Όταν θέλετε να αλφαβητίσετε στο Excel , είτε πρόκειται για ταξινόμηση στήλης είτε γραμμής, η διαδικασία είναι συνήθως απλή. Ωστόσο, όταν πρόκειται για αλφαβητισμό πολλών σειρών ή στηλών ή για την αντιμετώπιση γραμμάτων και αριθμών, η διαδικασία μπορεί να απαιτεί μερικά επιπλέον βήματα.

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον τρόπο αλφαβητοποίησης των δεδομένων σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel .

Αλφαβητισμός στο Excel με ταξινόμηση

Η μέθοδος που χρησιμοποιείτε για την αλφαβητοποίηση στο Excel εξαρτάται από το πόσες στήλες ή σειρές περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να οργανώσετε.

Η αλφαβητική ταξινόμηση μιας στήλης δεδομένων είναι η πιο εύκολη. Εάν έχετε πολλές στήλες και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα ευθυγραμμίζονται με την αλφαβητική στήλη, υπάρχουν μερικά επιπλέον βήματα.

Τέλος, υπάρχουν ειδικές σκέψεις που πρέπει να λάβετε υπόψη εάν θέλετε να ταξινομήσετε πολλές στήλες και εάν τα δεδομένα έχουν γραμμή κεφαλίδας ή όχι.

Γενικός

Η απλούστερη μέθοδος αλφαβητισμού στο Excel είναι εάν έχετε μία στήλη δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια στήλη με μια λίστα ονομάτων. 

1. Επιλέξτε τη στήλη δεδομένων.

2. Επιλέξτε το μενού Αρχική σελίδα^(Home) και επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση & φίλτρο^{(Sort & Filter)} στην ομάδα Επεξεργασία^(Editing) στην κορδέλα.

3. Επιλέξτε είτε Ταξινόμηση Α προς Ω^{(Sort A to Z)} είτε Ταξινόμηση Ζ προς Α^{(Sort Z to A)} ανάλογα με τον τρόπο που θέλετε να οργανώσετε τα δεδομένα^{(organize the data)} .

Τώρα, όταν κοιτάξετε πίσω στη στήλη που επισημάνατε, θα δείτε ότι τα δεδομένα εκεί έχουν ταξινομηθεί αλφαβητικά χρησιμοποιώντας τη μέθοδο που επιλέξατε.

Τι γίνεται αν τα δεδομένα σας έχουν αριθμούς; Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια δεύτερη στήλη με τις ηλικίες κάθε ατόμου.

Θέλετε να ταξινομήσετε αυτήν τη στήλη, επομένως ακολουθήστε την ίδια διαδικασία όπως παραπάνω και επιλέξτε τη στήλη δεδομένων.

Αυτή τη φορά, όταν επιλέγετε Ταξινόμηση^(Sort) & Φίλτρο^(Filter) στην κορδέλα, θα δείτε ότι οι επιλογές για τον τρόπο ταξινόμησης έχουν αλλάξει.

Αυτές οι επιλογές είτε θα ταξινομήσουν τους αριθμούς από τον μικρότερο αριθμό στον μεγαλύτερο είτε το αντίστροφο.

Ταξινόμηση πολλαπλών στηλών

Υπάρχει ένα πρόβλημα με την ταξινόμηση στηλών μεμονωμένα σε έναν πίνακα που περιέχει πολλές στήλες^{(that contains multiple columns)} δεδομένων. 

Εάν επιλέξετε μόνο μία στήλη και την ταξινομήσετε, οι άλλες στήλες παραμένουν στη θέση τους. Αυτό σημαίνει ότι το υπολογιστικό φύλλο σας θα μπερδευτεί και τα δεδομένα δεν θα είχαν πλέον νόημα. Η απάντηση σε αυτό είναι να ταξινομήσετε όλες τις στήλες ταυτόχρονα.

Ας το κάνουμε ξανά με το υπολογιστικό φύλλο παραδείγματος ονόματος και ηλικίας.

1. Αυτή τη φορά, αντί να επιλέξετε μία στήλη, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα.

2. Στο Αρχικό^(Home) μενού, επιλέξτε Ταξινόμηση & Φίλτρο^{(Sort & Filter)} και όπως και πριν, επιλέξτε την προτίμηση ταξινόμησης.

Τώρα, θα δείτε ότι όχι μόνο τα ονόματα έχουν ταξινομηθεί αλφαβητικά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel , αλλά και οι σχετικές ηλικίες από τη δεύτερη στήλη ταξινομούνται μαζί με αυτά. Αυτές οι ηλικίες έμειναν με το σωστό όνομα.

Αυτό λειτουργεί όχι μόνο με ένα υπολογιστικό φύλλο δύο στηλών στο Excel , αλλά θα λειτουργήσει ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο είναι το υπολογιστικό φύλλο σας, αρκεί να επιλέξετε όλα τα δεδομένα στο φύλλο πριν από την ταξινόμηση.

Εάν θέλετε, θα μπορούσατε επίσης να ταξινομήσετε πολλές στήλες σε μία^{(sort multiple columns into one)} και, στη συνέχεια, να ταξινομήσετε αυτήν τη μεμονωμένη στήλη.

Προσαρμοσμένη ταξινόμηση

Θα παρατηρήσετε μια άλλη επιλογή στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση^(Sort) & Φίλτρο είναι η ^(Filter)Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση^{(Custom Sort)} .

Για να δούμε πώς λειτουργεί αυτό, ας πάρουμε ως παράδειγμα ένα πολύ μεγαλύτερο υπολογιστικό φύλλο. Το υπολογιστικό φύλλο σε αυτό το παράδειγμα είναι μια λίστα με βαθμολογίες SAT για λύκεια στην πολιτεία της Νέας Υόρκης^{(New York)} . 

1. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο, επιλέξτε το Αρχικό^(Home) μενού, επιλέξτε Ταξινόμηση & Φίλτρο^{(Sort & Filter)} και επιλέξτε Προσαρμοσμένη ταξινόμηση^{(Custom Sort)} .

2. Θα δείτε να εμφανίζεται ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο ταξινόμησης κάθε στήλης. Επιλέξτε τη στήλη κατά την οποία θέλετε να ταξινομήσετε, επιλέξτε πώς θέλετε να την ταξινομήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε πώς θέλετε να την ταξινομήσετε (Α έως Ω, Ω σε Α ή Προσαρμοσμένο^(Custom) ).

Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν μερικές ενδιαφέρουσες επιλογές ταξινόμησης . ^{(Sort On)}Αυτά είναι:

• Τιμές κελιών^{(Cell Values)} : Ταξινόμηση αλφαβητικά ή στην περίπτωση αριθμών, από χαμηλή σε υψηλή ή υψηλή σε χαμηλή
• Χρώμα κελιού^{(Cell Color)} : Οργάνωση δεδομένων ομαδοποιημένων ανά χρώμα κελιού
• Χρώμα γραμματοσειράς^{(Font Color)} : Οργανώστε τα δεδομένα ομαδοποιημένα ανά χρώμα γραμματοσειράς
• Εικονίδιο μορφοποίησης υπό όρους^{(Conditional Formatting Icon)} : Οργάνωση δεδομένων με βάση το εικονίδιο στο κελί από τη λογική μορφοποίησης υπό όρους

Αυτό θα ταξινομήσει ολόκληρο τον πίνακα δεδομένων κατά την πρώτη στήλη που έχετε επιλέξει. Αλλά μπορείτε επίσης να κάνετε μια δευτερεύουσα ταξινόμηση (αφού ταξινομηθεί η πρώτη επιλεγμένη στήλη).

Απλώς επιλέξτε Προσθήκη επιπέδου^{(Add Level)} . Από τα νέα πεδία που εμφανίζονται, επιλέξτε ξανά τα αναπτυσσόμενα μενού Στήλη^(Column) , Ταξινόμηση^(Sort) και Σειρά^(Order) όπως θέλετε.

Επιλέξτε ΟΚ^(OK) και θα δείτε ότι ολόκληρος ο πίνακάς σας ταξινομείται πλέον κατά πολλές στήλες. 

Θα ταξινομήσει πρώτα κατά την αρχική στήλη που επιλέξατε, μετά τη δεύτερη, την τρίτη και ούτω καθεξής.

Σημείωση^(Note) : Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι οι επιλογές ταξινόμησης στηλών στο αναπτυσσόμενο μενού παραπάνω περιλάμβαναν τα ονόματα των κεφαλίδων και όχι γράμματα. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες^{(My data has headers)} στο παράθυρο ταξινόμησης. Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας έχει κεφαλίδες, φροντίστε να το επιλέξετε.

