Το να έχετε μια διεύθυνση email είναι σαν να έχετε έναν αριθμό τηλεφώνου: Μόλις κυκλοφορήσει στον κόσμο, δεν θέλετε να τον αλλάξετε.

Εκτός από το εκτιμώμενο 30% των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αλλάζουν κάθε χρόνο –τα περισσότερα από τα οποία είναι επαγγελματικά email– οι περισσότεροι άνθρωποι πιθανότατα δεν θα ήθελαν να αντιμετωπίσουν την ταλαιπωρία της μεταφοράς επαφών, της ανακατεύθυνσης ατόμων στη νέα διεύθυνση email ή της αναζήτησης κάθε ιστότοπου , τη συνδρομή και τον δικαιούχο πληρωμής για να ενημερώσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του στο αρχείο.

Ωστόσο, μερικές φορές οι άνθρωποι έχουν έναν καλό λόγο να κάνουν μια τεράστια μετακίνηση από τη μια ψηφιακή τοποθεσία στην άλλη. Ίσως ο πάροχος email σας είναι ξεπερασμένος και δεν μπορεί να συμβαδίσει με τα σύγχρονα πρότυπα. ή ίσως ο πάροχος σας κλείνει και πρέπει να βρείτε ένα νέο σπίτι.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν πραγματικά καλή ιδέα για το τι υπάρχει εκεί έξω και τι διαφοροποιεί μια υπηρεσία email από την άλλη. Αλλά το γεγονός είναι ότι το Microsoft Outlook και το Google Gmail^{(Google Gmail)} έχουν γίνει οι δύο πιο υποδειγματικές πλατφόρμες για τη διαχείριση αυτού που έχει σχεδόν γίνει ουσιαστική πτυχή της ζωής.

Τι κάνει αυτούς τους δύο παρόχους email καλύτερους, χειρότερους, διαφορετικούς ή ίδιους μεταξύ τους; Όταν πρόκειται για δωρεάν προσωπικά σχέδια, οι αποχρώσεις μεταξύ του Outlook και του Gmail είναι πιθανότατα ασήμαντες για τους περισσότερους χρήστες. Γι' αυτό, εδώ, θα επικεντρωθούμε στη σύγκριση του επιχειρηματικού σχεδίου κάθε υπηρεσίας που βασίζεται σε συνδρομές, ώστε να αποφασίσετε ποιο έχει πιο νόημα για εσάς ή την εταιρεία και τους υπαλλήλους σας.

Εμφάνιση, αίσθηση και κόστος

Ας το βγάλουμε από τη μέση. Το Outlook^(Outlook) και το Gmail^(Gmail) προσφέρουν πολύ διαφορετικές διεπαφές. Για να το θέσω απλά, το Outlook διατηρεί μια εταιρική αίσθηση, ενώ το Gmail προσφέρει κάτι λίγο πιο δημιουργικό και σαν startup. Αν το Outlook είναι η σύγχρονη αντίληψη για τις εταιρικές επικοινωνίες, το Gmail είναι μεταμοντέρνο.

Η διεπαφή του Outlook είναι γεμάτη με επιλογές και προσαρμόσιμες λειτουργίες, πολλές από τις οποίες εσείς ή οι υπάλληλοί σας δεν θα καταλήξετε ποτέ να χρησιμοποιείτε. Ενώ το Gmail προσφέρει το δικό του σύνολο λειτουργιών, είναι συνολικά μια πολύ πιο απλή εμπειρία χρήστη που επικεντρώνεται στην παροχή των βασικών στοιχείων που χρειάζεστε για να είστε αποτελεσματικοί.

