Εάν είστε στον τομέα των οικονομικών ή της λογιστικής, γνωρίζετε ήδη ότι οι περισσότερες από τις ευκαιρίες εργασίας απαιτούν μεσαίες ή προχωρημένες δεξιότητες Excel . Μερικές από τις πιο κοινές συναρτήσεις του Excel σε αυτούς τους ρόλους είναι το Pivot Table και το VLOOKUP .

Αυτό το άρθρο θα περιγράψει τα βασικά στοιχεία ενός συγκεντρωτικού πίνακα. Μεταβείτε εδώ αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το VLOOKUP . Επίσης, φροντίστε να ελέγξετε την εναλλακτική του VLOOKUP , μια συνάρτηση που ονομάζεται INDEX-MATCH .

Δημιουργήστε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα στο Excel

Τι είναι ο συγκεντρωτικός πίνακας; Με απλά^(Simply) λόγια, ένας συγκεντρωτικός πίνακας είναι μια από τις ενσωματωμένες συναρτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα έναν συνοπτικό πίνακα με βάση ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων στο Excel .

Φανταστείτε εάν έχετε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα που πουλά διαφορετικά μοντέλα κινητών τηλεφώνων με δεδομένα πωλήσεων όπως φαίνεται παρακάτω. Λήψη δείγματος υπολογιστικού φύλλου .

Αφού εργάζεστε για περίπου δύο μήνες, είστε περίεργοι αν έχετε πουλήσει περισσότερα προϊόντα τον πρώτο ή τον δεύτερο μήνα. Θα θέλατε επίσης να μάθετε εάν έχετε πουλήσει περισσότερα προϊόντα Apple ή προϊόντα Samsung . Τέλος, θα θέλατε να μάθετε τις συνολικές πωλήσεις που λαμβάνετε κάθε μήνα.

Ο συγκεντρωτικός πίνακας είναι ο τέλειος υποψήφιος για τη λήψη μιας γρήγορης σύνοψης χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε τύπο του Excel , όπως μέτρηση ή άθροισμα. Οι απαντήσεις στις παραπάνω ερωτήσεις μπορούν να παραχθούν μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα μόλις μάθετε πώς να εργάζεστε με έναν πίνακα περιστροφής.

Ακολουθούν οδηγίες βήμα προς βήμα για τη δημιουργία ενός συγκεντρωτικού πίνακα.

ΒΗΜΑ 1^{(STEP 1)} – Δημιουργήστε^(Create) έναν συγκεντρωτικό πίνακα κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από τα κελιά του πίνακα δεδομένων και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην επάνω καρτέλα στο Excel και επιλέξτε Εισαγωγή^{(Insert )}  ->  Συγκεντρωτικός πίνακας^{( Pivot Table)} .

ΒΗΜΑ 2^{(STEP 2)} – Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο επιλογής και θα πρέπει να προσδιορίσει αυτόματα το πλήρες εύρος του πίνακα με βάση το κελί στο οποίο κάνατε κλικ νωρίτερα. Για αυτό το παράδειγμα, προσθέτουμε τον συγκεντρωτικό μας πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας, οπότε θα είναι ευκολότερο να τον δούμε.

ΒΗΜΑ 3^{(STEP 3)} – Κάντε κλικ^(Click) στον κενό συγκεντρωτικό πίνακα που δημιουργήθηκε στο νέο φύλλο. Θα παρατηρήσετε ότι θα εμφανιστούν πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα στη δεξιά πλευρά του υπολογιστικού φύλλου σας. ^{(Pivot Table Fields)}Εδώ μπορείτε να κάνετε μεταφορά και απόθεση για να δημιουργήσετε τη γρήγορη σύνοψη.

ΒΗΜΑ 4^{(STEP 4)} – Για να γνωρίζετε τον αριθμό των κινητών τηλεφώνων που πωλούνται κάθε μήνα, σύρετε το Month Sold στην περιοχή ROWS και το Brand στην περιοχή VALUES .

Θα παρατηρήσετε ότι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας^{(Pivot Table)} θα ενημερώνεται αυτόματα για να εμφανίζει τον αριθμό των σειρών για κάθε μήνα, ο οποίος υποδεικνύει τον αριθμό των πωλήσεων κινητών τηλεφώνων για κάθε μήνα.

