Η διατήρηση ενός προσωπικού αντιγράφου των email σας μπορεί να είναι χρήσιμη όταν χρειαστεί να ανατρέξετε σε αυτά αργότερα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να τεκμηριώσετε δείγματα για την επόμενη εργασία σας, να αποθηκεύσετε έργα στα οποία εργαστήκατε ή να διατηρήσετε τα σχόλια που λάβατε.

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email εργασίας σας^{(back up your work emails)} . Ένα από αυτά είναι να το αποθηκεύσετε ως PDF . Εάν πρόκειται για email εργασίας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον προϊστάμενό σας ή το τμήμα IT πριν δημιουργήσετε αρχεία του email σας απλώς για να αποφύγετε τυχόν νομικές επιπτώσεις. 

Όποιος κι αν είναι ο λόγος σας, θα σας δείξουμε πώς να αποθηκεύσετε ένα email ως PDF με μερικά απλά βήματα.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα email ως αρχείο PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

Αυτός ο οδηγός θα εξηγήσει πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF^(PDFs) στο Gmail , το Outlook ή την εφαρμογή Mail για Mac .

Outlook (Windows)

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα email ως PDF από το Outlook στον υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας χρησιμοποιώντας αυτά τα βήματα.

1. Ανοίξτε το μήνυμα email που θέλετε να αποθηκεύσετε ως αρχείο PDF και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο^(File) > Εκτύπωση^(Print) . 

1. Επιλέξτε Microsoft Print to PDF στο αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα Εκτυπωτής^(Printer) . 

1. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτύπωση^(Print) . 

1. Μεταβείτε στο φάκελο που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF στο πλαίσιο Save Print Output As .

1. Μπορείτε να μετονομάσετε το αρχείο στο πεδίο Όνομα αρχείου^{(File Name)} και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Αποθήκευση^(Save) για να πραγματοποιήσετε τις αλλαγές. 

Σε προηγούμενες εκδόσεις του Outlook (2010 ή παλαιότερες), πρέπει να αποθηκεύσετε το μήνυμα email ως αρχείο HTML και στη συνέχεια να το αλλάξετε σε αρχείο PDF . 

1. Επιλέξτε Αρχείο^(File) > Αποθήκευση ως^{(Save As)} στο παράθυρο μηνύματος email. 

1. Μεταβείτε στο πλαίσιο Αποθήκευση ως^{(Save As)} και βρείτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF . Μετονομάστε το αρχείο PDF στο πεδίο Όνομα αρχείου^{(File Name)} και επιλέξτε HTML στο αναπτυσσόμενο μενού  Αποθήκευση ως Τύπος .^{(Save as Type)}

1. Επιλέξτε Αποθήκευση^(Save) , ανοίξτε ένα έγγραφο του Word, επιλέξτε Αρχείο^(File) > Άνοιγμα^(Open) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο ^(file)HTML που αποθηκεύσατε νωρίτερα. 

1. Επιλέξτε Αρχείο^(File) > Αποθήκευση ως^{(Save As)} , επιλέξτε μια τοποθεσία^(location) που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε PDF στο αναπτυσσόμενο μενού  Αποθήκευση ως ^{(Save as)} Τύπος .^(Type)

1. Επιλέξτε Αποθήκευση^(Save) και ελέγξτε για το αρχείο PDF στον φάκελο που επιλέξατε.

Σημείωση^(Note) : Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2007 , ενδέχεται να δυσκολευτείτε να βρείτε την επιλογή αποθήκευσης ενός email ως αρχείου PDF . Αντίθετα, μπορείτε να αντιγράψετε το μήνυμα email, να το επικολλήσετε σε ένα έγγραφο του Word και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το έγγραφο ως αρχείο PDF . Το μήνυμα δεν θα έχει κεφαλίδα, αλλά μπορείτε να το πληκτρολογήσετε στο έγγραφο του Word με μη αυτόματο τρόπο.

Outlook (Mac)

Τα βήματα είναι ελαφρώς διαφορετικά εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε Mac και θέλετε να αποθηκεύσετε ένα email ως αρχείο PDF . 

1. Ανοίξτε το μήνυμα email που θέλετε να αποθηκεύσετε ως PDF στο Outlook και επιλέξτε Αρχείο^(File) > Εκτύπωση^(Print) . 

1. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως PDF^{(Save as PDF)} στο αναπτυσσόμενο μενού PDF .

1. Εισαγάγετε το όνομα αρχείου^{(file name)} για το PDF που θέλετε να αποθηκεύσετε. 

1. Επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Πού^(Where) και μεταβείτε στο φάκελο που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF .

1. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση^(Save) .

Εφαρμογή αλληλογραφίας ^{(Mail App )}

Η εφαρμογή αλληλογραφίας^(Mail) είναι διαθέσιμη για χρήστες συσκευών macOS και iOS. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα email από την εφαρμογή Mail ως αρχείο PDF στο Mac ή στο iPhone/iPad σας.

Μακ^(Mac)

Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα email ως PDF για να το χρησιμοποιήσετε αλλού ή να το αποθηκεύσετε για μελλοντική αναφορά, χρησιμοποιήστε αυτά τα βήματα.

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Mail και επιλέξτε τις συνομιλίες email^{(email conversation)} που θέλετε να αποθηκεύσετε ως αρχείο PDF.

1. Επιλέξτε Αρχείο^(File) > Εξαγωγή ως PDF^{(Export as PDF)} για να αποθηκεύσετε το email ως αρχείο PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Mail στη συσκευή σας iOS, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα email ως αρχείο PDF .

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Mail στο iPhone/iPad σας, επιλέξτε το μήνυμα email που θέλετε να αποθηκεύσετε.
2. Πατήστε το κάτω βέλος^(arrow) .

1. Στη συνέχεια, πατήστε Εκτύπωση^(Print) από το μενού.

1. Θα εμφανιστεί η οθόνη του εγγράφου εκτύπωσης. Τώρα, πρέπει να κάνετε μεγέθυνση στο μήνυμα email τσιμπώντας προς τα έξω από το κέντρο.

1. Όταν το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί μια νέα οθόνη όπου το email θα μετατραπεί σε PDF . Το μόνο^(All) που έχετε να κάνετε τώρα είναι να μοιραστείτε το PDF . Πατήστε Κοινή χρήση^(Share) στην επάνω δεξιά πλευρά της οθόνης. 

1. Στη συνέχεια, πατήστε Αποθήκευση σε Αρχεία^{(Save to Files)} στο Μενού Κοινή χρήση^{(Share Menu)} .

1. Επιλέξτε έναν φάκελο και πατήστε Αποθήκευση^(Save) . 

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Συντομεύσεις^(Shortcuts) για να αποθηκεύσετε μηνύματα email ως αρχεία  PDF .

1. Ανοίξτε τις Συντομεύσεις^(Shortcuts) στο iPhone/iPad σας και πατήστε τις τρεις τελείες δίπλα στη συντόμευση Δημιουργία PDF .^{(Make PDF)}

1. Πατήστε τις τρεις τελείες^{(three dots)} στην επάνω δεξιά πλευρά της οθόνης και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση σε κοινή χρήση φύλλου^{(Show in Share Sheet)} σε Ενεργοποίηση^(On) . 

Gmail

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail ως την προεπιλεγμένη εφαρμογή email, μπορείτε να αποθηκεύσετε το μήνυμα email σας ως αρχείο PDF στον υπολογιστή ή την κινητή συσκευή σας.

Windows

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail σε υπολογιστή με Windows 10 , μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα email ως αρχείο PDF με μερικά γρήγορα βήματα. 

1. Ανοίξτε το μήνυμα email και επιλέξτε Περισσότερα^(More) (τρεις κουκκίδες) δίπλα στο εικονίδιο  Απάντηση .^(Reply)

1. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτύπωση^(Print) . 

Σημείωση^(Note) : Εάν θέλετε να εκτυπώσετε ολόκληρο το νήμα email, επιλέξτε Εκτύπωση^(Print) όλων. 

1. Στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης που εμφανίζεται, επιλέξτε Microsoft Print σε PDF^{(Microsoft Print to PDF)} ως προορισμό εκτύπωσης. 

Σημείωση^(Note) : Επιλέξτε Ctrl + P εάν δεν βλέπετε το παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης 

1. Επιλέξτε Εκτύπωση^(Print) . 

Μακ^(Mac)

Τα βήματα για την αποθήκευση ενός email ως PDF στο Gmail είναι ελαφρώς διαφορετικά από τα Windows^(Windows) σε Mac .

1. Ανοίξτε το μήνυμα email και επιλέξτε Περισσότερα^(More) (τρεις κουκκίδες) 

1. Επιλέξτε Εκτύπωση^(Print) . 

1. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού PDF και, στη συνέχεια, επιλέξτε ^(PDF)Αποθήκευση ως PDF^{(Save as PDF)} . 

1. Στη συνέχεια, επιλέξτε έναν φάκελο^(folder) όπου θα αποθηκεύσετε το αρχείο PDF και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση^(Save) .

