Οι επεξεργαστές κειμένου^(Word) έχουν προχωρήσει πολύ από τις αρχές της δεκαετίας του 1980, όταν η Microsoft κυκλοφόρησε για πρώτη φορά το Microsoft Word^{(Microsoft Word)} για MS-DOS . Το πρωτοποριακό χαρακτηριστικό του ήταν ότι σχεδιάστηκε για χρήση με ποντίκι. Οι σημερινές εκδόσεις του Microsoft Word περιλαμβάνουν λειτουργίες που οι χρήστες δεν μπορούσαν καν να φανταστούν τότε, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης της δυνατότητας AutoText του Microsoft Word για τη δημιουργία περιεχομένου πιο γρήγορα και με λιγότερα λάθη. 

Εάν χρησιμοποιείτε πολύ το Word, είναι πολύ πιθανό να υπάρχουν φράσεις, τμήματα κειμένου ή γραφικά που χρησιμοποιείτε συχνά. Οι λειτουργίες AutoCorrect^{(AutoCorrect)} και AutoText του Word έχουν δημιουργηθεί για να σας βοηθήσουν να εισάγετε αυτές τις επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις γρήγορα, εξοικονομώντας χρόνο. Παραδείγματα μπορεί να είναι η προσθήκη της υπογραφής σας στο τέλος μιας επιστολής ή η εισαγωγή γλώσσας σε έγγραφα όπως συμβάσεις ή αιτήματα για προτάσεις. 

Η διαφορά μεταξύ Αυτόματης Διόρθωσης^{(Difference Between AutoCorrect)} και Αυτόματου Κειμένου^(AutoText)

Στο Microsoft Word , η Αυτόματη Διόρθωση^{(AutoCorrect)} σάς επιτρέπει να δημιουργείτε επαναχρησιμοποιήσιμα αποσπάσματα κειμένου—έως 255 χαρακτήρες. Αυτά τα αποσπάσματα είναι στη συνέχεια διαθέσιμα σε εσάς όχι μόνο στο Word αλλά και σε όλες τις εφαρμογές του Office , όπως το ^(Office)Outlook και το PowerPoint^(PowerPoint) .

Το AutoText^(AutoText) , από την άλλη πλευρά, είναι πολύ πιο ισχυρό. Είναι φτιαγμένο για να ελέγχει πολύ μεγαλύτερα μπλοκ κειμένου. Οι εγγραφές AutoText^(AutoText) που δημιουργείτε αποθηκεύονται με το πρότυπο Word και ^(Word)δεν είναι^(not) διαθέσιμες στις άλλες εφαρμογές του Office που χρησιμοποιείτε. ^(Office)Τόσο η Αυτόματη Διόρθωση^{(AutoCorrect)} όσο και το Αυτόματο κείμενο^(AutoText) είναι διαθέσιμα στην επιτραπέζια και ηλεκτρονική έκδοση του Microsoft Word .

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση

Για να διαμορφώσετε και να χρησιμοποιήσετε μια καταχώρηση Αυτόματης Διόρθωσης^{(AutoCorrect)} , ανοίξτε ένα έγγραφο με κείμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε επαναχρησιμοποιήσιμο απόσπασμα. Στο παρακάτω παράδειγμα, διαμορφώνουμε την Αυτόματη Διόρθωση^{(AutoCorrect)} για να εισάγουμε ένα σύντομο μπλοκ κειμένου όταν πληκτρολογούμε -123 .

1. Επιλέξτε έως και 255 χαρακτήρες κειμένου που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε πληκτρολογώντας μια σύντομη σειρά χαρακτήρων.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο^{(File )} > Επιλογές^{(Options )} > Έλεγχος^{(Proofing )} και επιλέξτε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης^{(AutoCorrect Options)} .

1. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Αντικατάσταση κειμένου καθώς πληκτρολογείτε^{(Replace text as you type)} είναι επιλεγμένο.

1. Στη συνέχεια, στην ενότητα Αντικατάσταση^(Replace) , πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες που θέλετε να αντικατασταθούν με το μπλοκ κειμένου που επιλέξατε στο Βήμα 1^{(Step 1)} . Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε τους χαρακτήρες -123 . Το κείμενο που επιλέξατε στο Βήμα 1^{(Step 1)} θα εμφανιστεί στην περιοχή Με^(With) .

1. Τέλος, επιλέξτε Προσθήκη^(Add) , μετά ΟΚ^(OK) και μετά ξανά ΟΚ^(OK) . 

Χρήση καταχώρισης αυτόματης διόρθωσης

Τώρα, για να χρησιμοποιήσετε την καταχώρηση Αυτόματης Διόρθωσης^{(AutoCorrect)} που δημιουργήσατε ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, απλώς πληκτρολογήστε -123 στο έγγραφο του Word και αυτοί οι χαρακτήρες θα αντικατασταθούν με το μπλοκ κειμένου που επιλέξατε στο Βήμα 1^{(Step 1)} . 

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο

Εάν θέλετε να εισάγετε αυτόματα μπλοκ κειμένου που υπερβαίνουν τους 255 χαρακτήρες ή που περιλαμβάνουν εικόνες, χρησιμοποιήστε το AutoText αντί για την Αυτόματη Διόρθωση^{(AutoCorrect)} .

Δημιουργία νέας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Και πάλι^(Again) , ξεκινήστε ανοίγοντας ένα έγγραφο που περιέχει το κείμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε επαναχρησιμοποιήσιμο απόσπασμα.

1. Επιλέξτε το μπλοκ κειμένου, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων, που θέλετε να μετατρέψετε σε καταχώρηση AutoText.

1. Πατήστε Alt + F3 . Αυτό θα ξεκινήσει ένα παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου δομικού^{(Create New Building Block )} στοιχείου όπου θα έχετε μερικές επιλογές.
2. Συμπληρώστε^(Fill) τις πληροφορίες, φροντίζοντας να συμπεριλάβετε ένα μοναδικό όνομα και περιγραφή. 

1. Επιλέξτε ΟΚ^(OK) . 

Χρήση καταχώρησης αυτόματου κειμένου του Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Τώρα, για να χρησιμοποιήσετε την καταχώρηση AutoText που μόλις δημιουργήσατε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

1. Επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή στη γραμμή εργαλείων.^(Insert)
2. Επιλέξτε Γρήγορα εξαρτήματα^{(Quick Parts )} και μετά Αυτόματο κείμενο^{( AutoText)} .
3. Επιλέξτε την καταχώρηση AutoText που θέλετε και θα εισαχθεί στο έγγραφο του Word .

Χρήση καταχώρησης αυτόματου κειμένου μέσω Αυτόματης Διόρθωσης^{(AutoCorrect)}

Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε την καταχώρηση AutoText που δημιουργήσατε πληκτρολογώντας το όνομα της καταχώρισης. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί ουσιαστικά τη λειτουργία Αυτόματης Διόρθωσης^{(AutoCorrect)} . Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας την παραπάνω καταχώριση AutoText , θα μπορούσατε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε " Μόχλευση^(Leverage) ευέλικτων πλαισίων" και θα δείτε μια επεξήγηση εργαλείου να εμφανίζεται που λέει, "( Πατήστε ENTER^{(Press ENTER)} για εισαγωγή)."

Όταν πατήσετε Enter , το πλήρες μπλοκ AutoText θα εισαχθεί στο έγγραφό σας.

Εάν δεν βλέπετε την επεξήγηση εργαλείου "( Πατήστε ENTER^{(Press ENTER)} για εισαγωγή)", θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Μπορείτε να το κάνετε μεταβαίνοντας στο Αρχείο^{(File )} > Επιλογές^{(Options )} > Για προχωρημένους^{(Advanced )} και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Προσθήκη καταχώρησης αυτόματου κειμένου στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης^{(Quick Access Toolbar)}

Εάν θέλετε να μειώσετε τον αριθμό των ενεργειών που πρέπει να κάνετε για να εισαγάγετε το AutoText του Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , μπορείτε να προσθέσετε την καταχώρηση στη γραμμή εργαλείων  Γρήγορης πρόσβασης .^{(Quick Access)}

1. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος της γραμμής εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε ^{(Quick Access toolbar)}Περισσότερες εντολές^{(More Commands)} .

1. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο Επιλογή εντολών από , επιλέξτε ^{(Choose commands from )}Όλες οι εντολές^{(All Commands)} . 

1. Βρείτε το AutoText στη λίστα στα αριστερά και επιλέξτε το κουμπί Προσθήκη^{(Add )} για να το προσθέσετε στη λίστα στα δεξιά.

1. Επιλέξτε ΟΚ^(OK) .
2. Τώρα θα δείτε ότι ένα κουμπί AutoText έχει προστεθεί στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. Για να εισαγάγετε μια καταχώρηση AutoText , επιλέξτε το κουμπί AutoText και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καταχώρηση AutoText που θέλετε να εισαγάγετε στο έγγραφό σας.

Χρήση καταχώρησης αυτόματου κειμένου μέσω ^(Via)συντόμευσης^(Shortcut)

Ένας άλλος τρόπος για να εισαγάγετε μια καταχώρηση AutoText είναι η δημιουργία μιας συντόμευσης πληκτρολογίου.

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} οπουδήποτε στην κορδέλα της γραμμής εργαλείων και επιλέξτε Προσαρμογή της κορδέλας…^{(Customize the Ribbon…)}

1. Επιλέξτε το κουμπί Προσαρμογή^{(Customize )} στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου.
2. Στη λίστα Κατηγορίες^(Categories) στα αριστερά, επιλέξτε Δομικά στοιχεία^{(Building Blocks)} .
3. Στη λίστα Building Blocks στα δεξιά, επιλέξτε το δομικό στοιχείο για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου.
4. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο Πατήστε νέο πλήκτρο συντόμευσης^{(Press new shortcut key)} και πληκτρολογήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Στο παρακάτω παράδειγμα, χρησιμοποιούμε Alt + Ctrl + Shift + L ως συντόμευση πληκτρολογίου. 

1. Επιλέξτε το κουμπί Εκχώρηση .^(Assign)
2. Επιλέξτε Κλείσιμο^{(Close )} και μετά ΟΚ^(OK) . 
3.  Τώρα, όταν επιστρέψετε στο έγγραφο του Word , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου που μόλις δημιουργήσατε για να εισαγάγετε την καταχώρηση AutoText .

Να είστε πιο έξυπνοι^{(Be Smarter)} και πιο γρήγοροι^(Faster) με τα κόλπα^(Tricks) που μάθατε

Ακόμα κι αν δεν είστε πραγματικά άτομο που προσανατολίζεται στη λεπτομέρεια, οι παραπάνω συμβουλές θα σας κάνουν να φαίνεται ότι είστε! Θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα κάνετε λιγότερα λάθη καθώς συνθέτετε ένα έγγραφο του Word , εάν εκμεταλλευτείτε αυτές τις δυνατότητες. Εάν θέλετε, προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα και δημιουργήστε μερικές μακροεντολές στο Word^{(create some macros in Word)} για οποιαδήποτε σειρά ενεργειών κάνετε επανειλημμένα.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processоrs have come a long way since the early 1980s whеn Microѕоft first released Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feаture was that it was designed to be used with a mouse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη μορφή MLA στο Microsoft Word

• Πώς να αποκτήσετε το Microsoft Word δωρεάν

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τύπους σε πίνακες στο Word

• Πώς να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη σύγκριση και τον συνδυασμό εγγράφων στο Word

• Οι 30+ καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Πώς να μοιραστείτε ή να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο Word με άλλους

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να δημιουργήσετε φόρμες με δυνατότητα συμπλήρωσης στο Word

• Πώς να ταξινομήσετε κείμενο στο Word

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Τρόπος δημιουργίας αίθουσες επιλογών στο Microsoft Teams

• Απόκρυψη κειμένου και εμφάνιση κρυφού κειμένου στο Word

• Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Τρόπος παρακολούθησης αλλαγών στο Word (Διαδικτυακό, Κινητό και Επιτραπέζιο)