Τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} είναι ένα από τα πιο ισχυρά προϊόντα της Google και μια από τις πιο δημοφιλείς λύσεις για τη διαχείριση υπολογιστικών φύλλων και δεδομένων στον Ιστό. Ωστόσο, έξω από το κουτί, έχει τα αδύνατα σημεία του—ένα που θα συζητήσουμε σε αυτό το άρθρο.

Ευτυχώς, τα Φύλλα υποστηρίζουν προσαρμοσμένες λειτουργίες και τύπους που βοηθούν στην κάλυψη ορισμένων από αυτές τις ελλείψεις. Εάν οι χρήστες είναι γνώστες με τους τύπους ή μπορούν να κάνουν λίγη δέσμη ενεργειών^(scripting) , τα Φύλλα μπορεί να είναι τόσο ισχυρά όσο το κάνουν.

Μια συγκεκριμένη λειτουργία που τα Φύλλα δεν υποστηρίζουν εγγενώς είναι η δυνατότητα εύρεσης διπλότυπων στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} – είτε πρόκειται για διπλότυπα δεδομένα σε κελιά είτε σε σειρές. Αν και υπάρχει τρόπος να καταργήσετε γρήγορα διπλότυπες καταχωρήσεις, χρησιμοποιώντας την επιλογή Κατάργηση διπλότυπων^{(Remove duplicates)} στο μενού Δεδομένα^(Data) , δεν υπάρχει τρόπος να απομονώσετε μόνο αυτές τις διπλότυπες. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχει τρόπος να το πετύχετε αυτό.

Σε αυτό το άρθρο, ας δούμε πώς μπορείτε να βρείτε διπλότυπα στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} εκμεταλλευόμενοι τη μορφοποίηση υπό όρους.

Τι είναι η μορφοποίηση υπό όρους στα φύλλα Google;^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι μια δυνατότητα που υπάρχει σε πολλούς επεξεργαστές υπολογιστικών φύλλων και επιτρέπει στον χρήστη να εφαρμόσει μορφοποίηση βάσει κειμένου και άλλη οπτική μορφοποίηση σε ένα κελί βάσει συγκεκριμένων συνθηκών.

Για παράδειγμα, ένας χρήστης μπορεί να καταγράφει τον μηνιαίο προϋπολογισμό του χρησιμοποιώντας ένα υπολογιστικό φύλλο, θέλοντας να γνωρίζει με μια ματιά εάν υπερβαίνει το όριο δαπανών των 500 $. Στη στήλη του υπολογιστικού φύλλου όπου υπολογίζεται το σύνολο του μήνα, ένας κανόνας μορφοποίησης υπό όρους μπορεί να οριστεί σε έντονες σειρές με τιμή άνω των 500 $, διευκολύνοντας το να δείτε πού συνέβη αυτό.

Στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} , η μορφοποίηση υπό όρους επιτρέπει στους χρήστες να εφαρμόζουν μορφοποίηση με βάση μια μακρά λίστα προκαθορισμένων κανόνων ή εισάγοντας έναν προσαρμοσμένο τύπο. Οι διαθέσιμες αλλαγές στυλ μορφοποίησης περιλαμβάνουν έντονη γραφή, πλάγια γραφή, υπογράμμιση, διαγράμμιση, χρώμα κειμένου και χρώμα κελιού.

Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια χρωματική κλίμακα, αντί για ένα μόνο χρώμα, και να ορίσουν μια ελάχιστη και μέγιστη τιμή, καθώς και τα αντίστοιχα χρώματά τους, για αυτόματη χρωματική κλίμακα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να βρείτε διπλότυπες σειρές στα φύλλα Google^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

Για όποιον εργάζεται σε ένα μεγάλο φύλλο δεδομένων, οι διπλές εγγραφές μπορεί να αποτελέσουν πρόβλημα που μερικές φορές θα σπάσει τη ροή των πραγμάτων. Οι χρήστες μπορεί να μην θέλουν απλώς να διαγράψουν αυτά τα δεδομένα, τα οποία τα Φύλλα υποστηρίζει εγγενώς, και να τα αναλύσουν και να εργαστούν με αυτά.

Χρησιμοποιώντας έναν προσαρμοσμένο τύπο με μορφοποίηση υπό όρους, αυτό είναι δυνατό. Το πρώτο βήμα για να επιτευχθεί αυτό είναι να επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη που πρέπει να αναζητηθεί για διπλότυπα, κάνοντας κλικ στην ετικέτα της στήλης πάνω από αυτήν.

Μόλις τονιστεί, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional formatting)} . Αυτό θα εμφανίσει ένα πλαίσιο στη δεξιά πλευρά του παραθύρου που εμφανίζει κανόνες μορφοποίησης υπό όρους. Το επιλεγμένο εύρος στηλών θα συμπληρωθεί εκ των προτέρων στο πεδίο Εφαρμογή σε εύρος^{(Apply to range)} , ώστε να μην χρειάζεται να το αγγίξετε.

Στη συνέχεια, θέλετε να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από τους κανόνες Μορφοποίησης^{(Format rules)} για να αλλάξετε αυτήν τη συνθήκη σε Προσαρμοσμένος τύπος είναι^{(Custom formula is)} . Αφού γίνει αυτό, θα εμφανιστεί ένα πεδίο κειμένου κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού και θα πρέπει να εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=countif(A:A,A1)>1

Ωστόσο, θα πρέπει να τροποποιηθεί για να αντικατασταθούν όλες οι εμφανίσεις του "A" με το γράμμα της στήλης που αναζητείται για διπλότυπα στα Υπολογιστικά φύλλα Google^{(Google Sheets)} , το οποίο θα εμφανίζεται στο πεδίο Εφαρμογή σε εύρος^{(Apply to range)} .

Το τελευταίο βήμα είναι να ορίσετε τη μορφοποίηση ώστε να εφαρμόζεται σε όλα τα κελιά αυτής της σειράς που περιέχουν δεδομένα που βρέθηκαν περισσότερες από μία φορές. Εάν εργάζεστε με ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, η καλύτερη μορφοποίηση για ρύθμιση μπορεί να είναι ένα χρώμα γεμίσματος. Χρησιμοποιώντας το, ένα φωτεινό και αξιοσημείωτο χρώμα όπως το κίτρινο, το ζεστό ροζ ή το πράσινο λάιμ θα ξεχωρίσει πραγματικά και θα επιτρέψει να παρατηρήσετε διπλότυπα με μια ματιά κατά την κύλιση.

Τώρα, όλες οι σειρές που περιέχουν δεδομένα που βρίσκονται σε τουλάχιστον μία άλλη σειρά θα επισημαίνονται ή θα μορφοποιούνται με όποιον τρόπο έχει επιλεγεί. Εάν διαγραφούν διπλότυπες σειρές, η μεμονωμένη σειρά που απομένει θα αφαιρεθεί αυτόματα η μορφοποίηση υπό όρους.

Θα μπορούσε κανείς να ρωτήσει, "Γιατί να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα όταν η Google υποστηρίζει την κατάργηση διπλότυπων με δύο απλά κλικ;" Λοιπόν, αυτό το σύστημα είναι άκαμπτο και ατελές. Για παράδειγμα, δεν υπάρχει τρόπος να αλλάξετε το αντίγραφο που θα διαγραφεί. Μερικοί χρήστες μπορεί να θέλουν να διαγραφεί η πρώτη παρουσίαση και άλλοι την τελευταία—η Google δεν δίνει καμία επιλογή και καταργεί όλα τα διπλότυπα εκτός από την πρώτη.

Χρησιμοποιώντας αυτόν τον απλό κανόνα μορφοποίησης υπό όρους, ο χρήστης έχει τον απόλυτο έλεγχο της διαχείρισης των διπλότυπων με τρόπο που να μην κινδυνεύει να σπάσει το φύλλο τους. Το καλύτερο από όλα είναι ότι η μορφοποίηση υπό όρους είναι εντελώς δυναμική, επομένως δεν θα χρειαστεί ποτέ να καταργήσετε τη μορφοποίηση εάν επιλέξετε να αφαιρέσετε όλα τα διπλότυπα με κάποιο τρόπο.

Ωστόσο, εάν ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους χρειαστεί ποτέ να διαγραφεί, είναι τόσο απλό όσο κάνετε κλικ στο μενού Μορφοποίηση και στη συνέχεια ^(Format)Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional formatting)} , το οποίο θα εμφανίσει το ίδιο μενού στη δεξιά πλευρά όπως πριν. Οι χρήστες μπορούν να τοποθετήσουν τον κέρσορα πάνω από τη σειρά που δείχνει τον προσαρμοσμένο τύπο που μόλις δημιουργήσαμε και να κάνουν κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων που εμφανίζεται για να τον αφαιρέσουν.

Όταν η εγγενής επιλογή των Φύλλων Google για εύρεση διπλότυπων για την κατάργησή τους δεν είναι αρκετά ισχυρή ή ανακατεύει δεδομένα με τρόπο που δεν μπορεί να αντέξει οικονομικά, η απλή προσαρμοσμένη φόρμουλα που επισημαίνεται σε αυτό το άρθρο επιτρέπει στους χρήστες να πάρουν την κατάσταση στα χέρια τους.

Έχετε ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με τη χρήση αυτού του κανόνα μορφοποίησης υπό όρους; Αν ναι, αφήστε μας ένα σχόλιο παρακάτω.

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

Related posts

• Πώς να κατεβάσετε το πρόγραμμα εγκατάστασης του Google Chrome εκτός σύνδεσης (αυτόνομο).

• Πώς να προσθέσετε μουσική στις διαφάνειες Google

• Πώς να δημιουργήσετε μια συμπληρωμένη φόρμα Εγγράφων Google με πίνακες

• Πώς να αλλάξετε το χρώμα φόντου στα Έγγραφα Google

• Πώς να ρυθμίσετε και να διαχειριστείτε τις υπενθυμίσεις Google

• Πώς να διορθώσετε το Google Discover που δεν λειτουργεί στο Android

• Πώς να διαγράψετε το ιστορικό αναζήτησης Google – Ένας σύγχρονος οδηγός

• Πώς να μετακινήσετε το Google Authenticator σε ένα νέο τηλέφωνο χωρίς να χάσετε την πρόσβαση

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας αρχείων στο Google Drive ή στο OneDrive για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων

• Πώς να αλλάξετε τα περιθώρια και το διπλό διάστημα στα Έγγραφα Google

• Πώς να ρυθμίσετε την επικύρωση απόκρισης στις Φόρμες Google

• Πώς να κατευθύνετε τον τομέα σας στους Ιστότοπους Google

• Τρόπος εισαγωγής δεδομένων σε Φύλλα Google από άλλο φύλλο

• Πώς να αλλάξετε τα περιθώρια στα Έγγραφα Google

• 5 τρόποι για να αποκτήσετε το Ημερολόγιο Google στην επιφάνεια εργασίας σας

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Google Jamboard

• Τα 10 καλύτερα πρότυπα φορμών Google

• Πώς να συγχρονίσετε το Ημερολόγιο Google με το Outlook

• Πώς να ενεργοποιήσετε το Google Inactive Account Manager

• Πώς να κατεβάσετε τα προσωπικά σας δεδομένα από την Google