Κορυφαίες 10 συμβουλές Trello για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας

Είστε(Are) οπτικός μαθητής που αναζητά ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης έργου; Μην ψάχνετε πέρα ​​από το Trello . Το Trello(Trello) είναι εύκολο στη χρήση, διαισθητικό, συνεργατικό και οπτικό. Έχει καλή βαθμολογία σε παρόμοιες εφαρμογές(rates well against similar applications) και σας δίνει τη δυνατότητα να ιεραρχείτε και να οργανώνετε έργα χρησιμοποιώντας πίνακες, κάρτες και λίστες. Οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν συνημμένα, σχόλια, λίστες ελέγχου και ημερομηνίες λήξης για έργα και εργασίες. 

Οι πιο έξυπνες στρατηγικές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Trello περιλαμβάνουν:

  • Μετατροπή υπολογιστικών φύλλων σε κάρτες
  • Δημιουργία ροής εργασιών
  • Αποτελεσματική χρήση ετικετών
  • Χαρακτηριστικά ταξινόμησης καρτών
  • Προσθήκη νέων καρτών
  • Μετατροπή email σε εργασίες Trello
  • Έξυπνες συντομεύσεις πληκτρολογίου
  • Επισήμανση δημοφιλών πινάκων
  • Συνδεόμενες κάρτες
  • Κόλπα Drag-n-drop

Δημιουργία καρτών από υπολογιστικά φύλλα(Create Cards From Spreadsheets)

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν υπολογιστικά φύλλα για να οργανώσετε και να παρακολουθήσετε τα έργα σας, η μετάβαση στο Trello είναι απλή. Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν.

  • Μπορείτε να μετατρέψετε μια ολόκληρη στήλη υπολογιστικού φύλλου σε κάρτα Trello με μια απλή αντιγραφή και επικόλληση.

  • Όταν επικολλάτε μια λίστα σε μια κάρτα Trello , θα ερωτηθείτε εάν θέλετε τα στοιχεία της λίστας να βρίσκονται σε μία κάρτα ή σε ξεχωριστές κάρτες.

Καθώς μετακινείστε από μια λίστα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα θέλετε να δημιουργήσετε μια διαφορετική κάρτα για κάθε στοιχείο. 

Δημιουργήστε μια ροή εργασίας(Create a Workflow)

Μια ροή εργασιών είναι μια διαδικασία ολοκλήρωσης εργασιών για ένα έργο από την έναρξη έως την ολοκλήρωση.

Ίσως να μην γνωρίζετε ότι χρησιμοποιείτε ροές εργασίας στην καθημερινή σας ζωή όποτε απαιτείται μια διαδικασία για να κάνετε κάτι.

Για παράδειγμα, σκεφτείτε να προγραμματίσετε ένα δείπνο για την Ημέρα των Ευχαριστιών(Thanksgiving) για την ευρύτερη οικογένειά σας. Αν αναλύσετε όλα όσα χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε σε εργασίες, θα συνειδητοποιήσετε ότι αν χάσετε ένα βήμα, κάτι θα λείπει από το δείπνο σας. 

Αυτές οι εργασίες αποτελούν μέρος της ροής εργασίας σας.

Ακολουθούν(Below) ορισμένα παραδείγματα ροών εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να είστε πιο παραγωγικοί στην επιχείρησή σας.

To-Do, Doing, Done

Αυτή είναι μια απλή ροή εργασίας που παρακολουθεί τι πρέπει να κάνετε, τι εργάζεστε αυτήν τη στιγμή και τι έχει ολοκληρωθεί.

Η χρήση μιας ροής εργασίας όπως αυτή καθιστά πολύ πιο εύκολη την παρακολούθηση ενός έργου που έχει πολλαπλές εργασίες. Είναι πιο εύκολο να το παρακολουθήσετε σε έναν οπτικό πίνακα παρά σε λίστες χαρτιού ή στο κεφάλι σας.

Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε μια λίστα για εργασίες που δεν χρειάζεται απαραίτητα να ολοκληρωθούν αμέσως για να παρακολουθείτε και να μην ξεχνάτε τίποτα.

Χρησιμοποιήστε ροές εργασίας για:

  • Παρακολούθηση προόδου
  • Κατάλογος και ανάθεση εργασιών
  • Συνεργαστείτε με μέλη της ομάδας
  • Οργανώστε πολύ σύνθετα έργα

Οι ροές εργασιών(Workflows) διατηρούν τα πάντα σε ένα μέρος και είναι προσβάσιμα σε όλους όσοι είναι τελικά υπεύθυνοι για τη σωστή και έγκαιρη εκτέλεση μιας εργασίας. 

