Η συνομιλία με τα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} είναι ένα πολύ αποτελεσματικό εργαλείο για τη συνεργασία σε έγγραφα με ομάδες. Παρέχει τη δυνατότητα στους συντάκτες να επισημαίνουν και να σχολιάζουν τις τροποποιήσεις, επιτρέπει στις ομάδες να συζητούν σχετικά

 σωστή διατύπωση των εγγράφων και επιτρέπει στους υπαλλήλους που συμπληρώνουν φόρμες^{(filling out forms)} να κάνουν ερωτήσεις στις οποίες μπορούν να απαντήσουν οι διευθυντές τους.

Όλες αυτές οι εξαιρετικές χρήσεις για τη συνομιλία των Εγγράφων Google^{(Google Docs)} λειτουργούν καλά μόνο εάν τα άτομα που χρησιμοποιούν το έγγραφο κατανοούν πώς λειτουργεί το σύστημα σχολίων.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε για όλες τις δυνατότητες σχολιασμού και συνεργασίας που είναι διαθέσιμες στα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} .

Πώς λειτουργεί ο σχολιασμός των Εγγράφων Google

Μέσα στα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} , δεν συνεργάζεστε απλώς στα τυφλά σε έγγραφα. Μπορείτε πραγματικά να δείτε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο σε πραγματικό χρόνο.

Ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί αυτό είναι ότι κάθε φορά που άλλα άτομα έχουν πρόσβαση στο έγγραφο, θα βλέπετε το εικονίδιο του λογαριασμού τους Google να εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου των Εγγράφων Google .^{(Google Docs)}

Καθώς αυτοί οι άλλοι χρήστες τοποθετούν τον κέρσορα του ποντικιού τους μέσα στο έγγραφο, θα δείτε το όνομα του Λογαριασμού τους Google^{(Google Account)} να εμφανίζεται στιγμιαία πάνω από τον κέρσορα. 

Αυτό είναι χρήσιμο για να δείτε σε ποιους τομείς ενός εγγράφου εργάζονται άλλα μέλη της ομάδας σας. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή αντικρουόμενων επεξεργασιών στο ίδιο έγγραφο.

Εάν δείτε κάποιον να επεξεργάζεται εσφαλμένα μια ενότητα ενός εγγράφου ή να κάνει αλλαγές με τις οποίες διαφωνείτε, μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο απευθείας σε αυτό το άτομο.

Στα δεξιά των εικονιδίων χρήστη στο επάνω μέρος του εγγράφου, θα δείτε ένα εικονίδιο ενός ατόμου που μιλάει μέσα σε έναν λευκό κύκλο. Όταν το επιλέξετε, ανοίγει μια περιοχή γενικών σχολίων.

Απλώς πληκτρολογήστε το σχόλιό σας και πατήστε Enter . Όλοι όσοι προβάλλουν αυτήν τη στιγμή το έγγραφο θα μπορούν να δουν όλα τα σχόλια στη γενική περιοχή σχολίων.

Γνωρίζετε πότε κάποιος έχει ενημερώσει ένα νέο σχόλιο στην περιοχή σχολίων από την κόκκινη κουκκίδα που εμφανίζεται στην κορυφή αυτού του εικονιδίου.

Καθώς κάθε άτομο απαντά, το νέο σχόλιο εμφανίζεται κάτω από το προηγούμενο στο νήμα σχολίων.

Είτε πατήστε το X στα δεξιά των ονομάτων στο πλαίσιο σχολίων ή επιλέξτε το εικονίδιο σχολίων για να εξαφανιστεί ξανά το παράθυρο σχολίων.

Δημιουργία νέας συνομιλίας για τα Έγγραφα Google

Για να δημιουργήσετε μια νέα συνομιλία στα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} , απλώς επισημάνετε οποιοδήποτε κείμενο σε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google^{(Google Docs)} . Όταν το κάνετε αυτό, θα δείτε ένα μικρό εικονίδιο σχολίου να εμφανίζεται στα δεξιά του επισημασμένου κειμένου. 

Όταν τοποθετείτε το ποντίκι σας πάνω από αυτό το εικονίδιο, θα δείτε το κείμενο "Προσθήκη σχολίου".

Όταν επιλέγετε αυτό το εικονίδιο, θα ανοίξει ένα παράθυρο σχολίων όπου μπορείτε να μοιραστείτε τις σκέψεις σας σχετικά με το κείμενο στο έγγραφο που έχετε επισημάνει.

Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του σχολίου σας, απλώς επιλέξτε το κουμπί Σχόλιο^(Comment) και θα δείτε το πλαίσιο σχολίων να αλλάζει σε μόνιμο σχόλιο.

Υπάρχουν ορισμένες επιλογές που συνδυάζονται με σχόλια όπως αυτό.

Διαχείριση σχολίων

Όταν επιλέγετε τις τρεις τελείες στα δεξιά ενός σχολίου, θα δείτε τρεις επιλογές.

• Επεξεργασία^(Edit) : Κάντε οποιεσδήποτε ενημερώσεις στο σχόλιό σας ή προσθέστε μια απάντηση σε αυτό εάν προτιμάτε.
• Διαγραφή^(Delete) : Αφαιρέστε το σχόλιο και την επισήμανσή του από το έγγραφο.
• Σύνδεσμος σε αυτό το σχόλιο^{(Link to this comment)} : Λάβετε έναν σύνδεσμο URL που μπορείτε να μοιραστείτε με άτομα, εάν θέλετε να δουν αυτό το συγκεκριμένο σχόλιο.

Οι σύνδεσμοι σχολίων είναι πολύ αποτελεσματικοί για να βοηθήσουν τους ανθρώπους να βρουν το ακριβές σχόλιο, ειδικά μέσα σε έγγραφα που περιέχουν μεγάλο αριθμό σχολίων.

Μπορείτε να επικολλήσετε τον σύνδεσμο σε μια συνομιλία άμεσων μηνυμάτων, ένα κινητό SMS ή ένα email. 

Όταν ο παραλήπτης επιλέξει τον σύνδεσμο, θα τον μεταφέρει απευθείας στο έγγραφο όπου εισήχθη το σχόλιο. Μπορούν είτε να απαντήσουν στο σχόλιο είτε να επιλέξουν Επίλυση^(Resolve) .

Η επίλυση ενός σχολίου το κάνει να εξαφανίζεται από το νήμα σχολίων. Φαίνεται ότι το σχόλιο έχει διαγραφεί, αλλά στην πραγματικότητα είναι κρυμμένο μόνο από το δεξί περιθώριο.

Εάν θέλετε να δείτε όλα τα σχόλια που έχουν δημοσιευτεί στο έγγραφο, απλώς επιλέξτε το μαύρο εικονίδιο σχολίου στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου.

Αυτό σας δείχνει όλα τα σχόλια που δημοσιεύτηκαν στο έγγραφο μαζί με όλες τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με το σχόλιο.

• Ημερομηνία^(Date) και ώρα ανάρτησης του σχολίου
• Όλες οι απαντήσεις στο σχόλιο
• Οποιοδήποτε κείμενο εγγράφου επιλέχθηκε όταν έγινε το σχόλιο
• Ένας σύνδεσμος για να ανοίξει ξανά τα επιλυμένα σχόλια
• Ένας σύνδεσμος για να απαντήσετε στα σχόλια

Επιλέξτε Σχόλιο^(Comment) για να προσθέσετε νέα σχόλια στο νήμα σχολίων. Επιλέξτε Ειδοποιήσεις^{(Notifications)} για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις email, ώστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μόνο όταν κάποιος απαντά στα σχόλιά σας ή καθόλου ειδοποιήσεις.

Επεξεργασία και επίλυση επεξεργασιών

Η συνομιλία με τα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την υποβολή προτάσεων επεξεργασίας σε ένα έγγραφο χωρίς να τις κάνετε πραγματικά. 

Από προεπιλογή, τα Έγγραφα Google σάς^{(Google Docs)} επιτρέπουν να κάνετε αλλαγές σε ένα έγγραφο και οι τροποποιήσεις τίθενται σε ισχύ αμέσως. Για να αλλάξετε τη λειτουργία επεξεργασίας μόνο σε προτεινόμενες αλλαγές, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά της λέξης Επεξεργασία^(Editing) στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου.

Επιλέξτε Προτάσεις^(Suggesting) από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Καθώς κάνετε αλλαγές στο έγγραφο, το κείμενο στο έγγραφο διαγράφεται με το κείμενο αντικατάστασης να εμφανίζεται δίπλα του. Κάθε τροποποίηση ανοίγει ένα νέο σχόλιο στα δεξιά με μια περιγραφή της τροποποίησης που έγινε.

