Οι επώνυμες περιοχές είναι μια χρήσιμη, αλλά συχνά υποχρησιμοποιούμενη, δυνατότητα του Microsoft Excel . Οι επώνυμες περιοχές μπορούν να κάνουν τους τύπους πιο κατανοητούς (και τον εντοπισμό σφαλμάτων), να απλοποιήσουν τη δημιουργία περίπλοκων υπολογιστικών φύλλων και να απλοποιήσουν τις μακροεντολές σας.

Μια περιοχή με όνομα είναι απλώς μια περιοχή (είτε ένα μεμονωμένο κελί είτε μια περιοχή κελιών) στην οποία εκχωρείτε ένα όνομα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα στη θέση των κανονικών αναφορών κελιών σε τύπους, σε μακροεντολές και για τον ορισμό της πηγής για γραφήματα ή επικύρωση δεδομένων.

Η χρήση ενός ονόματος εύρους, όπως το TaxRate^(TaxRate) , στη θέση μιας τυπικής αναφοράς κελιού, όπως το Sheet2 !$C$11, μπορεί να κάνει ένα υπολογιστικό φύλλο ευκολότερο στην κατανόηση και τον εντοπισμό σφαλμάτων/έλεγχο.

Χρήση Named Ranges στο Excel

Για παράδειγμα, ας δούμε μια απλή φόρμα παραγγελίας.  Το αρχείο μας περιλαμβάνει μια συμπληρωμένη φόρμα παραγγελίας με ένα αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε τη μέθοδο αποστολής, συν ένα δεύτερο φύλλο με έναν πίνακα με τα έξοδα αποστολής και τον φορολογικό συντελεστή.

Η έκδοση 1 (χωρίς ονομασμένα εύρη) χρησιμοποιεί κανονικές αναφορές κελιών τύπου A1^(A1-style) στους τύπους της (εμφανίζονται στη γραμμή τύπων παρακάτω).

Η έκδοση 2 χρησιμοποιεί επώνυμες περιοχές, καθιστώντας τους τύπους της πολύ πιο κατανοητούς. Οι επώνυμες περιοχές διευκολύνουν επίσης την εισαγωγή τύπων, καθώς το Excel θα εμφανίσει μια λίστα ονομάτων, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων συναρτήσεων, από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε, κάθε φορά που ξεκινάτε να πληκτρολογείτε ένα όνομα σε έναν τύπο.  Κάντε διπλό κλικ^{(Double-click)} στο όνομα στη λίστα επιλογής για να το προσθέσετε στον τύπο σας.

Ανοίγοντας το παράθυρο Διαχείριση ονομάτων από την καρτέλα ^{(Name Manager)}Τύποι^(Formulas) εμφανίζει μια λίστα με τα ονόματα των περιοχών και τις περιοχές κελιών στις οποίες αναφέρονται.

Αλλά οι επώνυμες σειρές έχουν και άλλα πλεονεκτήματα. Στα παραδείγματά μας, η μέθοδος αποστολής επιλέγεται χρησιμοποιώντας ένα αναπτυσσόμενο μενού (επικύρωση δεδομένων) στο κελί B13 στο Φύλλο1^(Sheet1) . Στη συνέχεια, η επιλεγμένη μέθοδος χρησιμοποιείται για την αναζήτηση των εξόδων αποστολής στο Φύλλο2^(Sheet2) .

Χωρίς ονομασμένα εύρη, οι αναπτυσσόμενες επιλογές πρέπει να εισαχθούν με μη αυτόματο τρόπο, καθώς η επικύρωση δεδομένων δεν θα σας επιτρέψει να επιλέξετε μια λίστα πηγών σε διαφορετικό φύλλο. Επομένως, όλες οι επιλογές πρέπει να εισαχθούν δύο φορές: μία φορά στην αναπτυσσόμενη λίστα και ξανά στο Φύλλο2^(Sheet2) . Επιπλέον, οι δύο λίστες πρέπει να ταιριάζουν.

Εάν γίνει ένα σφάλμα σε μία από τις καταχωρίσεις σε οποιαδήποτε λίστα, τότε ο τύπος κόστους αποστολής θα δημιουργήσει ένα σφάλμα #N/A όταν επιλεχθεί η λανθασμένη επιλογή. Η ονομασία της λίστας στο Φύλλο2^(Sheet2) ως Μέθοδοι Αποστολής^{(ShippingMethods)} εξαλείφει και τα δύο προβλήματα.

Μπορείτε να αναφέρετε ένα εύρος με όνομα κατά τον καθορισμό της επικύρωσης δεδομένων για μια αναπτυσσόμενη λίστα εισάγοντας απλώς =ShippingMethods στο πεδίο πηγής, για παράδειγμα. Αυτό σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια λίστα επιλογών που βρίσκονται σε άλλο φύλλο.

Και αν το αναπτυσσόμενο μενού αναφέρεται στα πραγματικά κελιά που χρησιμοποιούνται στην αναζήτηση (για τον τύπο του κόστους αποστολής), τότε οι αναπτυσσόμενες επιλογές θα ταιριάζουν πάντα με τη λίστα αναζήτησης, αποφεύγοντας τα σφάλματα #N/A.

Δημιουργήστε μια επώνυμη περιοχή στο Excel

Για να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα, απλώς επιλέξτε το κελί ή το εύρος κελιών που θέλετε να ονομάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Πλαίσιο ονόματος^{( Name Box)} (όπου εμφανίζεται συνήθως η επιλεγμένη διεύθυνση κελιού, ακριβώς αριστερά από τη γραμμή τύπων^{(Formula Bar)} ), πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και πατήστε Enter .

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο^(New) στο παράθυρο Διαχείριση^(Manager) ονομάτων . Αυτό ανοίγει ένα παράθυρο Νέο όνομα^{(New Name)}  όπου μπορείτε να εισαγάγετε το νέο όνομα.

Από προεπιλογή, το εύρος που θα ονομαστεί ορίζεται σε οποιοδήποτε εύρος επιλέγεται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο^(New) , αλλά μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το εύρος πριν ή μετά την αποθήκευση του νέου ονόματος.

Λάβετε υπόψη ότι τα ονόματα εύρους δεν μπορούν να περιλαμβάνουν κενά, αν και μπορούν να περιλαμβάνουν κάτω παύλες και τελείες. Γενικά, τα ονόματα πρέπει να ξεκινούν με ένα γράμμα και στη συνέχεια να περιέχουν μόνο γράμματα, αριθμούς, τελείες ή κάτω παύλες.

Τα ονόματα δεν κάνουν διάκριση πεζών-κεφαλαίων, αλλά η χρήση μιας σειράς λέξεων με κεφαλαία, όπως το TaxRate ή το December2018^{(December2018Sales)} Sales , διευκολύνει την ανάγνωση και την αναγνώριση των ονομάτων. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα περιοχής που μιμείται μια έγκυρη αναφορά κελιού, όπως το Dog26 .

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα ονόματα των περιοχών σας ή να αλλάξετε τις περιοχές στις οποίες αναφέρονται χρησιμοποιώντας το παράθυρο Διαχείριση ονομάτων.^(Manager)

Σημειώστε επίσης ότι κάθε ονομαζόμενο εύρος έχει ένα καθορισμένο εύρος. Κανονικά, το εύρος θα είναι από προεπιλογή Βιβλίο εργασίας^(Workbook) , πράγμα που σημαίνει ότι το όνομα περιοχής μπορεί να αναφέρεται από οπουδήποτε μέσα στο βιβλίο εργασίας. Ωστόσο, είναι επίσης δυνατό να υπάρχουν δύο ή περισσότερες περιοχές με το ίδιο όνομα σε ξεχωριστά φύλλα, αλλά μέσα στο ίδιο βιβλίο εργασίας.

Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα αρχείο δεδομένων πωλήσεων με ξεχωριστά φύλλα για τον Ιανουάριο^{(MonthlySales)} , τον^(January) Φεβρουάριο ,^(February) τον Μάρτιο^(March) κ.λπ. το.

