετε πολλές περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αυτόματη συμπλήρωση του Outlook^{(Outlook Autocomplete)} από τον ιστότοπο υποστήριξης της Microsoft . Εάν εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε προβλήματα ή κάτι δεν είναι ξεκάθαρο, δημοσιεύστε ένα σχόλιο εδώ και θα προσπαθήσω να βοηθήσω! Απολαμβάνω!

Outlook Autocomplete Not Working or Resetting?

One of the great things about online еmаil services like Gmail is that you never have to worry about things like аutocomplete because all уour contacts аre stored in the cloud and Gmail aυtomatically bυilds а giant index of everyоne who has emailed you or everyone you have emailed. When yоu start typing a name or email address, it magically brings up all matching contacts!

Not so with Outlook 2016 or any previous version of Outlook. Nothing is stored in the cloud and therefore everything is based on local files. That is true for the autocomplete suggestion feature also. Basically, every time you type in a name or an email address in Outlook, it stores this into a file and so the next time you type that name or email, it will autocomplete it for you.

Note: If you are in a corporate environment, then technically your contacts are being stored in the cloud (Exchange server). 

If you have used Outlook for years, then your autocomplete database could be huge and if it suddenly stops working, it becomes a real pain to email someone! Sometimes autocomplete stops working because of problems with the PST file and other times it’s because of upgrading to a newer version of Outlook from previous versions. I’ve also run into the problem where the autocomplete will work within one session of Outlook, but the second you close it and open it again, the entries are all gone.

In this article, I’ll go through a few methods I’ve learned over the years to fix the autocomplete problem in Outlook and how to transfer the autocomplete suggestions from one Outlook to another.

Repair PST File

The usual problem when autocomplete stops working has something to do with your PST file. The first thing to try is to repair the PST file and see if the autocomplete entries come back or stop resetting. You can do this by going to the following location on Windows 64-bit

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

and running the scanpst.exe file. Note that the path may be different depending on your version of Office. For example, if you are running a 64-bit version of Office and a newer version, then the path could be C:\Program Files\Microsoft Office\Office15. Also, newer versions of Office may store the file in the following location:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

Click Browse and navigate to your PST file. If it’s in the default location, browse to C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook. By default, it should be called Outlook.pst.

If you see that the repair tool fixed some problems with the PST file, then you’ll probably be lucky and the autocomplete should be working normally again, especially if it was resetting each time you closed and opened Outlook.

Method 2 – Import NK2 Files

All versions of Outlook before 2010 stored this name/email information in a file with a NK2 extension. Outlook 2010 stores it differently and therefore you have to import this file if you’re trying to get suggestion data from an older version of Outlook into Outlook 2010.

http://support.microsoft.com/kb/980542

Check out the above Microsoft KB article on how to do this. You can download their FixIT program and simply choose the NK2 file and it will do the rest for you. If you want to do it yourself, you can find the file in the following location for Outlook 2003/2007 running Windows 2000 or XP:

 C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook

For Outlook 2003/2007 running Windows Vista or 7:

C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Now in order to import it into Outlook 2010, you need to make sure the NK2 file is located in this directory:

C:\Users\username\AppData\Roaming

Finally, click on Start, type run and in the Open dialog box, type in the following command:

outlook.exe /importnk2

That should import the name cache from an older version of Outlook into Outlook 2010.

Method 3 – Empty the Autocomplete Cache

In some instances, to get this working again in Outlook, you may have to clear out the Autocomplete cache. If everything is gone already, then this won’t matter, but it should help with the problem of the cache resetting over and over again.

To empty the cache, go to File and click on Options. Then click on Mail and scroll down to the Send Mail section.

Click on the Empty Auto-Complete List button. It’s also a good idea to uncheck the Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, CC, and Bcc lines box. Exit out of Outlook and then re-check the box. Try typing in a few email addresses and then exiting Outlook and opening it again and seeing if the names are still there.

