Σε ένα άρθρο που γράφτηκε το 2018, ο Robert Half^{(Robert Half)} , μια εταιρεία που ειδικεύεται στους ανθρώπινους πόρους και στον χρηματοπιστωτικό κλάδο, έγραψε ότι το 63% of financial firms continue to use Excel ως κύρια ιδιότητα. Ομολογουμένως, αυτό δεν είναι 100% και στην πραγματικότητα θεωρείται to be a decline in usage! Ωστόσο, δεδομένου ότι το λογισμικό είναι λογισμικό υπολογιστικών φύλλων και δεν έχει σχεδιαστεί αποκλειστικά ως λογισμικό χρηματοοικονομικής βιομηχανίας, το 63% εξακολουθεί να αποτελεί σημαντικό μέρος του κλάδου και βοηθά να καταδειχθεί πόσο σημαντικό είναι το Excel^(Excel) .

Το να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel^(Excel) δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο. Το να το κάνετε ένα βήμα τη φορά θα σας βοηθήσει να μεταβείτε από έναν αρχάριο σε έναν ειδικό (ή τουλάχιστον πιο κοντά σε αυτό το σημείο) – με τον ρυθμό σας.

Ως προεπισκόπηση αυτού που πρόκειται να καλύψουμε σε αυτό το άρθρο, σκεφτείτε φύλλα εργασίας, βασικές συναρτήσεις και τύπους που μπορούν να χρησιμοποιηθούν και πλοήγηση σε φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας. Ομολογουμένως, δεν θα καλύψουμε κάθε πιθανή συνάρτηση του Excel , αλλά θα καλύψουμε αρκετά ώστε να σας δώσει μια ιδέα για το πώς να προσεγγίσετε τις υπόλοιπες. 

Βασικοί ορισμοί^{(Basic Definitions)}

Είναι πραγματικά χρήσιμο αν καλύψουμε μερικούς ορισμούς. Περισσότερο από πιθανό, έχετε ακούσει αυτούς τους όρους (ή γνωρίζετε ήδη τι είναι). Αλλά θα τα καλύψουμε για να είμαστε σίγουροι και θα είμαστε έτοιμοι για την υπόλοιπη διαδικασία για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel^(Excel) .

Τετράδια εργασίας έναντι φύλλων εργασίας^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Τα έγγραφα του Excel^(Excel) ονομάζονται Βιβλία εργασίας^(Workbooks) και όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά ένα έγγραφο του Excel (το βιβλίο εργασίας), πολλές (όχι όλες) εκδόσεις του Excel θα περιλαμβάνουν αυτόματα τρεις καρτέλες, η καθεμία με το δικό της κενό φύλλο εργασίας. Εάν η έκδοση του Excel που διαθέτετε δεν το κάνει αυτό, μην ανησυχείτε, θα μάθουμε πώς να τα δημιουργήσουμε.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Τα φύλλα εργασίας είναι τα πραγματικά μέρη όπου εισάγετε τα δεδομένα. Εάν είναι ευκολότερο να το σκεφτείτε οπτικά, σκεφτείτε τα φύλλα εργασίας ως αυτές τις καρτέλες. Μπορείτε να προσθέσετε καρτέλες ή να διαγράψετε καρτέλες κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας την επιλογή διαγραφής. Αυτά τα φύλλα εργασίας είναι τα πραγματικά υπολογιστικά φύλλα με τα οποία εργαζόμαστε και βρίσκονται στο αρχείο του βιβλίου εργασίας.

Η Κορδέλα^{(The Ribbon)}

Η Κορδέλα^(Ribbon) απλώνεται στην εφαρμογή Excel σαν μια σειρά συντομεύσεων, αλλά συντομεύσεις που αναπαρίστανται οπτικά (με περιγραφές κειμένου). Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να κάνετε κάτι σε σύντομο χρονικό διάστημα και ειδικά όταν χρειάζεστε βοήθεια για να καθορίσετε τι θέλετε να κάνετε.  

Υπάρχει διαφορετική ομαδοποίηση κουμπιών κορδέλας ανάλογα με την ενότητα/ομάδα που επιλέγετε από τις επιλογές του επάνω μενού (π.χ. Αρχική σελίδα^(Home) , Εισαγωγή^(Insert) , Δεδομένα^(Data) , Ανασκόπηση^(Review) κ.λπ.) και οι οπτικές επιλογές που παρουσιάζονται θα σχετίζονται με αυτές τις ομαδοποιήσεις. 

Συντομεύσεις Excel^{(Excel Shortcuts)}

Οι συντομεύσεις είναι χρήσιμες στη γρήγορη πλοήγηση στο λογισμικό Excel , επομένως είναι χρήσιμο (αλλά όχι απολύτως απαραίτητο) να τις μάθετε. Ορισμένες από αυτές μαθαίνονται βλέποντας τις συντομεύσεις που αναφέρονται στα μενού των παλαιότερων εκδόσεων της εφαρμογής Excel και στη συνέχεια δοκιμάζοντας τις μόνοι σας.  

Ένας άλλος τρόπος για να μάθετε τις συντομεύσεις του Excel είναι να προβάλετε μια λίστα με αυτές στον ιστότοπο των προγραμματιστών του Excel^{(website of the Excel developers)} . Ακόμα κι αν η έκδοση του Excel δεν εμφανίζει τις συντομεύσεις, οι περισσότερες από αυτές εξακολουθούν να λειτουργούν.

Τύποι εναντίον συναρτήσεων^{(Formulas vs. Functions)}

Οι συναρτήσεις είναι ενσωματωμένες δυνατότητες του Excel και χρησιμοποιούνται σε τύπους. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισαγάγετε έναν τύπο που να υπολογίζει το άθροισμα των αριθμών σε διαφορετικά κελιά ενός υπολογιστικού φύλλου, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM () για να κάνετε ακριβώς αυτό.  

Περισσότερα σχετικά με αυτήν τη λειτουργία (και άλλες λειτουργίες) λίγο παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Formula Bar

Η γραμμή τύπων είναι μια περιοχή που εμφανίζεται κάτω από την Κορδέλα^(Ribbon) . Χρησιμοποιείται για τύπους και δεδομένα. Εισαγάγετε τα δεδομένα στο κελί και θα εμφανιστούν επίσης στη γραμμή τύπων εάν έχετε το ποντίκι σας σε αυτό το κελί.  

Όταν αναφερόμαστε στη γραμμή τύπων, απλώς υποδεικνύουμε ότι πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον τύπο σε αυτό το σημείο ενώ έχουμε επιλέξει το κατάλληλο κελί (κάτι που, πάλι, θα συμβεί αυτόματα εάν επιλέξετε το κελί και ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε).

Δημιουργία και μορφοποίηση ενός παραδείγματος φύλλου εργασίας^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το φύλλο εργασίας του Excel^{(Excel Worksheet)} . Θα σας δώσουμε μερικά παραδείγματα βημάτων καθώς προχωράμε σε αυτό το άρθρο, ώστε να μπορείτε να τα δοκιμάσετε μόνοι σας.

Το Πρώτο Τετράδιο Εργασιών^{(The First Workbook)}

Είναι χρήσιμο να ξεκινήσετε με ένα κενό βιβλίο εργασίας^(Workbook) . Επομένως, προχωρήστε και επιλέξτε Νέο^(New) . Αυτό μπορεί να διαφέρει, ανάλογα με την έκδοση του Excel , αλλά είναι γενικά στην περιοχή Αρχείο^(File) .

Σημείωση: Η παραπάνω εικόνα λέει Άνοιγμα^(Open) στο επάνω μέρος για να δείξετε ότι μπορείτε να φτάσετε στο Νέο^(New) (αριστερά, δείχνει με το πράσινο βέλος) από οπουδήποτε. Αυτό είναι ένα στιγμιότυπο οθόνης του νεότερου Excel .

Όταν κάνετε κλικ στο Νέο^(New) , είναι πολύ πιθανό να λάβετε μερικά παραδείγματα προτύπων. Τα ίδια τα πρότυπα μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των εκδόσεων του Excel , αλλά θα πρέπει να έχετε κάποιο είδος επιλογής.  

Ένας τρόπος για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel^(Excel) είναι να παίξετε με αυτά τα πρότυπα και να δείτε τι τα κάνει να "σημαδεύουν". Για το άρθρο μας, ξεκινάμε με ένα κενό έγγραφο και παίζουμε με δεδομένα και τύπους κ.λπ.  

Προχωρήστε λοιπόν και επιλέξτε την επιλογή κενό έγγραφο. Η διεπαφή θα διαφέρει, από έκδοση σε έκδοση, αλλά θα πρέπει να είναι αρκετά παρόμοια για να έχετε την ιδέα. Λίγο αργότερα θα κατεβάσουμε επίσης ένα άλλο δείγμα φύλλου Excel .

Εισαγωγή των Δεδομένων^{(Inserting the Data)}

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι για να λάβετε δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας (γνωστό και ως φύλλο εργασίας). Ένας τρόπος είναι απλώς να πληκτρολογήσετε αυτό που θέλετε εκεί που θέλετε. Επιλέξτε το συγκεκριμένο κελί και ξεκινήστε απλώς να πληκτρολογείτε.

Ένας άλλος τρόπος είναι να αντιγράψετε δεδομένα και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε στο Υπολογιστικό σας φύλλο^{(Spreadsheet)} . Ομολογουμένως, εάν αντιγράφετε δεδομένα που δεν είναι σε μορφή πίνακα, μπορεί να είναι λίγο ενδιαφέρον ως προς το πού καταλήγουν στο έγγραφό σας. Αλλά ευτυχώς μπορούμε πάντα να επεξεργαστούμε το έγγραφο και να το κάνουμε ξανά αντιγραφή και επικόλληση αλλού, όπως χρειάζεται.

Μπορείτε να δοκιμάσετε τη μέθοδο αντιγραφής/επικόλλησης τώρα επιλέγοντας ένα τμήμα αυτού του άρθρου, αντιγράφοντας το και, στη συνέχεια, επικολλώντας το στο κενό υπολογιστικό φύλλο σας.

Αφού επιλέξετε το τμήμα του άρθρου και το αντιγράψετε, μεταβείτε στο υπολογιστικό φύλλο σας και κάντε κλικ στο επιθυμητό κελί όπου θέλετε να ξεκινήσετε την επικόλληση και κάντε το. Η μέθοδος που εμφανίζεται παραπάνω είναι η χρήση του μενού με το δεξί κλικ και, στη συνέχεια, η επιλογή "Επικόλληση" με τη μορφή του εικονιδίου.

Είναι πιθανό να εμφανιστεί σφάλμα κατά τη χρήση της ενσωματωμένης μεθόδου επικόλλησης του Excel , ακόμη και με τις άλλες ενσωματωμένες μεθόδους του Excel . Ευτυχώς, η προειδοποίηση σφάλματος (παραπάνω) σας βοηθά να σας υποδείξουμε προς τη σωστή κατεύθυνση για να λάβετε τα δεδομένα που αντιγράψατε στο φύλλο.

Κατά την επικόλληση των δεδομένων, το Excel^(Excel) κάνει πολύ καλή δουλειά στην ερμηνεία τους. Στο παράδειγμά μας, αντέγραψα τις δύο πρώτες παραγράφους αυτής της ενότητας και το Excel^(Excel) το παρουσίασε σε δύο σειρές. Δεδομένου ότι υπήρχε ένα πραγματικό διάστημα μεταξύ των παραγράφων, το Excel το^(Excel) αναπαρήγαγε επίσης (με μια κενή σειρά). Εάν αντιγράφετε έναν πίνακα, το Excel^(Excel) κάνει ακόμα καλύτερα την αναπαραγωγή του στο φύλλο.

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί στην Κορδέλα^(Ribbon) για επικόλληση. Για οπτικά άτομα, αυτό είναι πραγματικά χρήσιμο. Φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Ορισμένες εκδόσεις του Excel (ειδικά οι παλαιότερες εκδόσεις) σάς επιτρέπουν να εισάγετε δεδομένα (που λειτουργεί καλύτερα με παρόμοια αρχεία ή CSV – τιμές διαχωρισμένες με κόμματα – αρχεία). Ορισμένες νεότερες εκδόσεις του Excel δεν έχουν αυτήν την επιλογή, αλλά μπορείτε ακόμα να ανοίξετε το άλλο αρχείο (αυτό που θέλετε να εισαγάγετε), να χρησιμοποιήσετε μια επιλογή όλων^{(select all)} και, στη συνέχεια, να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε στο υπολογιστικό φύλλο Excel .  

Όταν η εισαγωγή είναι διαθέσιμη, βρίσκεται γενικά στο μενού Αρχείο^(File) . Στη νέα(τις) έκδοση(ες) του Excel , ενδέχεται να επαναδρομολογηθείτε σε περισσότερα από ένα γραφικό περιβάλλον χρήστη όταν κάνετε κλικ στο Αρχείο^(File) .  Απλώς^(Simply) κάντε κλικ στο βέλος επάνω αριστερά για να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας σας.

Υπερσύνδεση^{(Hyperlinking)}

Η υπερσύνδεση^{(Hyperlinking)} είναι αρκετά εύκολη, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε την Κορδέλα^(Ribbon) . Θα βρείτε το κουμπί υπερσύνδεσης κάτω από το μενού Εισαγωγή^(Insert) στις νεότερες εκδόσεις του Excel . Μπορεί επίσης να προσπελαστεί μέσω μιας συντόμευσης όπως η εντολή-K^(command-K) .

