Τα γραφήματα Gantt^(Gantt) είναι ένας δημοφιλής τρόπος παρακολούθησης έργων, ειδικά για ομάδες που πρέπει να έχουν υπόψη τους τη διάρκεια μιας εργασίας. Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά ένα γράφημα Gantt , μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι διαφορετικές εργασίες δεν παρεμβαίνουν μεταξύ τους και ακόμη και να καθορίσετε πότε πρέπει να τελειώσει μια, ώστε να ξεκινήσει μια άλλη. 

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt , αλλά σε αυτό το άρθρο θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα σε ένα πρόγραμμα που πιθανώς έχετε διαθέσιμο: Microsoft Excel . Αν και πιθανότατα δεν θα ξεπεράσει το προσαρμοσμένο λογισμικό κατά τη διαχείριση μεγάλου αριθμού εργασιών, για μικρά έργα είναι μια τέλεια εναλλακτική λύση.

Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt^{(Gantt Charts)} στο Microsoft Excel

Το ωραίο με τη δημιουργία ενός γραφήματος Gantt στο Excel είναι ότι πιθανότατα έχετε ήδη ένα αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου και γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιείτε. Εάν όχι, σας συνιστούμε να ανατρέξετε στον οδηγό μας στο Excel^{(Excel tutorial)} . Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του Microsoft Excel (χρησιμοποιούμε το Office Online για αυτόν τον οδηγό, αν και μπορείτε επίσης να αποκτήσετε το Office 365 δωρεάν^{(Office 365 for free)} ) περιλαμβάνουν ένα πρότυπο Gantt , οπότε ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε αυτό πριν σας δείξουμε πώς να φτιάξετε το δικό σας .

Πρότυπο Microsoft Excel Gantt^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός γραφήματος από την αρχή, σημειώστε ότι υπάρχει ένα πρότυπο Gantt που περιλαμβάνεται στο Excel . Εάν χρησιμοποιείτε το Office Online , είναι ένα από τα διαθέσιμα Βιβλία εργασίας^(Workbooks) στην αρχική οθόνη του Excel

Το πρότυπο γραφήματος Gantt είναι πολύ καλό. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας σε έναν πίνακα, ο οποίος στη συνέχεια εξάγει αυτόματα τα δεδομένα σε ένα ανεστραμμένο ραβδωτό γράφημα. Σας συνιστούμε να ασχοληθείτε λίγο με αυτό για να δείτε τι είναι δυνατό με τα γραφήματα Excel Gantt . Ωστόσο, το πρότυπο είναι λίγο άκαμπτο, οπότε αν δεν λειτουργεί για εσάς, θα πρέπει να δημιουργήσετε τα γραφήματα Gantt από την αρχή.

Δημιουργήστε το δικό σας γράφημα Gantt^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Εάν θέλετε τα πράγματα να είναι ακριβώς όπως σας αρέσουν, θα πρέπει να ξεκινήσετε με ένα κενό βιβλίο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κουμπί νέο κενό βιβλίο εργασίας^{(new blank workbook)} από την επάνω γραμμή — είναι εντελώς προς τα αριστερά — και περιμένετε να φορτωθεί. Μόλις γίνει αυτό, θα εμφανιστεί ένα κενό υπολογιστικό φύλλο.

1. Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε το γράφημα Gantt , πρέπει να συγκεντρώσετε ορισμένα δεδομένα. Για λόγους επεξήγησης, θα προσποιηθούμε ότι έχουμε πέντε εργασίες και θα τις αριθμήσουμε από το 1 έως το 5. Αυτές μπαίνουν στη στήλη Α. Στη στήλη Β, προσθέστε μερικές πλασματικές ημερομηνίες έναρξης τέσσερις εργασίες — βεβαιωθείτε ότι τα κελιά είναι ρυθμισμένα να δέχονται ημερομηνίες. Τέλος, στη στήλη Γ, ορίστε τη διάρκεια κάθε εργασίας σε ημέρες. 

Εάν θέλετε, θα μπορούσατε επίσης να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης στη στήλη C, στη συνέχεια να αφαιρέσετε αυτόματα τις ημερομηνίες^{(subtract the dates automatically)} και να εμφανιστεί η προκύπτουσα διάρκεια στη στήλη D. Ωστόσο, μόνο για τους σκοπούς της ρύθμισης του γραφήματος Gantt , η ημερομηνία έναρξης και η διάρκεια είναι αρκετά.

1. Με έτοιμες τις ημερομηνίες, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσουμε ένα γράφημα στοιβαγμένο^{(stacked chart)} με βάση την ημερομηνία έναρξης των εργασιών μας. Για αυτό, πρέπει να επιλέξετε όλα τα δεδομένα στον πίνακα, από το A1 έως το C6 και, στη συνέχεια, να επιλέξετε εισαγωγή^(insert) στο επάνω μέρος της σελίδας (διαβάστε τα πάντα σχετικά με τη δημιουργία γραφημάτων στο Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. Η γραμμή εργαλείων θα αλλάξει σε έναν αριθμό επιλογών γραφήματος, πρέπει να μεταβείτε στις επιλογές γραφικών και να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος. Θα εμφανιστεί μια μεγάλη λίστα επιλογών, κάτω από τις γραμμές^(bars) , επιλέξτε τη στοιβαγμένη γραμμή^{(stacked bar)} . Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε επιλέξει αυτή που ονομάζεται 100% stacked bar καθώς αυτό δεν θα λειτουργήσει.