Android

Εάν διαθέτετε συσκευή Android και χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Gmail , μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα email ως αρχείο PDF στο τηλέφωνο ή το tablet σας. 

1. Ανοίξτε τη συνομιλία email στο Gmail και επιλέξτε Περισσότερα^(More) (τρεις κουκκίδες) > Εκτύπωση^(Print) .

1. Στη συνέχεια, πατήστε το αναπτυσσόμενο βέλος^{(drop-down arrow)} στην επάνω δεξιά πλευρά.

1. Πατήστε Αποθήκευση ως PDF^{(Save as PDF)} .

1. Στη συνέχεια, πατήστε το εικονίδιο PDF ή Εκτύπωση.

1. Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF σας . 

iOS

Στο Gmail για iOS, μπορείτε να αποθηκεύσετε ή να εκτυπώσετε ένα email ως αρχείο PDF . 

1. Ανοίξτε το μήνυμα email στο Gmail και πατήστε Περισσότερα^(More) (τρεις κουκκίδες).

1. Πατήστε Εκτύπωση^(Print) .

1. Στη συνέχεια, πατήστε AirPrint .

1. Πιέστε και μεγεθύνετε τις μικρογραφίες των σελίδων που βλέπετε στην οθόνη Επιλογές ^(Options)εκτυπωτή^(Printer) για να μετατρέψετε το μήνυμα email σας σε PDF .

1. Πατήστε Κοινή χρήση^(Share) στην οθόνη προεπισκόπησης PDF.

1. Στη συνέχεια, πατήστε Αποθήκευση σε Αρχεία^{(Save to Files)} για να αποθηκεύσετε το PDF σας τοπικά.

Διατηρήστε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έγγραφα για μελλοντική χρήση^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Η αποθήκευση των μηνυμάτων email σας ως αρχεία PDF είναι ένας βολικός τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κοινής χρήσης συγκεκριμένων μηνυμάτων ή απλώς να τα κάνετε εύκολα προσβάσιμα. 

Δείτε περισσότερους οδηγούς σχετικά με τον τρόπο επεξεργασίας ενός PDF^{(edit a PDF)} , μετατροπής ενός PDF σε αρχείο Word^{(convert a PDF to a Word file)} ή εισαγωγής του PDF σας σε ένα έγγραφο του Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

Ήταν^(Was) χρήσιμος αυτός ο οδηγός; Μοιραστείτε μαζί μας σε ένα σχόλιο.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of your emails can come in handу when yоu need to rеfer to them later. For еxample, you may wish to document samples for yоur next job, save projects you worked on, or retain feedbаck you receіved.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• Πώς να γράψετε ή να σχεδιάσετε σε ένα αρχείο PDF σε Mac και Windows

• Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης δωρεάν

• 4 τρόποι για να επεξεργαστείτε ένα αρχείο PDF

• Πώς να σαρώσετε πολλές σελίδες σε ένα αρχείο PDF

• Βελτιστοποιήστε, συμπιέστε και μειώστε το μέγεθος αρχείου PDF στα Windows 11/10

• Πώς να προστατέψετε ένα PDF με κωδικό πρόσβασης για να το διατηρήσετε ασφαλές

• Πώς να αποκλείσετε ιστότοπους στα Windows χρησιμοποιώντας το αρχείο Hosts

• Πώς να αποθηκεύσετε το email ως PDF στο Gmail και το Outlook

• Πώς να συνδυάσετε αρχεία PDF στα Windows 11/10

• Πώς να συμπιέσετε ένα PDF σε Windows & Mac

• Πώς να επιδιορθώσετε ένα αρχείο PST του Outlook που είναι κατεστραμμένο ή κατεστραμμένο

• Πώς να στείλετε ένα αρχείο PDF σε ένα Kindle

• Πώς να μετατρέψετε ένα αρχείο ODT σε Word με τον εύκολο τρόπο

• Πώς να διαγράψετε μεμονωμένες σελίδες από ένα αρχείο PDF

• Πώς να δημιουργήσετε ένα ομαδικό email στο Gmail και άλλες κρυφές λειτουργίες

• Πώς να υπογράψετε ένα αρχείο PDF στα Windows

• Πώς να ανοίξετε ένα αρχείο HTML στο Google Chrome

• Πώς να μετατρέψετε ή να αποθηκεύσετε μια εικόνα ως αρχείο PDF

• Πώς να εγκαταστήσετε εφαρμογές Android χρησιμοποιώντας το αρχείο APK

• Πώς να ανοίξετε ένα κλειδωμένο αρχείο όταν το χρησιμοποιεί άλλο πρόγραμμα