Το πρόγραμμα Bring Your Own Device (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Αυτό το άρθρο, το πρώτο από τις τρεις σειρές άρθρων – μιλά για τα καλά και τα κακά του BYOD . Τα άλλα δύο άρθρα λειτουργούν για να δημιουργήσουν μια σωστή πολιτική BYOD και να ανακαλύψουν λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά την εφαρμογή της. Πριν συνεχίσουμε να μιλάμε για τα οφέλη του BYOD και τα αρνητικά του, ας δούμε πώς υλοποιείται το σύστημα.

Τι είναι το Bring Your Own Device ή BYOD

Το σύστημα Bring Your Own Device υπάρχει εδώ και καιρό και κερδίζει δυναμική καθώς όλο και περισσότερες επιχειρήσεις επιλέγουν το σύστημα. Σύμφωνα με τη δομή BYOD , οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν κινητές συσκευές που τους επιτρέπουν:

1. Χρησιμοποιήστε την ίδια συσκευή για προσωπική χρήση και χρήση γραφείου
2. Εργασία από οπουδήποτε

Μπορώ να ταξινομήσω το BYOD σε δύο διακριτές κατηγορίες: (α) η πρώτη είναι όπου οι εταιρείες επιτρέπουν τη χρήση συσκευών που ανήκουν σε εργαζόμενους και (β) η δεύτερη όπου οι εταιρείες αγοράζουν κινητές συσκευές για τους υπαλλήλους. Σε κάθε περίπτωση, η υλοποίηση θα διαφέρει ελαφρώς. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία παρέχει τη συσκευή, πιθανότατα θα μπλοκάρει τις εγκαταστάσεις πραγμάτων που αποσπούν την προσοχή: για παράδειγμα, το Angry Birds. Επίσης, η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει μυστικό λογισμικό για να δει τι κάνατε στη συσκευή. Φυσικά, θα επιτρέπουν την ιδιωτική χρήση των συσκευών, αλλά αυτό θα είναι λίγο περιορισμένο.

Με απλά λόγια, το BYOD είναι ένα σύστημα όπου οι εργαζόμενοι φέρουν μια φορητή συσκευή που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να εργαστούν από οπουδήποτε (χρησιμοποιώντας το VPN του γραφείου στις περισσότερες περιπτώσεις).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

Πλεονεκτήματα BYOD

Το πρώτο πράγμα που έρχεται στο μυαλό όταν μιλάμε για BYOD , είναι η εξοικονόμηση κόστους σε διάφορες μορφές. Στις περισσότερες περιπτώσεις, υποθέτουμε ότι έχετε ήδη μια κινητή συσκευή και η εταιρεία σας τη διαμορφώνει εκ νέου για επαγγελματική χρήση. Εάν συμβαίνει αυτό, η επιχείρηση εξοικονομεί χρήματα στην αγορά των συσκευών.

Προς το παρόν, η πρακτική της χρήσης των υπαρχουσών συσκευών των εργαζομένων δεν εφαρμόζεται πολύ. Αντίθετα^(Rather) , οι ίδιες οι εταιρείες αγοράζουν τις κινητές συσκευές, τις διαμορφώνουν και τις δίνουν στους υπαλλήλους – οπότε οι εργαζόμενοι επωφελούνται με τους εξής δύο τρόπους:

1. Συνδέονται στο Διαδίκτυο^(Internet) χρησιμοποιώντας το VPN του γραφείου , εξοικονομώντας έτσι κόστος στο Διαδίκτυο^(Internet) .
2. Μπορούν να εργαστούν από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας την ίδια συσκευή τόσο για επαγγελματικές όσο και για προσωπικές χρήσεις. Αυτό τους απαλλάσσει από το να μεταφέρουν περισσότερες από μία φορητές συσκευές για προσωπική χρήση. Εδώ θα προκύψουν ζητήματα που μπορεί να ενοχλήσουν τους εργαζόμενους. Θα μιλήσουμε για αυτά τα θέματα στα αρνητικά της χρήσης του συστήματος BYOD στις επιχειρήσεις.

Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν από οπουδήποτε, η συνολική παραγωγικότητα αυξάνεται. Οι εργαζόμενοι που ενδέχεται να μην φτάσουν στο γραφείο λόγω κακοκαιρίας ή κίνησης, μπορούν να εργαστούν από το σπίτι ή οπουδήποτε αλλού. Αυτό εξοικονομεί την απουσία των εργαζομένων που διαφορετικά θα οδηγούσε σε καθυστέρηση στα έργα. Σε περίπτωση που κάποιος υπάλληλος χρειαστεί να φύγει νωρίς από το γραφείο, μπορεί αργότερα να καλύψει τις εκκρεμείς εργασίες. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος έχει ραντεβού, μπορεί να φύγει νωρίς, να συναντήσει τον γιατρό, να πάει σπίτι και να εργαστεί από εκεί για να ολοκληρώσει τους στόχους της ημέρας.

Το BYOD^(BYOD) χρησιμεύει επίσης ως σημείο πώλησης. Οι άνθρωποι προτιμούν να συνεργάζονται με εταιρείες που επιτρέπουν μια ενιαία κινητή συσκευή τόσο για επαγγελματική όσο και για προσωπική χρήση. Εάν είναι ο παραδοσιακός χώρος εργασίας, ενδέχεται να μην επιτρέπεται στους ανθρώπους να μεταφέρουν τις προσωπικές τους συσκευές μέσα στο γραφείο. Έχω δει χώρους εργασίας όπου δεν επιτρέπουν ούτε τα κινητά των εργαζομένων μέσα. Αυτό, σε σύγκριση με τη δυνατότητα χρήσης μιας μεμονωμένης συσκευής τόσο για προσωπικές όσο και για επαγγελματικές εργασίες, είναι μια μεγάλη απενεργοποίηση. Με άλλα λόγια, οι εταιρείες με ένα σταθερό σύστημα BYOD τείνουν να προσελκύουν καλύτερους υπαλλήλους.

Διαβάστε^(Read) : Φέρτε τις ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις της συσκευής σας στα Windows 10 .

Μειονεκτήματα BYOD

Και πάλι, ο πρώτος είναι ο παράγοντας κόστους. Εκτός εάν η εταιρεία πιστεύει ότι θα επιτρέψει τις υπάρχουσες συσκευές των εργαζομένων για επαγγελματικούς λόγους, θα ξοδέψουν χρήματα για την αγορά του εξοπλισμού. Προσθέστε σε αυτό, η χρήση του Διαδικτύου^(Internet) για προσωπικούς σκοπούς θα αυξήσει μόνο τις δαπάνες. Ωστόσο, επειδή υπάρχουν και άλλα οφέλη, όπως η κινητικότητα και η καλύτερη παραγωγικότητα, οι περισσότερες εταιρείες στρέφονται στα συστήματα BYOD .

Για τον εργαζόμενο, οι απενεργοποιήσεις θα μπορούσαν να είναι περιορισμοί που τίθενται στη συσκευή. Δεν έχω συναντήσει ακόμη κάποιον υπάλληλο που λέει ότι οι οργανισμοί απαγορεύουν τις προσωπικές εγκαταστάσεις στην ατμόσφαιρα του BYOD . Ωστόσο, η πολιτική του οργανισμού μπορεί να φτάσει στο σημείο να λέει ΟΧΙ σε παιχνίδια και σε ορισμένους ιστότοπους.

Μια άλλη αιτία ανησυχίας για τους εργαζόμενους είναι η ιδιωτικότητά τους. Εάν χρησιμοποιούν Facebook , Twitter ή κάτι παρόμοιο, η εταιρεία μπορεί να γνωρίζει τα διαπιστευτήρια σύνδεσης. Προσωπικά, δεν πιστεύω ότι οι εταιρικοί οίκοι θα πάνε τόσο μακριά στην κατασκοπεία, αλλά οι δυνατότητες υπάρχουν. Μια άλλη πτυχή είναι η καταγραφή ή η καταγραφή ενεργειών υπαλλήλων στη συσκευή που ενδέχεται να παρέχουν πληροφορίες που δεν θέλουν να μοιραστούν με κανέναν. Ένα παράδειγμα θα μπορούσε να είναι η χρήση της συσκευής για τη λήψη μιας πειρατικής ταινίας.