Όσον αφορά την αγορά αυτών των υπηρεσιών email, στην πραγματικότητα αγοράζετε τις σουίτες με τις οποίες συνοδεύουν, το Microsoft Office 365^{(Microsoft Office 365)} και το Google G Suite^{(Google G Suite)} . Ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι το Office 365 απαιτεί ετήσια δέσμευση, αν και χρεώνεστε μηνιαία. Το G Suite^{(G Suite)} είναι καθαρά ένα μηνιαίο πρόγραμμα συνδρομής που βασίζεται στον αριθμό εργαζομένων. Δείτε πώς διαμορφώνονται αυτές οι τιμές ανά χρήστη ανά μήνα.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Σουίτα εργαλείων

Και πάλι, όταν αγοράζετε το Outlook ή το Gmail για επαγγελματικούς λόγους, αγοράζετε πραγματικά περισσότερα από μια απλή υπηρεσία email. Αγοράζετε μια σειρά εργαλείων, από τα οποία το email είναι μόνο ένα.

Όταν πρόκειται για το τι κάνει το Office 365 και το G Suite να διαφέρουν, είναι πραγματικά μια σύγκριση μεταξύ ενός κατεστημένου φορέα και του διαταράκτη του. Θα καλύψουμε περισσότερα για το τι κάνει αυτές τις δύο σουίτες ίδιες και διαφορετικές σε ένα μελλοντικό άρθρο, αλλά εδώ είναι μερικές από τις αντίθετες πτυχές που ξεχωρίζουν.

Microsoft Office 365

Όλοι έχουμε χρησιμοποιήσει Microsoft Word , Excel και PowerPoint . Αυτές είναι οι βασικές αρχές του Office , αλλά το Office 365^{(Office 365)} προσφέρει ακόμη περισσότερα. Σήμερα, αυτά τα τρία προγράμματα είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, όχι μόνο ως προγράμματα επιτραπέζιου υπολογιστή, καθιστώντας την εργασία που κάνετε σε αυτά ευκολότερη για αποθήκευση και κοινή χρήση. Επιπλέον, το 365 σας δίνει:

• Το Outlook^{(Outlook )} για email
• OneDrive για αποθήκευση αρχείων στο cloud
• OneNote , ένα ψηφιακό σημειωματάριο
• SharePoint , ένα εταιρικό intranet
• Microsoft Teams για ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και τηλεδιάσκεψη

Αυτές οι λίγες εφαρμογές προσφέρουν εκτεταμένες δυνατότητες που έχουν φτάσει να καθορίσουν τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων εσωτερικά σε ψηφιακή κλίμακα. Είναι τεράστιο το γεγονός ότι η Microsoft έχει ενσωματώσει με επιτυχία τόσα πολλά σε αυτά τα εργαλεία για να απλοποιήσει την εμπειρία που προσφέρει στις επιχειρήσεις.

Google G Suite

Ενώ το G Suite προσφέρει τη δική του σειρά εφαρμογών που ανταποκρίνονται στα βασικά προϊόντα της Microsoft – και περισσότερες. Οι εναλλακτικές λύσεις του G Suite για το Word , το Excel^(Excel) και το PowerPoint^(PowerPoint) είναι τα Έγγραφα^(Docs) , τα Φύλλα^(Sheets) και οι Παρουσιάσεις^(Slides) . Αλλά το G Suite προσφέρει ακόμη περισσότερα που θα ήταν χρήσιμα για κάθε επιχείρηση:

• Ημερολόγιο^(Calendar) για εύκολο προγραμματισμό της ομάδας
• Ρεύματα^(Currents) για συζητήσεις σε όλη την εταιρεία
• Hangouts Chat για ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων
• Hangouts Meet για τηλεδιάσκεψη
• Έντυπα^{(Forms )} για τη δημιουργία ερευνών και φόρμες
• Ιστότοποι^{(Sites )} για τη δημιουργία ιστοσελίδων
• App Builder για τη δημιουργία επιχειρηματικών εφαρμογών
• Κρατήστε^{(Keep )} για την οργάνωση ιδεών
• Jamboard , ένας ψηφιακός πίνακας
• Drive για αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων
• Google Cloud Search για αναζήτηση στο G Suite
• Διαχειριστής, Vault και Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} για ασφαλή διαχείριση χρηστών, συσκευών και δεδομένων

Προφανώς, υπάρχουν πολλά που πρέπει να ληφθούν υπόψη εδώ. Το Outlook^(Outlook) ενοποιεί πολλά στις λίγες αλλά ισχυρές εφαρμογές που προσφέρει. Η Google^(Google) προσφέρει ένα φαινομενικά πολύ ευρύτερο φάσμα δυνατοτήτων κατανεμημένων σε πολλές εφαρμογές, μερικές από τις οποίες το Office 365 δεν προσφέρει καθόλου.

