Εδώ και αρκετό καιρό, η γραφική παράσταση δεδομένων στο Excel έχει γίνει όχι μόνο απλή αλλά και αυτοματοποιημένη σε βαθμό που μπορείτε εύκολα να μεταβείτε από ένα υπολογιστικό φύλλο πίνακα σε μια ολοκληρωμένη περιοχή, ράβδο, γραμμή ή γράφημα πίτας σε χρόνο μηδέν με μερικά καλά μελετημένα κλικ του ποντικιού. Στη συνέχεια, καθώς επεξεργάζεστε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας, το Excel^(Excel) κάνει αυτόματα τις αντίστοιχες αλλαγές στα γραφήματα και τα γραφήματα.

Ωστόσο, αυτό δεν είναι το τέλος της μαγείας του προγράμματος. Μπορείτε, για παράδειγμα, να αλλάξετε τον τύπο γραφήματος ή γραφήματος σε οποιοδήποτε σημείο, καθώς και να επεξεργαστείτε συνδυασμούς χρωμάτων, την προοπτική (2D, 3D κ.λπ.), τον άξονα εναλλαγής και πολλά, πολλά άλλα.

Αλλά, φυσικά, όλα ξεκινούν από το υπολογιστικό φύλλο.

Διάταξη των δεδομένων σας^{(Laying Out Your Data)}

Ενώ το Excel^(Excel) σάς επιτρέπει να τακτοποιείτε τα υπολογιστικά φύλλα σας με πολλούς τρόπους, όταν σχεδιάζετε δεδομένα, θα έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα τοποθετώντας τα έτσι ώστε κάθε σειρά να αντιπροσωπεύει μια εγγραφή και κάθε στήλη περιέχει στοιχεία ή που σχετίζονται με συγκεκριμένες σειρές.

Ε^(Huh) ; Πάρτε για παράδειγμα το παρακάτω υπολογιστικό φύλλο.

Η αριστερή στήλη περιέχει μια λίστα με εκτυπωτές λέιζερ. Εκτός από τη σειρά 1^{(Row 1)} , η οποία περιέχει τις ετικέτες στηλών ή τις κεφαλίδες, κάθε σειρά αντιπροσωπεύει έναν συγκεκριμένο εκτυπωτή και κάθε επόμενο κελί περιέχει δεδομένα για το συγκεκριμένο μηχάνημα.

Σε αυτήν την περίπτωση, κάθε κελί διατηρεί δεδομένα ταχύτητας εκτύπωσης: Στήλη B , πόσος χρόνος χρειάστηκε για να εκτυπωθεί η πρώτη σελίδα μιας εργασίας εκτύπωσης. Στήλη Γ^{(Column C)} , πόσος χρόνος χρειάστηκε για να εκτυπωθούν όλες οι σελίδες, συμπεριλαμβανομένης της πρώτης σελίδας. Η στήλη D^{(Column D)} , πόσος χρόνος χρειάστηκε για την ανάδευση ολόκληρου του εγγράφου, χωρίς την πρώτη σελίδα.

Αν και αυτό είναι ένα κάπως βασικό υπολογιστικό φύλλο, ανεξάρτητα από το πόσο περίπλοκα είναι τα δεδομένα σας, η τήρηση αυτής της τυπικής μορφής βοηθά στον εξορθολογισμό της διαδικασίας. Όπως θα δείτε στη συνέχεια, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα κελιά σε ένα μικρό μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας ή να διαγράψετε ολόκληρο το έγγραφο ή το φύλλο εργασίας.

Το τυπικό γράφημα του Excel αποτελείται από πολλά διακριτά μέρη, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Χαρτογράφηση των δεδομένων σας^{(Charting Your Data)}

Εάν δεν το έχετε ξανακάνει αυτό, πιθανότατα θα εκπλαγείτε με το πόσο εύκολο κάνει το Excel να γραφτεί τα υπολογιστικά φύλλα σας. Όπως αναφέρθηκε, μπορείτε να αντιστοιχίσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας ή μπορείτε να επιλέξετε μια ομάδα στηλών και γραμμών για γράφημα.