Μπορείτε να αυξήσετε περαιτέρω την παραγωγικότητά σας συνδέοντας τη συνομιλία της ομάδας Chanty,(connecting Chanty team chat) έτσι ώστε όταν λάβει χώρα μια συγκεκριμένη ενέργεια στο Trello , ολόκληρη η ομάδα σας μπορεί επίσης να ειδοποιηθεί. Αυτές οι ειδοποιήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν περιπτώσεις όπου:

  • μια κάρτα μετακινείται
  • υπάρχει νέο σχόλιο
  • μια ενέργεια επισημαίνεται ως ολοκληρωμένη και
  • δημιουργείται μια νέα κάρτα

Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες αποτελεσματικά (Use Labels Effectively )

Η χρήση ετικετών στο Trello προσθέτει ένα στρώμα χρωματικά κωδικοποιημένων και οπτικών δεδομένων στις κάρτες στον πίνακα σας. Εάν δεν τα χρησιμοποιείτε, δεν αξιοποιείτε στο έπακρο το σύστημα Trello .

Χρησιμοποιήστε ετικέτες για:

  • Οργανώστε τις κάρτες ανά ομάδα
  • Κάρτες τμημάτων
  • Επισημάνετε και ιεραρχήστε τις εργασίες
  • Ενεργοποιήστε τις δυνατότητες αναζήτησης και φιλτραρίσματος

Δώστε σε κάθε ετικέτα ένα όνομα(Give Each Label a Name)

Είναι χρήσιμο να δίνετε σε κάθε ετικέτα ένα όνομα για εύκολη αναγνώριση. Όταν κάνετε κλικ σε μια κάρτα, οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον πίνακα μπορεί να δει τι αντιπροσωπεύει κάθε χρώμα.

Ωστόσο, θα ήταν πολύ πιο εύκολο να μπορείτε να δείτε τα ονόματα των ετικετών από την προβολή πίνακα χωρίς να χρειάζεται να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτήν. Αυτό είναι εύκολο να διορθωθεί.

Κάντε κλικ(Click) σε οποιαδήποτε ετικέτα από την προβολή πίνακα και το όνομα θα εμφανιστεί για όλες τις ετικέτες.

Εφαρμόστε ή αφαιρέστε ετικέτες για μια κάρτα(Apply or Remove Labels for a Card)

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να επεξεργαστείτε μια ετικέτα σε μια κάρτα, όπως:

  • Ανοίξτε την κάρτα, επιλέξτε το κουμπί ετικετών και κάντε τις αλλαγές σας.
  • Επιλέξτε το εικονίδιο επεξεργασίας(edit) που είναι ορατό όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από οποιαδήποτε κάρτα Trello και επεξεργαστείτε αυτό που θέλετε να αλλάξετε.
  • Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από οποιαδήποτε κάρτα και κάντε κλικ στο πλήκτρο L στον υπολογιστή σας για να ανοίξετε τις ετικέτες.

Μια άλλη συντόμευση περιλαμβάνει τη σειρά που εμφανίζονται οι ετικέτες στο μενού. Η πρώτη θέση είναι 1 , η δεύτερη είναι 2 και ούτω καθεξής στη γραμμή των ετικετών.

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια ετικέτα στον πίνακα σας είναι να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την κάρτα και να κάνετε κλικ στο αριθμητικό πλήκτρο στη λέξη-κλειδί σας που αντιστοιχεί στη θέση της ετικέτας στο μενού.

Ταξινόμηση των καρτών σε μια λίστα(Sort The Cards On a List)

Εάν θέλετε να μπορείτε να προβάλετε τις εργασίες που πρέπει να προβλεφθούν πρώτα ή ποιες μπορεί να έχουν πέσει στα κενά, μπορείτε να ταξινομήσετε τις κάρτες σε μια λίστα. Μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως ημερομηνία λήξης και ημερομηνία δημιουργίας.