Ο σκοπός αυτής της δυνατότητας είναι να μπορεί ένας τελικός συντάκτης ή ο αρχικός συγγραφέας να περάσει από τις αλλαγές και να αποδεχτεί τις αλλαγές μεμονωμένα επιλέγοντας το σημάδι επιλογής για αυτό το σχόλιο επεξεργασίας.

Ωστόσο, εάν δεν θέλετε να επιλύσετε τα σχόλια μεμονωμένα, υπάρχει ένα χρήσιμο κόλπο για να τα επιλύσετε όλα ταυτόχρονα.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το μενού Εργαλεία^(Tools) και επιλέξτε Έλεγχος προτεινόμενων τροποποιήσεων^{(Review suggested edits)} .

Αυτό θα ανοίξει ένα μικρό παράθυρο στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Μπορείτε να επιλέξετε το επάνω ή το κάτω βέλος για κύλιση σε κάθε ένα από τα σχόλια επεξεργασίας στο έγγραφο. Μπορείτε να επιλέξετε Αποδοχή^(Accept) ή Απόρριψη^(Reject) των μεμονωμένων τροποποιήσεων.

Εάν θέλετε απλώς να τα αποδεχτείτε ή να τα απορρίψετε όλα, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος στη δεξιά πλευρά του κουμπιού   Αποδοχή^(Accept) ή Απόρριψη .^(Reject)

Μπορείτε να επιλέξετε Αποδοχή όλων^{(Accept All)} για να εγκρίνετε όλες τις τροποποιήσεις. Αυτό θα ενημερώσει ολόκληρο το έγγραφο χρησιμοποιώντας τις προτεινόμενες τροποποιήσεις και θα επιλύσει όλα τα σχετικά σχόλια.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την επίλυση σχολίων στα Έγγραφα Google^{(resolving comments in Google Docs)} .

Ο σχολιασμός βοηθά στη συνεργασία

Η χρήση ενός επεξεργαστή κειμένου που βασίζεται σε σύννεφο, όπως τα Έγγραφα Google^{(Google Docs)} , καθιστά πολύ εύκολη  τη συνεργασία σε έγγραφα .^{(collaborating on documents)}

Το σύστημα σχολιασμού έχει ρυθμιστεί με τρόπο που καθιστά εύκολη και εύκολη τη συζήτηση αλλαγών εγγράφων μεταξύ μιας ομάδας. Μόλις όλοι συνηθίσουν τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος συνομιλίας των Εγγράφων Google^{(Google Docs)} , θα διαπιστώσετε ότι η ομάδα σας είναι πολύ πιο αποτελεσματική όταν εργάζεστε μαζί σε έγγραφα. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a very effective tool to collabоrate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it letѕ teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Πώς να αφαιρέσετε περιγράμματα πίνακα στα Έγγραφα Google

• Πώς να εισαγάγετε ένα υδατογράφημα στο Word και στα Έγγραφα Google

• Αλλαγή σε Οριζόντιος προσανατολισμός στα Έγγραφα Google

• Έγγραφα Google εναντίον Microsoft Word – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Πώς να βρείτε και να αντικαταστήσετε λέξεις στο MS Word και στα Έγγραφα Google

• Πώς να προσθέσετε υποσημειώσεις στο Word

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να δημιουργήσετε έγγραφα PDF στο Microsoft Office

• Πώς να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά στις εφαρμογές του Office

• Πώς να εξάγετε τα email σας από το Microsoft Outlook σε CSV ή PST

• 7 εναλλακτικές λύσεις για το PowerPoint που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Διαδίκτυο

• Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων #N/A σε τύπους Excel όπως το VLOOKUP

• Διορθώστε το σφάλμα ασυμφωνίας ετικετών έναρξης τέλους ετικέτας κατά το άνοιγμα αρχείων DOCX

• Πώς να ρυθμίσετε τις αποδείξεις ανάγνωσης στο Outlook

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να εμφανίσετε τον αριθμό λέξεων στο Microsoft Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CONCATENATE στα Φύλλα Google

• Διορθώστε το μήνυμα λάθους "Δεν είναι δυνατή η επαλήθευση άδειας χρήσης" του MS Office

• 5 Λειτουργίες σεναρίου Φύλλων Google που πρέπει να γνωρίζετε