Έχετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με χιλιάδες αριθμούς και λέξεις. Είναι βέβαιο ότι υπάρχουν πολλαπλάσια του ίδιου αριθμού ή λέξης εκεί μέσα. Ίσως χρειαστεί να τα βρείτε. Επομένως, θα εξετάσουμε διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να βρείτε τιμές που ταιριάζουν στο Excel 365 .

Θα καλύψουμε την εύρεση των ίδιων λέξεων ή αριθμών σε δύο διαφορετικά φύλλα εργασίας και σε δύο διαφορετικές στήλες. Θα εξετάσουμε τη χρήση των συναρτήσεων EXACT , MATCH και VLOOKUP . Ορισμένες από τις μεθόδους που θα χρησιμοποιήσουμε ενδέχεται να μην λειτουργούν στην έκδοση web του Microsoft Excel , αλλά όλες θα λειτουργούν στην έκδοση για υπολογιστές. 

Τι είναι η συνάρτηση του Excel;^{(What’s An Excel Function?)}

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει λειτουργίες στο παρελθόν, προχωρήστε. 

Μια συνάρτηση Excel είναι σαν μια μίνι εφαρμογή. Εφαρμόζει μια σειρά βημάτων για την εκτέλεση μιας μεμονωμένης εργασίας. Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες συναρτήσεις του Excel βρίσκονται στην καρτέλα Τύποι . ^{(Formulas )}Εδώ τα βλέπουμε να κατηγοριοποιούνται ανάλογα με τη φύση της συνάρτησης –

• AutoSum
• Πρόσφατα χρησιμοποιημένο
• Χρηματοοικονομική
• Λογικός
• Κείμενο
• Ημερομηνία ώρα
• Αναζήτηση & Αναφορά
• Math & Trig
• Περισσότερες Λειτουργίες.

Η κατηγορία Περισσότερες συναρτήσεις^{(More Functions )} περιέχει τις κατηγορίες Στατιστική, Μηχανική, Κύβος, Πληροφορίες, Συμβατότητα και Ιστός^{(Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web)} .

Η Ακριβής Λειτουργία^{(The Exact Function)}

Η αποστολή της συνάρτησης Ακριβής^(Exact) είναι να περάσει μέσα από τις σειρές δύο στηλών και να βρει αντίστοιχες τιμές στα κελιά του Excel . Ακριβές^(Exact) σημαίνει ακριβές. Από μόνη της, η συνάρτηση Exact κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Δεν θα δει τη Νέα Υόρκη^{(New York )} και τη Νέα Υόρκη^{(new york )} να ταιριάζουν.

Στο παρακάτω παράδειγμα, υπάρχουν δύο στήλες κειμένου – Εισιτήρια^{(– Tickets)} και Αποδείξεις^(Receipts) . Μόνο για 10 σύνολα κειμένου, θα μπορούσαμε να τα συγκρίνουμε κοιτάζοντάς τα. Φανταστείτε αν υπήρχαν 1.000 σειρές ή περισσότερες. Τότε θα χρησιμοποιούσατε τη συνάρτηση Ακριβής^(Exact) .

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί C2. Στη γραμμή τύπων, εισαγάγετε τον τύπο 

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

Το E2:E10^{(E2:E10 )} αναφέρεται στην πρώτη στήλη τιμών και το F2:F10 αναφέρεται στη στήλη ακριβώς δίπλα της. Μόλις πατήσουμε Enter , το Excel^(Excel) θα συγκρίνει τις δύο τιμές σε κάθε σειρά και θα μας πει αν αντιστοιχεί ( True ) ή όχι ( False ). Εφόσον χρησιμοποιήσαμε εύρη αντί για μόνο δύο κελιά, ο τύπος θα διαχυθεί στα κελιά κάτω από αυτόν και θα αξιολογήσει όλες τις άλλες σειρές.

Ωστόσο, αυτή η μέθοδος είναι περιορισμένη. Θα συγκρίνει μόνο δύο κελιά που βρίσκονται στην ίδια σειρά. Δεν θα συγκρίνει αυτό που υπάρχει στο Α2 με το Β3 για παράδειγμα. Πώς θα το κάνουμε αυτό; Το MATCH^(MATCH) μπορεί να βοηθήσει.

Η συνάρτηση ΑΓΩΝΑΣ^{(The MATCH Function)}

Το MATCH^(MATCH) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μας πει πού βρίσκεται μια αντιστοίχιση για μια συγκεκριμένη τιμή σε μια περιοχή κελιών.

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να μάθουμε σε ποια σειρά βρίσκεται μια συγκεκριμένη SKU ( Μονάδα Διατήρησης Αποθεμάτων^{(Stock Keeping Unit)} ), στο παρακάτω παράδειγμα.

