Ως χρήστης, όταν δημιουργείτε ένα εκτενές έγγραφο στο Microsoft Word , ένα ευρετήριο είναι ένα βολικό εργαλείο για τους πιθανούς αναγνώστες σας. Κανονικά, βλέπουμε ευρετήρια στο πίσω μέρος των βιβλίων. Επιτρέπουν στους αναγνώστες να αναζητήσουν μια λέξη ή φράση για να βρουν τη σελίδα που αναφέρεται σε αυτό το θέμα.

Με τον ίδιο τρόπο, σε έναν πίνακα περιεχομένων στο Microsoft Word , οι χρήστες μπορούν να εισάγουν ένα ευρετήριο και στη συνέχεια να το ενημερώνουν αυτόματα. Αυτό απαιτεί μεγάλο μέρος της χειρωνακτικής εργασίας για τη δημιουργία αυτών των εξαιρετικών πηγών αναφοράς. Εδώ, οι χρήστες θα δείξουν πώς να δημιουργήσουν το ευρετήριο και επίσης να το ενημερώσουν στο Word .

Πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο Word

Παρακάτω αναφέρονται τα βήματα για τη δημιουργία ευρετηρίου στο word.

1. Σημειώστε τις καταχωρίσεις σας.
2. Επεξεργασία ή κατάργηση καταχωρήσεων ευρετηρίου.
3. Ενημερώστε το Ευρετήριο.
4. Δημιουργήστε^(Create) αυτόματα ένα ευρετήριο^{(Index Automatically)} στο Microsoft Word

Τώρα θα ρίξουμε μια ματιά σε κάθε βήμα καθώς προχωράμε παρακάτω-

1] Σημειώστε τις καταχωρίσεις ευρετηρίου σας

Το Word^(Word) μπορεί να δημιουργήσει το ευρετήριό σας αυτόματα, αλλά είναι αρκετά έξυπνο για να γνωρίζει ποια στοιχεία θέλετε σε αυτό. Έτσι, για να δημιουργήσουν οι χρήστες ένα ευρετήριο, θα πρέπει να επισημάνουν τις καταχωρήσεις. Αυτό είναι το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας που θα κάνετε για το ευρετήριο. Αλλά μόλις αρχίσετε να σημειώνετε καταχωρήσεις, θα μπορείτε να τις πληκτρολογείτε γρήγορα.

Ανοίξτε το έγγραφο του Microsoft Word και μεταβείτε στην καρτέλα Αναφορές . ^(References)Επιλέξτε την πρώτη καταχώριση ευρετηρίου σύροντας τον κέρσορα μέσα από αυτήν.

Στην κορδέλα, θα δείτε την ενότητα Ευρετήριο^(Index) προς τη δεξιά πλευρά. Επιλέξτε το  κουμπί Mark Entry .

Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο για να περιγράψετε την καταχώρισή σας. Αυτό το παράθυρο μπορεί να παραμείνει ανοιχτό ενώ επιλέγετε τις υπόλοιπες καταχωρήσεις σας. Εισαγάγετε την  Κύρια καταχώρηση^{(Main entry)}  στο επάνω μέρος και προαιρετικά ένα  Subentry .

Στη συνέχεια, επιλέξτε από τις Επιλογές^(Options)  για μια παραπομπή, την τρέχουσα σελίδα ή μια περιοχή σελίδων.

Ή μπορείτε να μορφοποιήσετε τον αριθμό σελίδας που εμφανίζεται με έντονη γραφή ή/και πλάγια γραφή.

Κάντε κλικ στην επιλογή Επισήμανση^(Mark)  για μία μόνο καταχώρηση ή  Επισήμανση όλων^{(Mark All)}  για να επισημάνετε το ίδιο κείμενο παντού στο έγγραφό σας.

Όταν τελειώσετε με το παράθυρο Mark Index Entry , κάντε κλικ στο Close .

Στο έγγραφο, οι καταχωρήσεις ευρετηρίου επισημαίνονται με XE . Εάν προσθέσετε ένα Subentry ή μια παραπομπή, θα παρατηρήσετε ότι και στην ετικέτα XE .

Εάν δεν βλέπετε τις ετικέτες XE σας αλλά θέλετε, μεταβείτε στην καρτέλα ^(XE)Αρχική^(Home)  σελίδα και κάντε κλικ στο κουμπί  Show/Hide Paragraph  .

2] Επεξεργασία ή κατάργηση καταχωρήσεων ευρετηρίου

Εάν οι χρήστες πρέπει να κάνουν μια αλλαγή σε μια καταχώριση, για παράδειγμα, να αφαιρέσουν μια παραπομπή, θα το κάνουν εντός αυτού του πεδίου XE. Κάντε τις αλλαγές μέσα στα εισαγωγικά. Μια άλλη επιλογή είναι να αφαιρέσετε την επισημασμένη καταχώρηση και μετά να την επισημάνετε ξανά.

Επίσης, για να καταργήσετε μια καταχώριση ευρετηρίου, επιλέξτε όλο το κείμενο εντός και συμπεριλαμβανομένων των αγκύλων {  } και πατήστε Διαγραφή^(Delete) . Στη συνέχεια, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παραπάνω βήματα για να επισημάνετε ξανά την καταχώριση με τις αλλαγές που θέλετε.

3] Δημιουργήστε το Ευρετήριο στο Word

Όταν πρόκειται να εισαγάγετε το ευρετήριό σας, μετακινήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε στο έγγραφο. Στη συνέχεια, επιλέξτε την  καρτέλα  Αναφορές και κάντε κλικ στην ^(References)Εισαγωγή ευρετηρίου^{(Insert Index)} .

Πριν δημιουργηθεί το ευρετήριο, έχετε μερικές ρυθμίσεις που μπορείτε να προσαρμόσετε αν θέλετε. Αυτά είναι η προεπισκόπηση εκτύπωσης, η ^{(Print Preview,)} επικεφαλίδα καρτελών, ο ^{(Tab Leader,)} τύπος ^(Type)μορφών^(Formats)   και οι στήλες.^(Columns.)

Αφού κάνετε τις προσαρμογές του ευρετηρίου σας, κάντε κλικ  στο OK^(OK) . Το ευρετήριό σας θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας με τις καταχωρίσεις σας. Θα τα δεις όλα ωραία και προσεγμένα και με αλφαβητική σειρά.

4] Ενημερώστε το Ευρετήριο

Οι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να επισημαίνουν πρόσθετες καταχωρήσεις αφού δημιουργήσουν το ευρετήριο και απλώς το ενημερώσουν. Και αν επεξεργαστείτε ή καταργήσετε καταχωρήσεις, θα χρειαστεί να ενημερώσετε και το ευρετήριο.

Κάντε κλικ^(Click) μέσα στην περιοχή ευρετηρίου στο έγγραφό σας, το κουμπί Ενημέρωση ευρετηρίου^{(Update Index)}  στην κορδέλα στην  καρτέλα Αναφορές^(References) θα ζωντανέψει. Εάν το κουμπί εξακολουθεί να είναι γκριζαρισμένο όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, βεβαιωθείτε ότι ο κέρσορας βρίσκεται εντός του ευρετηρίου.

Εάν θέλετε να αφαιρέσετε εντελώς το ευρετήριο, επιλέξτε όλο το κείμενό του και πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή^(Delete) . Τότε πιθανότατα θα θέλετε να διαγράψετε τις καταχωρήσεις ευρετηρίου (όπως φαίνεται παραπάνω) εάν δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε καθόλου ευρετήριο.

5] Δημιουργήστε^(Create) αυτόματα ένα ευρετήριο^{(Index Automatically)} στο Word

Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να επισημάνετε όλες τις εγγραφές που θέλετε στο ευρετήριο του Word . Αλλά ένα ευρετήριο μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τους αναγνώστες σας. Επομένως, σκεφτείτε να προσθέσετε ένα, εάν το κοινό σας μπορεί να επωφεληθεί από αυτό για το επόμενο έγγραφο, βιβλίο ή άλλο εκτενές υλικό του Word .

Εάν αυτό ήταν χρήσιμο, ίσως σας άρεσε επίσης – Πώς να χρησιμοποιήσετε το συνδεδεμένο κείμενο στο Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• Τρόπος χρήσης των Προτάσεων Επανεγγραφής στην εφαρμογή Word για Web

• Το Excel, το Word ή το PowerPoint δεν μπόρεσαν να ξεκινήσουν την τελευταία φορά

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο ή ένα βιβλίο με το Microsoft Word

• Πώς να απενεργοποιήσετε τα σημάδια παραγράφου στο Microsoft Word

• Τα καλύτερα πρότυπα τιμολογίων για το Word Online για τη δημιουργία επιχειρηματικών τιμολογίων δωρεάν

• Πώς να αλλάξετε την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου για αποθήκευση σε Word, Excel, PowerPoint

• Το Jarte είναι ένας δωρεάν φορητός επεξεργαστής κειμένου πλούσιος σε δυνατότητες για υπολογιστή με Windows

• Πώς να μετατρέψετε πίνακα σε κείμενο και κείμενο σε πίνακα στο Word

• Πώς να συγκρίνετε δύο έγγραφα του Word και να τονίσετε τις διαφορές

• Πώς να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων στο Word

• Το Word ανοίγει έγγραφα σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows 11/10

• Τα έγγραφα του Word ανοίγουν στο WordPad αντί για το Word

• Πώς να εμφανίσετε το εργαλείο ορθογραφίας και γραμματικής στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο Word

• Διόρθωση σφάλματος, ο σελιδοδείκτης δεν έχει οριστεί στο Microsoft Word

• Πώς να εισαγάγετε ένα υδατογράφημα στο έγγραφο του Word

• Πώς να ξεκινήσετε τα Word, Excel, PowerPoint, Outlook σε ασφαλή λειτουργία

• Μετατρέψτε έγγραφα Word σε JPG χρησιμοποιώντας Μαζική μετατροπή Word σε JPG

• Τρόπος αναζήτησης διαδικτυακών προτύπων στο Microsoft Word

• Πώς να αλλάξετε τον χρόνο αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης στο Word

• Πώς να εισαγάγετε μουσικές νότες και σύμβολα στο έγγραφο του Word