Η πιο αμφιλεγόμενη ανησυχία ή τα αρνητικά των συστημάτων BYOD είναι η ασφάλεια των δεδομένων της εταιρείας. Φυσικά, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο σε ένα μέρος του, αλλά αυτό το μέρος μπορεί να εξακολουθεί να είναι αρκετό για να δώσει σημαντικές πληροφορίες σε άλλους - εν γνώσει ή ασυνείδητα. Θα πρέπει να υπάρχει μια σωστή πολιτική ως προς το τι μπορούν να μοιραστούν οι εργαζόμενοι με άλλους καθώς και μια καλή πολιτική εξόδου: να εφαρμόζεται όταν ο εργαζόμενος αποχωρεί από την εταιρεία. Μια καλή επιλογή θα ήταν να μεταφέρετε όλα τα επιχειρηματικά δεδομένα σε άλλον υπολογιστή και να τεμαχίσετε τα αρχεία δεδομένων από τις συσκευές των εργαζομένων.

Φέρτε τη δική σας πολιτική συσκευής

Για να κάνετε το BYOD επιτυχημένο, θα πρέπει να έχετε μια καλή πολιτική BYOD . Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα όπως η τέλεια πολιτική BYOD . Απλώς συνεχίζετε να κάνετε αλλαγές στην πολιτική –καθώς προχωρά η τεχνολογία– για να διατηρείτε τα δεδομένα ασφαλή.

#1 Educate the Employees

Εάν σκέφτεστε να εφαρμόσετε BYOD ή το έχετε ήδη εφαρμόσει, αφιερώστε χρόνο για να καταλάβουν οι εργαζόμενοι ότι το σύστημα είναι για διευκόλυνση τόσο του εργαζομένου όσο και του εργοδότη. Πρέπει να τους πείτε πώς να προστατεύουν τη συσκευή με τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις και ενημερώσεις κώδικα για το λειτουργικό σύστημα και το υλικό που χρησιμοποιούν στις φορητές συσκευές τους. Πρέπει να τους πείτε για την πιθανότητα διαρροής δεδομένων και πώς μπορεί να καταστρέψει τις προσπάθειες του οργανισμού. Πρέπει να καταστήσετε σαφές ότι το απόρρητο των δεδομένων ενός οργανισμού δεν μπορεί να διακυβευτεί.

#2 What all Platforms To Allow

Δεν μπορείτε να επιτρέψετε στους χρήστες να επιλέξουν σχεδόν οποιαδήποτε πλατφόρμα. Εάν οι οργανισμοί σας δεν μπορούν να λειτουργήσουν σε κάποιο συγκεκριμένο λειτουργικό σύστημα, όπως το iOS, πρέπει να πείτε στους υπαλλήλους σας ότι τα άτομα που επιλέγουν το iOS δεν μπορούν να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα BYOD .

Σε μια καλύτερη μέθοδο, μπορείτε να τους δώσετε μια λίστα με δύο τρεις πλατφόρμες που είναι αποδεκτές και είναι αρκετά καλές για να παρέχουν τόσο στον οργανισμό όσο και στους υπαλλήλους. Αυτό θα έφερνε κάποια συνέπεια, ώστε να μην χρειάζεται να προσλάβετε επιπλέον άτομα πληροφορικής για την αντιμετώπιση προβλημάτων των συσκευών.

#3 Non-Disclosure Agreement

Κάντε τους υπαλλήλους να υπογράψουν ένα NDA ώστε να μην μπορούν να μοιραστούν τα δεδομένα της εταιρείας με κανένα τρίτο μέρος. Ενημερώστε τους την κοινωνική μηχανική και διδάξτε τους μεθόδους για να κρατούν τα δεδομένα υπό κλείδωμα.

#4 Logging & Responsibility

Αυτό είναι σημαντικό ακόμα κι αν οι εργαζόμενοι αντιτίθενται. Η καταγραφή των συμβάντων μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε εάν κάποιος υπάλληλος εμπλέκεται σε παράνομες δραστηριότητες, όπως η λήψη πειρατικών ταινιών. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει επίσης να πείτε στους υπαλλήλους ότι θα είναι υπεύθυνοι εάν κάποιος διεκδικήσει ζημιές και όχι ο οργανισμός. Αυτή η ρήτρα είναι σημαντική καθώς οι άνθρωποι συχνά επιστρέφουν σε φθηνότερες μεθόδους για κάτι ή για το άλλο. Και δεδομένου ότι είναι ο υπάλληλος που χρησιμοποιεί τη συσκευή και επειδή ήταν ο υπάλληλος που προχώρησε, ας πούμε, να κατεβάσει μια πειρατική ταινία, ο οργανισμός δεν θα κατηγορηθεί για καμία παράβαση.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Μια άλλη σημαντική πτυχή κατά τη δημιουργία μιας καλής πολιτικής BYOD, η παρακολούθηση της κινητής συσκευής είναι περισσότερο για την ασφάλεια των δεδομένων του οργανισμού και ΟΧΙ^(NOT) για να γνωρίζουμε τι κάνει ο εργαζόμενος. Η κινητή συσκευή πρέπει να είναι εξοπλισμένη με κάποιο είδος εφαρμογής που επιτρέπει την απομακρυσμένη διαγραφή του σκληρού δίσκου^(HDD) . Αυτό είναι χρήσιμο όταν:

1. Ένας υπάλληλος χάνει τη συσκευή
2. Ένας υπάλληλος αφήνει τη δουλειά και προχωρά σε έναν αντίπαλο οργανισμό

Υπάρχει η πιθανότητα εκνευρισμένος υπάλληλος να δίνει πληροφορίες σκόπιμα και η συμφωνία NDA θα πρέπει να μπορεί να το φροντίσει. Διατηρήστε τις αξιώσεις ζημιών λίγο υψηλότερες για να αποτρέψετε τη σκόπιμη κοινή χρήση δεδομένων.

Μεταξύ άλλων μέτρων που σας βοηθούν να διαμορφώσετε μια σωστή πολιτική BYOD , είναι

1. Καταχώρηση των διευθύνσεων MAC των συσκευών – Αυτό βοηθά στον αποκλεισμό παράνομων συνδέσεων στο εταιρικό δίκτυο
2. Έλεγχος του δικτύου – Ελέγξτε^{(Network – Check)} το δίκτυο για τυχόν ευπάθειες και ελέγξτε τον αριθμό των συσκευών που συνδέονται σε αυτό. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να γνωρίζετε εάν τυχόν μη εξουσιοδοτημένες συσκευές επιχειρήσουν σύνδεση.
3. Δημιουργήστε ένα εταιρικό σύννεφο ώστε οι χρήστες που εργάζονται από απόσταση να μπορούν να αποθηκεύουν πράγματα στον κοινό κοινόχρηστο χώρο αντί να συνδέονται στο δίκτυό σας ξανά και ξανά. Αυτό θα μειώσει τις πιθανότητες παραβίασης της ασφάλειας κατά σημαντικό ποσοστό. Μπορεί να είναι οτιδήποτε επιτρέπει την αποθήκευση, τη συνεργασία και την κρυπτογράφηση.

Λύσεις & Λάθη BYOD

#1 Employee Education

Αποκτήστε ένα άτομο που γνωρίζει τις λεπτομέρειες του BYOD : τα θέματα ασφάλειας, τα ζητήματα συμβατότητας και το πιο σημαντικό από όλα – το κομμάτι της κοινωνικής μηχανικής. Θα ήταν καλή ιδέα εάν μπορείτε να παρέχετε σε κάθε εργαζόμενο ένα εγχειρίδιο της πολιτικής σας BYOD μαζί με στοιχεία του ατόμου που θα επικοινωνήσετε σε περίπτωση προβλημάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιεχόμενο πολυμέσων για να απεικονίσετε πιθανές απειλές (παρουσιάσεις, βίντεο κ.λπ.), ώστε κάθε εργαζόμενος να κατανοήσει την πολιτική.

