Η αναφορά^{(A Report)} είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη σύνοψη και την παρουσίαση δεδομένων σε οργανωμένη μορφή, συνήθως τυπωμένη. Οι αναφορές^(Reports) και οι φόρμες^(Forms) είναι παρόμοιες, αλλά οι Φόρμες χρησιμοποιούνται για την προβολή, την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων και παρέχουν μια λεπτομερή ματιά στις εγγραφές που εμφανίζονται συνήθως στην οθόνη. Οι αναφορές^{(Reports )} χρησιμοποιούνται για την προβολή πληροφοριών, τη σύνοψη και την ομαδοποίηση δεδομένων και για προβολή στην οθόνη αλλά γενικά εκτυπώνονται.

Εργαλεία σχεδίασης αναφορών στην Access

• Αναφορά^(Report) : Δημιουργήστε μια βασική αναφορά^(Report) δεδομένων στο τρέχον ερώτημα^(Query) ή πίνακα^(Table) που μπορεί να προσθέσει Ομάδες^(Groups) ή Σύνολο^(Total)
• Σχεδίαση αναφοράς^{(Report Design)} : Δημιουργήστε μια νέα κενή αναφορά^{(Blank Report)} στην προβολή σχεδίασης^{(Design View)} . Μπορείτε να κάνετε σύνθετες αλλαγές σχεδίασης στην αναφορά^(Report) , όπως την προσθήκη προσαρμοσμένων τύπων ελέγχου και την προσθήκη κωδικών.
• Κενή αναφορά^{(Blank Report)} : Δημιουργήστε μια νέα κενή αναφορά^{(Blank Report)} , ώστε να μπορείτε να εισαγάγετε Πεδία^{(Fields)(Fields)} και να σχεδιάσετε την αναφορά^(Report) .
• Οδηγός αναφοράς^{(Report Wizard)} : Εμφανίζει τον Οδηγό αναφοράς^{(Report Wizard)} που σας βοηθά να δημιουργήσετε μια απλή προσαρμοσμένη αναφορά^(Report) .
• Ετικέτες^(Labels) : Εμφανίστε τον Οδηγό ετικετών^{(Label Wizard)} για να δημιουργήσετε τυπικές ή προσαρμοσμένες ετικέτες.

Πώς δημιουργείτε μια αναφορά^(Report) χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access

1] Δημιουργήστε^(Create) μια αναφορά^(Report) χρησιμοποιώντας το Εργαλείο αναφοράς^{(Report Tool)}

Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην ^(Create)Ομάδα Αναφορών^{(Report Group)} , κάντε κλικ στην Ομάδα Αναφορών^{(Report Group)} . Μια αναφορά^(Report) δημιουργείται γρήγορα. Σε αντίθεση με τη Φόρμα^(Form) , οι Αναφορές^(Reports) δεν μπορούν να επεξεργαστούν, αλλά μπορείτε να τροποποιήσετε την αναφορά^(Report) σας προσαρμόζοντας τη στήλη. κάνοντας κλικ στη στήλη, θα εμφανιστεί ένα κίτρινο περίγραμμα και μπορείτε να σύρετε την άκρη της στήλης στο μήκος που προτιμάτε.

Για να διαγράψετε^(Delete) μια στήλη ή μια γραμμή, δεν θέλετε. Κάντε δεξί κλικ^{(Right Click)} στη γραμμή ή στη στήλη και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή^(Delete) . Η αναφορά^(Report) θα πρέπει να τροποποιηθεί στην προβολή διάταξης^{(Layout View)} .

2] Δημιουργήστε^(Create) μια αναφορά^(Report) χρησιμοποιώντας τη σχεδίαση αναφοράς^{(Report Design)}

Στην  Ομάδα Αναφορών^{(Report Group)} , επιλέξτε  Σχεδιασμός Αναφοράς^{(Report Design)} . θα σας μεταφέρει στην   οθόνη Design View . Η  Προβολή σχεδίασης^{(Design View)}  είναι στρωμένη σε ενότητες όπως  Κεφαλίδα σελίδας^{(Page Header)} ,  Λεπτομέρειες^(Details) και  Υποσέλιδο σελίδας^{(Page Footer)} .

Για να προσθέσετε δεδομένα στην κενή διάταξη, κάντε κλικ  στην Ιδιότητα^(Property) , μετά κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού πάνω από το  Φύλλο ιδιοτήτων και^{(Property Sheet,)}  τώρα επιλέξτε  Αναφορά^(Report) . Κάντε κλικ  στην επιλογή Δεδομένα^(Data) . Στο αναπτυσσόμενο μενού  Πηγή εγγραφής , επιλέξτε το ^{(Record Source)}ερώτημα^(Query)  ή  τον πίνακα ^(Table ) που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην  αναφορά^(Report) σας .

Κάντε κλικ στο  Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων^{(Add Existing Fields)} . Κάντε κλικ στα  Πεδία^(Fields) που θέλετε να προσθέσετε στην αναφορά^(Report) και σύρετέ τα στην ενότητα Λεπτομέρειες. ^{(Detail Section. )}

Μεταβείτε στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης^{(Print Preview)} . Θα δείτε την αναφορά^(Report) σας σε έντυπη προβολή. Στο κάτω αριστερό μέρος της  προβολής εκτύπωσης^{(Print View)} , υπάρχουν  Κουμπιά πλοήγησης^{(Navigation Buttons)}  που σας επιτρέπουν να πλοηγηθείτε στην  Αναφορά^(Report) .

Για να επιστρέψετε στην  προβολή σχεδίασης^{(Design View)} , κλείστε την  προεπισκόπηση εκτύπωσης^{(Print Preview)}  κάνοντας κλικ στο κουμπί  Κλείσιμο της ^{(Close the)} προβολής εκτύπωσης^{(Print View button)}  στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.

3] Δημιουργήστε^(Create) μια αναφορά^(Report) χρησιμοποιώντας μια κενή αναφορά^{(Blank Report)}

Στην καρτέλα Δημιουργία^(Create) στην Ομάδα Αναφορών^{(Reports Group)} , επιλέξτε το Εργαλείο ^(Tool)κενής αναφοράς^{(Blank Report)} .

Στα δεξιά του παραθύρου Εργαλεία διάταξης αναφοράς^{(Report Layout Tools Window)} , επιλέξτε Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων^{(Add Existing Fields)} . Υπάρχει μια λίστα πεδίων^{(Field List)} . κάντε κλικ στο πεδίο και σύρετε το πεδίο στον κενό χώρο. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης^{(Print Preview)} . θα δείτε μια εκτύπωση της αναφοράς^(Report) σας .

4] Δημιουργήστε^(Create) μια αναφορά^(Report) χρησιμοποιώντας το Report Wizard

Στην Ομάδα Αναφορών^{(Report Group)} , επιλέξτε Οδηγός αναφοράς^{(Report Wizard)} , θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου του Οδηγού αναφοράς .^{(Report Wizard Dialog Box)}

Στο πλαίσιο διαλόγου^{(Dialog Box)} , επιλέξτε τον πίνακα και τα πεδία^(Fields) που θέλετε να περιλαμβάνονται στην αναφορά^(Report) σας . Πατώντας αυτά τα κουμπιά (>, >>, <, <<). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο^{( Next)} .

Στον Οδηγό^(Wizard) , θα τεθεί μια ερώτηση «θέλετε να προσθέσετε κάποια επίπεδα ομαδοποίησης^{(Grouping Levels)} ; Επιλέξτε το επίπεδο ομαδοποίησης^{(Grouping Level)} που χρειάζεστε και μετά Επόμενο^(Next) .

Επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης^{(Sort Order)} στην οποία θέλετε να βρίσκεται η αναφορά^(Report) σας από το αναπτυσσόμενο μενού και ένα κουμπί δίπλα από το αναπτυσσόμενο μενού, όπου μπορείτε να επιλέξετε από Αύξουσα^(Ascending) ή Φθίνουσα^(Descending) σειρά. Στη συνέχεια Επόμενο^(Next) .

Μπορείτε να επιλέξετε πώς θέλετε να διαμορφώσετε την αναφορά^(Report) σας . Μπορείτε να επιλέξετε τις επιλογές. Στήλη^(Columnar) , Πίνακας^{(Tabular, )} και Δικαιολογημένη^{(Justified, )} και μπορείτε να επιλέξετε τον Προσανατολισμό^{(Orientation)} της διάταξης, είτε Κατακόρυφο^(Portrait) είτε Οριζόντιο^(Landscape) . Στη συνέχεια, Επόμενο^(Next)

Μπορείτε να επιλέξετε τον τίτλο^{(Title )} και να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς^{(Preview the Report)} ή να τροποποιήσετε τη σχεδίαση της αναφοράς^{(Modify the Report Design)} . Στη συνέχεια, Τέλος^(Finish) .

5] Δημιουργία ετικετών

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Ετικέτες^(Labels) στην ομάδα αναφορών^{(Report Group)} . Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου .^{(Dialog box)}
2. Μπορείτε να επιλέξετε το μέγεθος που θέλετε. Η μονάδα μέτρησης^{(Unit of Measure)} , ο τύπος ετικέτας^{(Label Type,)} και το φίλτρο του κατασκευαστή^{(Filter of the Manufacturer)} και στη συνέχεια Επόμενο.^(Next.)
3. Επιλέξτε το όνομα^{(Font Name)} γραμματοσειράς , το μέγεθος^{(Font Size)} γραμματοσειράς , το βάρος γραμματοσειράς^{(Font Weight)} και το χρώμα του κειμένου^{(Text Color)} . Στη συνέχεια Επόμενο^(Next) .
4. Επιλέξτε τα Πεδία^(Fields) που θέλετε στην ετικέτα αλληλογραφίας^{(Mailing Label)} σας .
5.  Ταξινόμηση ^(Sort)των Πεδίων^{( Fields)} σας . Επόμενο.^{( Next.)}
6. Μπορείτε να επιλέξετε τον τίτλο^{(Title )} και να κάνετε προεπισκόπηση της ετικέτας^{(Preview the Label)} ή να τροποποιήσετε τη σχεδίαση της ετικέτας^{(Modify the Label Design)} .
7. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Τέλος^(Finish) . Δημιουργείται μια ετικέτα^(Label) .
8. Μπορείτε να προβάλετε τις ετικέτες^(Labels) σας στην προβολή εκτύπωσης.^{(Print View.)}

Αυτό είναι όλο.

Διαβάστε στη συνέχεια^{(Read next)} : Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στη Microsoft Access^{(How to create a Database in Microsoft Access)} .

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε το ερώτημα στη Microsoft Access

• Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access

• Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με τη Microsoft Access

• Αποκτήστε πρόσβαση και χρησιμοποιήστε τη σελίδα σχετικά με τις σημαίες του Microsoft Edge στα Windows 11/10

• MDB Viewer Plus: Προβολή και επεξεργασία αρχείων βάσης δεδομένων της Microsoft Access

• Δεν είναι δυνατή η ρύθμιση νέου κατόχου στο λειτουργικό σύστημα, η πρόσβαση δεν επιτρέπεται στα Windows 10

• Ease Of Access Replacer: Αντικαταστήστε το κουμπί Ease of Access με χρήσιμα εργαλεία

• Τρόπος προσθήκης, διαγραφής εγγραφών και αλλαγής μεγέθους στηλών στο φύλλο δεδομένων της Access

• Η Υπηρεσία Πελατών DHCP δίνει σφάλμα Απαγόρευση πρόσβασης στα Windows 11/10

• Τρόπος ενεργοποίησης της Microsoft Teams Guest Access

• Ευκολία πρόσβασης Ρυθμίσεις πληκτρολογίου στα Windows 10

• Το PowerShell Get-Appxpackage δεν λειτουργεί ή δεν επιτρέπεται η πρόσβαση

• Διορθώστε το μήνυμα Σφάλμα 1005 Απαγόρευση πρόσβασης κατά την επίσκεψη σε ιστότοπους

• Πώς να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης σε προγράμματα του Office

• 9 τρόποι για να ανοίξετε το Microsoft Store στα Windows -

• Το NeoRouter είναι μια λύση απομακρυσμένης πρόσβασης και VPN με μηδενική διαμόρφωση

• 7 τρόποι για να ανοίξετε ένα αρχείο MDB χωρίς Microsoft Access

• Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς φακέλων γρήγορης πρόσβασης στα Windows 11/10

• Διορθώστε το σφάλμα Access Control Entry είναι κατεστραμμένο στα Windows 10

• Πώς να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε μια σχέση πίνακα στην Access