Πολλές εταιρείες σε όλο τον κόσμο δεν έχουν αντίρρηση να επεκτείνουν τη δυνατότητα εργασίας από το σπίτι στους εργαζομένους τους που δεν χρειάζεται να είναι απαραίτητα στην υπηρεσία. Σε αυτό το πλαίσιο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ορισμένες εθιμοτυπίες τηλεδιάσκεψης^{(video conferencing etiquette)} .

Ενώ οι εταιρείες αξιοποιούν τη λειτουργία τηλεπαρουσίας και τηλεδιάσκεψης για να επιτρέψουν την απρόσκοπτη δέσμευση, ακολουθούν ορισμένες εθιμοτυπίες, συμβουλές και κανόνες που πρέπει να υιοθετήσετε για να δημιουργήσετε μια μόνιμη εντύπωση.

Διαβάστε^(Read) : Πώς να ρυθμίσετε και να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση του Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Οδηγός εθιμοτυπίας βιντεοδιάσκεψης

Σε μια τηλεδιάσκεψη, δεν έχετε την ευκαιρία να συναντήσετε όλους προσωπικά για να δημιουργήσετε μια μόνιμη εντύπωση. Επομένως, ακολουθήστε αυτές τις επιθυμητές εθιμοτυπίες ως οδηγό αναφοράς.

1. Αποφασίστε εκ των προτέρων τις ατζέντες των συνεδριάσεων
2. Ρυθμίστε το φόντο
3. Ετοιμαστείτε για τη συνάντηση
4. Να είστε ακριβείς στο χρόνο
5. Κρατήστε το γραφείο σας καθαρό
6. Γνωρίστε το κοινό σας
7. Τεκμηριώστε τα σχετικά σημεία
8. Αναθέστε έναν σημειωματάριο
9. Να είστε ευγενικοί με τους άλλους συμμετέχοντες
10. Διατηρήστε το μικρόφωνο σε σίγαση όταν δεν χρησιμοποιείται

Η καλή εθιμοτυπία για την κλήση τηλεδιάσκεψης μπορεί να σας βοηθήσει να ενισχύσετε την αυτοπεποίθησή σας και να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες.

1] Αποφασίστε^(Decide) εκ των προτέρων τις ημερήσιες διατάξεις των συνεδριάσεων

Μια βασική πρακτική για αποτελεσματική τηλεδιάσκεψη είναι να οργανώνετε και τη συνάντηση μόνο όταν κατανοείτε τέλεια το θέμα των συζητήσεων. Ως εκ τούτου, εάν είστε αυτός που διοργανώνει την εικονική συνάντηση, τότε βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν κάποιες γνώσεις σχετικά με αυτήν εκ των προτέρων. Θεωρείται ασφαλές να στείλετε τουλάχιστον δύο υπενθυμίσεις,

• Μια μέρα πριν τη συνάντηση
• Μία ώρα πριν την έναρξη της συνάντησης

Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν για τη συνάντηση, ώστε να μην παρασυρθούν από την επιφυλακή και να παλέψουν με την εθιμοτυπία.

2] Ρυθμίστε το φόντο

Είναι πολύ πιο σημαντικό να έχετε κατάλληλες συνθήκες φωτισμού στο παρασκήνιο για να αποφύγετε τις σκιές. Ομοίως, εάν έχετε ένα ηλιόλουστο παράθυρο ακριβώς πίσω σας, σχεδιάστε το στόρι για να μειώσετε τον κεραυνό. Επιπλέον, ένας καθαρός τοίχος ή κουρτίνα είναι πολύ καλύτερος από ένα ακατάστατο γραφείο ή παράξενα έργα τέχνης για να αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής.

Λάβετε υπόψη ότι το άτομο με το οποίο πραγματοποιείτε τηλεδιάσκεψη δεν πρέπει να αισθάνεται αποσπασμένο. Επομένως, φροντίστε να ελέγξετε τι βλέπουν πριν τηλεφωνήσετε. Αν ανησυχείτε πολύ για το τι υπάρχει στο παρασκήνιο σας και για το πώς μπορεί να το βλέπουν οι άλλοι μπορεί να προσθέσει άγχος που μπορεί να εμποδίσει την εργασία.