Μορφοποίηση δεδομένων (Παράδειγμα: Αριθμοί και ημερομηνίες)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Μερικές φορές είναι χρήσιμο να μορφοποιήσετε τα δεδομένα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα με τους αριθμούς. Γιατί; Μερικές φορές οι αριθμοί εμπίπτουν αυτόματα σε μια γενική μορφή (κάπως προεπιλεγμένη) που μοιάζει περισσότερο με μια μορφή κειμένου. Αλλά συχνά, θέλουμε οι αριθμοί μας να συμπεριφέρονται ως αριθμοί.  

Το άλλο παράδειγμα θα ήταν οι ημερομηνίες, τις οποίες μπορεί να θέλουμε να μορφοποιήσουμε για να διασφαλίσουμε ότι όλες οι ημερομηνίες μας φαίνονται συνεπείς, όπως 20200101 ή 01/01/20 ή οποιαδήποτε μορφή επιλέξουμε για τη μορφή ημερομηνίας.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην επιλογή μορφοποίησης των δεδομένων σας με δύο διαφορετικούς τρόπους, όπως φαίνεται στις παρακάτω εικόνες.

Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση, ας πούμε, στη μορφή Number , θα έχετε πολλές επιλογές. Αυτές οι επιλογές εμφανίζονται όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο δεξί κλικ. Όταν χρησιμοποιείτε την Κορδέλα^(Ribbon) , οι επιλογές σας βρίσκονται ακριβώς εκεί στην Κορδέλα^(Ribbon) . Όλα εξαρτώνται από το ποιο είναι πιο εύκολο για εσάς.  

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel^(Excel) για λίγο, η μέθοδος με το δεξί κλικ, με το πλαίσιο διαλόγου μορφής αριθμού που προκύπτει (εμφανίζεται παρακάτω) μπορεί να είναι πιο κατανοητή. Εάν είστε νεότεροι ή πιο οπτικοί, η μέθοδος Ribbon μπορεί να είναι πιο λογική (και πολύ πιο γρήγορη στη χρήση). ^(Ribbon)Και τα δύο σας παρέχουν επιλογές μορφοποίησης αριθμών.

Εάν πληκτρολογήσετε οτιδήποτε μοιάζει με ημερομηνία, οι νεότερες εκδόσεις του Excel είναι αρκετά ωραίες ώστε να το αντικατοπτρίζουν στην Κορδέλα^(Ribbon) όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Από την Κορδέλα^(Ribbon) μπορείτε να επιλέξετε μορφές για την ημερομηνία σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε μια σύντομη ή μια μεγάλη ημερομηνία. Προχωρήστε και δοκιμάστε το και δείτε τα αποτελέσματά σας.

Μορφοποίηση παρουσίασης (Παράδειγμα: Στοίχιση κειμένου)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Είναι επίσης χρήσιμο να κατανοήσετε πώς να ευθυγραμμίσετε τα δεδομένα σας, είτε θέλετε να ευθυγραμμιστούν όλα προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά (ή δικαιολογημένα, κ.λπ.). Αυτό είναι επίσης προσβάσιμο μέσω της Κορδέλας^(Ribbon) .

Όπως μπορείτε να δείτε από τις παραπάνω εικόνες, η στοίχιση του κειμένου (δηλαδή δεξιά, αριστερά κ.λπ.) βρίσκεται στη δεύτερη σειρά της επιλογής Κορδέλα . ^(Ribbon)Μπορείτε επίσης να επιλέξετε άλλες επιλογές στοίχισης (π.χ. πάνω, κάτω) στην Κορδέλα^(Ribbon) .  

Επίσης, αν παρατηρήσετε, η στοίχιση στοιχείων όπως οι αριθμοί μπορεί να μην φαίνεται σωστά όταν είναι στοίχιση αριστερά (όπου το κείμενο φαίνεται καλύτερα), αλλά φαίνεται καλύτερα όταν στοιχίζεται δεξιά. Η στοίχιση μοιάζει πολύ με αυτό που θα βλέπατε σε μια εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου.

Στήλες & Σειρές^{(Columns & Rows)}

Είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πώς να εργάζεστε, καθώς και να προσαρμόζετε το πλάτος και τις διαστάσεις^{(adjust the width and dimensions)} των στηλών και των γραμμών. Ευτυχώς, μόλις το καταφέρετε, είναι αρκετά εύκολο να το κάνετε.  

Υπάρχουν δύο μέρη για την προσθήκη ή τη διαγραφή γραμμών ή στηλών. Το πρώτο μέρος είναι η διαδικασία επιλογής και το άλλο είναι το δεξί κλικ και η επιλογή της επιλογής εισαγωγής ή διαγραφής.  

Θυμάστε τα δεδομένα που αντιγράψαμε από αυτό το άρθρο και επικολλήσαμε στο κενό μας φύλλο Excel στο παραπάνω παράδειγμα; Μάλλον δεν το χρειαζόμαστε πια, επομένως είναι ένα τέλειο παράδειγμα για τη διαδικασία διαγραφής σειρών.

Θυμάστε^(Remember) το πρώτο μας βήμα; Πρέπει να επιλέξουμε τις σειρές. Προχωρήστε και κάντε κλικ στον αριθμό της σειράς (στα αριστερά του επάνω αριστερού κελιού) και σύρετε προς τα κάτω με το ποντίκι σας στην κάτω σειρά που θέλετε να διαγράψετε. Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέγουμε τρεις σειρές.  

Στη συνέχεια, το δεύτερο μέρος της διαδικασίας μας είναι να κάνουμε κλικ στο Διαγραφή σειρών^{(Delete Rows)} και να παρακολουθήσουμε το Excel να διαγράφει αυτές τις σειρές.

Η διαδικασία για την εισαγωγή μιας σειράς είναι παρόμοια, αλλά δεν χρειάζεται να επιλέξετε περισσότερες από μία σειρές.  Το Excel^(Excel) θα καθορίσει πού θα κάνετε κλικ είναι το σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε τη σειρά.  

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία, κάντε κλικ στον αριθμό της σειράς που θέλετε να βρίσκεται κάτω από τη νέα σειρά. Αυτό λέει στο Excel να επιλέξει ολόκληρη τη σειρά για εσάς. Από το σημείο όπου βρίσκεστε, το Excel^(Excel) θα εισαγάγει τη σειρά από πάνω. Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Εισαγωγή σειρών.^{(Insert Rows.)}

Όπως μπορείτε να δείτε παραπάνω, πληκτρολογήσαμε 10 στη σειρά 10. Στη συνέχεια, αφού επιλέξαμε 10 (σειρά 10), κάνουμε δεξί κλικ και επιλέξαμε Εισαγωγή σειρών^{(Insert Rows)} , ο αριθμός 10 κατέβηκε κατά μία σειρά. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα το 10 να βρίσκεται τώρα στη σειρά 11.  