Οργάνωση

Όταν εργάζεστε, τα email είναι ασταμάτητα. και είναι κάτι περισσότερο από απλά οχήματα για συνομιλία. Τα email είναι δοχεία γνώσης που χρησιμοποιούν οι επαγγελματίες για να λάβουν επιχειρηματικές αποφάσεις, μερικές από τις οποίες είναι κρίσιμες για την αποστολή. Εάν δεν μπορείτε να κρατήσετε τις συνομιλίες και τις πληροφορίες σε προτεραιότητα και οργανωμένες, θα είναι δύσκολο να εργαστείτε αποτελεσματικά και αποδοτικά με την ταχύτητα των επιχειρήσεων και να αποφύγετε συμβιβασμούς στα ποιοτικά αποτελέσματα.

Αποψη

Εάν σκέφτεστε για παραδοσιακές, προ-ψηφιακές μεθόδους οργάνωσης, πιθανότατα σας έρχονται στο μυαλό φάκελοι και αρχεία. Καθώς η ψηφιοποίηση είναι ουσιαστικά η διαδικασία ανάληψης απτών δραστηριοτήτων και αφαίρεσης τους σε ψηφιακές διαδικασίες, φυσικά θα υποθέσει κανείς ότι η δημιουργία φακέλων και αρχείων email είναι η φυσική πορεία δράσης.

Έτσι λειτουργεί το Outlook . Χρησιμοποιεί ένα παραδοσιακό σύστημα φακέλων και σας επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε τα email σε αυτούς τους φακέλους χρησιμοποιώντας έγχρωμες καρτέλες, όπως ακριβώς θα κάνατε με ένα επεκτάσιμο αρχείο. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσους φακέλους και υποφακέλους θέλετε. Το Outlook^(Outlook) κάνει επίσης ό,τι καλύτερο μπορεί για να δώσει προτεραιότητα στα email φιλτράροντας αυτά που θα θεωρούσατε ακαταστασία. Αυτά πηγαίνουν στο φάκελο Clutter για να μείνουν μακριά από το δρόμο σας μέχρι να είστε έτοιμοι να τα προβάλετε.

Gmail

Στην περιγραφή, μπορεί να διαπιστωθεί ότι υπάρχει μόνο μια μικρή διαφορά μεταξύ του τρόπου με τον οποίο το Gmail και το Outlook οργανώνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε ενεργά το σύστημα του Gmail , η μέθοδος οργάνωσης και ιεράρχησης είναι αισθητά διαφορετική.

Αντί να αφαιρεί την παραδοσιακή μέθοδο "φάκελος, αρχείο", το Gmail χρησιμοποιεί ετικέτες. Μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε μηνύματα με πολλές ετικέτες, αντί να τα τοποθετήσετε σε έναν φάκελο.

Μπορείτε να προσαρμόσετε το Gmail ώστε να εμφανίζει πρώτα τα σημαντικά^(Important) , τα μη αναγνωσμένα^(Unread) και τα μηνύματα με αστέρι . ^(Starred)Μπορεί επίσης να φιλτράρει αυτόματα τα email κατά Κύρια^(Primary) , Κοινωνικά^(Social) , Προσφορές^(Promotions) , Ενημερώσεις^(Updates) και Φόρουμ^(Forums) . Αυτό το σύστημα ιεράρχησης και οργάνωσης καθιστά πολύ εύκολο να προσδιορίσετε ποια email είναι πιο σημαντικά για εσάς και να τα προσεγγίσετε γρήγορα.

Παρά αυτές τις διαφορές στο Gmail , αυτό που είναι ενδιαφέρον είναι ότι εάν χρησιμοποιείτε το Gmail μέσω άλλου προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Outlook ), οι ετικέτες του θα εμφανίζονται ως φάκελοι. Κατά μία έννοια, αυτό κάνει το Gmail πιο ευέλικτο και ικανό να παρέχει μια πιο ευέλικτη εμπειρία χρήστη.

Αναζήτηση

Η αναζήτηση πηγαίνει χέρι-χέρι με τον οργανισμό όταν πρόκειται για email. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε γρήγορα και αποτελεσματικά τις πληροφορίες που χρειάζεστε, οι οποίες είναι δυνητικά θαμμένες σε ένα email πριν από μήνες, θα καταλήξετε να χάσετε πολύτιμο χρόνο αναζητώντας πράγματα αντί να αναλάβετε δράση.

Αποψη

Η λειτουργία αναζήτησης του Outlook είναι αρκετά καλή καθώς μπορείτε να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους φακέλους σας, συμπεριλαμβανομένων χιλιάδων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Διαγραμμένο^(Deleted) φάκελο, με βάση τη λέξη-κλειδί και τη διεύθυνση email. Εκεί που το Outlook μπορεί μερικές φορές να υπολείπεται είναι η ακρίβεια.

Η αναζήτηση σε μια λέξη-κλειδί δεν ανασύρει πάντα το σωστό email ή email και υπάρχει πάντα η πιθανότητα το Outlook να αντλήσει μόνο μερικά επιλεγμένα email από μια αλυσίδα, αλλά να αφήσει έξω το ένα email που χρειάζεστε. Αν και λειτουργεί καλά τις περισσότερες φορές, σίγουρα δεν χρησιμοποιεί το ίδιο επίπεδο λειτουργικότητας αναζήτησης με μια υπηρεσία email από την Google^(Google) .

Gmail

Η λειτουργία αναζήτησης του Gmail^(Gmail) είναι εμποτισμένη με τη δύναμη αναζήτησης της Google, γι' αυτό και το Gmail δημιουργήθηκε εξαρχής: για να παρέχει μια υπηρεσία email που λειτουργεί όπως η μηχανή αναζήτησης της Google. Όχι μόνο μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με απλούς όρους και να εμπιστεύεστε ότι το Gmail θα εμφανίσει τα σωστά αποτελέσματα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προηγμένους τελεστές αναζήτησης όπως "from:", "to:", "shortcut:" και πολλά άλλα που μπορούν να σας βοηθήσουν να βρείτε συγκεκριμένα αυτό που χρειάζεστε.

Ανάκληση email

Ενώ υπάρχουν πολλά βασικά χαρακτηριστικά τόσο του Gmail όσο και του Outlook που παρέχουν σε διαφορετικούς βαθμούς λεπτομερούς λειτουργικότητας, μια κύρια λειτουργία που κάνει το καθένα εντελώς διαφορετικά είναι η ανάκληση email. Η διαφορά στη λειτουργία αξίζει να επισημανθεί, επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι, σε κάποιο σημείο, βιώνουν τη δυσάρεστη κατάσταση του να στείλουν το λάθος email στο λάθος άτομο ή να στείλουν κάτι που δεν θα έπρεπε καθόλου.

Αποψη

Το Outlook είναι εξαιρετικό για ανάκληση και^{(and )} αντικατάσταση email. Εφόσον η διεύθυνση email στην οποία στείλατε ένα email φιλοξενείται στο Microsoft Exchange –η^{(Microsoft Exchange–the)} πραγματική υπηρεσία email που εκτελείται το Outlook– έχετε τη δυνατότητα να διαγράψετε και να αντικαταστήσετε οποιοδήποτε μη αναγνωσμένο μήνυμα.

Φυσικά, εάν το email έχει ήδη ανοίξει, δεν μπορείτε να το ανακαλέσετε ή να το αντικαταστήσετε, αλλά η ύπαρξη αυτής της δυνατότητας με μη αναγνωσμένα μηνύματα θα μπορούσε να σας γλιτώσει από αμηχανία σε περίπτωση που στείλετε κάτι που δεν θα έπρεπε ή να σας βοηθήσει να στείλετε ξανά ένα καλύτερο email με περισσότερες διευκρινίσεις αντί για αποστολή επακόλουθων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επεξεργάζονται ένα από την προηγούμενη αποστολή.

Gmail

Το Gmail^(Gmail) υστερεί λίγο εδώ σε σύγκριση με το Outlook . Στην πραγματικότητα, το Gmail δεν προσφέρει καν νόμιμη ανάκληση email. Αντίθετα, έχετε λίγα δευτερόλεπτα μετά την αποστολή ενός email για να ακυρώσετε την αποστολή. Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε ή να το απενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τον χρόνο ακύρωσης ώστε να διαρκεί έως και 30 δευτερόλεπτα. Εάν δεν είστε αρκετά γρήγοροι, αυτό το μωρό έχει φύγει οριστικά.

Ποιος είναι ο βασιλιάς του email;

Όταν πρόκειται να επιλέξετε ποια υπηρεσία email είναι η καλύτερη για την επιχείρησή σας, το Outlook και το Gmail προσφέρουν και τα δύο ό,τι χρειάζεστε, το ένα μερικές φορές καλύτερο από το άλλο. Το email^(Email) είναι μόνο η αρχή.

Είναι τα μεγαλύτερα συστήματα στα οποία ανήκει το καθένα – το Office 365 και το G Suite – που^{(G Suite–that)} κάνουν πραγματικά τη διαφορά στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας. Θα καλύψουμε τις διαφορές μεταξύ αυτών των δύο εργαλείων σε ένα επόμενο άρθρο, ώστε να μπορείτε πραγματικά να αποφασίσετε τι είναι καλύτερο για την επιχείρησή σας.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email addrеss is like having a phone numbеr: Once it’s оut in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 καλύτερα ελαφριά προγράμματα περιήγησης για Windows και Mac

• Τι είναι το Discord Nitro και αξίζει τον κόπο;

• 6 καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Reddit που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν

• Τα 6 καλύτερα διαδικτυακά εργαλεία παράφρασης για να ξαναγράψετε κείμενο

• 21 καλύτερα εργαλεία και εφαρμογές διαχείρισης χρόνου που πρέπει να δοκιμάσετε

• 4 καλύτερες εφαρμογές για απομακρυσμένη προβολή κάμερας Web σε iOS και Android

• Google Meet vs Zoom: Τι είναι καλύτερο για εσάς;

• Emby vs Plex: Ποιος είναι ο καλύτερος διακομιστής πολυμέσων για εσάς;

• Το 9 καλύτερο λογισμικό Discord Voice Changer (2021)

• 6 τρόποι για να κάνετε κινούμενες φωτογραφίες στο διαδίκτυο ή με εφαρμογές

• Οι 13 καλύτερες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις για το Microsoft Visio

• Τι είναι το BetterDiscord και πώς να το εγκαταστήσετε;

• Ένα σεμινάριο Autohotkey για την αυτοματοποίηση εργασιών των Windows

• Slack vs Discord: Τι είναι καλύτερο;

• Αναθεώρηση προστασίας από ιούς Intego: Ισχυρό αλλά περιορισμένο σε δυνατότητες

• Οι καλύτερες εφαρμογές για να πραγματοποιείτε βιντεοκλήσεις μεταξύ Android και iPhone

• 8 Καλύτερα Soundboards για το Discord

• Οι 4 καλύτερες σουίτες γραφείου Android εκτός από την Google και τη Microsoft

• Τιμολόγηση IFTTT: Αξίζει το Pro το κόστος;

• 6 καλύτερες εφαρμογές ανταλλαγής προσώπου για κινητό ή υπολογιστή