Κάποτε η ομαδική συνεργασία σε έγγραφα ήταν χρονοβόρα και κουραστική. Ένα άτομο θα έγραφε ένα προσχέδιο, θα έδινε το προσχέδιο σε κάποιον άλλον για να κάνει αλλαγές, θα ξαναδιάβαζε τις αλλαγές και θα αποφάσιζε εάν θα τις αποδεχτεί, θα παρέδιδε το έγγραφο σε κάποιον άλλο για να το επεξεργαστεί και ούτω καθεξής. Σήμερα^(Nowadays) , η κοινή χρήση εγγράφων είναι εξίσου εύκολη με τη σύνταξή τους, και πολλοί άνθρωποι μπορούν εύκολα να εργαστούν στο ίδιο έγγραφο. Η σουίτα προγραμμάτων του Microsoft Office^{(Microsoft Office)} έχει σχεδιαστεί για ομαδική εργασία, αλλά δεν θα τη βρουν όλοι στην αρχή ενστικτώδη. Αυτό είναι όπου ένα βιβλίο όπως το Team Collaboration, Using Microsoft Office για πιο αποτελεσματική ομαδική εργασία^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} θα μπορούσε να είναι ένα πραγματικό διαμάντι. Αυτό το βιβλίο ανταποκρίνεται στην υπόσχεση του τίτλου; Ως μακροχρόνιο Γραφείο^(Office)χρήστη, με ενδιέφερε να μάθω. Ας δούμε τι ανακάλυψα.

Αυτό το βιβλίο έχει σχεδιαστεί για επιχειρήσεις

Είναι ξεκάθαρο από την αρχή ότι αυτό το βιβλίο έχει σχεδιαστεί για άτομα που εργάζονται σε επιχειρηματικό περιβάλλον και ειδικά για επιχειρήσεις. Είναι επίσης για άτομα που είναι ήδη εξοικειωμένα με τις πρόσφατες εκδόσεις του Office (από την εισαγωγή της κορδέλας) και που δεν χρειάζονται ένα σεμινάριο για τα βασικά. Υποτίθεται ότι ο αναγνώστης έχει Office 2013 και αυτό δείχνουν οι εικόνες.

Το βιβλίο ξεκινά με μια συζήτηση των εννοιών που εμπλέκονται στην ομαδική εργασία (δυναμική της ομάδας, ηγεσία βάσει παραδείγματος και ούτω καθεξής) που δυστυχώς είναι τόσο στεγνή όσο ένα σχολικό βιβλίο, χωρίς να χρησιμοποιεί ποτέ ούτε μια λέξη που θα κάνει μια ντουζίνα. Ο συγγραφέας φαίνεται να θέλει να είναι σίγουρος ότι κάθε προφανές σημείο καλύπτεται με θλιβερές λεπτομέρειες. Δεν νομίζω ότι θα είμαι μόνος μου διαβάζοντας παραγράφους μετά από παραγράφους και θα εύχομαι να το συνεχίσει ήδη.

Συνεργασία στο Office

Το πρώτο κεφάλαιο που ουσιαστικά μιλάει για τη συνεργασία με το Office^(Office) περιγράφει τη χρήση του SharePoint λεπτομερώς. Η χρήση του SharePoint απαιτεί συνδρομή στο Office 365 Small Business Premium ή σε υψηλότερο επίπεδο. Μεγάλο μέρος της ενότητας του SharePoint έχει σχεδιαστεί για άτομα που διαχειρίζονται τοποθεσίες του SharePoint και ο συγγραφέας συμφωνεί ότι οι χρήστες που δεν είναι διαχειριστές μπορεί να βρουν ενδιαφέρουσες τις πληροφορίες, αλλά δεν θα μπορούν να κάνουν πολλά με αυτές. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το SharePoint είναι μια θαυμάσια υπηρεσία με πλήρεις δυνατότητες και αν μια επιχείρηση έχει ήδη συνδρομή στο Office 365 Small Business Premium , το ^{(Office 365 Small Business Premium)}SharePointΗ περιγραφή του τρόπου πλήρους διαμόρφωσης του SharePoint ώστε να ταιριάζει στις ιδιαίτερες ανάγκες της ομάδας είναι διεξοδική και επεξηγημένη.

Ωστόσο, το κόστος της συνδρομής μπορεί κάλλιστα να είναι απαγορευτικό για πολλές επιχειρήσεις. Και η εστίαση στη διαχείριση τοποθεσιών του SharePoint σπαταλά πολύ χώρο. Μια επιχείρηση που έχει μπει στο SharePoint θα έχει σχεδόν σίγουρα τους δικούς της εκπαιδευμένους διαχειριστές και τις δικές της πολιτικές. Η επόμενη ενότητα περιγράφει την ομαδική εργασία μέσω του Outlook , αλλά και πάλι, η εστίαση, στην αρχή, είναι η σύνδεση του Outlook με μια εταιρική τοποθεσία SharePoint^(SharePoint) . Μόλις το βιβλίο αρχίσει να περιγράφει τη συνεργασία μέσω του OneNote , γίνεται πιο πολύτιμο για τον μέσο χρήστη.

Το βιβλίο περιγράφει πώς να συνδέσετε το Outlook με το OneNote και πώς να βεβαιωθείτε ότι τα χρονοδιαγράμματα της ομάδας, τα μηνύματα και τα ημερολόγια συγχρονίζονται με κοινόχρηστα σημειωματάρια. Η δυνατότητα ημερολογίου θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για να παρακολουθείτε διάφορα έργα και να διασφαλίζετε ότι δεν υπάρχουν διενέξεις προγραμματισμού.

Υπάρχει μια ενότητα που περιγράφει τη συνεργασία της ομάδας με το Lync , αλλά αυτό θα ήταν ενδιαφέρον μόνο για άτομα των οποίων οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τον Lync Server και τον έχουν αδειοδοτήσει για χρήση από τους υπαλλήλους τους.

Συγχρονισμός και συνεργασία

Το κεφάλαιο που ονομάζεται "Παρακολούθηση συζητήσεων και ιδεών"^{("Keeping track of discussions and ideas")} συγκεντρώνει οδηγίες για ομαδική χρήση του OneNote και του Lync . Η εστίαση είναι στο OneNote και εξηγεί πώς να μοιράζεστε έγγραφα μέσω του Outlook και άλλων εφαρμογών του Office , καθώς και πώς να δημιουργείτε κοινόχρηστους φακέλους και λίστες. ^(Office)Εδώ είναι που η Ομαδική Συνεργασία, Χρήση του Microsoft Office για πιο αποτελεσματική ομαδική εργασία^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} γίνεται τελικά χρήσιμη για τους περισσότερους ανθρώπους — στα μισά του βιβλίου. Εκτός από τις πιο συνηθισμένες συνεργατικές εργασίες, αυτή η ενότητα περιλαμβάνει επίσης μια περιγραφή προτύπων, αναφορές, κοινή χρήση σελίδων μέσω email και χρήση αντιγράφων ασφαλείας. Υπάρχει μια σύντομη αναφορά που οι άνθρωποι δεν χρειάζεται απαραίτητα να έχουνOutlook για λήψη κοινόχρηστων αντικειμένων.

Υπάρχουν κεφάλαια που είναι αφιερωμένα στη συνεργασία με το Word^(Word) , το Excel^(Excel) και το PowerPoint^(PowerPoint) . Το βιβλίο υπονοεί ότι αυτού του είδους η συνεργασία μπορεί να γίνει μόνο με το Office 2010^{(Office 2010)} ή νεότερες εκδόσεις, κάτι που δεν είναι απολύτως αληθές. Οι νεότερες εκδόσεις επιτρέπουν σε πολλά άτομα να εργάζονται στο ίδιο αρχείο ταυτόχρονα. Αλλά αν αυτή η ταυτόχρονη χρήση δεν είναι απαραίτητη, έχω διαπιστώσει ότι το Office 2007 (που είναι αυτό που χρησιμοποιώ) θα κάνει εξίσου καλά. Ο συγγραφέας υποθέτει ότι αυτά τα κοινόχρηστα έγγραφα θα είναι διαθέσιμα μέσω του SharePoint ή του SkyDrive/OneDrive . Τα εργαλεία που είναι διαθέσιμα στο SharePoint είναι πολύ πιο εκτεταμένα και ευέλικτα από αυτά του OneDrive. Η παρακολούθηση^(Tracking) αλλαγών είναι διαθέσιμη στο Word εδώ και πολύ καιρό. Πολλοί άνθρωποι που έχουν συνεργαστεί σε έγγραφα στο παρελθόν θα ξέρουν πώς γίνεται. Ωστόσο, η περιγραφή στο βιβλίο θα είναι χρήσιμη για τους νεοφερμένους και μια καλή υπενθύμιση για πιο έμπειρους συνεργάτες. Το ίδιο ισχύει για τους σχολιασμούς στο Excel και την κοινή χρήση του PowerPoint .

Τέλος, SkyDrive/OneDrive

Το τελευταίο κεφάλαιο εξηγεί πώς μπορεί να γίνει η συνεργασία στο SkyDrive (τώρα ονομάζεται OneDrive ). Δεδομένου ότι αυτή είναι η πιο πρακτική μέθοδος για τόσους πολλούς ανθρώπους, νομίζω ότι θα έπρεπε να είχε παρουσιαστεί πρώτα. Εδώ στο 7 Tutorials το συντακτικό προσωπικό συνεργάζεται μέσω του OneDrive και του Google Drive , ώστε να γνωρίζουμε πόσο πολύτιμες μπορεί να είναι οι συνδέσεις με το OneDrive . Το βιβλίο συζητά τις εφαρμογές Web του Office^{(Office Web Apps)} (τώρα ονομάζεται Office Online ) και σημειώνει τις δυνατότητες και τους περιορισμούς των εφαρμογών. Αυτό το βιβλίο ήταν πνευματικά δικαιώματα του 2012, πριν μετονομαστεί και ενημερωθεί το Office Online .

Ετυμηγορία

Συνεργασία ομάδας, χρήση του Microsoft Office για πιο αποτελεσματική ομαδική εργασία^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} έχει σχεδιαστεί για επαγγελματίες χρήστες και διαχειριστές IT που πρέπει να ρυθμίσουν το Sharepoint . Πολλά από αυτά θα είναι άσχετα με άτομα που δεν έχουν πρόσβαση σε εταιρικούς διακομιστές SharePoint ή Lync και που δεν διαχειρίζονται το SharePointτοποθεσίες. Το στυλ γραφής είναι στεγνό, βαρετό και θαμπό, και το ίδιο το υλικό είναι λίγο ξεπερασμένο. Ακόμη και οι άνθρωποι που βρίσκονται στο κοινό-στόχο μπορεί να μην είναι τόσο ευχαριστημένοι με αυτό. Αυτό το βιβλίο δεν είναι σχεδιασμένο για τον μέσο αναγνώστη και ο τόνος του δεν καλεί τους ανθρώπους να το διαβάσουν. Υπάρχουν άλλα, καλύτερα βιβλία που εξηγούν την κοινή χρήση εγγράφων και τη συνεργασία, τα οποία έχουν το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι παρέχουν πολύ καλύτερες, πολύ πιο λεπτομερείς αναφορές στο Office γενικά. Δεν χρειάζεται να ξοδεύετε τόσο πολύ χρόνο στο SharePoint , το οποίο δεν έχει να κάνει με τη συνεργασία αλλά τη διαχείριση της Microsoft^(Microsoft)πλατφόρμα συνεργασίας για επιχειρήσεις. Προτού το αγοράσετε, σας συνιστούμε να ρίξετε μια ματιά στον πίνακα περιεχομένων του και στο δωρεάν δείγμα του κεφαλαίου του και να ελέγξετε ξανά αν μοιράζεται πραγματικά αυτά που πρέπει να μάθετε. Διαφορετικά, είναι καλύτερο να μείνετε μακριά από αυτό το βιβλίο.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on dоcuments was time-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someоne else to make changes, re-read the changes and decide whether to accept them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing documents is every bit as еаsy as writing them, and many people can easily work on the same document. Micrоsoft Office's suite оf programs is dеsigned for teamwork, but not everyone will find it instinctive at fіrst. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Κριτική βιβλίου - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Αναθεώρηση βιβλίου - Microsoft Office 365 για Dummies

• Αναθεώρηση βιβλίου - Microsoft Office Professional 2010 Βήμα προς βήμα

• Κριτική βιβλίου - Microsoft Office Inside Out: Έκδοση 2013

• Review Book - Windows 7 και Office 2010 For Dummies, Book + DVD Bundle

• Πώς να κατεβάσετε αρχεία ISO των Windows και του Office (όλες οι εκδόσεις)

• Αναθεώρηση βιβλίου - Microsoft Office Professional 2013 Βήμα προς βήμα

• Πώς να επιλέξετε ή να επισημάνετε κείμενο στα Windows

• Αναθεώρηση βιβλίου - Windows 7 σε λειτουργία και λειτουργία

• Κριτική βιβλίου - Windows 8.1 Inside Out, από τον Tony Northrup

• Review Book - Windows 7, The Missing Manual

• Βιβλιοκρισία - Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

• Κριτική βιβλίου - WordPress για Dummies

• Κριτική βιβλίου - Windows 7 Inside Out, Deluxe Edition

• Κριτική βιβλίου - Windows 8 για Dummies, από τον Andy Rathbone

• Πώς να διαγράψετε μια σελίδα στο Word (6 τρόποι) -

• Αναθεώρηση βιβλίου - Windows 7 Βήμα προς βήμα

• Κριτική βιβλίου - Microsoft Office 2010 Απλό και απλό

• Κριτική βιβλίου - Windows 7 για Dummies

• Review Book - The How-To Geek Guide στα Windows 8