Πρέπει να τους θυμίζεις συνέχεια. Η εφάπαξ εκπαίδευση^{(One-Time-Training)} δεν θα αρκούσε. Μπορείτε πραγματικά να δημιουργήσετε εκπαιδευτικές συνεδρίες με το όνομα "Σχόλια & Ανάγκες^(Needs) Υπαλλήλων BYOD". Μπορείτε να τονίσετε τα σημαντικά σημεία και να ζητήσετε σχόλια/προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι στο σύστημα. Αυτό θα εξυπηρετήσει δύο σκοπούς – μπορείτε να επανασυνδέσετε τα βασικά αλλά σημαντικά σημεία της πολιτικής και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια για να βελτιώσετε και να την κάνετε μία από τις καλύτερες λύσεις BYOD.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Όλοι γνωρίζουμε την αγορά κινητής τηλεφωνίας που αλλάζει συνεχώς. Τα νεότερα^(Newer) μοντέλα κυκλοφορούν πολύ συχνά και οι εργαζόμενοι θα ήθελαν να αγοράσουν μια καλύτερη συσκευή. Αλλά εάν οι εφαρμογές των οργανισμών δεν εκτελούνται με το νέο μοντέλο, οι εργαζόμενοι μπορεί να απογοητευτούν. Μια επιλογή είναι να δημιουργήσετε εφαρμογές που χρησιμοποιούν το Azure που μοιάζει με σύννεφο και το Microsoft 365^{(Microsoft 365)} που θα τρέχουν σχεδόν σε όλους τους τύπους μοντέλων. Η χρήση και η εφαρμογή γενικών εφαρμογών όπως το Dropbox , το OneDrive κ.λπ. για απομακρυσμένη αποθήκευση και συνεργασία σε πραγματικό χρόνο θα δώσει ώθηση στην πολιτική σας BYOD .

Εάν θέλετε οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί από το τμήμα IT της επιχείρησης, βεβαιωθείτε ότι οι εφαρμογές είναι συμβατές με όλες τις κύριες συσκευές (λειτουργικά συστήματα) που είναι διαθέσιμες για κινητές συσκευές. Έτσι, θα προσφέρετε εγκαταστάσεις που μπορούν να εκτελεστούν σχεδόν σε οποιοδήποτε μοντέλο συσκευής αντί να τις περιορίσετε σε ορισμένα μοντέλα συσκευών, παρόλο που λαχταρούν αυτό το νέο τηλέφωνο Windows που κυκλοφόρησε με πολλή φανφάρα.

#3 Don’t Forget Migrating Process

Όταν η παραπάνω μέθοδος χρήσης γενικών εφαρμογών, δεν είναι πολύ δύσκολο να γίνει μετεγκατάσταση από την παλαιότερη συσκευή στη νέα. Ωστόσο, συμπεριλάβετε κάτι που βοηθά στη μεταφορά δεδομένων σε νεότερες συσκευές (εάν είναι αποθηκευμένες τοπικά) και στη συνέχεια στη διαγραφή της προηγούμενης συσκευής. Τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι διατηρούν τις παλιές τους συσκευές περιστασιακά (απροστάτευτες) και κάποιοι μπορεί να προσπαθήσουν να τις πουλήσουν. Και στις δύο περιπτώσεις, πρέπει να σβήσετε τα επιχειρηματικά δεδομένα προτού τα παραλάβει κάποιος εκτός του οργανισμού.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Ενώ το σημείο 3 μίλησε για παλιές συσκευές, αυτό το σημείο σχετίζεται με νέες συσκευές. Θα είναι δύσκολο να πείσετε τους υπαλλήλους να συμφωνήσουν στο θέμα. Πες τους ότι είναι για δικό τους όφελος. Εάν τοποθετήσουν λάθος τη συσκευή ή μετακομίσουν σε άλλη εταιρεία, το τμήμα IT σας θα πρέπει να μπορεί να διαγράψει εξ αποστάσεως τα δεδομένα στις συσκευές των εργαζομένων.

Δεν μπορείτε απλά να προχωρήσετε και να σβήσετε δεδομένα καθώς ο υπάλληλος μπορεί να χτυπήσει δικαστήρια. Αυτή η δυνατότητα καθιστά απαραίτητη τη συμπερίληψη της ρήτρας στη συμφωνία BYOD , ώστε ακόμη και αν διαγράψετε τα δεδομένα εξ αποστάσεως, να μην φέρετε ευθύνη.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Θα πρέπει να υπάρχει μια σαφής πολιτική που να απαλλάσσει τον οργανισμό εάν ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί τη συσκευή του για παράνομες λήψεις κ.λπ.

