Εάν εργάζεστε πολύ με το Microsoft Word^{(Microsoft Word)} και βρίσκεστε να κάνετε τα ίδια πράγματα επανειλημμένα, δημιουργήστε μια μακροεντολή . Το Macro^(Macro) είναι μια συντόμευση της λέξης macroinstruction, που σημαίνει μια σειρά από οδηγίες για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. 

Το υπέροχο με τη δημιουργία μακροεντολών στο Word είναι ότι δεν χρειάζεται να ξέρετε πώς να προγραμματίζετε^{(know how to program)} . Εάν μπορείτε να πατήσετε εγγραφή και διακοπή, μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Δεν είναι επικίνδυνες οι μακροεντολές;^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

Έχετε ακούσει για κακές μακροεντολές επειδή μπορεί να περιέχουν ιούς ; Αν και πρέπει να είστε προσεκτικοί σχετικά με το άνοιγμα εγγράφων του Office από άγνωστα άτομα, επειδή ενδέχεται να έχουν κακόβουλες μακροεντολές, αυτό δεν είναι ένα ζήτημα εδώ. Φτιάχνεις τη δική σου μακροεντολή, ώστε να ξέρεις ότι δεν είναι ιός.

Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Word^{(How To Record A Macro in Word)}

Για αυτό το παράδειγμα, πρόκειται να δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Word για να εισαγάγετε την υπογραφή σας^{(insert your signature)} στο τέλος ενός εγγράφου.

1. Με το Word ανοιχτό, μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή .^{(View )}
2. Επιλέξτε το κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Μακροεντολές .^{(Macros )}
3. Επιλέξτε Εγγραφή μακροεντολής…^{(Record Macro… )} θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.

1. Στο πεδίο Όνομα μακροεντολής:^{(Macro name: )} πληκτρολογήστε ένα όνομα με νόημα για τη μακροεντολή. Δεν επιτρέπονται θέσεις. Χρησιμοποιήστε υπογράμμιση ή παύλα.
2. Στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση μακροεντολής σε^{(Store macro in:)} :, μπορείτε να επιλέξετε ποια έγγραφα θέλετε να χρησιμοποιείται αυτή η μακροεντολή. Εάν επιλέξετε Όλα τα έγγραφα^(Documents) ( Normal.dotm ), η μακροεντολή θα είναι διαθέσιμη σε κάθε νέο έγγραφο του Word που δημιουργείτε από εδώ και στο εξής. Εάν επιλέξετε ένα μεμονωμένο έγγραφο, θα ισχύει μόνο για αυτό το μεμονωμένο έγγραφο. Συνήθως είναι καλύτερο να επιλέξετε Όλα τα έγγραφα^{(All Documents)} .

1. Στο πεδίο Περιγραφή:^{(Description: )}  γράψτε τι κάνει η μακροεντολή. Αυτή είναι μια απλή μακροεντολή με περιγραφικό όνομα, αλλά καθώς αποκτάτε αυτοπεποίθηση με τις μακροεντολές, θα κάνετε πιο περίπλοκα πράγματα, επομένως μια περιγραφή είναι πάντα μια καλή ιδέα.
2. Μπορείτε να επιλέξετε Αντιστοίχιση μακροεντολής^{(Assign macro to)} είτε σε ένα κουμπί που θα δημιουργήσετε με το κουμπί^{(Button )} είτε σε πλήκτρα πρόσβασης που μπορείτε να επιλέξετε χρησιμοποιώντας το κουμπί Πληκτρολόγιο . ^{(Keyboard )}Υπάρχουν ήδη πολλά πλήκτρα συντόμευσης για το Word , επομένως ένα κουμπί μπορεί να είναι το καλύτερο. Επιλέξτε Κουμπί^(Button) . Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που ονομάζεται Επιλογές του Word^{(Word Options)} .

1. Εδώ θα αντιστοιχίσετε στη μακροεντολή ένα κουμπί στην κορδέλα του Word^{(Word Ribbon)} . Επιλέξτε Προσαρμογή κορδέλας^{(Customize Ribbon)} .
2. Στο αναπτυσσόμενο μενού Επιλογή εντολών από^{(Choose commands from:)} :, επιλέξτε Μακροεντολές^(Macros) . Αυτό θα μας δείξει τις μακροεντολές μας στην περιοχή κάτω από αυτό.