Έτσι, ο τύπος =ROUND(MonthlySales,0) θα έδινε τις πωλήσεις Φεβρουαρίου^(February) , στρογγυλεμένες στο πλησιέστερο ολόκληρο δολάριο, εάν ο τύπος είναι στο φύλλο Φεβρουαρίου^(February) , αλλά οι πωλήσεις Μαρτίου^(March) εάν στο φύλλο Μαρτίου^(March) , κ.λπ.

Για να αποφευχθεί η σύγχυση στα βιβλία εργασίας που έχουν πολλαπλές περιοχές σε ξεχωριστά φύλλα με το ίδιο όνομα ή απλά περίπλοκα βιβλία εργασίας με δεκάδες ή εκατοντάδες επώνυμες περιοχές, μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε το όνομα φύλλου ως μέρος του ονόματος κάθε περιοχής.

Αυτό καθιστά επίσης κάθε όνομα περιοχής μοναδικό, έτσι ώστε όλα τα ονόματα να μπορούν να έχουν ένα εύρος βιβλίου εργασίας . ^(Workbook)Για παράδειγμα, January_MonthlySales , February_MonthlySales , Budget_Date , Order_Date , κ.λπ.

Δύο προφυλάξεις σχετικά με το εύρος των ονομασμένων περιοχών:^{(Two cautions regarding the scope of named ranges:)} (1) Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε το εύρος μιας ονομασμένης περιοχής μετά τη δημιουργία της και (2) μπορείτε να καθορίσετε το εύρος μιας νέας ονομαστικής περιοχής μόνο εάν τη δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας το κουμπί Νέο^(New) στο το παράθυρο Name Manager .

Εάν δημιουργήσετε ένα νέο όνομα περιοχής πληκτρολογώντας το στο Πλαίσιο^(Box) ονόματος , το εύρος από προεπιλογή θα είναι είτε Βιβλίο εργασίας^(Workbook) (αν δεν υπάρχει άλλη περιοχή με το ίδιο όνομα) είτε στο φύλλο όπου δημιουργείται το όνομα. Επομένως, για να δημιουργήσετε ένα νέο εύρος με όνομα, το εύρος του οποίου περιορίζεται σε ένα συγκεκριμένο φύλλο, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Νέο" Διαχείριση ονομάτων.

Τέλος, για όσους γράφουν μακροεντολές, τα ονόματα εύρους μπορούν εύκολα να αναφέρονται στον κώδικα VBA τοποθετώντας απλώς το όνομα περιοχής εντός παρενθέσεων. Για παράδειγμα, αντί για ThisWorkbook.Sheets (1).Cells(2,3) μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε το [ SalesTotal ] εάν αυτό το όνομα αναφέρεται σε αυτό το κελί.

Ξεκινήστε^(Start) να χρησιμοποιείτε επώνυμες περιοχές στα φύλλα εργασίας σας στο Excel και γρήγορα θα εκτιμήσετε τα οφέλη! Απολαμβάνω!

Why You Should Be Using Named Ranges in Excel

Named ranges are a uѕeful, but often underutilized, feature of Microsoft Excel.  Named ranges can make formulas easier to understand (and debug), simplify the creatiоn of complicated spreadsheets, and simplify your macros.

A named range is just a range (either a single cell, or a range of cells) to which you assign a name.  You can then use that name in place of normal cell references in formulas, in macros, and for defining the source for graphs or data validation.

Using a range name, like TaxRate, in place of a standard cell reference, like Sheet2!$C$11, can make a spreadsheet easier to understand and debug/audit.

Using Named Ranges in Excel

For example, let’s look at a simple order form.  Our file includes a fillable order form with a dropdown to select the shipping method, plus a second sheet with a table of shipping costs, and the tax rate.

Version 1 (without named ranges) uses normal A1-style cell references in its formulas (shown in the formula bar below).

Version 2 uses named ranges, making its formulas much easier to understand.  Named ranges also make it easier to enter formulas, since Excel will display a list of names, including function names, that you can pick from, whenever you start to type a name in a formula.  Double-click the name in the pick list to add it to your formula.

Opening the Name Manager window from the Formulas tab displays a list of the range names and the cell ranges they reference.

But named ranges have other benefits also.  In our example files, the shipping method is selected using a dropdown (data validation) in cell B13 on Sheet1.  The selected method is then used to lookup the shipping costs on Sheet2.

Without named ranges, the dropdown choices must be manually entered since data validation will not allow you to select a source list on a different sheet.  So all of the choices must be entered twice: once in the dropdown list, and again on Sheet2.  In addition, the two lists must match.

If an error is made in one of the entries in either list, then the shipping cost formula will generate an #N/A error when the erroneous choice is selected.  Naming the list on Sheet2 as ShippingMethods eliminates both problems.

You can reference a named range when defining the data validation for a dropdown list by simply entering =ShippingMethods in the source field, for example.  This allows you to use a list of choices that are on another sheet.

And if the dropdown is referencing the actual cells used in the lookup (for the shipping cost formula), then the dropdown choices will always match the lookup list, avoiding #N/A errors.

Create a Named Range in Excel

To create a named range, simply select the cell or range of cells you want to name, then click in the Name Box (where the selected cell address is normally displayed, just left of the Formula Bar), type the name you want to use, and press Enter.

You can also create a named range by clicking the New button in the Name Manager window.  This opens a New Name window where you can enter the new name.

By default, the range to be named is set to whatever range is selected when you click the New button, but you can edit that range before or after saving the new name.

Note that range names cannot include spaces, although they can include underscores and periods.  Generally, names should begin with a letter and then contain only letters, numbers, periods, or underscores.

Names are not case-sensitive, but using a string of capitalized words, such as TaxRate or December2018Sales, makes the names easier to read and recognize.  You cannot use a range name that mimics a valid cell reference, such as Dog26.

You can edit your range names or change the ranges they refer to using the Name Manager window.

Note also that each named range has a defined scope.  Normally, the scope will default to Workbook, which means the range name can be referenced from anywhere within the workbook.  However, it is also possible to have two or more ranges with the same name on separate sheets, but within the same workbook.

For example, you might have a sales data file with separate sheets for January, February, March, etc.  Each sheet could have a cell (named range) called MonthlySales, but normally the scope of each of those names would only be the sheet containing it.

Thus, the formula =ROUND(MonthlySales,0) would give February sales, rounded to the nearest whole dollar, if the formula is on the February sheet, but March sales if on the March sheet, etc.

To avoid confusion in workbooks having multiple ranges on separate sheets with the same name or simply complicated workbooks with dozens or hundreds of named ranges, it can be helpful to include the sheet name as part of each range name.

This also makes each range name unique, so that all the names can have a Workbook scope.  For example, January_MonthlySales, February_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, etc.

Two cautions regarding the scope of named ranges: (1) You cannot edit the scope of a named range after it is created, and (2) you can only specify the scope of a new named range if you create it using the New button in the Name Manager window.

If you create a new range name by typing it in the Name Box, the scope will default to either Workbook (if no other range with the same name exists), or to the sheet where the name is being created.  Therefore, to create a new named range whose scope is limited to a particular sheet, use the Name Manager “New” button.

Finally, for those who write macros, range names can be easily referenced in VBA code by simply placing the range name within brackets.  For example, instead of ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2,3) you can simply use [SalesTotal] if that name refers to that cell.

Start using named ranges in your Excel worksheets and you will quickly being to appreciate the benefits! Enjoy!

Related posts

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• 5 τρόποι για να μετατρέψετε κείμενο σε αριθμούς στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε γραμμές πλέγματος στο Excel

• Φύλλα Google εναντίον Microsoft Excel – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Ομαδοποιήστε γραμμές και στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google

• Πώς να μοιραστείτε ένα αρχείο Excel για εύκολη συνεργασία

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις απόλυτες αναφορές στο Excel

• Πώς να μετακινήσετε στήλες στο Excel

• Ένας προηγμένος οδηγός VBA για MS Excel

• Βασική ταξινόμηση δεδομένων μίας στήλης και πολλών στηλών σε υπολογιστικά φύλλα του Excel

• Πώς να υπολογίσετε το Z-Score στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το πληκτρολόγιο για να αλλάξετε το ύψος γραμμής και το πλάτος στήλης στο Excel

• 10 Συμβουλές και κόλπα του Excel για το 2019

• Πώς να ανοίξετε το Word και το Excel σε ασφαλή λειτουργία