Η δυνατότητα να έχετε εξ αποστάσεως, διαδικτυακές συναντήσεις στο σπίτι μπορεί να είναι πολύ βολική. Αλλά εισάγει επίσης μια ολόκληρη λίστα ευκαιριών για πολύ ενοχλητικές στιγμές.

Εάν έχετε παιδιά, κατοικίδια, μωρά ή ακόμα και ένα παράθυρο πίσω σας που δείχνει την ύπαιθρο, έχετε όλα τα συστατικά μιας συνταγής για καταστροφή.

Σε αυτό το άρθρο θα καλύψουμε μερικά από τα πιο κοινά ζητήματα που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε ενοχλητικές διαδικτυακές συναντήσεις και πώς να τις αποτρέψουμε.

Διαδικτυακές συναντήσεις: Τι θα μπορούσε να ^(Could)πάει^{(Go Wrong)} στραβά ;

Ένα από τα πιο διάσημα παραδείγματα μιας τέτοιας ντροπιαστικής στιγμής συνέβη στον καθηγητή Ρόμπερτ Κέλι^{(Professor Robert Kelly)} όταν έπαιρνε συνέντευξη ζωντανά στην τηλεόραση από το BBC .

Ένα από τα νήπια παιδιά του Kelly μπήκε στο γραφείο του, κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, και το ίδιο έκανε και το μωρό του σε έναν περιπατητή. Τελικά, η ξέφρενη γυναίκα του τρέχει στο δωμάτιο για να βγάλει τα παιδιά από το δωμάτιο.

Δεν ήταν μόνο μια ντροπιαστική στιγμή διαδικτυακής συνάντησης, αλλά ήταν αυτή που έλαβε χώρα ζωντανά και μεταδόθηκε σε όλο τον κόσμο σε εκατομμύρια θεατές.

Πρόληψη ντροπιαστικών στιγμών διαδικτυακής συνάντησης^{(Embarrassing Online Meeting)}

Υπάρχουν τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ρυθμίσετε τον χώρο εργασίας σας, τον υπολογιστή σας και την ίδια τη σύσκεψη για να μειώσετε τις πιθανότητες τυχόν ατυχών συμβάντων.

Εάν ακολουθήσετε όλες αυτές τις οδηγίες, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλες οι διαδικτυακές σας συναντήσεις θα κυλήσουν ομαλά και χωρίς «αξέχαστες» στιγμές.

Μπλοκάρετε την κάμερά σας όταν δεν χρησιμοποιείται

Υπάρχουν πολλοί λόγοι ασφαλείας για τους οποίους θα πρέπει να κρατάτε την κάμερα web καλυμμένη^{(keep your webcam covered)} , εκτός εάν χρησιμοποιείται. Εκτός όμως από την ασφάλεια, δεν θέλετε να προβάλλετε το βίντεό σας στην αρχή μιας διαδικτυακής συνάντησης πριν να είστε έτοιμοι.

Υπήρξαν ιστορίες ανθρώπων που πιάστηκαν να πηγαίνουν στην τουαλέτα^{(stories of people caught going to the bathroom)} κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης επειδή η κάμερα web τους ήταν στραμμένη προς μια ανοιχτή πόρτα του μπάνιου. 

Αυτό μπορεί να συμβεί για πολλούς λόγους.

• Η κάμερα web ενεργοποιείται αυτόματα την ώρα έναρξης της σύσκεψης
• Ξεχνάτε ότι η κάμερα είναι ενεργοποιημένη κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης
• Νομίζατε ότι η σύσκεψη τελείωσε, αλλά η κάμερα είναι ακόμα ενεργοποιημένη ενώ οι άνθρωποι είναι συνδεδεμένοι

Ο ευκολότερος τρόπος για να αποτρέψετε όλα αυτά τα σενάρια είναι να χρησιμοποιήσετε το κάλυμμα του ρυθμιστικού στην κάμερα web, εάν έχει. Εάν δεν το κάνει, τότε κρατήστε κάποια ταινία κοντά σας για να την κρατάτε πάνω από την κάμερα όταν δεν τη χρησιμοποιείτε.

Χρησιμοποιήστε κουρτίνες σε παράθυρα φόντου

Τα Windows μπορεί να είναι υπέροχα για να αφήνουν φως στο γραφείο σας, αλλά όταν βρίσκεστε σε μια διαδικτυακή σύσκεψη μπορεί να προκαλέσουν πολλά προβλήματα.

