Εάν έχετε συνηθίσει να χρησιμοποιείτε παλαιότερες εκδόσεις του Excel , οι επιλογές μορφοποίησης υπό όρους στο Excel 2007 , 2010 και 2013 θα σας καταπλήξουν. Γιατί λοιπόν θα θέλατε να ασχοληθείτε με τη μορφοποίηση υπό όρους; Λοιπόν, εδώ είναι μερικοί λόγοι για τους οποίους μου αρέσει να χρησιμοποιώ αυτήν τη δυνατότητα του Excel :

1. Για να κάνετε τα δεδομένα σας πιο ελκυστικά οπτικά.

2. Για να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας πιο κατανοητά με μια ματιά.

3. Να προσδιορίσετε ορισμένους τύπους αριθμών για βοήθεια στην επίλυση προβλημάτων.

4. Για να σας βοηθήσει να βγάλετε συμπεράσματα από τα δεδομένα σας.

5. Για να εμφανίσετε οπτικά στον χρήστη τι είναι «καλό» ή «κακό» χρησιμοποιώντας πράσινο και κόκκινο.

Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να μορφοποιήσετε κάθε κελί σε μια περιοχή με βάση τα δικά σας κριτήρια (και υπάρχουν πολλές επιλογές μορφοποίησης για να διαλέξετε). Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα φύλλο κερδών και θέλετε να χρωματίσετε όλα τα κέρδη μεγαλύτερα από 200 $ με πράσινο χρώμα και όλα τα κέρδη μικρότερα από 200 $ ως κίτρινα και όλες τις ζημίες με κόκκινο, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να κάνετε γρήγορα όλη τη δουλειά για εσάς .

Μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

Η μορφοποίηση υπό όρους σάς δίνει τη δυνατότητα να μορφοποιήσετε σημαντικές ποσότητες δεδομένων γρήγορα και εύκολα – ενώ μπορείτε να διακρίνετε διαφορετικούς τύπους δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για τις επιλογές μορφοποίησης που θα επιτρέψουν στο Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} να μορφοποιήσει αυτόματα για εσάς. Δεν έχετε παρά να ακολουθήσετε τρία απλά βήματα.

Βήμα 1:^{(Step 1:)} Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μορφοποιήσετε.

Βήμα 2:^{(Step 2:)} Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση^{(Conditional Formatting)} υπό όρους κάτω από το Αρχικό^(Home) μενού, ενότητα Στυλ^(Styles) .

Βήμα 3:^{(Step 3:)} Επιλέξτε τους κανόνες σας. Υπάρχουν κανόνες επισήμανσης κελιών^{(Highlight Cells Rules)} και κανόνες Top/Bottom Rules  στο επάνω μέρος που σας επιτρέπουν να κάνετε συγκρίσεις με τιμές. Για αυτό το παράδειγμα, επιβάλαμε τρεις κανόνες. Το πρώτο ήταν ότι οποιαδήποτε τιμή μεγαλύτερη από $200 ήταν πράσινη.

Αξίζει να σημειωθεί ότι μόνο η ενότητα Highlight Cells Rules μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη σύγκριση ενός συνόλου δεδομένων με άλλο σύνολο δεδομένων. Όλα τα άλλα θα χρησιμοποιούν απλώς το ένα σύνολο δεδομένων που έχετε επισημάνει και θα συγκρίνουν τις τιμές μεταξύ τους. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιώ τον κανόνα Μεγαλύτερο από^{(Greater Than)} , μπορώ να συγκρίνω τιμές από A1 έως A20 με έναν συγκεκριμένο αριθμό ή μπορώ να συγκρίνω τις τιμές A1 έως A20 έναντι B1 έως B20 .

Η ίδια λογική εφαρμόστηκε στον δεύτερο και τον τρίτο κανόνα. Ο δεύτερος κανόνας ήταν ότι οτιδήποτε μεταξύ $0 και $200 είχε κίτρινη μορφή. Ο τρίτος κανόνας ήταν ότι οτιδήποτε λιγότερο από $0 είχε μορφοποιηθεί κόκκινο. Δείτε πώς φαίνεται ένα τμήμα του ολοκληρωμένου υπολογιστικού φύλλου.

Εάν δεν σας αρέσουν αυτές οι επιλογές μορφοποίησης, το Excel^(Excel) διαθέτει πολλές διαφορετικές νέες επιλογές μορφοποίησης υπό όρους^{(Conditional Formatting)} από τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε εικονίδια όπως έγχρωμα βέλη ( Σετ εικονιδίων^{(Icon Sets)} ), γραφήματα ράβδων όπως στο δεύτερο παράδειγμα ( Γραμμές δεδομένων^{(Data Bars)} ) ή ακόμα και μια σειρά από αυτόματα επιλεγμένα χρώματα όπως στο τελευταίο παράδειγμα ( Κλίμακες χρωμάτων^{(Color Scales)} ). Αυτές οι τρεις επιλογές συγκρίνουν μόνο τιμές από το ίδιο σύνολο δεδομένων. Εάν επιλέξετε A1 έως A20 , θα συγκρίνει αυτές τις τιμές μόνο μεταξύ τους.

Εάν αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλετε τα κελιά σας να μορφοποιηθούν υπό όρους, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να διαγράψετε τη μορφοποίηση. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional Formatting)} και επιλέξτε Εκκαθάριση κανόνων^{(Clear Rules)} . Στη συνέχεια, επιλέξτε εάν θέλετε να διαγράψετε τους κανόνες μόνο από τα επιλεγμένα κελιά ή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

Επίσης, εάν έχετε δημιουργήσει πολλούς κανόνες, μπορεί να ξεχάσετε ποιους κανόνες έχετε εφαρμόσει σε ποια κελιά. Εφόσον μπορείτε να εφαρμόσετε πολλούς κανόνες στο ίδιο σύνολο κελιών, μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, ειδικά αν κάποιος άλλος δημιούργησε το υπολογιστικό φύλλο. Για να δείτε όλους τους κανόνες, κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional Formatting)} και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Διαχείριση κανόνων.^{(Manage Rules.)}

Όταν εφαρμόζονται περισσότεροι από ένας κανόνες στο ίδιο εύρος κελιών, οι κανόνες αξιολογούνται με σειρά από υψηλότερη προτεραιότητα σε χαμηλότερη προτεραιότητα. Από προεπιλογή, ο νεότερος κανόνας που προστέθηκε θα έχει την υψηλότερη προτεραιότητα. Μπορείτε να το αλλάξετε κάνοντας κλικ στον κανόνα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά πάνω και κάτω βέλους για να αλλάξετε τη σειρά. Επίσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στο επάνω μέρος και να δείτε τους κανόνες μόνο για την τρέχουσα επιλογή ή για κάθε φύλλο στο βιβλίο εργασίας.

Υπάρχει επίσης ένα πλαίσιο ελέγχου που ονομάζεται Stop If True , το οποίο δεν θα αναφερθώ σε λεπτομέρειες εδώ γιατί είναι αρκετά περίπλοκο. Ωστόσο, μπορείτε να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση από τη Microsoft που την εξηγεί με μεγάλη λεπτομέρεια.

Νέες επιλογές μορφοποίησης υπό όρους Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Σχεδόν όλα είναι ίδια στο Excel 2010 όσον αφορά τη Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional Formatting)} που περιλαμβάνεται στο Excel 2007 . Ωστόσο, υπάρχει ένα νέο χαρακτηριστικό που το κάνει πραγματικά πολύ πιο ισχυρό.

Νωρίτερα είχα αναφέρει ότι η ενότητα " Κανόνες επισήμανσης κελιών^{(Highlight Cells Rules)} " σάς επιτρέπει να συγκρίνετε ένα σύνολο δεδομένων με ένα άλλο σύνολο δεδομένων στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο. Το 2010, μπορείτε πλέον να αναφέρετε ένα άλλο φύλλο εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Εάν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό στο Excel 2007 , θα σας επιτρέψει να επιλέξετε τα δεδομένα από άλλο φύλλο εργασίας, αλλά θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος όταν προσπαθήσετε να κάνετε κλικ στο OK στο τέλος.

Στο Excel 2010 , μπορείτε τώρα να το κάνετε αυτό, αλλά είναι λίγο δύσκολο, οπότε θα το εξηγήσω βήμα προς βήμα. Ας πούμε ότι έχω δύο φύλλα εργασίας και σε κάθε φύλλο έχω στοιχεία από Β2 έως Β12^(B12) για κάτι σαν κέρδος. Αν θέλω να δω ποιες τιμές από το φύλλο 1 στο Β2 έως το Β12^(B12) είναι μεγαλύτερες από τις τιμές Β2 έως Β12^(B12) του φύλλου 2, θα επέλεγα πρώτα τις τιμές Β2 έως Β12^(B12) στο φύλλο 1 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Υπέροχο από^{(Great Than)} κάτω από την Επισήμανση κανόνων κελιών.

Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί αναφοράς κελιού που έδειξα παραπάνω. Το πλαίσιο θα αλλάξει και το εικονίδιο του δρομέα θα γίνει ένας λευκός σταυρός. Τώρα προχωρήστε και κάντε κλικ στο φύλλο 2 και επιλέξτε  ΜΟΝΟ^(ONLY)  το κελί B2. ΜΗΝ  επιλέξετε ολόκληρη την περιοχή από Β2 έως ^(NOT)Β12^(B12) .

Θα δείτε ότι το πλαίσιο έχει τώρα την τιμή =Sheet2!$B$2 . Θα χρειαστεί να το αλλάξουμε σε =Sheet2!$B2 . Βασικά, απλώς απαλλαγείτε από το $  που βρίσκεται πριν από το 2. Αυτό θα διατηρήσει τη στήλη σταθερή, αλλά θα επιτρέψει στον αριθμό της γραμμής να αλλάξει αυτόματα. Για οποιονδήποτε λόγο, δεν θα σας επιτρέψει απλώς να επιλέξετε ολόκληρη τη σειρά.

Κάντε^(Click) ξανά κλικ στο κουμπί αναφοράς κελιού και μετά κάντε κλικ στο OK. Τώρα οι τιμές στο φύλλο 1 που είναι μεγαλύτερες από το φύλλο 2 θα μορφοποιηθούν σύμφωνα με τις επιλογές μορφοποίησης που επιλέξατε.

Ας ελπίσουμε^(Hopefully) ότι όλα αυτά έχουν νόημα! Όταν εξετάζετε το Excel 2013 , δεν φαίνεται να υπάρχουν νέες δυνατότητες όσον αφορά τη μορφοποίηση υπό όρους. Ως τελευταία συμβουλή, εάν πιστεύετε ότι οι προεπιλεγμένοι κανόνες δεν ταιριάζουν με αυτό που προσπαθείτε να επιτύχετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή  Νέος κανόνας^{(New Rule)} και να ξεκινήσετε από την αρχή. Αυτό που είναι υπέροχο στη δημιουργία ενός νέου κανόνα είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε, κάτι που είναι πολύ ισχυρό.

Παρόλο που η μορφοποίηση υπό όρους φαίνεται σχετικά εύκολη και απλή στην επιφάνεια, μπορεί να γίνει αρκετά περίπλοκη ανάλογα με τα δεδομένα και τις ανάγκες σας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να δημοσιεύσετε ένα σχόλιο. Απολαμβάνω!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you arе used to using older verѕions of Excel, the conditional formatting options in Excеl 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using this fеaturе of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Σύνδεση κελιών μεταξύ φύλλων και βιβλίων εργασίας στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας

• Πώς να αποκρύψετε φύλλα, κελιά, στήλες και τύπους στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το Format Painter στο Word για αντιγραφή και επικόλληση μορφοποίησης

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη μορφή MLA στο Microsoft Word

• Πώς να διαχωρίσετε ονόματα και επώνυμα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στο Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε, να σπάσετε ή να σπάσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης Excel XLS

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας στο Excel

• Πώς να ανοίξετε πολλές παρουσίες του Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• Πώς να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel και να επισημάνετε τις διαφορές

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS στο Excel