Αυτό δείχνει πώς η σειρά που εισήχθη τοποθετήθηκε πάνω από την επιλεγμένη σειρά. Προχωρήστε και δοκιμάστε το μόνοι σας, ώστε να μπορείτε να δείτε πώς λειτουργεί η διαδικασία εισαγωγής.

Εάν χρειάζεστε περισσότερες από μία σειρές, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας περισσότερες από μία σειρές και αυτό λέει στο Excel πόσες θέλετε και αυτή η ποσότητα θα εισαχθεί πάνω από τον επιλεγμένο αριθμό σειράς.  

Οι παρακάτω εικόνες το δείχνουν σε οπτική μορφή, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο οι 10 κατέβηκαν τρεις σειρές, τον αριθμό των σειρών που εισήχθησαν. 

Η εισαγωγή και η διαγραφή στηλών είναι βασικά η ίδια, εκτός από το ότι επιλέγετε από την κορυφή (στήλες) αντί από τα αριστερά (γραμμές).

Φίλτρα & Διπλότυπα^{(Filters & Duplicates)}

Όταν έχουμε πολλά δεδομένα για να δουλέψουμε, βοηθάει αν έχουμε μερικά κόλπα στα μανίκια μας για να εργαστούμε πιο εύκολα με αυτά τα δεδομένα.  

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια δέσμη οικονομικών δεδομένων, αλλά χρειάζεται μόνο να εξετάσετε συγκεκριμένα δεδομένα. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα "Φίλτρο" του Excel.

Αρχικά, ας βρούμε ένα φύλλο εργασίας του Excel^{(Excel Worksheet)} που παρουσιάζει πολλά δεδομένα, ώστε να έχουμε κάτι να το δοκιμάσουμε (χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε όλα τα δεδομένα μόνοι μας). Μπορείτε να κάνετε λήψη ενός τέτοιου δείγματος από τη Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Λάβετε υπόψη ότι αυτός είναι ο άμεσος σύνδεσμος για τη λήψη, επομένως το αρχείο παραδείγματος του Excel θα πρέπει να ξεκινήσει αμέσως τη λήψη όταν κάνετε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο.

Τώρα που έχουμε το έγγραφο, ας δούμε τον όγκο των δεδομένων. Αρκετά, έτσι δεν είναι; Σημείωση: η παραπάνω εικόνα θα φαίνεται λίγο διαφορετική από αυτή που έχετε στο δείγμα αρχείου σας και αυτό είναι φυσιολογικό. 

Ας υποθέσουμε ότι θέλατε να δείτε μόνο δεδομένα από τη Γερμανία^(Germany) . Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Φίλτρο" στην Κορδέλα^(Ribbon) (στην "Αρχική σελίδα"). Συνδυάζεται με την επιλογή «Ταξινόμηση» προς τα δεξιά (στις νεότερες εκδόσεις  του Excel ).

Τώρα, πείτε στο Excel ποιες επιλογές θέλετε. Σε αυτήν την περίπτωση, αναζητούμε δεδομένα για τη Γερμανία^(Germany) ως επιλεγμένη χώρα.

Θα παρατηρήσετε ότι όταν επιλέγετε την επιλογή φίλτρου, εμφανίζονται μικρά βέλη προς τα κάτω στις στήλες. Όταν είναι επιλεγμένο ένα βέλος, έχετε πολλές επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής "Φίλτρα κειμένου" που θα χρησιμοποιήσουμε. Έχετε την επιλογή να ταξινομήσετε αύξουσα ή φθίνουσα.  

Είναι λογικό γιατί το Excel^(Excel) τα συνδυάζει στην Κορδέλα^(Ribbon) , καθώς όλες αυτές οι επιλογές εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα. Θα επιλέξουμε το "Ίσο..." κάτω από τα "Φίλτρα κειμένου".

Αφού επιλέξουμε τι θέλουμε να κάνουμε (σε αυτήν την περίπτωση Φίλτρο^(Filter) ), ας δώσουμε τις πληροφορίες/κριτήρια. Θα θέλαμε να δούμε όλα τα δεδομένα από τη Γερμανία^(Germany) , ώστε να είναι αυτά που πληκτρολογούμε στο πλαίσιο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

Θα παρατηρήσετε ότι τώρα βλέπουμε μόνο δεδομένα από τη Γερμανία^(Germany) . Τα δεδομένα έχουν φιλτραριστεί. Τα άλλα δεδομένα είναι ακόμα εκεί. Απλώς είναι κρυμμένο από τα μάτια. Θα έρθει μια στιγμή που θέλετε να διακόψετε το φίλτρο και να δείτε όλα τα δεδομένα.  Απλώς^(Simply) επιστρέψτε στο pull-down και επιλέξτε να καθαρίσετε το φίλτρο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Μερικές φορές θα έχετε σύνολα δεδομένων που περιλαμβάνουν διπλότυπα δεδομένα. Είναι πολύ πιο εύκολο αν έχετε μόνο μοναδικά δεδομένα. Για παράδειγμα, γιατί θέλετε να καταγράφονται ακριβώς τα ίδια οικονομικά δεδομένα δύο φορές (ή περισσότερες) στο φύλλο εργασίας του Excel^{(Excel Worksheet)} ;  

Παρακάτω^(Below) είναι ένα παράδειγμα συνόλου δεδομένων που έχει ορισμένα δεδομένα που επαναλαμβάνονται (εμφανίζονται με κίτρινο χρώμα).

Για να αφαιρέσετε διπλότυπα (ή περισσότερα, όπως σε αυτήν την περίπτωση), ξεκινήστε κάνοντας κλικ σε μία από τις σειρές που αντιπροσωπεύουν τα διπλότυπα δεδομένα (που περιέχει τα δεδομένα που επαναλαμβάνονται). Αυτό φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Τώρα, επισκεφτείτε την καρτέλα ή την ενότητα "Δεδομένα" και από εκεί, μπορείτε να δείτε ένα κουμπί στην Κορδέλα^(Ribbon) που λέει "Κατάργηση διπλότυπων". Κάντε κλικ σε αυτό.

Το πρώτο μέρος αυτής της διαδικασίας σας παρουσιάζει ένα παράθυρο διαλόγου παρόμοιο με αυτό που βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.  Μην^(Don) αφήσετε αυτό να σας μπερδέψει. Απλώς σας ρωτά ποια στήλη να κοιτάξετε κατά τον προσδιορισμό των διπλών δεδομένων.  

Για παράδειγμα, εάν είχατε πολλές σειρές με το ίδιο όνομα και επίθετο, αλλά βασικά ασυναρτησίες στις άλλες στήλες (όπως μια αντιγραφή/επικόλληση από έναν ιστότοπο για παράδειγμα) και χρειαζόσασταν μόνο μοναδικές σειρές για το όνομα και το επώνυμο, θα επιλέγατε αυτές οι στήλες, έτσι ώστε οι ασυναρτησίες που μπορεί να μην είναι διπλές δεν λαμβάνονται υπόψη κατά την αφαίρεση των πλεοναζόντων δεδομένων.  

Σε αυτήν την περίπτωση, αφήσαμε την επιλογή ως "όλες οι στήλες" επειδή είχαμε διπλότυπες σειρές με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να γνωρίζουμε ότι όλες οι στήλες ήταν ακριβώς ίδιες στο παράδειγμά μας. (Μπορείτε να κάνετε το ίδιο με το αρχείο παραδείγματος του Excel και να το δοκιμάσετε.)

Αφού κάνετε κλικ στο "OK" στο παραπάνω πλαίσιο διαλόγου, θα δείτε το αποτέλεσμα και σε αυτήν την περίπτωση, τρεις σειρές αναγνωρίστηκαν ως ταιριάζουν και δύο από αυτές αφαιρέθηκαν.

Τώρα, τα δεδομένα που προκύπτουν (που εμφανίζονται παρακάτω) ταιριάζουν με τα δεδομένα με τα οποία ξεκινήσαμε πριν προχωρήσουμε στην προσθήκη και αφαίρεση των διπλότυπων.

Μόλις μάθατε μερικά κόλπα. Αυτά είναι ιδιαίτερα χρήσιμα όταν ασχολείστε με μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων. Προχωρήστε και δοκιμάστε κάποια άλλα κουμπιά που βλέπετε στην Κορδέλα^(Ribbon) και δείτε τι κάνουν. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε το αρχείο παραδείγματος Excel , εάν θέλετε να διατηρήσετε την αρχική μορφή. Μετονομάστε το αρχείο που κατεβάσατε και κατεβάστε ξανά ένα άλλο αντίγραφο. Ή αντιγράψτε το αρχείο στον υπολογιστή σας.  

Αυτό που έκανα ήταν να αντιγράψω την καρτέλα με όλα τα οικονομικά δεδομένα (μετά την αντιγραφή στο άλλο αρχείο παραδείγματος μου, αυτό που ξεκινήσαμε με αυτό ήταν κενό) και με τη διπλότυπη καρτέλα είχα δύο εκδόσεις για να παίξω κατά βούληση. Μπορείτε να το δοκιμάσετε κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα και επιλέγοντας « Διπλότυπο^(Duplicate) ».

Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional Formatting)}

Αυτό το μέρος του άρθρου περιλαμβάνεται στην ενότητα για τη δημιουργία του βιβλίου εργασίας^(Workbook) λόγω των πλεονεκτημάτων εμφάνισης του. Αν σας φαίνεται λίγο περίπλοκο ή αναζητάτε συναρτήσεις και τύπους, παραλείψτε αυτήν την ενότητα και επιστρέψτε σε αυτήν με τον ελεύθερο χρόνο σας.

Η μορφοποίηση^(Formatting) υπό όρους είναι χρήσιμη εάν θέλετε να επισημάνετε ορισμένα δεδομένα. Σε αυτό το παράδειγμα, πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε το αρχείο Example Example^{(Excel Example)} (με όλα τα οικονομικά δεδομένα) και να αναζητήσουμε τις « Μικτές^(Gross) πωλήσεις» που ξεπερνούν τα 25.000 $. 

Για να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να επισημάνουμε την ομάδα κελιών που θέλουμε να αξιολογήσουμε. Τώρα, έχετε υπόψη σας ότι δεν θέλετε να επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη ή τη σειρά. Θέλετε μόνο να επισημάνετε μόνο τα κελιά που θέλετε να αξιολογηθούν. Διαφορετικά, τα άλλα κελιά (όπως οι επικεφαλίδες) θα αξιολογηθούν επίσης και θα εκπλαγείτε τι κάνει το Excel με αυτές τις επικεφαλίδες (για παράδειγμα).

Έτσι, έχουμε επισημασμένα τα επιθυμητά κελιά μας και τώρα κάνουμε κλικ στην ενότητα/ομάδα "Αρχική σελίδα" και μετά στην "Μορφοποίηση υπό όρους".

Όταν κάνουμε κλικ στο "Μορφοποίηση υπό όρους" στην Κορδέλα^(Ribbon) , έχουμε κάποιες επιλογές. Σε αυτήν την περίπτωση θέλουμε να επισημάνουμε τα κελιά που είναι μεγαλύτερα από 25.000 $, έτσι ώστε να κάνουμε την επιλογή μας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Τώρα θα δούμε ένα παράθυρο διαλόγου και μπορούμε να πληκτρολογήσουμε την τιμή στο πλαίσιο. Πληκτρολογούμε 25000. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για κόμματα ή τίποτα και στην πραγματικότητα, λειτουργεί καλύτερα αν πληκτρολογήσετε απλώς τον πρωτογενή αριθμό.

Αφού κάνουμε κλικ στο "OK" θα δούμε ότι τα πεδία χρωματίζονται αυτόματα σύμφωνα με την επιλογή μας (στα δεξιά) στο παραπάνω πλαίσιο διαλόγου "Μεγαλύτερο από". Σε αυτήν την περίπτωση, "Ανοιχτό κόκκινο γέμισμα με σκούρο κόκκινο κείμενο^{(Dark Red Text)} ). Θα μπορούσαμε επίσης να είχαμε επιλέξει μια διαφορετική επιλογή εμφάνισης.

Αυτή η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείτε, με μια ματιά, δεδομένα που είναι απαραίτητα για το ένα ή το άλλο έργο. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσαμε να δούμε τα "Τμήματα" (όπως αναφέρονται στο αρχείο Example Excel^{(Excel Example)} ) που μπόρεσαν να ξεπεράσουν τα 25.000 $ σε ακαθάριστες^(Gross) πωλήσεις.

Εργασία με τύπους και συναρτήσεις^{(Working With Formulas and Functions)}

Η εκμάθηση του τρόπου χρήσης συναρτήσεων στο Excel είναι πολύ χρήσιμη. Είναι τα βασικά κότσια των τύπων. Εάν θέλετε να δείτε μια λίστα με τις λειτουργίες για να πάρετε μια ιδέα για το τι είναι διαθέσιμο, κάντε κλικ στο μενού/ομάδα «Εισαγωγή» και, στη συνέχεια, στο αριστερό άκρο, επιλέξτε «Λειτουργία/Λειτουργίες».

Παρόλο που ο σκοπός αυτού του κουμπιού στην κορδέλα του Excel^{(Excel Ribbon)} είναι να εισαγάγει μια πραγματική συνάρτηση (η οποία μπορεί επίσης να επιτευχθεί πληκτρολογώντας στη γραμμή τύπων, ξεκινώντας με το σύμβολο ίσον και στη συνέχεια ξεκινώντας να πληκτρολογείτε την επιθυμητή συνάρτηση), μπορούμε επίσης να το χρησιμοποιήσουμε για να δείτε τι είναι διαθέσιμο. Μπορείτε να κάνετε κύλιση στις συναρτήσεις για να πάρετε μια ιδέα για το τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στους τύπους σας.  

Ομολογουμένως, είναι επίσης πολύ χρήσιμο να τα δοκιμάσετε και να δείτε τι κάνουν. Μπορείτε να επιλέξετε την ομάδα που θέλετε να μελετήσετε επιλέγοντας μια κατηγορία, όπως "Συνήθως Χρησιμοποιείται" για μια συντομότερη λίστα συναρτήσεων, αλλά μια λίστα που χρησιμοποιείται συχνά (και για την οποία ορισμένες λειτουργίες καλύπτονται σε αυτό το άρθρο).

Θα χρησιμοποιήσουμε μερικές από αυτές τις συναρτήσεις στα παραδείγματα των τύπων που συζητάμε σε αυτό το άρθρο.

The Equals =Σημάδι^{( Sign)}

Το σύμβολο ίσον (=) είναι πολύ σημαντικό στο Excel . Παίζει ουσιαστικό ρόλο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στις περιπτώσεις των τύπων.  Βασικά^(Basically) , δεν έχετε έναν τύπο χωρίς να προηγείται το σύμβολο ίσον. Και χωρίς τον τύπο, είναι απλώς τα δεδομένα (ή το κείμενο) που έχετε εισαγάγει σε αυτό το κελί.  

Απλώς θυμηθείτε ότι προτού ζητήσετε από το Excel να υπολογίσει ή να αυτοματοποιήσει οτιδήποτε για εσάς, πληκτρολογήστε ένα σύμβολο ίσον ( = ) στο κελί.

Εάν συμπεριλάβετε ένα σύμβολο $, αυτό λέει στο Excel να μην μετακινήσει τον τύπο. Κανονικά, η αυτόματη προσαρμογή των τύπων (χρησιμοποιώντας αυτό που ονομάζεται σχετικές αναφορές κελιών), σε αλλαγές στο φύλλο εργασίας, είναι χρήσιμη, αλλά μερικές φορές μπορεί να μην το θέλετε και με αυτό το σύμβολο $, μπορείτε να το πείτε στο Excel . Απλώς εισάγετε το $ μπροστά από το γράμμα και τον αριθμό της αναφοράς του κελιού.  

Έτσι, μια σχετική αναφορά κελιού D25 γίνεται 25 $ D $. Εάν αυτό το μέρος προκαλεί σύγχυση, μην ανησυχείτε για αυτό. Μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό (ή να παίξετε μαζί του με ένα κενό βιβλίο εργασίας του Excel ).

The Awesome Ampersand >> &

Το συμπλεκτικό σύμβολο ( & ) είναι ένας διασκεδαστικός μικρός τύπος "εργαλείο", που σας επιτρέπει να συνδυάζετε κελιά. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι έχετε μια στήλη για τα ονόματα και μια άλλη στήλη για τα επώνυμα και θέλετε να δημιουργήσετε μια στήλη για το πλήρες όνομα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το & για να κάνετε ακριβώς αυτό.

Ας το δοκιμάσουμε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel^{(Excel Worksheet)} . Για αυτό το παράδειγμα, ας χρησιμοποιήσουμε ένα κενό φύλλο, ώστε να μην διακόψουμε κανένα άλλο έργο. Προχωρήστε και πληκτρολογήστε το όνομά σας σε Α1 και πληκτρολογήστε το επώνυμό σας στο Β1. Τώρα, για να τα συνδυάσετε, κάντε κλικ με το ποντίκι σας στο κελί C1 και πληκτρολογήστε αυτόν τον τύπο:  =A1 & “ “ & B1 .  Χρησιμοποιήστε^(Please) μόνο το τμήμα με πλάγια γράμματα και όχι οποιοδήποτε από τα υπόλοιπα (όπως να μην χρησιμοποιείτε την τελεία).  

Τι βλέπετε στο C1; Θα πρέπει να δείτε το πλήρες όνομά σας με ένα κενό μεταξύ του ονόματος και του επωνύμου σας, όπως θα ήταν φυσιολογικό όταν πληκτρολογείτε το πλήρες όνομά σας. Το τμήμα & " " & του τύπου είναι αυτό που παρήγαγε αυτόν τον χώρο. Εάν δεν είχατε συμπεριλάβει το " " θα είχατε το όνομα και το επώνυμό σας χωρίς κενό μεταξύ τους (προχωρήστε και δοκιμάστε το αν θέλετε να δείτε το αποτέλεσμα).

Ένας άλλος παρόμοιος τύπος χρησιμοποιεί το CONCAT^(CONCAT) , αλλά θα το μάθουμε λίγο αργότερα. Προς το παρόν, να έχετε κατά νου τι μπορεί να κάνει το σύμφωνο ( & ) για εσάς, καθώς αυτή η μικρή συμβουλή είναι χρήσιμη σε πολλές περιπτώσεις.

Συνάρτηση SUM().^{(SUM() Function)}

Η συνάρτηση SUM () είναι πολύ εύχρηστη και κάνει ακριβώς αυτό που περιγράφει. Αθροίζει τους αριθμούς που λέτε στο Excel να συμπεριλάβει και σας δίνει το άθροισμα των τιμών τους. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με μερικούς διαφορετικούς τρόπους.

Ξεκινήσαμε πληκτρολογώντας μερικούς αριθμούς, οπότε είχαμε κάποια δεδομένα για να δουλέψουμε στη χρήση της συνάρτησης. Απλώς χρησιμοποιήσαμε 1, 2, 3, 4, 5 και ξεκινήσαμε με Α1 και πληκτρολογήσαμε σε κάθε κελί που πηγαίνει προς τα κάτω προς το Α5.

Τώρα, για να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM (), ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο επιθυμητό κελί, σε αυτήν την περίπτωση χρησιμοποιήσαμε A6, και πληκτρολογώντας =SUM ( στη γραμμή τύπων. Σε αυτό το παράδειγμα, σταματήστε όταν φτάσετε στο πρώτο "(." Τώρα, κάντε κλικ στο A1 (το πιο πάνω κελί) και σύρετε το ποντίκι σας στο A5 (ή στο πιο κάτω κελί που θέλετε να συμπεριλάβετε) και, στη συνέχεια, επιστρέψτε στη γραμμή τύπων και πληκτρολογήστε το κλείσιμο «).» Μην συμπεριλάβετε τις τελείες ή εισαγωγικά και μόνο τις παρενθέσεις. 

Ο άλλος τρόπος χρήσης αυτής της συνάρτησης είναι να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις πληροφορίες στη γραμμή τύπων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν έχετε αρκετούς αριθμούς και η κύλιση για να τους πιάσετε είναι λίγο δύσκολη. Ξεκινήστε αυτήν τη μέθοδο με τον ίδιο τρόπο που κάνατε για το παραπάνω παράδειγμα, με "=SUM(."

Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την αναφορά κελιού στο επάνω μέρος του κελιού. Σε αυτή την περίπτωση, αυτό θα ήταν το Α1. Συμπεριλάβετε μια άνω και κάτω τελεία ( : ) και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την αναφορά κελιού του πιο κάτω κελιού. Σε αυτή την περίπτωση, αυτό θα ήταν Α5.

Λειτουργία AVERAGE().^{(AVERAGE() Function)}

Τι θα γινόταν αν θέλατε να καταλάβετε ποιος ήταν ο μέσος όρος μιας ομάδας αριθμών; Μπορείτε εύκολα να το κάνετε αυτό με τη συνάρτηση AVERAGE (). Θα παρατηρήσετε, στα παρακάτω βήματα, ότι είναι βασικά η ίδια με τη συνάρτηση SUM () παραπάνω αλλά με διαφορετική συνάρτηση.  

Έχοντας αυτό κατά νου, ξεκινάμε επιλέγοντας το κελί που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε για το αποτέλεσμα (σε αυτήν την περίπτωση A6) και, στη συνέχεια, αρχίζουμε να πληκτρολογούμε με το σύμβολο ίσου ( = ) και τη λέξη AVERAGE . Θα παρατηρήσετε ότι καθώς ξεκινάτε να το πληκτρολογείτε, σας προσφέρονται προτάσεις και μπορείτε να κάνετε κλικ στο AVERAGE αντί να πληκτρολογήσετε ολόκληρη τη λέξη, αν θέλετε.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια αρχική παρένθεση στον τύπο σας προτού προσθέσουμε την περιοχή κελιών μας.  Διαφορετικά^(Otherwise) , θα λάβετε ένα σφάλμα.

Τώρα που έχουμε πληκτρολογήσει το “=AVERAGE(“ στο κελί Α6 μας (ή όποιο κελί χρησιμοποιείτε για το αποτέλεσμα) μπορούμε να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Σε αυτήν την περίπτωση χρησιμοποιούμε Α1 έως Α5.  

Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να το πληκτρολογήσετε χειροκίνητα αντί να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για να επιλέξετε την περιοχή. Εάν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, η πληκτρολόγηση στο εύρος είναι πιθανώς ευκολότερη από την κύλιση που θα απαιτούνταν για να το επιλέξετε. Αλλά, φυσικά, εξαρτάται από εσάς.

Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία, απλώς πληκτρολογήστε την παρένθεση κλεισίματος ")" και θα λάβετε τον μέσο όρο των πέντε αριθμών. Όπως μπορείτε να δείτε, αυτή η διαδικασία μοιάζει πολύ με τη διαδικασία SUM () και άλλες συναρτήσεις. Μόλις κατακτήσετε μια λειτουργία, οι άλλες θα είναι ευκολότερες.

Συνάρτηση COUNTIF().^{(COUNTIF() Function)}

Ας υποθέσουμε ότι θέλαμε να μετρήσουμε πόσες φορές εμφανίζεται ένας συγκεκριμένος αριθμός σε ένα σύνολο δεδομένων.  Αρχικά^(First) , ας ετοιμάσουμε το αρχείο μας για αυτή τη λειτουργία, ώστε να έχουμε κάτι να μετρήσουμε. Καταργήστε κάθε τύπο που μπορεί να έχετε στο A6. Τώρα, είτε αντιγράψτε το Α1 έως το Α5 και επικολλήστε ξεκινώντας από το Α6 ή απλώς πληκτρολογήστε τους ίδιους αριθμούς στα κελιά που πηγαίνουν προς τα κάτω ξεκινώντας από το Α6 και την τιμή του 1 και μετά το Α7 με το 2 κ.λπ.

Τώρα, στο A11 ας ξεκινήσουμε τη λειτουργία/τύπο μας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πληκτρολογήσουμε “ =COUNTIF (.” Στη συνέχεια, θα επιλέξουμε τα κελιά A1 έως A10 .

Βεβαιωθείτε ότι πληκτρολογείτε ή επιλέγετε "COUNTIF" και όχι μία από τις άλλες συναρτήσεις που μοιάζουν με COUNT διαφορετικά δεν θα έχουμε το ίδιο αποτέλεσμα.

Πριν κάνουμε όπως έχουμε με τις άλλες συναρτήσεις μας, και πληκτρολογήσουμε την παρένθεση κλεισίματος ")", πρέπει να απαντήσουμε στην ερώτηση των κριτηρίων και να πληκτρολογήσουμε ότι, μετά από κόμμα "," και πριν από την παρένθεση ")."

Τι ορίζεται από τα «κριτήρια;» Εκεί λέμε στο Excel τι θέλουμε να μετρήσει (σε ​​αυτήν την περίπτωση). Πληκτρολογήσαμε ένα κόμμα και μετά ένα «5» και μετά την παρένθεση κλεισίματος για να λάβουμε το πλήθος των πέντε (5) που εμφανίζονται στη λίστα των αριθμών. Αυτό το αποτέλεσμα θα ήταν δύο (2) καθώς υπάρχουν δύο εμφανίσεις.

Συνάρτηση CONCAT ή CONCANTENATE().^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Παρόμοια με το παράδειγμά μας χρησιμοποιώντας μόνο το συμπλεκτικό σύμβολο ( & ) στον τύπο μας, μπορείτε να συνδυάσετε κελιά χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση CONCAT^(CONCAT) (). Συνεχίστε και δοκιμάστε το, χρησιμοποιώντας το ίδιο μας παράδειγμα.  

Πληκτρολογήστε το όνομά σας στο Α1 και το επώνυμό σας στο Β1. Στη συνέχεια, στο C1 πληκτρολογήστε CONCAT (A1, “ “ , B1).

Θα δείτε ότι έχετε το ίδιο αποτέλεσμα όπως κάναμε με το συμπλεκτικό σύμβολο (&). Πολλοί χρησιμοποιούν το σύμφωνο γιατί είναι πιο εύκολο και λιγότερο δυσκίνητο, αλλά τώρα βλέπετε ότι έχετε και άλλη επιλογή.

Σημείωση: Αυτή η συνάρτηση μπορεί να είναι CONCANTENATE στην έκδοση του Excel .  Η Microsoft^(Microsoft) συντόμευσε το όνομα της συνάρτησης σε απλώς CONCAT και αυτό τείνει να είναι ευκολότερο να πληκτρολογήσετε (και να το θυμάστε) στις νεότερες εκδόσεις του λογισμικού. Ευτυχώς, εάν αρχίσετε να πληκτρολογείτε CONCA στη γραμμή τύπων σας (μετά το σύμβολο ίσον), θα δείτε ποια έκδοση χρησιμοποιεί η έκδοση του Excel και μπορείτε να την επιλέξετε κάνοντας κλικ πάνω της με το ποντίκι.