Υπάρχουν πολλά σενάρια που μπορεί να οδηγήσουν σε αμηχανία με τα παράθυρα, οπότε ας εξερευνήσουμε τα τρία βασικά.

Μοιάζεις με κακοποιό

Φανταστείτε^(Imagine) κάποιον να εμφανίζεται σε μια συνάντηση και να εμφανίζεται μόνο σαν σκιά σε ένα σκοτεινό δωμάτιο. Ποια θα ήταν η πρώτη σας εντύπωση για αυτό το άτομο;

Στους περισσότερους ανθρώπους θα υπενθυμίζονταν πολλές ταινίες όπου ένας κακός κάθεται σε μια φωλιά μπουντρούμι και σχεδιάζει το επόμενο κακό τους σχέδιο.

Το φως που ρέει μέσα από ένα παράθυρο κάνει κόλπα με τις περισσότερες κάμερες και τις αναγκάζει να φιλτράρουν αυτόματα το φως, κάνοντας ολόκληρο το δωμάτιο να φαίνεται πολύ πιο σκοτεινό από ό,τι είναι στην πραγματικότητα.

Ο ευκολότερος τρόπος για να διορθώσετε αυτό το πρόβλημα είναι να ντύσετε τα παράθυρα πίσω σας με κουρτίνες και να κρατάτε πάντα κλειστές τις κουρτίνες ή τις σκιές κατά τη διάρκεια των συναντήσεων.

Τα κατοικίδια αγαπούν τα παράθυρα

Τα κατοικίδια αγαπούν επίσης τα παράθυρα και τα κατοικίδια και οι διαδικτυακές συναντήσεις σπάνια συνδυάζονται πολύ καλά.

Αν παρατηρήσετε άτομα στη σύσκεψη να κοροϊδεύουν ή να γελούν ενώ μιλάτε, ίσως θελήσετε να ρίξετε μια ματιά πίσω σας.

Οι πιθανότητες είναι πολύ καλές η γάτα σας δεν είναι καθόλου καλή.

Εάν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε μια διαδικτυακή συνάντηση, βγάλτε όλα τα κατοικίδιά σας από το δωμάτιο, ώστε να μην κρύβονται στο περβάζι του παραθύρου έτοιμα να σας φέρουν σε δύσκολη θέση κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψής σας.

Σημείωση: Το κλείσιμο της πόρτας του γραφείου (και το κλείδωμα) μπορεί να κρατήσει έξω τα ανεπιθύμητα κατοικίδια και άλλους απρόσκλητους επισκέπτες.

Το Outdoors δεν είναι πάντα υπέροχο

Το άλλο πρόβλημα με τα παράθυρα είναι τα πράγματα που συμβαίνουν στην άλλη πλευρά αυτών των παραθύρων.

Θέλετε πραγματικά οι συνάδελφοί σας ή άλλοι συμμετέχοντες στη συνάντηση να βλέπουν τον γείτονά σας να κόβει το γρασίδι έξω με τις πιτζάμες τους; 

Ποτέ δεν ξέρεις ποιος ή τι θα περάσει από το παράθυρο, επομένως αυτός είναι ένας ακόμη λόγος για να βεβαιωθείτε ότι το παράθυρο πίσω σας έχει κουρτίνες και ότι τις χρησιμοποιείτε.

Ανεβάστε τον φωτισμό

Μιλώντας για φωτισμό, ένα καλά φωτισμένο γραφείο προσφέρει το καλύτερο βίντεο κατά τη διάρκεια μιας διαδικτυακής διάσκεψης. Ο καλύτερος τρόπος για να επιτύχετε τέλειο φωτισμό είναι να τοποθετήσετε το γραφείο σας έτσι ώστε να υπάρχει ένα παράθυρο (με τις κουρτίνες ανοιχτές) είτε πίσω από την οθόνη που κοιτάτε είτε στο πλάι. 

Το φυσικό φως από τα παράθυρα στο πλάι κάνει το αντίθετο από ένα παράθυρο πίσω σας. Αντί να αναγκάζει την κάμερα web να φιλτράρει το φως, ρίχνει φυσικό φως πάνω σας για να το πάρει η κάμερα.

Εάν δεν έχετε ένα παράθυρο που βρίσκεται σωστά στο γραφείο σας, η επόμενη καλύτερη λύση είναι να ανάψετε όσα φώτα οροφής έχετε.

Ακόμα καλύτερα, χρησιμοποιήστε τα φώτα Philips Hue^{(Philips Hue lights)} και ρυθμίστε τα στην πιο φωτεινή ρύθμιση.

Τακτοποίηση πριν από τις συναντήσεις

Σύμφωνα με μια μελέτη του 2018 από το Πανεπιστήμιο του Μίσιγκαν^{(2018 study by the University of Michigan)} , οι ψυχολόγοι διαπίστωσαν ότι οι άνθρωποι ανέπτυξαν αρνητικές απόψεις για τους ανθρώπους μόνο από την κατάσταση του γραφείου τους.

Αυτό το εύρημα δεν προκαλεί έκπληξη. Ωστόσο, είναι ατυχές αν εργάζεστε σκληρά όλη την εβδομάδα και απλώς δεν είχατε χρόνο να καθαρίσετε τον χώρο γύρω σας πριν από αυτήν τη διαδικτυακή βιντεοσύσκεψη.

Η εύκολη λύση είναι να προγραμματίσετε τουλάχιστον 15 λεπτά στο ημερολόγιό σας πριν από την έναρξη της βιντεοσύσκεψης. Περάστε αυτόν τον χρόνο μαζεύοντας όλη την ακαταστασία πίσω σας. Τουλάχιστον καθαρίστε όλα όσα μπορεί να δει η κάμερα.

Μπορεί να μην σημαίνει ότι ολόκληρο το δωμάτιο είναι καθαρό ή ότι η επιφάνεια εργασίας σας δεν είναι ακόμα γεμάτη, αλλά αν τα άτομα που συμμετέχουν στη σύσκεψη δεν μπορούν να δουν την ακαταστασία, δεν θα γνωρίζουν τίποτα καλύτερα.

Oh The Sounds We Make

Ο ήχος μπορεί να είναι ο χειρότερος εχθρός σας κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους το μικρόφωνό σας μπορεί να σας φέρει σε δύσκολη θέση. 

Απλώς σκεφτείτε να ξεχάσετε ότι το μικρόφωνό σας είναι ενεργοποιημένο και να κάνετε οποιοδήποτε από τα παρακάτω:

• Τρώγοντας πατατάκια ή κάτι άλλο τραγανό και δυνατό
• Μουρμουρίζοντας κάτι αρνητικό για έναν συνάδελφο κάτω από την ανάσα σας που όλοι μπορούν να ακούσουν
• Κάνοντας μια προσωπική παράπλευρη συζήτηση με τον σύζυγό σας ή άλλο μέλος της οικογένειάς σας
• Κάνοντας ενοχλητικούς σωματικούς ήχους

Όλα αυτά τα σενάρια μπορεί να κυμαίνονται από ήπια χιουμοριστικά έως οδυνηρά ντροπιαστικά. 

Ποια είναι η λύση; Να^(Always) ελέγχετε πάντα ότι έχετε τεθεί σε σίγαση στην αρχή της σύσκεψης, εκτός εάν χρειάζεται να μιλήσετε και παρακολουθείτε στενά την κατάσταση του μικροφώνου σας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. 

Ακόμα καλύτερα, διαμορφώστε τις ρυθμίσεις του λογισμικού της βιντεοδιάσκεψης έτσι ώστε το μικρόφωνο να παραμένει αυτόματα σε σίγαση όταν ξεκινά η σύσκεψη.

Στο Skype , μπορείτε να βρείτε αυτήν τη ρύθμιση στο μενού Ρυθμίσεις^(Settings) , στην περιοχή Ήχος και βίντεο^{(Audio & Video)} . Απλώς βεβαιωθείτε ότι η Κατάργηση σίγασης για εισερχόμενες κλήσεις^{(Unmute for incoming calls)} είναι απενεργοποιημένη.

Οι περισσότερες μεγάλες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης έχουν παρόμοια ρύθμιση για το μικρόφωνο.

Άλλες χρήσιμες συμβουλές

Λαμβάνοντας υπόψη όλες τις παραπάνω συμβουλές θα διασφαλίσετε ότι οι βιντεοδιασκέψεις σας θα πραγματοποιούνται ομαλά και χωρίς κανέναν λόξυγκα. 

Υπάρχουν μερικές άλλες συμβουλές που μπορεί να σας βοηθήσουν με τις βιντεοκλήσεις σας:

• Κοινή χρήση οθονών^{(Sharing screens)} : Όταν μοιράζεστε την οθόνη σας, μην επιλέγετε το κουμπί κοινής χρήσης πριν δείτε την επισήμανση της σωστής οθόνης. Κάθε μεγάλη εφαρμογή διαδικτυακής διάσκεψης επισημαίνει την οθόνη που έχετε επιλέξει, ώστε να γνωρίζετε πάντα ποια οθόνη πρόκειται να μοιραστείτε. Η κοινή χρήση της λάθος οθόνης θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα οι άνθρωποι να βλέπουν πράγματα που δεν θέλετε.
• Ντροπιαστικές ειδοποιήσεις^{(Embarrassing notifications)} : Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από έναν συνάδελφο να σας στέλνει ένα προσωπικό μήνυμα ενώ μοιράζεστε την οθόνη σας κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις των Windows^{(Disable windows notifications)} πριν από κάθε βιντεοδιάσκεψη.
• Τοποθέτηση παραθύρου^{(Window placement)} : Ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν οι άνθρωποι είναι να τοποθετούν το παράθυρο συνομιλίας με τα πρόσωπα όλων σε μια οθόνη μακριά από την κάμερα web. Αντίθετα, τοποθετήστε το στην ίδια οθόνη, ώστε να φαίνεται ότι κοιτάτε απευθείας τους ανθρώπους.
• Εικονικά φόντα^{(Virtual backgrounds)} – Οι περισσότερες εφαρμογές όπως το Zoom και το Skype σάς επιτρέπουν τώρα να επιλέξετε ένα εικονικό φόντο. Μπορείτε είτε να επιλέξετε κάτι από τις προεπιλογές είτε να κατεβάσετε τη δική σας εικόνα και να τη χρησιμοποιήσετε ως φόντο. Ορισμένες εφαρμογές σάς επιτρέπουν επίσης να θολώνετε το φόντο, οπότε αν έχετε κολλήσει σε κακό φόντο για την κλήση σας, αποκτήστε ένα εικονικό.

Είχατε ποτέ ενοχλητικές στιγμές κατά τη διάρκεια των τηλεδιασκέψεών σας; Θα θέλαμε να ακούσουμε την ιστορία σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, online meetings at home can be very convеnient. But it also introduces а whole liѕt of opportunities for very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• Πώς να προστατεύσετε τον εαυτό σας από διαδικτυακούς χάκερ

• Πώς να αποκτήσετε τον εκτυπωτή σας στο διαδίκτυο εάν εμφανίζεται εκτός σύνδεσης

• Γρήγορες διορθώσεις όταν η κάμερα συσκέψεων με ζουμ δεν λειτουργεί

• Πώς να ακούσετε δωρεάν μουσική στο διαδίκτυο χωρίς λήψη

• Πώς να κρυπτογραφήσετε όλα τα δεδομένα σας στο διαδίκτυο και εκτός σύνδεσης

• Πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το Caps Lock στο Chromebook

• Πώς να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης στο Steam

• OLED vs MicroLED: Πρέπει να περιμένετε;

• Πώς τα δακτυλικά αποτυπώματα του προγράμματος περιήγησης βλάπτουν το απόρρητο στο Διαδίκτυο και τι πρέπει να κάνετε γι 'αυτό

• Τεχνολογία επίπεδων οθονών απομυθοποιημένη: TN, IPS, VA, OLED και άλλα

• Βελτιώστε τα βίντεο στο διαδίκτυο για σκοτεινά βίντεο

• 10 καλύτεροι τρόποι για να αποδείξετε τα παιδιά στον υπολογιστή σας

• Πώς να διορθώσετε τον κωδικό σφάλματος 83 της Disney Plus

• Πώς να αναζητήσετε φίλους στο Facebook κατά τοποθεσία, εργασία ή σχολείο

• 3 τρόποι για να τραβήξετε μια φωτογραφία ή ένα βίντεο σε ένα Chromebook

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες Spoiler του Discord

• Πώς να κατεβάσετε τα βίντεο Twitch

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διαφανές φόντο στο GIMP

• Πώς να χτίσετε και να βελτιωθείτε σε μια διαδικτυακή παρουσία

• Πώς να διορθώσετε ένα σφάλμα "Συναλλαγής σε εκκρεμότητα" του Steam