1. Χρειάζεστε κάπου στην κορδέλα για να βάλετε τη μακροεντολή. Για αυτό το παράδειγμα, επιλέξτε Αρχική σελίδα^{(Home )} στην περιοχή Κύριες καρτέλες^{(Main Tabs)} . Στη συνέχεια επιλέξτε Νέα ομάδα^{(New Group)} .
2. Επιλέξτε Μετονομασία^(Rename) για να του δώσετε ένα ουσιαστικό όνομα.
3. Στο παράθυρο Μετονομασία^(Rename) , επιλέξτε ένα από τα εικονίδια που αντιπροσωπεύουν την ομάδα και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις μακροεντολές μου^{(My Macros )} στο πεδίο Εμφανιζόμενο όνομα^{(Display name )} .
4. Επιλέξτε ΟΚ^(OK) για να το εφαρμόσετε. Θα δείτε την αλλαγή στην περιοχή Κύριες καρτέλες^{(Main Tabs )} .

1. Με επιλεγμένο το νέο My Macros στην περιοχή Main Tabs , επιλέξτε τη μακροεντολή Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Επιλέξτε Προσθήκη^(Add) για να το εισαγάγετε στην ομάδα Οι μακροεντολές μου^{(My Macros)} .

1. Φυσικά, θα θέλετε να το μετονομάσετε. Με επιλεγμένη τη μακροεντολή στην περιοχή Κύριες καρτέλες^{(Main Tabs)} , επιλέξτε Μετονομασία…^(Rename…)
2. Στο παράθυρο Μετονομασία^(Rename) , επιλέξτε ένα εικονίδιο και εισαγάγετε ένα απλό όνομα στο πεδίο Εμφανιζόμενο όνομα:.^{(Display name: )}
3. Επιλέξτε OK για να πραγματοποιήσετε την αλλαγή. Θα δείτε την αλλαγή στην περιοχή Κύριες καρτέλες^{(Main Tabs)} .
4. Επιλέξτε OK κάτω από την περιοχή Main Tabs για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του κουμπιού για τη μακροεντολή.

1. Προχωρήστε και δημιουργήστε όποιο μπλοκ υπογραφής θέλετε. Προσθέστε^(Add) μια σάρωση της υπογραφής σας ή άλλων εικόνων. Ό,τι θέλετε. Όταν γίνει αυτό, επιλέξτε το κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Μακροεντολές .^(Macros)
2. Επιλέξτε Διακοπή εγγραφής^{(Stop Recording)} . Αυτό είναι. Η μακροεντολή Insert Signature έχει γίνει.

1. Δοκιμάστε το βρίσκοντας το κουμπί Εισαγωγή υπογραφής που δημιουργήσατε στην καρτέλα ^{(Insert Signature)}Αρχική^(Home) σελίδα και επιλέξτε το. Το μπλοκ της υπογραφής σας θα πρέπει ως δια μαγείας να εμφανίζεται ακριβώς όπως το σχεδιάσατε.

Πώς να γράψετε μια μακροεντολή^{(How To Write a Macro)}

Για τις περισσότερες μακροεντολές, η μέθοδος εγγραφής είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος δημιουργίας τους. Τελικά, θα θελήσετε να κάνετε κάτι πιο περίπλοκο. Αυτό απαιτεί εγγραφή της μακροεντολής στη γλώσσα της Visual Basic for Applications ( VBA ). Έχουμε τον καλύτερο οδηγό VBA για αρχάριους^{(best VBA guide for beginners)} , οπότε προσθέστε τον σελιδοδείκτη. Ας δημιουργήσουμε μια μακροεντολή που θα μας δίνει τον μέσο όρο λέξεων ανά πρόταση που θα μας βοηθά να καταλαβαίνουμε πότε είμαστε λογικοί.

1. Χρειάζεστε πρόσβαση στην καρτέλα Προγραμματιστής , η οποία είναι κρυμμένη από προεπιλογή στο ^{(Developer )}Word . Στην επάνω αριστερή γωνία του Word , επιλέξτε Αρχείο^(File) .

1. Κοντά στο κάτω αριστερό μέρος, επιλέξτε Επιλογές^(Options) .

1. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε Προσαρμογή κορδέλας^{(Customize Ribbon)} .
2. Στη δεξιά πλευρά, αναζητήστε το Developer και τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα του.
3. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο. Θα εμφανιστεί τώρα η καρτέλα Προγραμματιστής .^{(Developer )}

1. Επιλέξτε την καρτέλα Προγραμματιστής .^{(Developer )}
2. Επιλέξτε το κουμπί Μακροεντολές .^(Macros)

1. Εισαγάγετε ένα όνομα με νόημα στο όνομα της μακροεντολής:^{(Macro name:)} Αφήστε τις μακροεντολές στο:^{(Macros in: )} ως Normal.dotm , ώστε να ισχύει για όλα τα έγγραφα του Word . Πάντα^(Always) να εισάγετε μια περιγραφή στην περιοχή Περιγραφή :.^{(Description: )}
2. Επιλέξτε Δημιουργία^(Create) . Θα ανοίξει το εργαλείο ανάπτυξης της Microsoft Visual Basic για εφαρμογές .^{(Microsoft Visual Basic for Applications )}

1. Ο κωδικός που εμφανίζεται στα πράσινα ορθογώνια παρακάτω θα πρέπει να υπάρχει ήδη με κάποιο κενό διάστημα μεταξύ τους. Αντιγράψτε και επικολλήστε τον ακόλουθο κώδικα σε αυτό το διάστημα:

Dim s ως εύρος
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

Για κάθε s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox "Μέσος όρος λέξεων ανά πρόταση" + Str ( Int (numWords / numSentences)) + ". Λιγότερο από 15 είναι το καλύτερο."

1. Επιλέξτε το κουμπί Εκτέλεση για να δοκιμάσετε τον κωδικό. ^{(Run )}Εάν δεν εκτελείται όπως αναμένεται, επεξεργαστείτε τον κώδικα μέχρι να εκτελεστεί όπως θέλετε.

1. Επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση^{(Save )} και κλείστε το παράθυρο ανάπτυξης.

1. Δημιουργήστε ένα κουμπί στην κορδέλα του Word^{(Create a button in the Word ribbon)} χρησιμοποιώντας την ίδια μέθοδο όπως φαίνεται στις παραπάνω οδηγίες "Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή".
2. Βρείτε το κουμπί που μόλις δημιουργήσατε και δοκιμάστε το.

Η μακροεντολή μου δεν λειτουργεί όταν αποθηκεύω το έγγραφο του Word^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

Το Word^(Word) αποθηκεύεται από προεπιλογή με την επέκταση αρχείου .docx , η οποία δεν επιτρέπει την αυτόματη εκτέλεση των μακροεντολών. Εάν θέλετε να εκτελεστεί η μακροεντολή, θα πρέπει να αλλάξετε τον τύπο αρχείου σε Έγγραφο με δυνατότητα μακροεντολής του Word^{(Word Macro-Enabled Document)} (*.docm).

Αυτός ο τύπος αρχείου υπάρχει εν μέρει για την καταπολέμηση ζητημάτων ασφάλειας μακροεντολών. Εάν δείτε αυτήν την επέκταση αρχείου σε ένα έγγραφο που δεν περιμένατε να λάβετε, να είστε ύποπτοι.

Τι άλλο μπορώ να κάνω με τις μακροεντολές;^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές στο Excel^{(create macros in Excel)} , το Outlook , ακόμη και στο PowerPoint . Οτιδήποτε κάνετε αυτήν τη στιγμή με μη αυτόματο τρόπο, θα πρέπει να μπορείτε να καταγράψετε ή να γράψετε μια μακροεντολή για να το κάνετε. Η χρήση μακροεντολών στο Word μαζί με εξαιρετικά πλήκτρα συντόμευσης των Windows^{(great Windows shortcut keys)} θα ενισχύσει την παραγωγικότητά σας στο δεκαπλάσιο. 

How to Create and Run a Macro in Word

Іf you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

Related posts

• Πώς να διορθώσετε το σφάλμα που δεν ορίστηκε σελιδοδείκτης στο Word

• Πώς να προσθέσετε υποσημειώσεις στο Word

• Εισαγάγετε μια κουκκίδα στη μέση μιας πρότασης στο Word

• Πώς να εμφανίσετε τον αριθμό λέξεων στο Microsoft Word

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να διαγράψετε μια σελίδα στο Microsoft Word

• Πώς να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Microsoft Word

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• Αλλάξτε τα προεπιλεγμένα περιθώρια που χρησιμοποιούνται στα νέα έγγραφα του Word

• Δημιουργήστε τυχαίο κείμενο ή κείμενο Lorem Ipsum στο MS Word

• Πώς να εισαγάγετε μια οριζόντια γραμμή στο Microsoft Word

• Δημιουργία ή δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για το Microsoft Office

• Τρόπος εμφάνισης, αποδοχής ή απόκρυψης αλλαγών στο Microsoft Word

• Πώς να συγχωνεύσετε πολλά έγγραφα Word μαζί

• Κάντε το OpenOffice Writer να μοιάζει και να λειτουργεί περισσότερο σαν το Microsoft Word

• Αλλαγή μονάδων μέτρησης στο Microsoft Word

• Εμφάνιση/Απόκρυψη κωδικών πεδίων στο Word και μετατροπή πεδίων σε κείμενο

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο στο Microsoft Word

• Πώς να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο στο Microsoft Word

• Τρόπος χρήσης του εργαλείου στιγμιότυπου οθόνης του Microsoft Word