  • Εντοπίστε τις τρεις οριζόντιες κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία του μενού. Κάντε κλικ(Click) στο Ταξινόμηση(Sort) και επιλέξτε την επιλογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Λάβετε υπόψη ότι οι μόνες διαθέσιμες επιλογές είναι τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται στις κάρτες. Για παράδειγμα, εάν δεν έχετε ημερομηνία λήξης(due date) σε καμία από τις κάρτες σας, δεν θα μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση.

Προσθέστε νέες κάρτες οπουδήποτε στη λίστα σας(Add New Cards Anywhere On Your List)

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε εάν θέλετε να προσθέσετε μια κάρτα στην κορυφή μιας μεγάλης λίστας. Δεν χρειάζεται να το σύρετε από την κάτω θέση προς τα πάνω.  

Αντίθετα, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ μεταξύ δύο καρτών σε οποιαδήποτε λίστα για να προσθέσετε ένα νέο. Ή μπορείτε να προσθέσετε μια κάρτα στο κάτω μέρος και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Μετακίνηση(Move) για να αλλάξετε τη θέση της. 

Μετατρέψτε τα email σε κάρτες Trello(Turn Emails Into Trello Cards)

Ένα από τα πολλά πλεονεκτήματα της χρήσης του Trello για διαχείριση έργου και συνεργασία είναι η αποφυγή των πολυάριθμων καθημερινών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μέλη της ομάδας ή πελάτες.

Για παράδειγμα, αντί να αντιγράφετε από το Gmail σε εργασίες Trello , μπορείτε να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάρτες απευθείας από το email ή τα εισερχόμενα του Gmail .

  • Όλοι οι πίνακες Trello έχουν μια μοναδική διεύθυνση email. Για να το βρείτε, κάντε κλικ στο Εμφάνιση μενού(Show Menu) από την επάνω δεξιά γωνία του πίνακα σας.
  • Στη συνέχεια, επιλέξτε περισσότερα(more) και κάντε κλικ στο Ρύθμιση Email-to-board( Email-to-board Setting) .

Μόλις μάθετε τη μοναδική διεύθυνση email ενός πίνακα, μπορείτε να προωθήσετε οποιοδήποτε email σε αυτό. Το Trello(Trello) θα δημιουργήσει αυτόματα μια κάρτα από τα περιεχόμενα του email.

Μια άλλη συμβουλή που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι οι κάρτες έχουν επίσης τη δική τους μοναδική διεύθυνση email. Μπορείτε να προωθήσετε οποιοδήποτε email στη συγκεκριμένη διεύθυνση όπου θα μετατραπεί αυτόματα σε σχόλιο στην κάρτα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα μέλη της ομάδας σας στέλνουν πολλά σχόλια μέσω email.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου(Keyboard Shortcuts)

Όπως σας δείξαμε παραπάνω με τις ετικέτες, η χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου μπορεί να μειώσει τον χρόνο που ξοδεύετε και να αυξήσει την αποτελεσματικότητά σας όταν χρησιμοποιείτε το Trello .

  • Για να βρείτε τις συντομεύσεις, κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα σας. Κάντε κλικ(Click) στις Συντομεύσεις(Shortcuts) .

Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες συντομεύσεις για εξοικονόμηση χρόνου, όπως:

  • Ημερομηνία λήξης
  • Πλοήγηση σε κάρτες
  • Πλαίσιο αναζήτησης εστίασης
  • Άνοιγμα κάρτας
  • Επεξεργασία τίτλου
  • Εκκαθάριση όλων των φίλτρων

Δείτε τις Συντομεύσεις πληκτρολογίου Trello: An Infographic Cheat Sheet( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet) για μια πλήρη λίστα.

Επισημάνετε τους πίνακες στους οποίους έχετε πρόσβαση πιο συχνά(Highlight The Boards You Access Most Often)

Εάν εργάζεστε με πολλές ομάδες και έχετε πολλούς πίνακες, θα μπορούσε να είναι δύσκολο να βρείτε αυτούς που χρησιμοποιείτε πιο συχνά.

Αυτό είναι εύκολο να διορθωθεί. Απλώς(Simply) μεταβείτε στον πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί Αστέρι(Star) . Αυτό θα προσθέσει τον πίνακα στην ενότητα Πίνακες με αστέρι στην περιοχή (Starred Boards)Πίνακες(Boards) (πάνω αριστερή γωνία).  

Οι πίνακες που έχετε επιλέξει να συμπεριληφθούν ως αστέρια θα εμφανίζονται στην κορυφή μιας πολύ μεγάλης λίστας πινάκων.