Αν θέλουμε να βρούμε σε ποια σειρά βρίσκεται το AA003 , θα χρησιμοποιήσουμε τον τύπο:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

Το J1^{(J1 )} αναφέρεται στο κελί με την τιμή που θέλουμε να αντιστοιχίσουμε. Το Ε2: Ε9^{(E2:E9 )} αναφέρεται στο εύρος τιμών που αναζητούμε. Το μηδέν ( 0 ) στο τέλος του τύπου λέει στο Excel να αναζητήσει μια ακριβή αντιστοίχιση. Αν ταιριάζαμε αριθμούς, θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε το 1 για να βρούμε κάτι λιγότερο από το ερώτημά μας ή το 2 για να βρούμε κάτι μεγαλύτερο από το ερώτημά μας.

Τι θα γινόταν όμως αν θέλαμε να βρούμε την τιμή του AA003 ;

Η συνάρτηση VLOOKUP^{(The VLOOKUP Function)}

Το V στο VLOOKUP σημαίνει κατακόρυφη. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να αναζητήσει μια δεδομένη τιμή σε μια στήλη. Αυτό που μπορεί επίσης να κάνει είναι να επιστρέψει μια τιμή στην ίδια σειρά με την τιμή που βρέθηκε. 

Εάν έχετε συνδρομή στο Office 365 στο ^{(Office 365)}Μηνιαίο^(Monthly) κανάλι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το νεότερο XLOOKUP . Εάν έχετε μόνο την εξαμηνιαία συνδρομή, θα είναι διαθέσιμη σε εσάς τον Ιούλιο του 2020^{(July 2020)} .

Ας χρησιμοποιήσουμε τα ίδια δεδομένα αποθέματος και ας προσπαθήσουμε να βρούμε την τιμή για κάτι.

Εκεί που ψάχναμε για μια σειρά πριν, εισαγάγετε τον τύπο:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

Το J1^{(J1 )} αναφέρεται στο κελί με την τιμή που αντιστοιχίζουμε. E2:G9 είναι το εύρος τιμών με το οποίο εργαζόμαστε. Αλλά το VLOOKUP θα κοιτάξει μόνο στην πρώτη στήλη αυτού του εύρους για έναν αγώνα. Το 3 αναφέρεται στην 3η στήλη από την αρχή του εύρους.  

Έτσι, όταν πληκτρολογούμε ένα SKU στο J1, το VLOOKUP θα βρει το ταίριασμα και θα αρπάξει την τιμή από το κελί 3 στήλες πάνω από αυτό. Το FALSE^(FALSE) λέει στο Excel τι είδους αντιστοιχία ψάχνουμε. FALSE σημαίνει ότι πρέπει να είναι μια ακριβής αντιστοίχιση όπου το TRUE θα έλεγε ότι πρέπει να είναι μια στενή αντιστοίχιση.

Πώς μπορώ να βρω αντίστοιχες τιμές σε δύο διαφορετικά φύλλα;^{(How Do I Find Matching Values in Two Different Sheets?)}

Κάθε μία από τις παραπάνω συναρτήσεις μπορεί να λειτουργήσει σε δύο διαφορετικά φύλλα για να βρείτε τιμές που ταιριάζουν στο Excel . Θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση EXACT για να σας δείξουμε πώς. Αυτό μπορεί να γίνει με σχεδόν οποιαδήποτε λειτουργία. Όχι μόνο αυτά που καλύψαμε εδώ. Υπάρχουν επίσης άλλοι τρόποι σύνδεσης κελιών μεταξύ διαφορετικών φύλλων και βιβλίων εργασίας^{(ways to link cells between different sheets and workbooks)} .

Δουλεύοντας στο φύλλο Holders , εισάγουμε τον τύπο 

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2:D10 είναι το εύρος που έχουμε επιλέξει στο φύλλο Holders . Αφού βάλουμε κόμμα μετά από αυτό, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο φύλλο Εισιτηρίων^(Tickets) και να σύρουμε και να επιλέξουμε το δεύτερο εύρος. 

Δείτε πώς αναφέρεται το φύλλο και το εύρος ως Tickets!E2:E10 ? Σε αυτήν την περίπτωση, κάθε σειρά ταιριάζει, επομένως τα αποτελέσματα είναι όλα True .

Πώς αλλιώς μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτές τις λειτουργίες;^{(How Else Can I Use These Functions?)}

Μόλις κατακτήσετε αυτές τις λειτουργίες αντιστοίχισης και εύρεσης πραγμάτων, μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε πολλά διαφορετικά πράγματα με αυτές. Επίσης, ρίξτε μια ματιά στη χρήση των συναρτήσεων INDEX και MATCH^{(using the INDEX and MATCH functions)} μαζί για να κάνετε κάτι παρόμοιο με το VLOOKUP .

Έχετε μερικές ενδιαφέρουσες συμβουλές για τη χρήση των συναρτήσεων του Excel για την εύρεση τιμών που ταιριάζουν στο Excel ; Ίσως μια ερώτηση για το πώς να κάνετε περισσότερα; Στείλτε^(Drop) μας μια σημείωση στα σχόλια παρακάτω.

How to Find Matching Values in Excel

You’ve got аn Excel workbоok with thousands of numbers and words. Therе аre bound to be multiples of the same number or word in there. You might need to find them. So we’re going to look at ѕeveral ways you can find matching values in Excel 365.

We’re going to cover finding the same words or numbers in two different worksheets and in two different columns. We’ll look at using the EXACT, MATCH, and VLOOKUP functions. Some of the methods we’ll use may not work in the web version of Microsoft Excel, but they will all work in the desktop version. 

What’s An Excel Function?

If you’ve used functions before, skip ahead. 

An Excel function is like a mini app. It applies a series of steps to perform a single task. The most commonly used Excel functions can be found in the Formulas tab. Here we see them categorized by the nature of the function –

• AutoSum
• Recently Used
• Financial
• Logical
• Text
• Date & Time
• Lookup & Reference
• Math & Trig
• More Functions.

The More Functions category contains the categories Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web.

The Exact Function

The Exact function’s task is to go through the rows of two columns and find matching values in the Excel cells. Exact means exact. On its own, the Exact function is case sensitive. It won’t see New York and new york as being a match.

In the example below, there are two columns of text – Tickets and Receipts. For only 10 sets of text, we could compare them by looking at them. Imagine if there were 1,000 rows or more though. That’s when you would use the Exact function.

Place the cursor in cell C2. In the formula bar, enter the formula 

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

E2:E10 refers to the first column of values and F2:F10 refers to the column right next to it. Once we press Enter, Excel will compare the two values in each row and tell us if it’s a match (True) or not (False). Since we used ranges instead of just two cells, the formula will spill over into the cells below it and evaluate all the other rows.

This method is limited though. It will only compare two cells that are on the same row. It won’t compare what’s in A2 with B3 for example. How do we do that? MATCH can help.

The MATCH Function

MATCH can be used to tell us where a match for a specific value is in a range of cells.

Let’s say we want to find out what row a specific SKU (Stock Keeping Unit) is in, in the example below.

If we want to find what row AA003 is in, we would use the formula:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

J1 refers to the cell with the value we want to match. E2:E9 refers to the range of values we’re searching through. The zero (0) at the end of the formula tells Excel to look for an exact match. If we were matching numbers, we could use 1 to find something less than our query or 2 to find something greater than our query.

But what if we wanted to find the price of AA003?

The VLOOKUP Function

The V in VLOOKUP stands for vertical. Meaning it can search for a given value in a column. What it can also do is return a value on the same row as the found value. 

If you’ve got an Office 365 subscription in the Monthly channel, you can use the newer XLOOKUP. If you only have the semi-annual subscription it will be available to you in July 2020.

Let’s use the same inventory data and try to find the price of something.

Where we were looking for a row before, enter the formula:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

J1 refers to the cell with the value we’re matching. E2:G9 is the range of values we’re working with. But VLOOKUP will only look in the first column of that range for a match. The 3 refers to the 3rd column over from the start of the range.  

So when we type a SKU in J1, VLOOKUP will find the match and grab the value from the cell 3 columns over from it. FALSE tells Excel what kind of match we’re looking for. FALSE means it must be an exact match where TRUE would tell it that it has to be a close match.

How Do I Find Matching Values in Two Different Sheets?

Each of the functions above can work across two different sheets to find matching values in Excel. We’re going to use the EXACT function to show you how. This can be done with almost any function. Not just the ones we covered here. There are also other ways to link cells between different sheets and workbooks.

Working on the Holders sheet, we enter the formula 

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2:D10 is the range we’ve selected on the Holders sheet. Once we put a comma after that, we can click on the Tickets sheet and drag and select the second range. 

See how it references the sheet and range as Tickets!E2:E10? In this case each row matches, so the results are all True.

How Else Can I Use These Functions?

Once you master these functions for matching and finding things, you can start doing a lot of different things with them. Also take a look at using the INDEX and MATCH functions together to do something similar to VLOOKUP.

Have some cool tips on using Excel functions to find matching values in Excel? Maybe a question about how to do more? Drop us a note in the comments below.

Related posts

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Χαρτογράφηση των δεδομένων σας Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ή γράφημα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• Πώς να προσθέσετε σχόλια σε ένα κελί φύλλου εργασίας του Excel

• Πώς να διαχωρίσετε ονόματα και επώνυμα στο Excel

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στο Excel

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις σύνοψης για τη σύνοψη δεδομένων στο Excel

• Ένας οδηγός για όλες τις επεκτάσεις αρχείων Excel και τι σημαίνουν

• Πώς να αφαιρέσετε, να σπάσετε ή να σπάσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης Excel XLS

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες AutoRecover και AutoBackup του Excel

• Πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας στο Excel