OneDrive για το σχολείο ή την εργασία: 8 συμβουλές για αρχάριους

Όσο πιο φορητός είστε, τόσο πιο σημαντικό είναι να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε ή τη συσκευή που χρησιμοποιείτε. Παλιότερα(Back) , τα ηλεκτρονικά σας αρχεία βρίσκονταν όλα στον υπολογιστή σας, οπότε αν δεν ήσασταν κοντά στον υπολογιστή σας, δεν θα μπορούσατε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας. Όλα αυτά άλλαξαν με την εμφάνιση του internet υψηλής ταχύτητας και των υπηρεσιών αποθήκευσης cloud που προσφέρονται από εταιρείες όπως το Dropbox , η Amazon και η Google . 

Κατά ειρωνικό τρόπο, οι παραγγελίες παραμονής στο σπίτι του περασμένου έτους και η στροφή στην απομακρυσμένη εργασία έχουν επίσης αυξήσει την ανάγκη και την επιθυμία για αποθήκευση στο cloud. Πολλά σχολεία και εργοδότες έχουν στραφεί στο Microsoft 365 για να διατηρήσουν τους μαθητές και τους εργαζόμενους συνδεδεμένους. Για αποθήκευση αρχείων, αυτό σήμαινε την υιοθέτηση του OneDrive για το σχολείο ή την εργασία. 

Εάν είστε νέος χρήστης του OneDrive , είτε για το σχολείο είτε για τη δουλειά, συνεχίστε να διαβάζετε για μερικές συμβουλές για τη χρήση της υπηρεσίας αποθήκευσης cloud της Microsoft.

1. Κατανοήστε τα εικονίδια κατάστασης(Status Icons) του OneDrive

Όταν αποθηκεύετε αρχεία στο OneDrive , μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε το αρχείο σας διαθέσιμο μόνο στο διαδίκτυο ή εκτός σύνδεσης. Η δυνατότητα OneDrive Files On-Demand σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε όλα όσα έχετε αποθηκεύσει στον αποθηκευτικό χώρο σας στο cloud χωρίς να κάνετε λήψη ενός τοπικού αντιγράφου κάθε αρχείου. Αντίθετα, θα δείτε τα αρχεία σας να παρατίθενται στη διαχείριση αρχείων μαζί με εικονίδια κατάστασης που υποδεικνύουν εάν κάθε αρχείο είναι μόνο online, τοπικά διαθέσιμο ή πάντα διαθέσιμο.

Ένα μπλε εικονίδιο cloud υποδεικνύει ότι το αρχείο είναι μόνο online. Ένα πράσινο σημάδι επιλογής σε έναν κύκλο εμφανίζεται από αρχεία που είναι τοπικά διαθέσιμα στη συσκευή που χρησιμοποιείτε.

Τα αρχεία που έχετε επιλέξει να διατηρούνται πάντα(always ) στη συσκευή σας θα εμφανίζουν έναν σταθερό πράσινο κύκλο με ένα λευκό σημάδι επιλογής. 

Εάν ανοίξετε ένα αρχείο μόνο στο διαδίκτυο στον υπολογιστή σας ή σε άλλη συσκευή, θα γίνει λήψη και θα γίνει τοπικά διαθέσιμο. Το να είστε(Being) τοπικά διαθέσιμος σημαίνει ότι μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο ακόμα κι αν δεν έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο. Για να ελευθερώσετε χώρο στον σκληρό σας δίσκο, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Απελευθέρωση χώρου(Free up space) .

2. Πώς να ενεργοποιήσετε τα αρχεία κατ' απαίτηση 

Οι χρήστες υπολογιστών μπορούν να ακολουθήσουν αυτά τα βήματα για να ενεργοποιήσουν τα αρχεία κατ' απαίτηση(Files On-Demand) .

  1. Επιλέξτε το εικονίδιο OneDrive στο δίσκο συστήματος.
  2. Επιλέξτε Βοήθεια & Ρυθμίσεις(Help & Settings) .
  3. Επιλέξτε Ρυθμίσεις(Settings) .
  4. Στην καρτέλα " Ρυθμίσεις(Settings ) ", επιλέξτε το πλαίσιο " Εξοικονόμηση χώρου και λήψη αρχείων καθώς τα χρησιμοποιείτε(Save space and download files as you use them) ."

