Τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} είναι μια δωρεάν εφαρμογή που βασίζεται στον ιστό και μια δημοφιλής εναλλακτική λύση στο Microsoft Excel . Το εργαλείο επιτρέπει την εύκολη δημιουργία, ενημέρωση και τροποποίηση υπολογιστικών φύλλων. Λειτουργεί ως ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας που σας επιτρέπει να προσθέσετε όσα άτομα θέλετε και να επεξεργαστείτε τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} ταυτόχρονα με άλλους. Το διαδικτυακό εργαλείο σάς δίνει τη δυνατότητα να εργάζεστε από κοινού σε πραγματικό χρόνο σε ένα έργο στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε. Για να συνεργαστείτε στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} , πρέπει απλώς να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί Κοινή χρήση^(Share) και εκεί θα επιτρέψετε στους φίλους, τους συναδέλφους ή την οικογένειά σας να επεξεργαστούν το υπολογιστικό φύλλο σας.

Όταν εργάζεστε σε ένα κοινόχρηστο Υπολογιστικό φύλλο Google^{(Google Spreadsheet)} , μπορεί να θέλετε οι άλλοι χρήστες να εισάγουν μόνο περιορισμένα δεδομένα στα κελιά του. Για να αποφύγετε την εισαγωγή εσφαλμένων τιμών σε κελιά από άλλους, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε ένα στοιχείο γραφικού ελέγχου, όπως το αναπτυσσόμενο μενού^{(drop-down menu)} , το οποίο είναι παρόμοιο με ένα πλαίσιο λίστας που θα επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν μόνο αυτές τις τιμές που είναι διαθέσιμες από μια δεδομένη λίστα. Εκτός από αυτό, η αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμεύει ως μια έξυπνη και πιο αποτελεσματική μέθοδος για την εισαγωγή δεδομένων.

Τούτου λεχθέντος, μια αναπτυσσόμενη λίστα ή ένα αναπτυσσόμενο μενού είναι ένας βελτιστοποιημένος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι οι άνθρωποι συμπληρώνουν μόνο τις τιμές στα κελιά σας με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που περιμένετε. Όπως το Excel^(Excel) ,  τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε εύκολα ένα αναπτυσσόμενο μενού στα Υπολογιστικά φύλλα σας. Επιπλέον, σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε μερικές αλλαγές στην αναπτυσσόμενη λίστα σε περίπτωση που θέλετε να τροποποιήσετε τη λίστα επιλογής στα κελιά. Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε λεπτομερώς πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} και να το τροποποιήσετε.

Δημιουργήστε ένα αναπτυσσόμενο μενού στα Φύλλα Google

Εκκινήστε^(Launch) τα Φύλλα Google

Ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο ή ανοίξτε ένα υπάρχον αρχείο υπολογιστικού φύλλου.

Επιλέξτε ένα κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια ομάδα κελιών, μια ολόκληρη στήλη ή μια σειρά.

Μεταβείτε στο μενού Φύλλα^(Sheets) και κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα.^(Data.)

Επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων^{( Data Validation)} από το αναπτυσσόμενο μενού. Εμφανίζεται ένα παράθυρο επικύρωσης δεδομένων με πολλές επιλογές για προσαρμογή.^{(Data Validation)}

Το πρώτο πεδίο στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων είναι η ^{(Data Validation)}περιοχή κελιών^{(Cell range)} που συμπληρώνεται αυτόματα με βάση τα επιλεγμένα κελιά. Μπορείτε να αλλάξετε το εύρος σε μια νέα τιμή κάνοντας απλά κλικ σε ένα εικονίδιο πίνακα στο πεδίο Εύρος κελιών^{(Cell Range)} .

Το δεύτερο πεδίο στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων είναι το ^{(Data Validation)}Κριτήριο^{( Criteria )} που έχει μια λίστα με διάφορες επιλογές στο δικό του αναπτυσσόμενο μενού. Το Κριτήριο^(Criteria) περιέχει επιλογές όπως Λίστα από μια περιοχή, Λίστα στοιχείων, Αριθμός, Κείμενο^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} και Ημερομηνία. ^{( Date. )}

• Λίστα από μια περιοχή: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα τιμών που έχουν ανακτηθεί από διαφορετικά φύλλα ή τη λίστα τιμών από διαφορετικά κελιά στο ίδιο φύλλο.
• Λίστα στοιχείων: Αυτό μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μια λίστα με τιμές κειμένου. Εισάγονται στο πεδίο επεξεργασίας διαχωρισμένα με κόμμα.
• Αριθμός^(Number) : Αυτή η επιλογή^(Option) δεν δημιουργεί αναπτυσσόμενη λίστα, αλλά διασφαλίζει ότι η καταχώρηση στο αναπτυσσόμενο μενού εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο αριθμητικό εύρος.
• Κείμενο: Αυτή η επιλογή^(Option) δεν δημιουργεί μια αναπτυσσόμενη λίστα, αλλά βεβαιώνεται ότι η καταχώριση είναι σε σωστή μορφή κειμένου.
• Ημερομηνία: Αυτή η επιλογή^(Option) δεν δημιουργεί μια αναπτυσσόμενη λίστα, αλλά βεβαιώνεται εάν η ημερομηνία που καταχωρίσατε είναι έγκυρη ή αν βρίσκεται σε ένα συγκεκριμένο εύρος.
• Ο προσαρμοσμένος τύπος^{(Custom Formula)} είναι: Αυτή η επιλογή δεν δημιουργεί μια αναπτυσσόμενη λίστα, αλλά διασφαλίζει ότι το επιλεγμένο κελί χρησιμοποιεί έναν τύπο που καθορίζεται από το χρήστη.

Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα που πρόκειται να συμπεριληφθούν στη λίστα, επιλέξτε την επιλογή Εμφάνιση αναπτυσσόμενης λίστας^{(Show dropdown list)} στο κελί. Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής διασφαλίζει ότι οι τιμές εμφανίζονται στα κελιά.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τι πρέπει να γίνει όταν κάποιος εισάγει μη έγκυρα δεδομένα που δεν υπάρχουν στη λίστα επιλέγοντας τις επιλογές με ένα κουμπί επιλογής. Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε είτε την επιλογή Εμφάνιση προειδοποίησης^{(Show warning)} είτε την επιλογή Απόρριψη εισαγωγής^{(Reject input)} σε μη έγκυρα δεδομένα. Η επιλογή Απόρριψη εισαγωγής^{(Reject Input)} δεν σας επιτρέπει να εισαγάγετε καμία τιμή που δεν υπάρχει στην αναπτυσσόμενη λίστα σας. Από την άλλη πλευρά, η  επιλογή Εμφάνιση προειδοποίησης^{(Show warning)} σάς επιτρέπει να εισάγετε τα μη έγκυρα δεδομένα που δεν βρίσκονται στη λίστα σας αλλά εμφανίζουν το προειδοποιητικό μήνυμα στο φύλλο.

Η τελευταία επιλογή στο παράθυρο ρυθμίσεων είναι η Εμφάνιση. ^{(Appearance.)}Αυτή η επιλογή δίνει μια υπόδειξη στον χρήστη σχετικά με τις τιμές ή τα δεδομένα που μπορεί να εισαγάγει στα κελιά. Για να ενεργοποιήσετε αυτόν τον βοηθό, επιλέξτε την επιλογή Εμφάνιση κειμένου βοήθειας επικύρωσης^{(Show validation help text)} δίπλα στο πεδίο Εμφάνιση^(Appearance) . Αφού κάνετε την επιλογή, πληκτρολογήστε τις οδηγίες που θέλετε να δώσετε στους χρήστες σχετικά με τις τιμές που μπορούν να επιλέξουν εντός της περιοχής κελιών.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση^(Save) για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

Επεξεργαστείτε την αναπτυσσόμενη λίστα στα Φύλλα Google

Για να προσθέσετε περισσότερες τιμές στη λίστα ή να αφαιρέσετε στοιχεία από το αναπτυσσόμενο μενού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα

Μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα^{( Data)} και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων^{( Data validation)} από το αναπτυσσόμενο μενού.

Επιλέξτε τα κελιά και αλλάξτε τα στοιχεία στην καταχώρηση.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση^(Save) για να εφαρμόσετε αλλαγές.

Αυτό είναι όλο.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• How to rotate text in Google Sheets web app

• Πώς να δημιουργήσετε ένα Drop Cap στα Έγγραφα Google σε λίγα λεπτά

• Διορθώστε τον ορθογραφικό έλεγχο των Εγγράφων Google που δεν λειτουργεί σωστά

• Πώς να εισαγάγετε το πλαίσιο κειμένου στα Έγγραφα Google

• Πώς να κάνετε loop στις Παρουσιάσεις Google χωρίς δημοσίευση

• Τα καλύτερα πρότυπα τιμολογίων για τα Έγγραφα Google για ελεύθερους επαγγελματίες, μικρές επιχειρήσεις

• Πώς να αλλάξετε τον προσανατολισμό σελίδας στα Έγγραφα Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις IF και Nested IF στα Φύλλα Google

• Πώς να εγκαταστήσετε και να απεγκαταστήσετε πρόσθετα στα Έγγραφα Google

• Πώς να προσθέσετε Σημειώσεις Google Keep στα Έγγραφα Google

• Πώς να επαναφέρετε τη γραμμή εργαλείων μενού που λείπει στα Έγγραφα Google

• Πώς τυλίγετε κείμενο γύρω από μια εικόνα στα Έγγραφα Google

• Πώς να προσθέσετε λεζάντα στις εικόνες στα Έγγραφα Google

• Τα καλύτερα πρόσθετα των Εγγράφων Google για ανεξάρτητους συγγραφείς

• Πώς να προσθέσετε Αναφορές και Αναφορές στα Έγγραφα Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την κεφαλίδα, το υποσέλιδο και τη σημείωση στα Έγγραφα Google

• Πώς να μετατρέψετε έγγραφα σε PDF με τα Έγγραφα Google χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης

• Πώς να προσθέσετε ένα περίγραμμα στα Έγγραφα Google

• Πώς να διπλασιάσετε χώρο στα Έγγραφα Google

• Πώς να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε Πίνακες στα Έγγραφα Google με τον εύκολο τρόπο