Διαβάστε^(Read) : Πώς να θολώσετε το φόντο στη σύσκεψη του Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Ετοιμαστείτε για τη συνάντηση

Καθίστε^(Sit) όρθια ακριβώς πάνω στην κάμερα και φορέστε ένα χαμόγελο στο πρόσωπό σας. Χρησιμοποιήστε^(Use) φυσικές χειρονομίες όταν μιλάτε και προσπαθήστε να περιορίσετε τις παράπλευρες συνομιλίες. Αποφύγετε^(Avoid) να χτυπάτε στο μικρόφωνο ή να θροΐζετε χαρτιά κοντά στο μικρόφωνο. Επίσης, κρατήστε τις κινήσεις σας όσο το δυνατόν ελάχιστες.

4] Να είσαι στην ώρα σου

Πολλοί άνθρωποι συνήθως αργούν, οπότε το να είναι στην ώρα τους έχει σημασία. Στην πραγματικότητα, αυτό θα πρέπει να είναι ένα πρότυπο για να παρακολουθείτε οποιαδήποτε συνάντηση, βίντεο ή άλλο. Επειδή, ενώ μπορεί να είστε σε θέση να ξεφύγετε από μια φυσική συνάντηση, δεν υπάρχει τρόπος διαφυγής σε μια βιντεοδιάσκεψη.

5] Διατηρήστε το γραφείο σας καθαρό

Το γραφείο εργασίας σας δεν πρέπει να φαίνεται ακατάστατο ή αποδιοργανωμένο. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να μην υπάρχει τίποτα ανάμεσα σε εσάς και την κάμερα. Χάστε τη στοίβα από χαρτιά, αυτοκόλλητες σημειώσεις και άλλα είδη γραφικής ύλης από το γραφείο σας. Μπορεί επίσης να θέλετε να διατηρήσετε την επιφάνεια εργασίας των Windows^(Windows) καθαρή. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Απόκρυψη εικονιδίων επιφάνειας εργασίας^{(Hide desktop icons)} εάν αισθάνεστε ότι χρειάζεται.

6] Γνωρίστε το κοινό σας

Δεν μπορείτε να επιβάλλετε έναν σχολικό ενδυματολογικό κώδικα μέσω τηλεδιάσκεψης, π.χ., ανάλογα με το κοινό, η ενδυμασία σας μπορεί να ποικίλλει από συνήθως νηφάλια επίσημα έως καθαρά casual. Θα σας συνιστούσαμε να χρησιμοποιήσετε ανοιχτά παστέλ και σιωπηλά χρώματα που φαίνονται καλύτερα στην οθόνη.

7] Τεκμηριώστε τα σχετικά σημεία

Η κατάλληλη^(Proper) τεκμηρίωση των απομακρυσμένων συσκέψεων επιτρέπει την αποτελεσματική ανάκληση λεπτομερειών όταν χρειάζεται. Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει άλλα μέλη της ομάδας που δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν στη συνάντηση να παραμείνουν ενημερωμένα.

8] Αναθέστε έναν σημειωματάριο

Το να κρατάτε πάντα ένα σημειωματάριο για να σημειώνετε σημαντικά σημεία θεωρείται καλή πρακτική γενικής συνέλευσης. Αυτή η πρακτική γίνεται ακόμη πιο σημαντική όταν πηγαίνετε εικονικά. Οπότε, αναθέστε σε έναν λήπτη σημειώσεων για να τεκμηριώσει τα πάντα στη σύσκεψη όπως συμβαίνει. Αυτό προσθέτει μια απόχρωση και αν κάποιος θα ήθελε να επανεξετάσει αυτό που συζητήθηκε, θα μπορούσε εύκολα να φτάσει εκεί.

9] Να είστε ευγενικοί με τους άλλους παρευρισκόμενους

Εάν είστε ο διοργανωτής ή αυτός που έχει κανονίσει τη βιντεοδιάσκεψη, συνδεθείτε στον υπολογιστή σας και έτοιμοι για τη συνάντηση λίγα λεπτά πριν από την προγραμματισμένη ώρα. Αυτό πρέπει να είναι το πρώτο μάθημα.

Δεύτερον, ξεκινήστε παρουσιάζοντας τον εαυτό σας πριν μιλήσετε, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να σας γνωρίσουν και να συνεχίσουν να σας απευθύνουν το όνομά σας.

Διαβάστε^(Read) : Πώς να φαίνεστε καλύτερα σε μια κλήση τηλεδιάσκεψης^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Διατηρήστε^(Keep) το μικρόφωνο σε σίγαση όταν δεν το χρησιμοποιείτε

Παρόλο που μπορεί να μην μιλάτε και να νομίζετε ότι είστε ήσυχοι, τα περισσότερα μικρόφωνα μπορούν να λάβουν μικρούς θορύβους στο φόντο, όπως βήχα, φτάρνισμα ή πληκτρολόγηση. Αυτοί οι ήχοι μπορούν εύκολα να αποσπάσουν την προσοχή άλλων συμμετεχόντων σε τηλεδιάσκεψη ή να προκαλέσουν ενόχληση. Επομένως, σβήστε το μικρόφωνο πριν κάνετε ένα διάλειμμα και απομακρυνθείτε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.

Θα έπρεπε να αναφέρουμε κάτι άλλο;^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of wоrk-frоm-home to their workers who don’t haνe to neсessarily be in office. In this conneсtion, it bеcomes important to be aware of cеrtain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Πώς να εγκαταστήσετε το Drupal χρησιμοποιώντας WAMP στα Windows

• Καλύτερο λογισμικό και υλικό Bitcoin Wallets για Windows, iOS, Android

• Ρύθμιση ραδιοφωνικού σταθμού Internet δωρεάν σε υπολογιστή με Windows

• Το Fix Partner δεν συνδέθηκε με το σφάλμα δρομολογητή στο TeamViewer στα Windows 10

• Το NASA's Eyes σας βοηθά να εξερευνήσετε το Σύμπαν σαν αστροναύτες

• Τι είναι το σύνδρομο Silly Window - Εξήγηση και Πρόληψη

• Το πλαίσιο σχολίων του Disqus δεν φορτώνεται ή δεν εμφανίζεται για έναν ιστότοπο

• Πώς να μετατρέψετε δυαδικό σε κείμενο χρησιμοποιώντας αυτόν τον μετατροπέα κειμένου σε δυαδικό

• Τι είναι το Data Analytics και σε τι χρησιμεύει

• Πώς να εγκαταστήσετε τα Windows 95 στα Windows 10

• Πώς να διαγράψετε τον λογαριασμό σας στο LastPass

• Διαφορά μεταξύ αναλογικών, ψηφιακών και υβριδικών υπολογιστών

• Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης και να ασφαλίσετε έγγραφα PDf με το LibreOffice

• Αποκλείστηκε από τις Ρυθμίσεις διακομιστή και διακομιστή Plex; Εδώ είναι η επιδιόρθωση!

• Τι είναι τα μεγάλα δεδομένα - Μια απλή εξήγηση με παράδειγμα

• Τι σημαίνει NFT και Πώς να δημιουργήσετε NFT Digital Art;

• Αυτός ο λογαριασμός δεν είναι συνδεδεμένος με κανέναν λογαριασμό Mixer

• Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα Πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο με το LibreOffice

• Δωρεάν λογισμικό διαχείρισης εργασιών για τη διαχείριση της ομαδικής εργασίας

• Το Automate.io είναι ένα δωρεάν εργαλείο αυτοματισμού και εναλλακτική λύση IFTTT