Οι χρήστες Mac(Mac) μπορούν να ενεργοποιήσουν το Files On-Demand ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

  1. Επιλέξτε το εικονίδιο OneDrive στη γραμμή μενού.
  2. Επιλέξτε το κουμπί …Περισσότερα .(…More)
  3. Επιλέξτε Προτιμήσεις(Preferences) .
  4. Επιλέξτε το κουμπί Ενεργοποίηση αρχείων κατ' απαίτηση(Turn on Files On-Demand) .

3. Ενεργοποιήστε το Storage Sense για υπολογιστές

Οι χρήστες των Windows 10 έχουν την πρόσθετη επιλογή να ενεργοποιήσουν το Storage Sense , το οποίο ορίζει αυτόματα όλα τα αρχεία OneDrive που δεν έχετε ανοίξει τις τελευταίες 30 ημέρες σε σύνδεση μόνο εάν ο χώρος στο δίσκο εξαντλείται. 

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το Storage Sense να εκτελείται κάθε μέρα, εβδομάδα ή μήνα και όχι μόνο όταν ο χώρος στο δίσκο σας μειώνεται.

4. Τι πρέπει να γνωρίζετε για το OneDrive Personal Vault

Ενώ όλα τα αρχεία που αποθηκεύετε στο σύννεφο του OneDrive προστατεύονται από τα μέτρα ασφαλείας της Microsoft, το OneDrive Personal Vault προσφέρει ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας για ευαίσθητα αρχεία. 

Όταν αποθηκεύετε αρχεία στο προσωπικό σας θησαυροφυλάκιο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ισχυρό έλεγχο ταυτότητας ή ένα δεύτερο βήμα επαλήθευσης ταυτότητας για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά. Ανάλογα με τη συσκευή σας, αυτό μπορεί να είναι το πρόσωπό σας, το δακτυλικό σας αποτύπωμα, ένας κωδικός PIN(PIN) ή ένας κωδικός που σας αποστέλλεται με μήνυμα κειμένου ή email. 

Τα αρχεία στο Προσωπικό Θησαυροφυλάκιό σας είναι κρυπτογραφημένα ανά πάσα στιγμή, ακόμη και όταν βρίσκονται στο θησαυροφυλάκιό σας και όταν ταξιδεύουν μεταξύ του cloud και της συσκευής σας. Επιπλέον, τα αρχεία στο θησαυροφυλάκιό σας σαρώνονται για ιούς και παρακολουθούνται για ύποπτη δραστηριότητα, συμπεριλαμβανομένου του ransomware. 

Το Personal Vault εμφανίζεται ως φάκελος στο OneDrive σας . Απλώς(Simply) αποθηκεύστε το στο θησαυροφυλάκιο για να επωφεληθείτε από όλη αυτή την επιπλέον ασφάλεια.

Σημείωση(Note) : Οι χρήστες χωρίς συνδρομή στο Microsoft 365 περιορίζονται σε τρία αρχεία στο Personal Vault τους.

5. Πώς να ανεβάσετε αρχεία στο OneDrive

Εάν χρησιμοποιείτε το OneDrive για το σχολείο ή την εργασία σας, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ανεβάσετε αρχεία στο σύννεφο του OneDrive .

Μεταφορτώστε αρχεία χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας

Μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση στο OneDrive σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Τα παρακάτω βήματα λειτουργούν για το Chrome και το Edge και ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό πρόγραμμα περιήγησης.

  1. Συνδεθείτε(Sign) στο office.com και επιλέξτε την εφαρμογή εκκίνησης στην επάνω αριστερή γωνία της σελίδας και επιλέξτε OneDrive .

  1. Επιλέξτε Μεταφόρτωση(Upload ) > Αρχεία(Files) ή Φάκελος(Folder) .

  1. Επιλέξτε(Choose) ποια αρχεία ή φάκελο θέλετε να ανεβάσετε και επιλέξτε τα.
  2. Επιλέξτε Άνοιγμα(Open) ή Επιλογή φακέλου(Select Folder) .

Ανεβάστε αρχεία χρησιμοποιώντας την επιφάνεια εργασίας σας

Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή με Windows 10 , το OneDrive είναι ήδη εγκατεστημένο. Απλώς(Simply) αποθηκεύστε ή μετακινήστε τα αρχεία και τους φακέλους σας στο φάκελο του OneDrive για να τα κάνετε προσβάσιμα σε όλες τις συσκευές σας μέσω του OneDrive .

Εάν δεν είστε συνδεδεμένοι στο OneDrive , επιλέξτε το κουμπί Έναρξη(Start) , αναζητήστε το OneDrive και ξεκινήστε την εφαρμογή. Ακολουθήστε τις οδηγίες για να συνδεθείτε.

Ομοίως, οι χρήστες Mac μπορούν να ανεβάζουν αυτόματα αρχεία στο OneDrive αντιγράφοντας ή μετακινώντας τα στο φάκελο του OneDrive χρησιμοποιώντας το Finder ή αποθηκεύοντάς τα στο φάκελο OneDrive από μια εφαρμογή.

6. Κοινή χρήση αρχείων στο OneDrive

Η κοινή χρήση αρχείων δεν θα μπορούσε να είναι ευκολότερη με το OneDrive . Στον υπολογιστή σας, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Κοινή χρήση(Share) . 

Επιλέξτε με ποιον θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο σας, προσθέστε ένα προαιρετικό μήνυμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Αποστολή(Send) ή επιλέξτε να αντιγράψετε τον σύνδεσμο ή να στείλετε μέσω άλλης εφαρμογής στη συσκευή σας.

7. Επαναφέρετε ένα αρχείο(File) ή ένα φάκελο(Folder) στο OneDrive

Το OneDrive(OneDrive) διαθέτει έναν κάδο ανακύκλωσης όπου μπορεί να μπορείτε να επαναφέρετε ένα αρχείο ή φάκελο που διαγράψατε κατά λάθος. 

  1. Από το OneDrive στο πρόγραμμα περιήγησής σας, επιλέξτε τον Κάδο Ανακύκλωσης(Recycle Bin) .
  2. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να επαναφέρετε.

  1. Επιλέξτε το κουμπί Επαναφορά .(Restore)

8. Πώς να βάλετε ημερομηνίες λήξης(Expiration Dates) και κωδικούς πρόσβασης(Passwords) στα αρχεία OneDrive σας(Your OneDrive)

Αν και αυτή η δυνατότητα δεν είναι ακόμη διαθέσιμη για δωρεάν λογαριασμούς, ορισμένοι χρήστες του Microsoft 365 έχουν την επιλογή να τοποθετήσουν ημερομηνίες λήξης και κωδικούς πρόσβασης στα αρχεία τους στο OneDrive . Εάν αυτή η δυνατότητα έχει ενεργοποιηθεί στο Κέντρο διαχειριστή του OneDrive(OneDrive Admin Center) , δείτε τι πρέπει να κάνετε. 

Σημείωση(Note) : Αυτό λειτουργεί μόνο όταν μοιράζεστε έναν σύνδεσμο ανώνυμα και όχι(not) όταν επιλέγετε να κάνετε κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα. 

  1. Σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού, επιλέξτε ένα αρχείο ή φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε. 
  2. Επιλέξτε κοινή χρήση(share) .
  3. Στις ρυθμίσεις συνδέσμου(link settings) , επιλέξτε πότε θέλετε να λήξει η πρόσβαση στο αρχείο.

  1. Προσθέστε έναν κωδικό πρόσβασης(password) εάν θέλετε.
  2. Επιλέξτε το κουμπί Εφαρμογή .(Apply)

Αποκτήστε περισσότερα από(Out) το OneDrive για το σχολείο(School) ή την εργασία

Οι παραπάνω συμβουλές απλώς χαράσσουν την επιφάνεια του τι μπορείτε να κάνετε με το OneDrive για το σχολείο ή την εργασία. Μάθετε πώς να επιλύετε προβλήματα συγχρονισμού(sync issues) , χρησιμοποιήστε συμβολικούς συνδέσμους(symbolic links) για να συγχρονίσετε οποιονδήποτε φάκελο στον υπολογιστή σας με το OneDrive ή, εάν αισθάνεστε αλμυροί, απενεργοποιήστε(disable OneDrive) εντελώς το OneDrive.



Μηνάς Καραβίας

About the author

Ο Josh έχει πάνω από 10 χρόνια εμπειρίας στη βιομηχανία λογισμικού και ασύρματης σύνδεσης, ειδικά στους τομείς του προγραμματισμού και των κριτικών Android. Αυτή τη στιγμή είναι ανώτερος μηχανικός λογισμικού στη Microsoft, εργάζεται σε διάφορα προϊόντα ms office. Ο Τζος έχει έντονο ενδιαφέρον να βοηθά άλλους να μάθουν νέα εργαλεία λογισμικού και είναι πάντα πρόθυμος να μοιραστεί τις συμβουλές και τα κόλπα του με όσους ρωτούν.


Related posts