Εάν σύρετε το μοντέλο^(Model) ή την τοποθεσία αποθήκης^{(Warehouse Location)} στο VALUES αντί για την επωνυμία^(Brand) , θα παράγει τους ίδιους αριθμούς για κάθε μήνα, καθώς αναφέρεται απλώς στο συνολικό πλήθος σειρών σε κάθε μήνα πώλησης. ^{(Month Sold.)}Φαίνεται ότι πουλήσαμε περισσότερα τηλέφωνα τον Ιανουάριο^(JAN) σε σύγκριση με τον ΦΕΒ^(FEB) .

ΒΗΜΑ 5^{(STEP 5)} – Για να μάθετε εάν πουλήθηκαν περισσότερα προϊόντα Apple ή Samsung στο κατάστημά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τον ίδιο συγκεντρωτικό πίνακα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν νέο.^(Samsung)

Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να διαγράψετε την επιλογή που δεν χρειάζεστε πλέον (σύροντας το πεδίο δεδομένων έξω από την Περιοχή^(Area) και αποθέτοντάς το οπουδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο).

Στη συνέχεια, αντικαταστήστε το με την επωνυμία^(Brand) στο πλαίσιο ROWS .

Ο συγκεντρωτικός πίνακας θα ενημερωθεί αμέσως για να εμφανίσει τον συνολικό αριθμό σειρών, ομαδοποιημένων ανά επωνυμία^{(Brand )} (δηλ. Συνολικός αριθμός προϊόντων που πωλήθηκαν ανά επωνυμία^{(Brand )} μέχρι σήμερα). Πουλήσατε στην πραγματικότητα περισσότερα προϊόντα Apple σε σύγκριση με τη Samsung .

ΒΗΜΑ 5^{(STEP 5)} – Τέλος, για να γνωρίζουμε πόσες πωλήσεις έχετε λάβει σε κάθε έναν από τους μήνες, θα χρησιμοποιήσουμε ξανά τον ίδιο Συγκεντρωτικό Πίνακα^{(Pivot Table)} .

Διαγράψτε το πεδίο Επωνυμία^(Brand) και σύρετε το Month Sold πίσω στην περιοχή ROWS . Καθώς θέλουμε συγκεκριμένα να μάθουμε τις συνολικές πωλήσεις, διαγράψτε την περιοχή VALUES και σύρετε την τιμή έκπτωσης^{(Sale Price)} όπως φαίνεται παρακάτω.

Καθώς η στήλη Τιμή πώλησης^{(Sale Price)} στο αρχικό σύνολο δεδομένων είναι σε αριθμητική μορφή, ο συγκεντρωτικός πίνακας θα συνοψίσει αυτόματα την Τιμή πώλησης^{(Sale Price)} , αντί να μετρήσει τον αριθμό των σειρών Τιμή πώλησης . ^{(Sale Price )}Voila , λάβατε 7.550 $ τον Ιανουάριο και^(JAN) 7.100 $ τον Φεβρουάριο^(FEB) .

Προσπαθήστε να παίξετε και να σύρετε τα πεδία όπως περιγράφεται παρακάτω και να δείτε ποιο είναι το αποτέλεσμα του πίνακα περιστροφής.

Αυτό απλώς ξύνει την επιφάνεια του τι μπορεί να κάνει ο πίνακας περιστροφής, αλλά θα σας δώσει μια καλή βασική κατανόηση για να ξεκινήσετε. Καλή εξερεύνηση!

Συμβουλές: Εάν το παράθυρο Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα^{(Pivot Table Fields)} στα δεξιά του υπολογιστικού φύλλου λείπει, δοκιμάστε να τοποθετήσετε το ποντίκι σας πάνω από τον συγκεντρωτικό πίνακα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Εμφάνιση λίστας πεδίων^{(Show Field List)} . Αυτό θα πρέπει να το επαναφέρει. Απολαμβάνω!

How to Create a Simple Pivot Table in Excel

If you are in the fiеld of finance or accounting, you alreаdy know that most of the job opportunities require intermediаte or advanced Excel skills. Some of the most common Excel functions in these roles are Pivot Table and VLOOKUP.

This article will outline the basics of a pivot table. Go here if you want to learn more about VLOOKUP. Also, be sure to check out the alternative to VLOOKUP, a function called INDEX-MATCH.

Create a Pivot Table in Excel

What is pivot table? Simply put, a pivot table is one of the built-in functions that you can use to quickly create a summary table based on a large set of data in Excel.

Imagine if you own an online shop that sells different models of mobile phones with sales data as shown below. Download sample spreadsheet.

After doing business for about two months, you are curious if you have sold more product in the first month or the second. You would also like to know whether you have sold more Apple products or Samsung products. Lastly, you would like to know the total sales received in each month.

The pivot table is the perfect candidate for getting a quick summary without needing to use any Excel formula, such as count or sum. The answers to the above questions can be produced in a matter of seconds once you know how to work with a pivot table.

Here are step-by-step instructions for creating a pivot table.

STEP 1 – Create a pivot table by clicking in any of the cells within the data table, then go to the top tab in Excel and select Insert  ->  Pivot Table .

STEP 2 – A selection window will appear and it should automatically determine the full range of the table based on the cell where you clicked earlier. For this example, we’re adding our pivot table to a new worksheet, so it’ll be easier to see.

STEP 3 – Click on the blank pivot table created in the new sheet. You will notice a Pivot Table Fields will appear on the right side of your spreadsheet. This is where you drag-and-drop to create the quick summary.

STEP 4 – To know the number of mobile phone sold each month, drag Month Sold to the ROWS area and Brand to VALUES area.

You will notice that the Pivot Table will be automatically updated to show the number of rows for each month, which indicates number of mobile phone sales for each month.

If you drag Model or Warehouse Location to VALUES instead of Brand, it will produce the same numbers for each months as it is simply referring to the total count of rows in each Month Sold. Looks like we sold more phones in JAN compared to FEB.

STEP 5 – To know whether more Apple or Samsung products were sold in your store, you can reuse the same pivot table without needing to create a new one.

To do this, you can clear the selection that you no longer need (by dragging the data field out of the Area and dropping it anywhere on the spreadsheet).

Next replace it with Brand in the ROWS box.

The pivot table will be instantly be updated to show total number of rows, grouped by Brand (i.e. Total number of product sold by Brand to date). You actually sold more Apple product compared to Samsung.

STEP 5 – Lastly, to know how much you have received in sales in each of the months, we will be reusing the same Pivot Table.

Clear out the Brand field and drag Month Sold back to the ROWS area. As we specifically want to know the total sales, clear the VALUES area and drag in Sale Price as shown below.

As the Sale Price column in the original dataset is in number format, the pivot table will automatically sum up the Sale Price, instead of counting the number of Sale Price rows. Voila, you have received $7,550 in JAN and $7,100 in FEB.

Try to play around and drag the fields as per below and see what is the outcome of the pivot table.

This is just scratching the surface of what pivot table can do, but it will give you a good basic understanding to start with. Happy exploring!

Tips: If the Pivot Table Fields pane on the right of the spreadsheet goes missing, try to hover your mouse over the pivot table, right click and choose Show Field List. That should bring it back up. Enjoy!

Related posts

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή ή ένα σενάριο VBA στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε διπλότυπες σειρές στο Excel

• Τρόπος ανίχνευσης εξαρτημένων στο Excel

• Φύλλα Google εναντίον Microsoft Excel – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Πώς να ανοίξετε το Word και το Excel σε ασφαλή λειτουργία

• Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων #N/A σε τύπους Excel όπως το VLOOKUP

• Πώς να συγχωνεύσετε κελιά, στήλες και γραμμές στο Excel

• Χρήση του εργαλείου αναζήτησης στόχου ανάλυσης What-If του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• Πώς να μετακινήσετε στήλες στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε CSV ή TSV σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Πώς να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία στο Excel

• Σύνδεση του Excel με τη MySQL

• Πότε να χρησιμοποιήσετε το Index-Match αντί για το VLOOKUP στο Excel