1. Το Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} θα αρχίσει να λειτουργεί και ένα νέο γράφημα θα εμφανιστεί στη μέση της οθόνης. Αυτή είναι η αρχή του γραφήματος Gantt , αν και δεν είστε ακόμα εκεί.

1. Για ένα, πιθανότατα θα χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθος του παραθύρου (το κάναμε ήδη στο παραπάνω παράδειγμα) και στη συνέχεια να μετονομάσετε το γράφημα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο τίτλου του γραφήματος^{(chart title)} . Ενώ είστε σε αυτό,. Αφαιρέστε επίσης το υπόμνημα στο κάτω μέρος του γραφήματος — όπου λέει ημερομηνία έναρξης^{(start date)} και διάρκεια^{(duration )} — επιλέγοντάς το και πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή^{(Delete )} στο πληκτρολόγιό σας.

1. Στη συνέχεια, πρέπει να αναδιατάξετε το γράφημα. Αυτήν τη στιγμή, η εργασία 5 βρίσκεται στην κορυφή και η εργασία 1 είναι στο κάτω μέρος, και πρέπει να είναι ακριβώς το αντίθετο. Για να το διορθώσετε, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο γράφημα και επιλέξτε Μορφοποίηση^(Format) στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται.

1. Μια νέα γραμμή εργασιών θα ανοίξει στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας, που ονομάζεται « Διάγραμμα. ^(Chart.)” Από όλες τις επιλογές, επιλέξτε Vertical Axis .

1. Στο μενού που αναδιπλώνεται, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στη ρύθμιση που αναφέρει κατηγορίες με αντίστροφη σειρά^{(categories in reverse order)} . Αυτό θα πρέπει να τοποθετήσει την εργασία 1 στην κορυφή του γραφήματος.

1. Αφού γίνει αυτό, απομένει μόνο ένα βήμα, δηλαδή η αφαίρεση του μπλε τμήματος — που αντιπροσωπεύει την ημερομηνία έναρξης — της γραμμής από το γράφημα. Εξάλλου, σε ένα γράφημα Gantt ενδιαφέρεστε μόνο για τη διάρκεια των εργασιών. η μπλε μπάρα μόλις μπαίνει εμπόδιο.

1. Για να απαλλαγείτε από αυτό, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις μπλε γραμμές. Ένα άλλο πλαίσιο μορφής θα εμφανιστεί. κλίκαρέ το. Για άλλη μια φορά, θα ανοίξετε το δεξί παράθυρο. Αυτή τη φορά, ωστόσο, πρέπει να κάνουμε κλικ στην καταχώριση για τη σειρά "Ημερομηνία έναρξης".^{(Series “Start Date.”)}

1. Σε αυτό το μενού, κάντε κλικ στο στοιχείο που λέει Συμπλήρωση^(Fill) και, στη συνέχεια, στο μεγάλο έγχρωμο μενού που εμφανίζεται, πηγαίνετε μέχρι το κάτω μέρος και επιλέξτε Χωρίς γέμισμα^{(No fill)} .

Με αυτό, το διάγραμμα Gantt σας έχει τελειώσει. Τα πορτοκαλί πλαίσια (μπορείτε να τα ξαναχρωματίσετε χρησιμοποιώντας την εντολή γέμισμα αν θέλετε) δείχνουν πότε εκτελείται μια συγκεκριμένη εργασία. 

Διαγράμματα Gantt στο Excel

Αυτό θα πρέπει να είναι αρκετό για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τα δικά σας γραφήματα Gantt . Αν και τα πρότυπα που προσφέρει το Excel - για να μην αναφέρουμε το εξατομικευμένο λογισμικό διαχείρισης έργων - είναι πιθανώς μια καλύτερη επιλογή εάν σκοπεύετε να διαχειριστείτε πολλές εργασίες, η χρήση μιας επιλογής homebrew όπως παραπάνω μπορεί να είναι καλύτερη εάν παρακολουθείτε έναν μικρό αριθμό εργασίες ή θέλετε να προσθέσετε κάποια εύκολη γεύση στις παρουσιάσεις.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts are a popυlar way to keep traсk of projects, especially for teamѕ that need to keep thе duration of a task in mind. By using a Gantt chart еffectively, you can make sure different tasks don’t interfere with each other, and even determine when one should finіsh so another can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

Related posts

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Χαρτογράφηση των δεδομένων σας Excel

• Πώς να προσθέσετε και να εκτυπώσετε εικόνες φόντου του Excel

• Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις σύνοψης για τη σύνοψη δεδομένων στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Microsoft Outlook για email και εργασίες

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στο Excel

• Πώς να βρείτε αντίστοιχες τιμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες AutoRecover και AutoBackup του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Το Microsoft Outlook δεν ανταποκρίνεται; 8 Διορθώσεις για δοκιμή

• Χρησιμοποιήστε το Excel για να υπολογίσετε ένα πραγματικό επιτόκιο από ένα ονομαστικό επιτόκιο

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Πώς να κυριαρχήσετε το Slide Master στο Microsoft PowerPoint

• Διορθώστε το Microsoft Outlook αντιμετώπισε πρόβλημα σφάλματος