Method 4 – Rename the RoamCache

You can also completely get rid of your current cache and start from scratch, which might be the only way to get the problem to go away. You simply have to rename the RoamCache folder to something else and Outlook will create a new one when you start up the program again.

For Windows Vista & 7:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

For Windows 2000 & XP:

C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Method 5 – Edit NK2 File

Even though Outlook 2010/2013/2016 do not have a NK2 file specifically, they still store the info in a file, but with a different name. The name of the file is:

Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat

And it’s located in here:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

If you are on Windows XP with Outlook, then it’s here:

 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

In Method 4, we renamed this RoamCache folder, but that delete everything and makes you start from scratch. If you just started having this problem, then you might be able to recover some of the name suggestions by opening this Stream.dat file in a program called NK2Edit:

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

The first thing you can try is to simply open the .dat file with NK2Edit and then close it. Make sure Outlook is closed when you do this. Then open Outlook and see if that fixed the problem. Note that this program will automatically detect if you have Outlook installed and will load up the cache file for you if it’s stored in the default location. You should see the autocomplete list instantly:

If it didn’t open or you can’t open it manually, then you need to create a new cache file and replace the current stream.dat file.You can do this by opening NK2Edit and going to File – New .NK2 File.

Then go to Actions and choose Add Records from Address Book.

Now select the contact that you want to use to create the new NK2 file. You don’t have to select all the contacts if you don’t want. You can also click the drop down and click on Suggested Contacts and see if anything is there. If not, just choose Contacts and then Control + click to choose individual contacts.

Now do a File – Save As and browse to the location of the current cache file (stream_autocomplete) and change the Save as type to .dat instead of NK2.

For the file name, just select the current file that you will be replacing. That’s it! Kind of a long process, but it does work! And now you know how to totally fix and edit the autocomplete list yourself if you ever wanted to!

You can also get a lot more information about Outlook Autocomplete from the Microsoft support website. If you are still having problems or something is not clear, post a comment here and I’ll try to help! Enjoy!

Related posts

• Το Microsoft Outlook δεν ανοίγει; 10 τρόποι για να διορθώσετε

• Πώς να εκκαθαρίσετε την προσωρινή μνήμη του Outlook

• Πώς να διορθώσετε το προφίλ του Outlook που έχει κολλήσει κατά τη φόρτωση

• Πώς να εξάγετε τα email σας από το Microsoft Outlook σε CSV ή PST

• Δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του Outlook: 4 επιδιορθώσεις για δοκιμή

• Δεν μπορείτε να ανοίξετε υπερσυνδέσμους στο Outlook;

• Πώς να αλλάξετε και να προσαρμόσετε το θέμα του Outlook για τα email σας

• Πώς να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά στις εφαρμογές του Office

• Πώς να ανακτήσετε τα διαγραμμένα αρχεία από ένα αρχείο PST στο Outlook

• Πώς να μετατρέψετε μαζικά τα αρχεία PST του Outlook σε άλλη μορφή

• Εισαγάγετε μια κουκκίδα στη μέση μιας πρότασης στο Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση συσκέψεων του Outlook για να δείτε ποιος αποδέχτηκε

• Θέλετε να δείτε το email σας από την προηγούμενη εβδομάδα; Τρόπος αναζήτησης στο Outlook κατά ημερομηνία

• Πώς να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης του Outlook

• Διορθώστε τον ορθογραφικό έλεγχο του Outlook που δεν λειτουργεί

• Πώς να ρυθμίσετε τις αποδείξεις ανάγνωσης στο Outlook

• Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στο Outlook

• Διορθώστε το σφάλμα ασυμφωνίας ετικετών έναρξης τέλους ετικέτας κατά το άνοιγμα αρχείων DOCX

• Πώς να διορθώσετε το σφάλμα που δεν ορίστηκε σελιδοδείκτης στο Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel