Η εφαρμογή Outlook στα Windows 10 συνοδεύεται από πολλές νέες και προηγμένες δυνατότητες και λειτουργίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα email, μια συνάντηση, μια επαφή και μια εργασία στην εφαρμογή Outlook . Σε αυτήν την ανάρτηση, ωστόσο, θα δούμε πώς να δημιουργήσουμε και να γράψουμε ένα νέο μήνυμα email στην εφαρμογή Outlook και επίσης να μάθουμε για τις δυνατότητες και τις λειτουργίες που έχει να προσφέρει.

Πώς να δημιουργήσετε ένα νέο email στο Outlook

Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook από το μενού Έναρξη^(Start) ή απλώς αναζητήστε την εφαρμογή στο πλαίσιο αναζήτησης.

Η εφαρμογή Outlook θα ανοίξει και θα δείτε την Κορδέλα^(Ribbon) πάνω η οποία θα αποτελείται από μια ποικιλία λειτουργιών και δυνατοτήτων. Για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα email, κάντε κλικ στο «Νέο email»^{(‘New Email’)} από την καρτέλα «Αρχική σελίδα»^(‘Home’) .

Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο μηνύματος όπως αυτό. Στην κορυφή, θα δείτε το μενού που αποτελείται από διαφορετικές καρτέλες, όπως Αρχείο, Μήνυμα, Εισαγωγή, Επιλογές, Μορφοποίηση κειμένου, Αναθεώρηση και Βοήθεια.^{(File, Message, Insert, Options, Format Text, Review, and Help.)}

Συμπληρώστε^(Fill) τις κατάλληλες διευθύνσεις email στις ενότητες «Από», «Προς»^{(‘From’, ‘To’,)} και «Κοιν.» . ^(‘Cc’)Επίσης, συμπληρώστε το θέμα του μηνύματος email στην ενότητα «Θέμα»^{(‘Subject’)} .

Στη συνέχεια, γράψτε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον παρακάτω χώρο και αφήστε μας να δούμε πώς μπορούμε να το επεξεργαστούμε και να το προσαρμόσουμε χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες του Outlook .

Λειτουργίες στην καρτέλα "Μήνυμα".

• Στην καρτέλα Μήνυμα^(Message) , θα δείτε μια ποικιλία από εντολές χωρισμένες σε διαφορετικές ενότητες, όπως Πρόχειρο, Βασικό κείμενο, Ονόματα, Συμπερίληψη, Ετικέτες και Τα Πρότυπά μου.^{(Clipboard, Basic Text, Names, Include, Tags, and My Templates.)}
• Στο Πρόχειρο^(Clipboard) , μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε και να επικολλήσετε περιεχόμενο και να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Ζωγραφικής μορφής^{(Format Painter)} . Το Format Painter^{(Format Painter)} σάς επιτρέπει να εφαρμόσετε μια συγκεκριμένη εμφάνιση και στυλ ενός επιλεγμένου περιεχομένου σε ένα άλλο.
• Το Βασικό κείμενο^(Text) περιλαμβάνει λειτουργίες για την αλλαγή του στυλ γραμματοσειράς, του μεγέθους της γραμματοσειράς και του χρώματος της γραμματοσειράς. Σας δίνει επιλογές για να κάνετε το κείμενό σας τολμηρό, να το κάνετε πλάγιο και να το υπογραμμίζετε. Μπορείτε να επιλέξετε στοίχιση για το περιεχόμενο – αριστερά, κέντρο ή δεξιά. και αύξηση ή μείωση εσοχή, που είναι το διάστημα από το περιθώριο. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με κουκκίδες καθώς και μια αριθμημένη λίστα για καλύτερη οπτική παρουσίαση του περιεχομένου σας.
• Στην περιοχή Ονόματα^(Names) , μπορείτε να ελέγξετε και να ανοίξετε τα αποθηκευμένα ονόματα και τις διευθύνσεις email στη λίστα.
• Η κατηγορία Συμπερίληψη^(Include) σάς βοηθά να επισυνάψετε ένα αρχείο, επαγγελματική κάρτα, ημερολόγιο, τις υπογραφές email σας ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο του Outlook .
• Στην περιοχή Ετικέτες^(Tags) , μπορείτε να προσθέσετε διαφορετικές ετικέτες στα μηνύματα email για να τα ορίσετε με βάση την υψηλή προτεραιότητα, τη χαμηλή προτεραιότητα και την παρακολούθηση.
• Τα Πρότυπά μου θα σας εμφανίσουν τα ήδη διαθέσιμα πρότυπα και θα σας επιτρέψουν επίσης να δημιουργήσετε νέα πρότυπα που μπορείτε να προσθέσετε στο μήνυμά σας. Κείμενο^(Text) και εικόνες μπορούν να συμπεριληφθούν στα πρότυπα.

Λειτουργίες στην καρτέλα «Εισαγωγή».

• Η καρτέλα Εισαγωγή εμφανίζει διαφορετικές κατηγορίες που ονομάζονται ^(Insert)Συμπερίληψη, Πίνακες, Εικονογραφήσεις, Σύνδεσμοι, Κείμενο και Σύμβολα.^{(Include, Tables, Illustrations, Links, Text, and Symbols.)}
• Στην περιοχή Συμπερίληψη^(Include) , μπορείτε να εισαγάγετε ή να επισυνάψετε ένα αρχείο, επαγγελματική κάρτα, ημερολόγιο, υπογραφή και άλλα τέτοια στοιχεία του Outlook .
• Μπορείτε να σχεδιάσετε ή να εισαγάγετε έναν πίνακα με τον απαιτούμενο αριθμό γραμμών και στηλών. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις πληροφορίες και να τις εμφανίσετε με ευπαρουσίαστο τρόπο. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει επίσης να εισάγετε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel^{(Microsoft Excel Worksheet)} στο μήνυμα.
• Η ενότητα Εικονογραφήσεις^{(Illustrations)} θα σας βοηθήσει να προσθέσετε ή να εισαγάγετε εικόνες, σχήματα, εικονίδια, διαφορετικά τρισδιάστατα μοντέλα, γραφήματα, SmartArt Graphic ή ακόμα και ένα στιγμιότυπο οθόνης!
• Μπορείτε να προσθέσετε μια υπερ-σύνδεση ή έναν σελιδοδείκτη στην περιοχή Σύνδεσμοι^(Links) .
• Η ενότητα Κείμενο^(Text) περιλαμβάνει ρυθμίσεις που σχετίζονται με το κείμενο, τα στυλ κειμένου και το Word-Art^(Word-Art) .
• Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια εξίσωση, ένα σύμβολο ή μια οριζόντια γραμμή από την ενότητα Σύμβολα^(Symbols) .

Δυνατότητες στην καρτέλα 'Επιλογές'

• Στην καρτέλα Επιλογές^(Options) , μπορείτε να δείτε διαφορετικές ενότητες, όπως Θέματα, Εμφάνιση πεδίων, Κρυπτογράφηση, Παρακολούθηση και Περισσότερες επιλογές.^{(Themes, Show Fields, Encrypt, Tracking, and More Options.)}
• Στην ενότητα Θέματα^(Themes) , μπορείτε να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο θέμα, γραμματοσειρές, χρώματα και εφέ για το έγγραφό σας για να του δώσετε την τέλεια εμφάνιση που θέλετε. Το χρώμα σελίδας^{(Page Color)} του εγγράφου μπορεί επίσης να αλλάξει εδώ.
• Η ενότητα Εμφάνιση πεδίων^{(Show Fields)} σάς επιτρέπει να προσθέσετε « Κρυφή κοινοποίηση^(Bcc) ». Οι παραλήπτες στο πεδίο Bcc θα λάβουν το μήνυμα email, αλλά δεν θα είναι ορατοί στους άλλους παραλήπτες.
• Μπορείτε να κρυπτογραφήσετε και να ορίσετε δικαιώματα για το μήνυμα προκειμένου να περιορίσετε την προώθηση του από άλλα άτομα.
• Οι εντολές στην ενότητα Παρακολούθηση σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε την κατάσταση του μηνύματος, είτε λαμβάνεται είτε διαβάζεται από τον δέκτη. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κουμπιά ψηφοφορίας^(Voting) εδώ στο μήνυμά σας.
• Στην ενότητα Περισσότερες επιλογές, θα βρείτε πρόσθετες ρυθμίσεις για το πού ή σε ποιον φάκελο επιλέγετε να αποθηκεύσετε τα απεσταλμένα σας στοιχεία. Θα βρείτε επίσης μια επιλογή να μην αποθηκεύετε τα απεσταλμένα σας στοιχεία και άλλες τέτοιες ρυθμίσεις.

Δυνατότητες στην καρτέλα «Μορφοποίηση κειμένου».

• Στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου^{(Format Text)} , υπάρχει μια ποικιλία ρυθμίσεων που σχετίζονται με τη γραμματοσειρά, τα στυλ γραμματοσειράς κ.λπ. σε διάφορες ενότητες όπως Πρόχειρο, Μορφή, Γραμματοσειρά, Παράγραφος, Στυλ, Επεξεργασία και Ζουμ.^{(Clipboard, Format, Font, Paragraph, Styles, Editing, and Zoom.)}
• Το πρόχειρο^(Clipboard) περιλαμβάνει λειτουργίες που σχετίζονται με την αντιγραφή, την αποκοπή, την επικόλληση και τη ζωγραφική μορφής.
• Οι ρυθμίσεις μορφοποίησης^(Format) σάς επιτρέπουν να μορφοποιήσετε το μήνυμα ως HTML , απλό κείμενο ή εμπλουτισμένο κείμενο.
• Η κατηγορία Γραμματοσειρά^(Font) περιλαμβάνει λειτουργίες για την αλλαγή του τύπου γραμματοσειράς, του μεγέθους της γραμματοσειράς και του χρώματος της γραμματοσειράς. Μπορείτε να αλλάξετε την κεφαλαία του κειμένου. Μπορείτε να κάνετε το κείμενο με έντονη γραφή, πλάγια γραφή, καθώς και να το υπογραμμίσετε.
• Οι ρυθμίσεις στην ενότητα Παράγραφος^(Paragraph) σάς βοηθούν να προσαρμόσετε το διάστιχο γραμμών και παραγράφων, να ευθυγραμμίσετε το περιεχόμενο, να αυξήσετε ή να μειώσετε την εσοχή κ.λπ. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αριθμημένη λίστα, μια λίστα με κουκκίδες, καθώς και μια λίστα πολλών επιπέδων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε περιγράμματα και να αλλάξετε τη σκίαση του επιλεγμένου περιεχομένου.
• Τα στυλ σάς επιτρέπουν να αλλάξετε το σύνολο στυλ, γραμματοσειρών, χρωμάτων, διαστημάτων παραγράφων που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο. Μπορείτε να επιλέξετε από τον αριθμό των διαθέσιμων επιλογών στυλ εδώ. και επίσης δημιουργήστε ένα νέο στυλ για το έγγραφο.
• Οι ρυθμίσεις επεξεργασίας σάς βοηθούν να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο χρησιμοποιώντας επιλογές σύνθετης αναζήτησης.
• Τέλος, μπορείτε να κάνετε μεγέθυνση ή σμίκρυνση στο επιθυμητό ποσοστό.

Χαρακτηριστικά στην καρτέλα "Αναθεώρηση".

• Στην καρτέλα Αναθεώρηση^(Review) , θα βρείτε ρυθμίσεις που σχετίζονται με τη διόρθωση, την ομιλία, την προσβασιμότητα, τις πληροφορίες και τη γλώσσα.^{(Proofing, Speech, Accessibility, Insights, and Language.)}
• Στην ενότητα Διόρθωση^(Proofing) , θα δείτε τρία σημαντικά χαρακτηριστικά – Γραμματική^(Grammar) και ορθογραφία^(Spelling) , Θησαυρός^(Thesaurus) και Καταμέτρηση λέξεων^{(Word Count)} . Αυτά σας βοηθούν να εντοπίσετε τυπογραφικά λάθη ή γραμματικά λάθη, πανομοιότυπες λέξεις ή συνώνυμα και πλήθος λέξεων.
• Η λειτουργία Read-Aloud κάτω από το Speech διαβάζει το κείμενο δυνατά επισημαίνοντάς το μαζί με την ανάγνωση.
• Η δυνατότητα προσβασιμότητας^{(Accessibility)} ελέγχει για προβλήματα και βοηθά στο να γίνει το έγγραφο πιο προσιτό στους χρήστες.
• Η Έξυπνη αναζήτηση^{(Smart Lookup)} στο Insights σάς βοηθά να αποκτήσετε περισσότερες σχετικές πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο από άλλες διαδικτυακές πηγές.
• Τέλος, οι ρυθμίσεις γλώσσας^(Language) σάς δίνουν τη δυνατότητα να μεταφράσετε το περιεχόμενο σε διαφορετική γλώσσα και να επιλέξετε άλλες προτιμήσεις γλώσσας.

Λειτουργίες στην καρτέλα "Βοήθεια".

• Όπως στην εικόνα, μπορείτε να δείτε τις ενότητες Βοήθεια^(Help) και Εργαλεία^(Tools) κάτω από την καρτέλα Βοήθεια .^(Help)
• Εδώ, θα βρείτε τα κουμπιά για να επικοινωνήσετε με έναν αντιπρόσωπο της Microsoft , να σχολιάσετε, να λάβετε βοήθεια χρησιμοποιώντας το Microsoft Office^{(Microsoft Office)} και πολλά άλλα.

Λειτουργίες στην καρτέλα "Αρχείο".

• Η καρτέλα Αρχείο^(File) περιλαμβάνει ρυθμίσεις για την αποθήκευση του αρχείου, την εκτύπωση του αρχείου και άλλες άλλες επιλογές του Outlook .

Αυτό καλύπτει όλες τις δυνατότητες της εφαρμογής Outlook και με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα email και να το προσαρμόσετε με τον τρόπο που θέλετε χρησιμοποιώντας αυτές τις δυνατότητες.

How to create a new email in Outlook app using its features

Thе Outlоok app in Windows 10 comes with a lot of new and advanced features and functiоns. You can create an email message, an appointment, a contact, and a task іn the Outlоok app. In this post, however, we shall see how to create and write a new email message іn the Oυtlook аpp, and also learn about the features and functions it has to offer.

How to create a new email in Outlook

Open the Outlook app from the Start menu or simply search for the app in the search box.

The Outlook app will open and you will see Ribbon above which will consist of a variety of functions and features. To create a new email message, click on ‘New Email’ from the ‘Home’ tab.

A new message window will open like this. At the top, you will see the menu consisting of different tabs such as File, Message, Insert, Options, Format Text, Review, and Help.

Fill in the appropriate email addresses in the ‘From’, ‘To’, and ‘Cc’ sections. Also, fill the subject matter of the email message in the ‘Subject’ section.

Next, write the body of the email in the space below and let us see how we can edit and customize it by using the Outlook features.

Features in the ‘Message’ tab

• In the Message tab, you will see a variety of commands segregated in different sections such as Clipboard, Basic Text, Names, Include, Tags, and My Templates.
• Under Clipboard, you can cut, copy, and paste content, and use the Format Painter feature. Format Painter allows you apply a particular look and style of one selected content to another.
• Basic Text includes features to change font style, font size, and font color. It gives you options to make your text bold, italicize it, and underline it. You can choose alignment for the content – left, center, or right; and increase or decrease indent, which is the space from the margin. Also, you can create a bulleted list as well as a numbered list for a better visual presentation of your content.
• Under Names, you can check and open the saved names and email addresses in the list.
• The Include category helps you attach a file, business card, calendar, your email signatures, or any other Outlook item.
• Under Tags, you can add different tags to the email messages to set it based on high priority, low priority, and follow up.
• My Templates will show you the already available templates and also let you create new templates that you can add to your message. Text and images can be included in the templates.

Features in the ‘Insert’ tab

• The Insert tab shows different categories called Include, Tables, Illustrations, Links, Text, and Symbols.
• Under Include, you can insert or attach a file, business card, calendar, signature, and other such Outlook items.
• You can draw or insert a table with the required number of rows and columns. This can help you to organize the information and display it in a presentable manner. This feature also allows you to insert a Microsoft Excel Worksheet in to the message.
• The Illustrations section will help you add or insert pictures, shapes, icons, different 3D models, charts, SmartArt Graphic, or even a screenshot!
• You can add a hyperlink or a bookmark under Links.
• The Text section includes settings related to the text, text styles and Word-Art.
• You can also insert an equation, a symbol, or a horizontal line from the Symbols section.

Features in the ‘Options’ tab

• In the Options tab, you can see different sections such as Themes, Show Fields, Encrypt, Tracking, and More Options.
• Under the Themes section, you can choose a particular theme, fonts, colors, and effects for your document to give it the perfect look that you want. The Page Color of the document can also be changed here.
• The Show Fields section allows you to add ‘Bcc’. The recipients in Bcc field will receive the email message, but they will not be visible to the other recipients.
• You can Encrypt and set permission on the message in order to restrict other people from forwarding it.
• The commands under Tracking allow you to track the status of the message, whether it is received or read by the receiver. You can also add Voting buttons here to your message.
• Under More Options, you will find additional settings to where or in which folder you choose to save your sent items. You will also find an option to not save your sent items and more such settings.

Features in the ‘Format Text’ tab

• In the Format Text tab, there are a variety of settings related to the font, font styles and so under various sections such as Clipboard, Format, Font, Paragraph, Styles, Editing, and Zoom.
• Clipboard includes functions related to copy, cut, paste, and format painter.
• The Format settings allow you to format the message as HTML, plain text, or rich text.
• The Font category includes features to change the font type, font size, and font color. You can change the case of the text. You can make the text bold, italicize it, as well as underline it.
• The settings under Paragraph help you adjust the line and paragraph spacing, align the content, increase or decrease indent, etc. You can create a numbered list, a bulleted list, as well as a multilevel list. You can also add or remove borders and change the shading of the selected content.
• Styles allow you to change the set of styles, fonts, colors, paragraph spacing used in the document. You can choose from the number of available options of styles here; and also create a new style for the document.
• Editing settings help you to find and replace text using advanced search options.
• Lastly, you can Zoom in or out into the desired percentage.

Features in the ‘Review’ tab

• In the Review tab, you will find settings related to Proofing, Speech, Accessibility, Insights, and Language.
• Under Proofing, you will see three important features – Grammar & Spelling, Thesaurus, and Word Count. These help you identify typos or grammatical errors, identical words or synonyms, and word count.
• The Read-Aloud feature under Speech reads out the text loudly by highlighting it along with the reading.
• Accessibility feature checks for issues and helps make the document more accessible to the users.
• Smart Lookup under Insights helps you gain more related information about the content from other online sources.
• Lastly, Language settings enable you to translate the content in a different language and choose other language preferences.

Features in the ‘Help’ tab

• As in the image, you can see Help and Tools sections under the Help tab.
• Here, you will find the buttons to contact a Microsoft agent, give feedback, get help using Microsoft Office, and more.

Features in the ‘File’ tab

• File tab includes settings to save the file, print the file, and such other more Outlook options.

This covers all the features in the Outlook app and in this way, you can create a new email message and customize it the way you want by using these features.

Related posts

• Πώς να αδειάσετε τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Outlook

• Τρόπος αυτόματης προώθησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook

• Πώς να αποθηκεύσετε το email ως PDF στο Gmail και το Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε και να ρυθμίσετε προσαρμοσμένο αναγνωριστικό email τομέα στο Outlook

• Πώς να ορίσετε το Outlook ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ανάγνωσης email στο Mac

• Εξαγωγή κεφαλίδων email και παρακολούθηση της IP από όπου στάλθηκε το email

• Outlook εναντίον Gmail: Ποιος είναι ο βασιλιάς του email;

• Το Email Insights για Windows σάς επιτρέπει να αναζητάτε γρήγορα το Outlook email και Gmail

• Πώς να προσθέσετε κάποιον στη λίστα ασφαλών αποστολέων στο Outlook

• Πώς να επισυνάψετε ένα άλλο στοιχείο του Outlook (email, επαφή, εργασία ή στοιχείο ημερολογίου) σε ένα email

• Επεκτάσεις και Εργαλεία προγράμματος περιήγησης που θα σας βοηθήσουν να γράφετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Θέλετε να δείτε το email σας από την προηγούμενη εβδομάδα; Τρόπος αναζήτησης στο Outlook κατά ημερομηνία

• Δημιουργήστε ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

• Επαναφέρετε τη διαγραμμένη αλληλογραφία από το φάκελο Outlook.com Διαγραμμένο

• Αναζήτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook κατά αποστολέα, ημερομηνία, λέξη-κλειδί, μέγεθος και άλλα

• Πώς να εντοπίσετε μια διεύθυνση email στην IP πηγής του κατόχου

• Πώς να εξαγάγετε τις διευθύνσεις email από το έγγραφο του Word

• Πώς να απενεργοποιήσετε την απόδειξη ανάγνωσης email του Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε, να προσθέσετε, να διαγράψετε, να χρησιμοποιήσετε το Outlook Email Alias ​​ή τους λογαριασμούς Microsoft

• Πώς να προσθέσετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Google Workspace (G Suite) στο Outlook