Συνδέστε κάρτες(Connect Cards)

Θα υπάρξουν φορές που εργάζεστε με το Trello που θα θέλετε να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ ενός ή περισσότερων φύλλων στον ίδιο πίνακα ή ακόμα και μιας κάρτας από άλλο πίνακα.

  • Κάντε κλικ(Click) στην κάρτα που θέλετε να συνδέσετε, μετά κάντε κλικ στο Συνημμένο(Attachment) και δείτε την επιλογή Trello .
  • Στη συνέχεια, θα δείτε ότι μπορείτε να αναζητήσετε την Κάρτα(Card) ή την Πίνακα(Board) στην οποία θέλετε να συνδεθείτε. 

Όταν επιλέγετε έναν πίνακα ή μια κάρτα κάτω από την περιοχή συνημμένου, θα δείτε ένα στιγμιότυπο της κάρτας που επισυνάψατε που περιλαμβάνει:

  • Ο τίτλος
  • Ημερομηνία λήξης
  • Οποιαδήποτε άλλα εικονίδια βρίσκονται στο μπροστινό μέρος της συνημμένης κάρτας
  • Σε ποιο(Which) πίνακα και λίστα ήταν η κάρτα

Εάν κάνετε κλικ στην εικόνα, το Trello θα σας μεταφέρει απευθείας στην άλλη κάρτα.

Κάντε μια σύνδεση μεταξύ των καρτών(Make a Connection Between the Cards)

  • Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια πραγματική σύνδεση μεταξύ των δύο καρτών, επιλέξτε την επιλογή Σύνδεση καρτών(Connect cards) . Στη συνέχεια, το Trello(Trello) θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να συσχετίσετε και τις δύο κάρτες.
  • Όταν κάνετε κλικ στο Relate Both Options , θα δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ των δύο καρτών. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των συνδεδεμένων καρτών.
  • Ένα νέο εικονίδιο θα εμφανιστεί στο μπροστινό μέρος και των δύο καρτών, υποδεικνύοντας ότι υπάρχει ένα συνημμένο Trello . Άλλα συνημμένα αναγνωρίζονται από ένα εικονίδιο συνδετήρα.
  • Μπορείτε επίσης να προσαρτήσετε έναν ολόκληρο πίνακα σε μία κάρτα σε διαφορετικό πίνακα. Ο συνολικός αριθμός των συνημμένων σε κάθε κάρτα θα προσδιορίζεται στο μπροστινό μέρος της κάρτας από τον αριθμό των καρτών Trello ή των πινάκων που επισυνάψατε.

Σύρετε και αποθέστε(Drag & Drop)

Η λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης του Trello καθιστά εξαιρετικά εύκολη τη μετακίνηση αντικειμένων στον πίνακα σας. Μετακινήστε μια κάρτα κάνοντας κλικ πάνω της και σύροντάς την πάνω ή κάτω στην ίδια λίστα ή σε διαφορετική λίστα.

Οι λίστες μπορούν να μετακινηθούν σε διαφορετική θέση σε έναν πίνακα με τον ίδιο τρόπο κάνοντας κλικ και σύροντας.

  • Για παράδειγμα, ας δούμε τον πίνακα δειγμάτων πάνω από το "To-Do, Doing , Done". Όταν ξεκινάτε το " Doing " ένα "Do-Do", σύρετέ το στο " Doing ".
  • Όταν ολοκληρώσετε την εργασία, σύρετέ την στο " Ολοκληρώθηκε(Done) ".

Αν δεν έχετε δοκιμάσει το Trello , δεν έχετε ιδέα τι σας λείπει. Είναι ένα πολύ ισχυρό και διαισθητικό εργαλείο για τη διαχείριση έργων και εργασιών.



About the author

Ο Josh έχει πάνω από 10 χρόνια εμπειρίας στη βιομηχανία λογισμικού και ασύρματης σύνδεσης, ειδικά στους τομείς του προγραμματισμού και των κριτικών Android. Αυτή τη στιγμή είναι ανώτερος μηχανικός λογισμικού στη Microsoft, εργάζεται σε διάφορα προϊόντα ms office. Ο Τζος έχει έντονο ενδιαφέρον να βοηθά άλλους να μάθουν νέα εργαλεία λογισμικού και είναι πάντα πρόθυμος να μοιραστεί τις συμβουλές και τα κόλπα του με όσους ρωτούν.



Related posts