Ας πούμε^(Say) , για παράδειγμα, ότι στο φύλλο εργασίας που εργαζόμασταν στην προηγούμενη ενότητα, θέλετε να γραφτεί μόνο οι δύο πρώτες στήλες δεδομένων (στήλες B και C), αφήνοντας έξω τη στήλη D. Αυτό συνεπάγεται μια απλή διαδικασία δύο βημάτων:

• Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να διαγράψετε, συμπεριλαμβανομένων των ετικετών στην αριστερή στήλη και των κεφαλίδων στις στήλες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο γράφημά σας, όπως φαίνεται παρακάτω.

• Πατήστε ALT+F1 .

Ή, για να γραφτεί ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

• Επιλέξτε^(Select) όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο, όπως φαίνεται στην επάνω εικόνα παρακάτω. Μην^{(Do not )} επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο, όπως φαίνεται στη δεύτερη εικόνα παρακάτω — επιλέξτε μόνο τα κελιά που περιέχουν δεδομένα.

• Πατήστε ALT+F1 .

Το Excel κάνει πολύ καλή δουλειά στην επιλογή του κατάλληλου τύπου γραφήματος για τα δεδομένα σας, αλλά αν προτιμάτε έναν διαφορετικό τύπο γραφήματος, όπως, για παράδειγμα, οριζόντιες ράβδους ή ίσως διαφορετικό συνδυασμό χρωμάτων, ίσως ακόμη και μια τρισδιάστατη διάταξη με ντεγκραντέ γεμίσματα και φόντο , το πρόγραμμα κάνει όλα αυτά τα εφέ και πιο εύκολα να επιτευχθούν.

Αλλαγή τύπου γραφήματος^{(Changing Chart Type)}

Όπως συμβαίνει με οτιδήποτε άλλο στο Excel , υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να τροποποιήσετε τον τύπο του γραφήματος. Το πιο εύκολο είναι, ωστόσο, να.

• Επιλέξτε το γράφημα.
• Στη γραμμή μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση γραφήματος^{( Chart Design)} .
• Στην κορδέλα Σχεδίαση γραφήματος, επιλέξτε Αλλαγή τύπου γραφήματος^{( Change Chart Type)} .

Αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αλλαγή τύπου γραφήματος , που εμφανίζεται εδώ.^{(Change Chart Type)}

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλοί τύποι γραφημάτων και κάνοντας κλικ σε έναν από αυτούς εμφανίζονται διάφορες παραλλαγές στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου.

Εκτός από την αλλαγή τύπων γραφημάτων από την κορδέλα Σχεδίαση γραφήματος^{(Chart Design)} , μπορείτε επίσης να κάνετε πολλές άλλες τροποποιήσεις, όπως συνδυασμούς χρωμάτων, διάταξη ή εφαρμογή ενός από τα πολλά προσχεδιασμένα στυλ γραφήματος του προγράμματος. Τα στυλ γραφημάτων^(Chart) είναι, φυσικά, παρόμοια με τα στυλ παραγράφου στο Microsoft Word . Όπως και στο MS Word , μπορείτε να εφαρμόσετε ένα από τα πολυάριθμα στυλ ως έχει, να επεξεργαστείτε υπάρχοντα στυλ ή να δημιουργήσετε το δικό σας.

Προσθήκη και αφαίρεση στοιχείων γραφήματος^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Τα στοιχεία του γραφήματος είναι, φυσικά, τα διάφορα στοιχεία, όπως ο τίτλος, το υπόμνημα, ο άξονας X και Y και ούτω καθεξής που συνθέτουν το γράφημά σας. Μπορείτε να προσθέσετε και να αφαιρέσετε αυτά τα στοιχεία κάνοντας κλικ στο σύμβολο συν που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του γραφήματος όταν το επιλέγετε.

Κάτω από τα Στοιχεία γραφήματος^{(Chart Elements)} που πετούν έξω υπάρχει το Στυλ γραφήματος^{(Chart Styles)} που πετά έξω, το οποίο εμφανίζεται όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο του πινέλου στα δεξιά του γραφήματος.