Αλφαβητισμός στο Excel με φίλτρο

Ενώ χρησιμοποιείτε το αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση^(Sort) και φίλτρο^(Filter) στο μενού Αρχική σελίδα^(Home) , ίσως έχετε παρατηρήσει ότι υπάρχει επίσης μια επιλογή Φίλτρου^(Filter) .

Εάν το επιλέξετε, θα παρατηρήσετε ότι τα αναπτυσσόμενα βέλη εμφανίζονται στην κορυφή κάθε στήλης. Όταν επιλέγετε ένα από τα βέλη στην κορυφή οποιασδήποτε από αυτές τις στήλες, θα δείτε μια μεγάλη λίστα επιλογών.

Δείτε πώς λειτουργεί καθεμία από αυτές τις επιλογές:

• Ταξινόμηση Α σε Ω^{(Sort A to Z)} ή Ταξινόμηση Ζ σε Α^{(Sort Z to A)} : Ταξινόμηση του φύλλου χρησιμοποιώντας αυτήν τη στήλη αλφαβητικά προς οποιαδήποτε κατεύθυνση.
• Ταξινόμηση κατά χρώμα^{(Sort by Color)} : Αυτό θα εμφανίσει το ίδιο παράθυρο ταξινόμησης πολλών στηλών όπως στην τελευταία ενότητα παραπάνω.

Οι άλλες επιλογές φιλτραρίσματος στο κάτω μέρος δεν θα σας βοηθήσουν να αλφαβητίσετε στο Excel , αλλά υπάρχουν πολλές επιλογές για να φιλτράρετε δεδομένα που δεν σας ενδιαφέρουν. Όταν επιλέγετε Φίλτρα κειμένου^{(Text Filters)} , μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται μόνο δεδομένα στο φύλλο που:

• Ισούται^(Equals) με μια συγκεκριμένη τιμή
• Δεν ισούται^{(Does Not Equal)} με μια συγκεκριμένη τιμή
• Ξεκινά με^{(Begins With)} μια λέξη ή έναν αριθμό
• Τελειώνει με^{(Ends With)} λέξη ή αριθμό
• Περιέχει^(Contains) λέξη ή αριθμό
• Δεν περιέχει^{(Does Not Contain)} λέξη ή αριθμό
• Το Προσαρμοσμένο φίλτρο^{(Custom Filter)} σάς επιτρέπει να συνδυάσετε οποιοδήποτε από τα παραπάνω φίλτρα για να χρησιμοποιήσετε πολλά φίλτρα

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλοί τρόποι αλφαβητισμού (ή σειράς αριθμών) στο Excel . Η επιλογή που θα επιλέξετε εξαρτάται πραγματικά από το πόσα δεδομένα θέλετε να ταξινομήσετε, πόσο μεγάλος είναι ο πίνακας που θέλετε να ταξινομήσετε και αν θέλετε να ταξινομήσετε μόνο κατά μία στήλη ή γραμμή ή πολλαπλές.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με διάφορες συμβουλές και κόλπα για το Excel^{(tips and tricks for Excel)} και μοιραστείτε τυχόν άλλες τεχνικές που γνωρίζετε για να ταξινομήσετε τις γραμμές και τις στήλες σας στο Excel .

How to Alphabetize In Excel

When уoυ want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a column or a row, thе process is usually straightforward. However, when it comes to alphabetizing multiple rows or columns, or dealing with letters and numberѕ, the process may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Βασική ταξινόμηση δεδομένων μίας στήλης και πολλών στηλών σε υπολογιστικά φύλλα του Excel

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google

• Κεντράρετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας σας στο Excel για εκτύπωση

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• 4 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε ένα σημάδι ελέγχου στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε διπλότυπες σειρές στο Excel

• Πώς να υπολογίσετε το Z-Score στο Excel

• 3 τρόποι για να χωρίσετε ένα κελί στο Excel

• Σύνδεση του Excel με τη MySQL

• Χρησιμοποιήστε ονόματα δυναμικού εύρους στο Excel για ευέλικτα αναπτυσσόμενα

• Πώς να δημιουργήσετε έναν απλό συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• Πώς να αφαιρέσετε γραμμές πλέγματος στο Excel

• Ομαδοποιήστε γραμμές και στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel