Το Google Drive^{(Google Drive)} έχει αναδειχθεί ως ένας από τους καλύτερους και πιο δημοφιλείς τρόπους κοινής χρήσης αρχείων μεταξύ πελατών, συναδέλφων και φίλων χωρίς να απαιτείται από αυτούς να κάνουν απευθείας λήψη.

Πριν από μια δεκαετία, θα στέλνατε αυτά τα αρχεία ως συνημμένο email ή σύνδεσμο από έναν ιστότοπο όπως το Megaupload ή το MediaFire . Ας χαρούμε όλοι που εκείνες οι μέρες είναι πίσω μας.

Ένα δημοφιλές χαρακτηριστικό σε αυτούς τους παλιούς ιστότοπους που έχει μεταφερθεί στους σημερινούς δημοφιλείς ιστότοπους κοινής χρήσης, όπως το Pastebin^(Pastebin) , είναι η δυνατότητα ακύρωσης του συνδέσμου σας ή κατάργησης κοινής χρήσης του αρχείου σας μετά από μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Αυτό δεν είναι κάτι που μπορούμε να κάνουμε μέσω email. Ωστόσο, είναι μια δυνατότητα που πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν στο Google Drive .

Ορισμένα ευαίσθητα αρχεία δεν θα πρέπει να μένουν στο Διαδίκτυο^(Internet) για πάντα. Σε αυτό το άρθρο, ας μιλήσουμε για το πώς μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για την πρόσβαση σε κοινόχρηστο αρχείο στο Google Drive .

Περιορισμοί λήξης πρόσβασης σε κοινόχρηστο αρχείο στο Google Drive

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη μόνο για λογαριασμούς σε έναν οργανισμό επί πληρωμή του G Suite . Αυτό σημαίνει ότι οι τυπικοί λογαριασμοί Google ή οι λογαριασμοί που χρησιμοποιούν τη δωρεάν παλαιού τύπου έκδοση του G Suite δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη λήξη πρόσβασης σε κοινόχρηστο αρχείο.

Οι χρήστες που δεν ανήκουν σε έναν οργανισμό επί πληρωμή του G Suite μπορούν ακόμα να έχουν κοινά αρχεία σε αυτούς με λήξη, αλλά αυτή η απαίτηση πρέπει να πληρούται για να ορίσετε τη λήξη της πρόσβασης σε κοινόχρηστα αρχεία στο Google Drive. Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία που σας εκχωρεί τον δικό σας λογαριασμό email μέσω ενός προσαρμοσμένου τομέα Gmail , υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να έχετε πρόσβαση σε αυτήν τη δυνατότητα μέσω αυτού του λογαριασμού.

Πώς να ρυθμίσετε τη λήξη πρόσβασης σε κοινόχρηστο αρχείο στο Google Drive

Φυσικά, το πρώτο βήμα αυτής της διαδικασίας είναι να μοιραστείτε πραγματικά ένα αρχείο με κάποιον. Για να μοιραστείτε ένα από τα αρχεία σας στο Google Drive, ο ευκολότερος τρόπος είναι να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο και, στη συνέχεια, να αναζητήσετε στην επάνω δεξιά γωνία το μεγάλο μπλε κουμπί Κοινή χρήση^(Share) —δεν μπορείτε να το χάσετε.

Κάντε κλικ^(Click) σε αυτό και θα εμφανιστεί ένα ελαφρύ πλαίσιο που θα σας επιτρέψει να πληκτρολογήσετε μια λίστα με διευθύνσεις email για να μοιραστείτε το αρχείο σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να στείλετε την πρόσκλησή σας για κοινή χρήση του αρχείου σας όταν είστε έτοιμοι. Στη συνέχεια, θα θέλετε να ανοίξετε ξανά το ίδιο αρχείο και να κάνετε ξανά κλικ στο μπλε κουμπί Κοινή χρήση^(Share) ή να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο και να κάνετε κλικ στο Κοινή χρήση^(Share) . Αυτή τη φορά, κάντε κλικ στο Advanced στην κάτω δεξιά γωνία του lightbox.

Εδώ, εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη σειρά οποιουδήποτε από τους χρήστες με τους οποίους μοιράζεστε το αρχείο, θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο χρονοδιακόπτη που γράφει « Ορισμός λήξης^{(Set expiration)} » όταν το τοποθετείτε. Εάν δεν βλέπετε αυτό το εικονίδιο, μπορεί να σημαίνει ότι δεν χρησιμοποιείτε λογαριασμό σε συμβατό οργανισμό G Suite . Εάν το κάνετε, κάντε κλικ σε αυτό.

Ένας άλλος λόγος που μπορεί να μην το βλέπετε είναι επειδή η Google έχει ενημερώσει τη διεπαφή GUI για το Google Drive^{(Google Drive)} . Αντίθετα, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομά τους και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο Δώστε προσωρινή πρόσβαση^{(Give temporary access)} .

Τώρα θα δείτε ένα παράθυρο όπως τα δύο παρακάτω. Η επάνω εικόνα είναι η νεότερη έκδοση του Google Drive και πιθανότατα αυτό που θα συναντήσετε.

Αυτό θα πρέπει να προκαλέσει την εμφάνιση των επιλογών λήξης πρόσβασης. Κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού θα εμφανιστούν κοινές ημερομηνίες 7 ημερών και 30 ημερών ή μπορείτε να κάνετε κλικ στην Προσαρμοσμένη ημερομηνία…^{(Custom date…)} για να ορίσετε τη δική σας ημερομηνία λήξης.

Ο ορισμός μιας προσαρμοσμένης ημερομηνίας θα σας επιτρέψει να επιλέξετε μια ημέρα από μια προβολή ημερολογίου. Το μόνο πρόβλημα είναι ότι δεν μπορείτε να επιλέξετε ώρα, μόνο ημερομηνία—το αρχείο θα λήξει ένα λεπτό πριν τα μεσάνυχτα όποια μέρα επιλέξετε.

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο με τον οποίο ρυθμίσατε τη λήξη της πρόσβασης σε κοινόχρηστο αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αλλαγών^{(Save changes)} και, στη συνέχεια, στο Τέλος^(Done) . Αυτό είναι!

Ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι οι χρήστες θα εξακολουθούν να μπορούν να διατηρούν αποτελεσματικά το αρχείο σας μετά την ημερομηνία λήξης του κατεβάζοντάς το. Για να το αποτρέψετε αυτό, θα πρέπει να ρυθμίσετε την πρόσβασή τους ώστε να τους επιτρέπει μόνο να προβάλλουν το αρχείο (όχι να το επεξεργάζονται) και να ενεργοποιήσετε την επιλογή « Απενεργοποίηση επιλογών λήψης, εκτύπωσης και αντιγραφής για σχολιαστές και θεατές^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ».

Εάν διαθέτετε λογαριασμό σε μη παλαιού τύπου οργανισμό G Suite, η λήξη της πρόσβασης σε κοινόχρηστο αρχείο είναι ένα από τα πολλά προνόμια που δεν χρησιμοποιούνται ελάχιστα και μπορείτε να αξιοποιήσετε πολύ. Αυτό διαρκεί μόνο λίγα δευτερόλεπτα, οπότε μην αφήσετε αυτά τα ευαίσθητα αρχεία να κολλάνε για πάντα!

Σε περίπτωση που το G Suite δεν είναι αρκετά ασφαλές ή δεν ανταποκρίνεται στα πρότυπά σας, έχουμε εναλλακτικά έναν εξαιρετικό οδηγό για το πώς να ρυθμίσετε τον προσωπικό σας χώρο αποθήκευσης στο cloud^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Ελέγξτε το για πλήρη έλεγχο της κοινής χρήσης στο cloud.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best and most popular ways of sharing files between clients, coworkers, and friendѕ without requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Backup and Sync για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του σκληρού σας δίσκου

• Πώς να διορθώσετε το σφάλμα "Υπέρβαση του ορίου λήψης" του Google Drive

• Πώς να δημιουργήσετε μια κοινόχρηστη μονάδα αποθήκευσης για συστήματα διπλής εκκίνησης

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας αρχείων στο Google Drive ή στο OneDrive για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων

• Πώς να κάνετε σάρωση στο Google Drive με το τηλέφωνό σας

• Δημιουργήστε μια μονάδα USB Flash με δυνατότητα εκκίνησης πολλαπλών λειτουργικών συστημάτων

• Αλλάξτε τη θέση του φακέλου λήψεων στο Google Chrome

• Αντιγραφή δεδομένων από έναν σκληρό δίσκο μη εκκίνησης φορητού υπολογιστή ή επιτραπέζιου υπολογιστή

• Πώς να ρυθμίσετε και να διαχειριστείτε τις υπενθυμίσεις Google

• Πώς να ορίσετε τη διεύθυνση του σπιτιού σας στους Χάρτες Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα ισχυρά εργαλεία αναζήτησης φωτογραφιών που είναι διαθέσιμα στο Google Photos

• Πώς να ρυθμίσετε τον ιστότοπό σας στο Google Analytics

• Πώς να προσθέσετε μουσική στις διαφάνειες Google

• Πώς να αποκλείσετε ιστότοπους στο Google Chrome

• Τρόπος εισαγωγής δεδομένων σε Φύλλα Google από άλλο φύλλο

• Διαχωρίστε ένα έγγραφο σε στήλες στα Έγγραφα Google

• Πώς να διαγράψετε το ιστορικό αναζήτησης Google – Ένας σύγχρονος οδηγός

• Εκτελέστε το VirtualBox από μια μονάδα USB

• Πώς να επαναφέρετε το αντίγραφο ασφαλείας του WhatsApp από το Google Drive

• Πώς να δημιουργήσετε μια συμπληρωμένη φόρμα Εγγράφων Google με πίνακες