Να θυμάστε^(Remember) ότι όταν αρχίσετε να το πληκτρολογείτε, για να επιτρέψετε στην έκδοση του Excel να αποκαλύψει τη σωστή λειτουργία, να πληκτρολογήσετε μόνο "CONCA" (ή μικρότερη) και όχι "CONCAN" (ως αρχή για CONCANTENATE ) ή ενδέχεται να μην βλέπετε το Excel^(Excel) " Πρόταση μιας και εκεί αρχίζουν να διαφέρουν οι δύο λειτουργίες.

Μην εκπλαγείτε αν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο συγχώνευσης με το συμπλεκτικό σύμβολο (&) αντί για το CONCAT (). Αυτό είναι φυσιολογικό.

If/Then Formulas

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε έναν If/Then Formula για να προσδιορίσουμε το ποσό της Έκπτωσης^(Discount) (κάτι σαν δεύτερη έκπτωση) σε μια νέα στήλη στο Παράδειγμα αρχείου Excel . Σε αυτήν την περίπτωση, πρώτα ξεκινάμε προσθέτοντας μια στήλη και την προσθέτουμε μετά τη Στήλη ΣΤ^{(Column F)} και πριν τη Στήλη Ζ^{(Column G)} (και πάλι, στο αρχείο παραδείγματος που κατεβάσαμε).

Τώρα, πληκτρολογούμε τον τύπο. Σε αυτήν την περίπτωση, το πληκτρολογούμε στο F2 και είναι “=IF(E2>25000, “ ΕΚΠΤΩΣΗ 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Αυτό εκπληρώνει αυτό που αναζητά ο τύπος με μια δοκιμή (E2 μεγαλύτερη από 25k) και στη συνέχεια ένα αποτέλεσμα εάν ο αριθμός στο E2 περάσει αυτή τη δοκιμή (“ ΕΚΠΤΩΣΗ 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Τώρα, αντιγράψτε το F2 και επικολλήστε τα κελιά που το ακολουθούν στη στήλη F.

Ο τύπος θα προσαρμοστεί αυτόματα για κάθε κελί (σχετική αναφορά κελιού), με αναφορά στο κατάλληλο κελί.  Θυμηθείτε^(Remember) ότι εάν δεν θέλετε να προσαρμόζεται αυτόματα, μπορείτε να προηγηθεί το κελί άλφα με ένα σύμβολο $ καθώς και τον αριθμό, όπως το A1 είναι $A$1. 

Μπορείτε να δείτε, στην παραπάνω εικόνα, ότι η "ΕΚΠΤΩΣΗ 2" εμφανίζεται σε όλα τα κελιά της στήλης F2. Αυτό συμβαίνει επειδή ο τύπος του λέει να κοιτάξει το κελί E2 (που αντιπροσωπεύεται από $2 E$) και όχι σχετικά κελιά. Έτσι, όταν ο τύπος αντιγράφεται στο επόμενο κελί (π.χ. F3), εξακολουθεί να κοιτάζει το κελί E2 λόγω των σημάτων του δολαρίου. Έτσι, όλα τα κελιά δίνουν το ίδιο αποτέλεσμα επειδή έχουν τον ίδιο τύπο που αναφέρεται στο ίδιο κελί.

Επίσης, εάν θέλετε να εμφανίζεται μια τιμή αντί για τη λέξη "FALSE", απλώς προσθέστε ένα κόμμα και, στη συνέχεια, τη λέξη ή τον αριθμό που θέλετε να εμφανίζεται (το κείμενο πρέπει να είναι σε εισαγωγικά) στο τέλος του τύπου, πριν από το τελική παρένθεση.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Διαχείριση των έργων σας στο Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

Ευτυχώς, με τον τρόπο που σχεδιάζονται τα έγγραφα του Excel , μπορείτε να κάνετε πολλά με τα βιβλία εργασίας του ^(Excel)Excel^{(Excel Workbooks)} . Η δυνατότητα να έχετε διαφορετικά φύλλα εργασίας (καρτέλες) στο έγγραφό σας σας επιτρέπει να έχετε σχετικό περιεχόμενο όλα σε ένα αρχείο. Επίσης, εάν πιστεύετε ότι δημιουργείτε κάτι που μπορεί να έχει τύπους που λειτουργούν καλύτερα (ή χειρότερα), μπορείτε να αντιγράψετε (επιλογή με δεξί κλικ) τις (καρτέλες) του φύλλου^(Worksheet) εργασίας σας για να έχετε διάφορες εκδόσεις του φύλλου εργασίας^(Worksheet) σας .  

Μπορείτε να μετονομάσετε τις καρτέλες σας και να χρησιμοποιήσετε κωδικούς ημερομηνίας για να σας ενημερώσουμε ποιες εκδόσεις είναι οι πιο πρόσφατες (ή οι παλαιότερες). Αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις καρτέλες προς όφελός σας στη διαχείριση των έργων σας στο Excel.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα μετονομασίας των καρτελών σας σε μία από τις νεότερες εκδόσεις του Excel . Ξεκινάτε κάνοντας κλικ στην καρτέλα και παίρνετε ένα αποτέλεσμα παρόμοιο με την εικόνα εδώ: 

Εάν δεν λάβετε αυτήν την απάντηση, είναι εντάξει. Μπορεί να έχετε μια παλαιότερη έκδοση του Excel , αλλά είναι κάπως εύχρηστη με τον τρόπο που σας επιτρέπει να μετονομάσετε τις καρτέλες. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στην καρτέλα και να λάβετε μια επιλογή για "μετονομασία" στις προηγούμενες εκδόσεις του Excel , επίσης, και μερικές φορές απλά να πληκτρολογήσετε απευθείας στην καρτέλα.

Το Excel^(Excel) σάς παρέχει τόσες πολλές ευκαιρίες στο ταξίδι σας για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel^(Excel) . Τώρα είναι ώρα να βγείτε έξω και να το χρησιμοποιήσετε! Καλή^(Have) διασκέδαση.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στο Excel

• Τρόπος δημιουργίας αίθουσες επιλογών στο Microsoft Teams

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

• Πώς να υπολογίσετε τη διακύμανση στο Excel

• Πώς να αποκρύψετε φύλλα, κελιά, στήλες και τύπους στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS στο Excel

• Πώς να προσθέσετε σχόλια σε ένα κελί φύλλου εργασίας του Excel

• Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Το Microsoft Outlook δεν ανταποκρίνεται; 8 Διορθώσεις για δοκιμή

• Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel