Η χρήση μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel μπορεί να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που μπορεί να χρειαστεί για την εισαγωγή δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο^{(enter data into a spreadsheet)} . Ευτυχώς, είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel . 

Υπάρχουν μερικές μέθοδοι για να το κάνετε αυτό, από απλές έως προηγμένες. Θα μάθετε κάθε τρόπο να το κάνετε σε αυτό το άρθρο.

Δημιουργήστε μια αναπτυσσόμενη λίστα^{(Drop Down List)} στο Excel : Απλή μέθοδος^(Method)

Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel είναι η μη αυτόματη εισαγωγή της λίστας. Αυτό είναι ιδανικό για περιπτώσεις όπου χρειάζεστε μόνο μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα μόνο κελί και δεν χρειάζεται να την ενημερώνετε συχνά.

Για παράδειγμα, εάν στέλνετε στους χρήστες ένα αρχείο όπου θέλετε να συμπληρώσουν ορισμένα πεδία και ένα πεδίο έχει μια απλή λίστα επιλογών, αυτή η μέθοδος είναι ιδανική.

Για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμοποιώντας την απλή μέθοδο:

1. Επιλέξτε το κελί ή τα κελιά όπου θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα σας.

2. Επιλέξτε Δεδομένα^(Data) από το μενού και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} στην κορδέλα.

3. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο επικύρωσης δεδομένων . ^{(Data Validation)}Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα στην περιοχή Να επιτρέπεται^(Allow) και επιλέξτε Λίστα^(List) .

4. Αυτό σας επιτρέπει να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία που θέλετε στη λίστα σας με μη αυτόματο τρόπο. Απλώς^(Just) πληκτρολογήστε κάθε στοιχείο στο πεδίο Πηγή^(Source) με κάθε στοιχείο διαχωρισμένο με κόμμα.

5. Επιλέξτε ΟΚ^(OK) . Τώρα θα δείτε ότι το κελί που επιλέξατε έχει ένα αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα του. Όταν επιλέξετε αυτό το βέλος, θα δείτε όλα τα στοιχεία που πληκτρολογήσατε να περιλαμβάνονται σε αυτήν τη λίστα.

Αν και αυτή είναι η ταχύτερη μέθοδος για τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel , είναι επίσης η πιο δύσκολη στη συντήρηση. Η τροποποίηση της λίστας απαιτεί επιστροφή στις ρυθμίσεις επικύρωσης και ενημέρωση του πεδίου Πηγή^(Source) . 

Εάν δημιουργείτε πολλές από αυτού του είδους τις αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel , μπορεί να χρειαστεί πολλή δουλειά για να τις τροποποιήσετε. Γι' αυτό είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο μόνο για μεμονωμένα κελιά και για λίστες που δεν περιμένετε να αλλάξετε. 

Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας^{(Drop Down List)} στο Excel : Χρήση εύρους

Εάν θέλετε μια πιο ευέλικτη λύση, μπορείτε να τραβήξετε στοιχεία για τη λίστα σας από μια σειρά άλλων κελιών^{(a range of other cells)} στο Excel. 

Για να το κάνω αυτό:

1. Αρχικά^(First) , καταχωρίστε όλα τα στοιχεία που θέλετε στη λίστα σας σε οποιαδήποτε στήλη κελιών. Μπορείτε να τα εισαγάγετε στο τρέχον υπολογιστικό φύλλο ή σε οποιοδήποτε άλλο φύλλο.

2. Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για να επιλέξετε το κελί και να εκκινήσετε το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων . ^{(Data Validation)}Ορίστε το πεδίο Να επιτρέπεται σε ^(Allow)Λίστα^(List) . Αυτή τη φορά, αντί να πληκτρολογήσετε οτιδήποτε στο πεδίο Πηγή^(Source) , επιλέξτε το εικονίδιο επάνω βέλους στα δεξιά αυτού του πεδίου. Αυτή είναι η επιλογή επιλογής εύρους που σας επιτρέπει να επιλέξετε το πεδίο από το οποίο θέλετε να τραβήξετε τα στοιχεία της λίστας σας.

3. Θα δείτε το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} να συμπτύσσεται, ώστε να μπορείτε να δείτε ολόκληρο το φύλλο. Σύρετε τον δείκτη του ποντικιού προς τα κάτω σε ολόκληρη την περιοχή των κελιών που περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία της λίστας που θέλετε να συμπεριλάβετε. Όταν τελειώσετε με αυτό, επιλέξτε το εικονίδιο κάτω βέλους στα δεξιά του πεδίου επιλογής. Αυτό θα επεκτείνει ξανά το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων .^{(Data Validation)}

4. Θα δείτε το εύρος που επιλέξατε να εμφανίζεται τώρα στο πεδίο Πηγή^(Source) . Απλώς^(Just) επιλέξτε ΟΚ^(OK) για να αποδεχτείτε αυτές τις ρυθμίσεις. 

5. Τώρα, όταν επιλέγετε το αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά του κελιού που έχετε διαμορφώσει ως αναπτυσσόμενη λίστα, θα δείτε όλα τα στοιχεία που περιλαμβάνονται από την περιοχή που μόλις επιλέξατε.

Το ωραίο με αυτήν την προσέγγιση είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε οποιοδήποτε από τα στοιχεία αυτής της λίστας απλώς τροποποιώντας οποιοδήποτε κελί στην περιοχή. Οποιαδήποτε αλλαγή κάνετε εκεί θα ενημερώνει κάθε αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργήσατε όπου επιλέξατε αυτήν την περιοχή ως πηγή.

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη όταν θέλετε να μορφοποιήσετε πολλά κελιά^{(format a lot of cells)} σε αναπτυσσόμενο μενού χρησιμοποιώντας τα ίδια στοιχεία λίστας. Μπορείτε να έχετε τα περιεχόμενα μιας ενιαίας περιοχής ελέγχου των στοιχείων για όλες αυτές τις λίστες και δεν έχει σημασία πόσα είναι.

Προσθήκη αντικειμένων στη λίστα σας

Εκτός από την αλλαγή στοιχείων στο εύρος σας για την ενημέρωση των λιστών σας, μπορείτε επίσης να προσθέσετε νέα στοιχεία. Δεν θα μπορείτε να προσθέσετε ένα στοιχείο στο τέλος του εύρους, επειδή η επιλογή εύρους περιορίζεται από το πρώτο και το τελευταίο κελί που έχετε επιλέξει.

Αντίθετα, θα χρειαστεί να εισαγάγετε μια νέα καταχώρηση κάπου στη μέση του εύρους. Το Excel^(Excel) θα ενημερώσει δυναμικά την επιλογή εύρους στις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων για να συμπεριλάβει το νέο εύρος που έχετε αυξήσει κατά ένα κελί.

Για να το κάνω αυτό:

1. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή προέλευσης και επιλέξτε Εισαγωγή^(Insert) από το αναπτυσσόμενο μενού.

2. Στο μικρό παράθυρο επιλογής, επιλέξτε Shift cell down^{(Shift cells down)} και επιλέξτε OK . Αυτό θα μετατοπίσει όλα τα κελιά στην περιοχή προς τα κάτω κατά ένα, εισάγοντας ένα κενό κελί στο σημείο που έχετε επιλέξει.

3. Πληκτρολογήστε το νέο στοιχείο που θέλετε να προσθέσετε στο κενό κελί που μόλις δημιουργήσατε.

Τώρα, όταν επιλέγετε το εικονίδιο κάτω βέλους^{(down arrow icon)} στα δεξιά του κελιού της αναπτυσσόμενης λίστας που δημιουργήσατε, θα δείτε το νέο στοιχείο που μόλις προσθέσατε στην περιοχή.

Αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος για να προσθέσετε νέα στοιχεία στην αναπτυσσόμενη λίστα σας, αλλά απαιτεί μερικά επιπλέον βήματα. Σίγουρα δεν είναι πουθενά τόσο απλό όσο η απλή προσθήκη ενός νέου στοιχείου στο τέλος της σειράς σας. 

Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί απλώς να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο ρυθμίσατε την επικύρωση δεδομένων^{(data validation)} στο εύρος σας. Μπορείτε να μάθετε πώς να το κάνετε αυτό στην επόμενη ενότητα.

Δυναμική προσθήκη αντικειμένων^(Items) στη λίστα σας

Για έναν πιο βολικό τρόπο προσθήκης στοιχείων στην αναπτυσσόμενη λίστα σας απλώς πληκτρολογώντας το νέο στοιχείο στο τέλος της διαμορφωμένης περιοχής σας, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ^(function)OFFSET .

Με επιλεγμένο το κελί της αναπτυσσόμενης λίστας, επιλέξτε Δεδομένα^(Data) από το μενού και Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} από την κορδέλα.

Στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων , αλλάξτε την Προέλευση ως εξής:^{(Data Validation)}

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Αλλάξτε $E$1 και $E:$E στον τύπο^{(the formula)} για να χρησιμοποιήσετε το γράμμα της στήλης όπου έχετε εισαγάγει τη λίστα των στοιχείων σας. Επιλέξτε OK^{(Select OK)} για να επιβεβαιώσετε αυτήν τη νέα διαμόρφωση επικύρωσης δεδομένων .^{(Data Validation)}

Δείτε πώς λειτουργεί ο τύπος:

• Τα ορίσματα 0 στη συνάρτηση OFFSET της λένε να μην εφαρμόζει καμία μετατόπιση σε στήλες ή σειρές.
• Η έξοδος της συνάρτησης COUNTA λέει στη συνάρτηση OFFSET το ύψος του εύρους.
• Η συνάρτηση COUNTA μετράει τον αριθμό των κελιών που δεν είναι κενά στη στήλη που περιέχει το εύρος σας.

Τώρα, κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα τιμή σε αυτήν τη στήλη, η παράμετρος ύψους της συνάρτησης OFFSET αυξάνεται κατά ένα και η συνάρτηση OFFSET επιστρέφει ολόκληρο το εύρος, ενημερώνεται ώστε να περιλαμβάνει τη νέα σας καταχώριση.

Για να το δείτε σε δράση, απλώς προσθέστε μια νέα καταχώρηση στη γκάμα των αντικειμένων σας. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά του αναπτυσσόμενου κελιού σας και θα δείτε τη νέα καταχώρισή σας να εμφανίζεται στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης στα δεξιά εάν η λίστα των αντικειμένων σας είναι μεγάλη.

Αφαίρεση μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel

Τέλος, εάν θέλετε ποτέ να καταργήσετε την αναπτυσσόμενη επιλογή από οποιοδήποτε από τα κελιά όπου το έχετε ρυθμίσει, απλώς επιλέξτε αυτό το κελί και ανοίξτε ξανά το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων .^{(Data Validation)}

Αλλάξτε το αναπτυσσόμενο μενού Να επιτρέπεται^(Allow) σε Οποιαδήποτε τιμή^{(Any value)} και επιλέξτε ΟΚ^(OK) . 

Μόλις αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση, θα δείτε ότι το κελί θα επανέλθει στο κανονικό.

Δημιουργία αναπτυσσόμενων λιστών στο Excel

Η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι εύκολη και έχετε πολλές επιλογές για να διαλέξετε. Η μέθοδος που επιλέγετε εξαρτάται απλώς από το πόσα κελιά σκοπεύετε να ενεργοποιήσετε με μία λίστα στοιχείων και από το πόσο ευέλικτη θα θέλατε να είναι η λίστα των στοιχείων. Εάν σκοπεύετε να αλλάζετε συχνά τα στοιχεία της λίστας, χρησιμοποιήστε οπωσδήποτε τη δυναμική προσέγγιση.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a droрdоwn list in Excel can greatly reduce the time іt may tаke to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel. 

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field. 

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change. 

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel. 

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings. 

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range. 

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

• The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
• The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
• The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK. 

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Μορφοποίηση κελιών χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ή γράφημα στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε ημερομηνίες στο Excel

• Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel

• Ένας οδηγός για όλες τις επεκτάσεις αρχείων Excel και τι σημαίνουν

• Αυτόματη προσαρμογή πλάτη στηλών και ύψη γραμμής στο Excel

• Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις σύνοψης για τη σύνοψη δεδομένων στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε, να σπάσετε ή να σπάσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης Excel XLS

• Πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας στο Excel

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να προσθέσετε σχόλια σε ένα κελί φύλλου εργασίας του Excel

• Πώς να διαχωρίσετε ονόματα και επώνυμα στο Excel

• Πώς να αποκρύψετε φύλλα, κελιά, στήλες και τύπους στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word