Κάτω από τα Στυλ γραφήματος θα βρείτε Φίλτρα γραφήματος^{( Chart Filters)} , τα οποία σας επιτρέπουν να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε (ή να φιλτράρετε) διάφορα στοιχεία του γραφήματος σας, όπως φαίνεται εδώ:

Εάν δεν επαρκούν αυτές οι επιλογές τροποποίησης, υπάρχουν πολλές άλλες στην περιοχή γραφήματος μορφοποίησης^{(Format Chart Area)} στα δεξιά του φύλλου εργασίας που σας επιτρέπει να αλλάξετε όλες τις πτυχές του γραφήματος σας, από γεμίσματα και φόντο σε γραμμές πλέγματος, σε ράβδους 3D, φέτες πίτας, drop shadows – Μπορώ να συνεχίσω και συνεχίζω. Αλλά είμαι σίγουρος ότι καταλαβαίνεις το νόημα ως προς το τι είναι διαθέσιμο.

Όταν κάνετε κλικ στο Επιλογές κειμένου^{( Text Options)} , για παράδειγμα, λαμβάνετε άλλο ένα καταιγισμό εφέ που μπορείτε να εφαρμόσετε στο κείμενο στα γραφήματα σας. Οι επιλογές είναι σχεδόν απεριόριστες, στο βαθμό που χωρίς περιορισμό, θα μπορούσατε να ολοκληρώσετε τη δημιουργία γραφικών και γραφημάτων με φανταχτερή εμφάνιση – χωρίς καν να προσπαθήσω τόσο πολύ, κάτι που με φέρνει σε μια σημαντική κατευθυντήρια γραμμή σχεδίασης.

Ακριβώς επειδή έχετε όλα αυτά τα φανταστικά εργαλεία σχεδίασης στη διάθεσή σας δεν σημαίνει ότι πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε… ή, καλά, όχι τόσα πολλά ταυτόχρονα. Η ιδέα είναι να κάνετε τα γραφικά σας αρκετά ελκυστικά ώστε να τραβήξετε την προσοχή του κοινού σας, αλλά όχι τόσο απασχολημένα ώστε το ίδιο το σχέδιο να μειώνει το μήνυμα που προσπαθείτε να μεταδώσετε. Είναι, τελικά, το μήνυμα που είναι σημαντικό, όχι η σχεδιαστική σας ικανότητα ή η ωμή δύναμη του λογισμικού σχεδίασης γραφικών σας.

Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι ότι, αν φαίνεται πολύ απασχολημένο και αποσπά την προσοχή, μάλλον είναι. χαζέψτε το λίγο. Μην χρησιμοποιείτε πάρα πολλές διακοσμητικές γραμματοσειρές, αν υπάρχουν, καθώς δεν διαβάζονται εύκολα. Όταν χρησιμοποιείτε γραφήματα και γραφήματα προσανατολισμένα στις επιχειρήσεις, επικεντρωθείτε σε αυτό^(what) που προσπαθείτε να πείτε και όχι τόσο στο πώς^(how) το λέτε.

Εν τω μεταξύ, η δημιουργία γραφημάτων σε πίνακα δεδομένων μπορεί να τα καταστήσει πολύ πιο κατανοητά και πολύ πιο φιλικά από ό,τι στη στήλη με τη στήλη κειμένου και αριθμών.

Charting Your Excel Data

For some time now, chartіng data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel

• Χρησιμοποιήστε τη νέα συνάρτηση "Εισαγωγή δεδομένων από εικόνα" του Excel Mobile

• Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις σύνοψης για τη σύνοψη δεδομένων στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το Excel ως εργαλείο για την αντιγραφή δεδομένων από τον Ιστό

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Μεταφορά δεδομένων από το MS Access στη βάση δεδομένων του SQL Server

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Αυτόματη προσαρμογή πλάτη στηλών και ύψη γραμμής στο Excel

• Πώς να προσθέσετε γραμμές σφαλμάτων στο Excel

• Πώς να αποκρύψετε φύλλα, κελιά, στήλες και τύπους στο Excel

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες AutoRecover και AutoBackup του Excel