#6 Forgetting About Upgrades

Είναι γνωστό ότι η τεχνολογία συνεχίζει να εξελίσσεται. Αντίστοιχα, το τμήμα πληροφορικής σας πρέπει να κάνει τις εφαρμογές του και άλλα πράγματα συμβατά με τη νεότερη τεχνολογία για ομαλές και προστατευμένες διαδικασίες. Το υλικό και το λειτουργικό σύστημα των φορητών συσκευών μπορεί επίσης να είναι παρωχημένα με τρόπο που οι εφαρμογές του οργανισμού ενδέχεται να μην εκτελούνται σωστά στις υπάρχουσες συσκευές.

Οι καλύτερες λύσεις BYOD περιλαμβάνουν μια ρήτρα που αναγκάζει τους υπαλλήλους να αναβαθμίσουν τις φορητές συσκευές τους όταν η τεχνολογία απαιτεί καλύτερο υλικό ή λειτουργικό σύστημα. Εάν οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να αναβαθμιστούν λόγω οικονομικών προβλημάτων, ο οργανισμός μπορεί να τους προσφέρει μια συμβατή συσκευή ή ακόμα καλύτερα, να τους προσφέρει ένα δάνειο για να αγοράσουν την τελευταία λέξη της τεχνολογίας. Αυτό θα κάνει τους εργαζόμενους χαρούμενους και πιστούς. Αυτό μεταφράζεται σε καλύτερη παραγωγή.

Τα παραπάνω είναι μερικά κρίσιμα λάθη που θα μπορούσα να εντοπίσω κατά την εφαρμογή μιας καλής πολιτικής BYOD. Αν πιστεύετε ότι μου ξέφυγε κάτι, σχολιάστε και μοιραστείτε μαζί μας.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Διαβάστε τώρα: ^{(Now read:)} Τι είναι το Bring Your Own Network ή BYON;^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

Related posts

• Τα καλύτερα χαρακτηριστικά και τα πλεονεκτήματα του LibreOffice Writer

• Καλύτερο λογισμικό και υλικό Bitcoin Wallets για Windows, iOS, Android

• Τα καλύτερα τραπέζια φορητών υπολογιστών για αγορά μέσω Διαδικτύου

• Τα καλύτερα σακίδια πλάτης φορητών υπολογιστών για άνδρες και γυναίκες

• Το καλύτερο δωρεάν λογισμικό ασφαλούς ψηφιακού φορητού υπολογιστή και διαδικτυακές υπηρεσίες

• Εθιμοτυπία τηλεδιάσκεψης, συμβουλές και κανόνες που πρέπει να ακολουθείτε

• Chromebook έναντι φορητού υπολογιστή: Ποια είναι η καλύτερη συσκευή για παιδιά;

• Το Fix Partner δεν συνδέθηκε με το σφάλμα δρομολογητή στο TeamViewer στα Windows 10

• Τι είναι το Blue Whale Challenge Dare Game

• Μετατρέψτε τους συνδέσμους Magnet σε συνδέσμους άμεσης λήψης χρησιμοποιώντας το Seedr

• Το αρχείο zip είναι πολύ μεγάλο σφάλμα κατά τη λήψη αρχείων από το DropBox

• Το Whiteboard Fox είναι ένας δωρεάν διαδικτυακός πίνακας που επιτρέπει την κοινή χρήση σε πραγματικό χρόνο

• Το πλαίσιο σχολίων του Disqus δεν φορτώνεται ή δεν εμφανίζεται για έναν ιστότοπο

• Nine Nostalgic Tech Sounds που πιθανότατα δεν έχετε ακούσει εδώ και χρόνια

• Τι είναι οι εικονικές πιστωτικές κάρτες και πώς και πού τις αποκτάτε;

• Πώς να φτιάξετε προσκλητήριο σε υπολογιστή με Windows

• Οι 10 καλύτερες λάμπες LED USB για φορητούς υπολογιστές

• Το NASA's Eyes σας βοηθά να εξερευνήσετε το Σύμπαν σαν αστροναύτες

• Συμβουλές αγορών Cyber ​​Monday & Black Friday για εκπτώσεις που θέλετε να ακολουθήσετε

• Δωρεάν λογισμικό διαχείρισης εργασιών για τη διαχείριση της ομαδικής εργασίας