Σήμερα, υπάρχει μια συνεχής ανταλλαγή email μεταξύ ιδιωτών, εταιρειών κ.λπ., η οποία έχει ως αποτέλεσμα έναν αυξανόμενο όγκο αλληλογραφίας στα γραμματοκιβώτιά μας. Έχει γίνει δύσκολη η διαχείριση και η ανάκτηση μεγάλου αριθμού email κάθε φορά. Έτσι, για την επίλυση αυτού του προβλήματος, δημιουργήθηκε η έννοια της Αρχειοθέτησης Email^{(Email Archiving)} . Ας δούμε τι ακριβώς είναι και πώς μπορεί να αρχειοθετηθεί ένα email στο Microsoft Outlook 2019/2016 .

Τι είναι η Αρχειοθέτηση Email

Η Αρχειοθέτηση email^{(Email Archiving)} είναι μια διαδικασία διαχείρισης email που διαχειρίζεται και αρχειοθετεί τα email σας συστηματικά. Αποθηκεύει και προστατεύει μόνιμα τα δεδομένα σας χωρίς απώλεια δεδομένων. Βασικά^(Basically) , όταν αρχειοθετείτε ένα email, εξαφανίζεται από τα εισερχόμενά σας χωρίς να διαγραφεί και αποθηκεύεται στο φάκελο Αρχειοθέτηση^{(Archive folder)} . Τα email που δεν θέλετε να διαγράψετε επειδή μπορεί να τα χρειαστείτε στο μέλλον μπορούν να αρχειοθετηθούν. Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο αρχειοθέτησης μπορούν να αποκατασταθούν εάν απαιτείται, ώστε να μην χαθεί το σημαντικό περιεχόμενο. Η αρχειοθέτηση^(Archiving) θα μετακινήσει τα email από τον διακομιστή αλληλογραφίας δικτύου στον τοπικό σας υπολογιστή.

Πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Για να ανοίξετε το Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} , κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη^(Start) και μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Outlook για να το ανοίξετε.

Μεταβείτε στα Εισερχόμενά^(Inbox) σας και ανοίξτε το email που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Μόλις ανοίξει η αλληλογραφία σας, θα δείτε την επιλογή Αρχειοθέτηση^(Archive) στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του γραμματοκιβωτίου σας.

Κάντε κλικ στο Αρχείο^(Archive) και θα παρατηρήσετε ότι το email σας έχει εξαφανιστεί από τα εισερχόμενα. Θα βρείτε όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο Αρχειοθέτηση^(Archive) που μπορείτε να δείτε στο αριστερό παράθυρο. Κάντε κλικ^(Click) στο φάκελο αρχειοθέτησης για να τα δείτε.

Μπορείτε να αναζητήσετε μια συγκεκριμένη αλληλογραφία που αναζητάτε στο πλαίσιο αναζήτησης παραπάνω. Μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα ταξινομήσετε από τα πιο πρόσφατα ή τα παλαιότερα σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Μπορείτε επίσης να τακτοποιήσετε τα email ανάλογα με την ημερομηνία, το μέγεθος, το θέμα, τη σημασία, τις κατηγορίες κ.λπ.

Είναι τόσο απλό να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και ως εκ τούτου μπορεί να γίνει με αποτελεσματικό τρόπο.

Μαζική αρχειοθέτηση email στο Outlook

Για μαζική αρχειοθέτηση email στο Outlook , ανοίξτε File > Info > Tools και επιλέξτε Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων^{(Clean up old items)} .

Επιλέξτε Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων^{(Archive this folder and all subfolders)} και επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

Στη συνέχεια, στην ενότητα Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

Επιλέξτε Συμπερίληψη στοιχείων με επιλεγμένη επιλογή Να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση σε αρχειοθέτηση^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Κάντε κλικ στο OK και βγείτε.

Διαβάστε^(Read) : Πώς να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα παλιά σας στοιχεία στο Microsoft Outlook .

Πώς να ανακτήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Για πρόσβαση στα αρχειοθετημένα email σας στο Microsoft Outlook :

1. Ανοίξτε το Outlook
2. Επιλέξτε το αναγνωριστικό email
3. Κάντε κλικ στο φάκελο Αρχειοθέτηση
4. Θα δείτε όλα τα αρχειοθετημένα email σας εδώ.

Ελπίζω να σας φανεί χρήσιμη αυτή η ανάρτηση.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there іs a constant exchange of emаils between individuals, companies, etc. which has resulted in a growing volume of mails in our mailboxes. It has become difficult to manage and retrieve a large number of emails every time. Thus, to resolve this problem, the concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

Related posts

• Το σώμα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το κείμενο λείπει στο Outlook

• Δεν είναι δυνατή η διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φακέλων στο Outlook

• Πώς να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή Microsoft Outlook και στο Outlook.com

• Πώς να ανοίξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα MIME στο Outlook

• Πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook; Κατάργηση αποστολής email

• Σφάλμα κατά τη φόρτωση του μηνύματος Σφάλμα του Outlook σε κινητά Android

• Πώς να μοιραστείτε το Ημερολόγιο στο Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε και να ρυθμίσετε προσαρμοσμένο αναγνωριστικό email τομέα στο Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook για να στέλνετε email μαζικά

• Πώς να εγκαταστήσετε το Outlook στο Web ως μια προοδευτική εφαρμογή Ιστού

• Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook.com χρησιμοποιώντας το κουμπί Αποστολή αργότερα

• Το μέγεθος της γραμματοσειράς αλλάζει όταν απαντάτε σε email στο Outlook στα Windows 10

• Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους στο Outlook χρησιμοποιώντας κανόνες

• Η αυτόματη συμπλήρωση δεν λειτουργεί σωστά στο Outlook

• Πώς να ενεργοποιήσετε και να ζητήσετε την παράδοση ή την απόδειξη ανάγνωσης στο Outlook

• Πώς να διορθώσετε το Σφάλμα του Outlook 0X800408FC στα Windows 11/10

• Τρόπος αυτόματης προώθησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook

• Πώς να βελτιστοποιήσετε την εφαρμογή Outlook για κινητά για το τηλέφωνό σας

• Καταργήστε το αρχείο δεδομένων Outlook .pst από το OneDrive στα Windows 10

• Πώς να προωθήσετε email ή να απενεργοποιήσετε τη μη εξουσιοδοτημένη προώθηση στο Outlook.com