Εάν έχετε συνδρομή στο Office 365 , μία από τις εφαρμογές στις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση είναι η Access . Είναι ένα εργαλείο για τη δημιουργία διαφόρων τύπων βάσεων δεδομένων και αναφορών στον υπολογιστή σας. Αν ψάχνετε για μια μέθοδο για το πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, το MS Access είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε είτε θέλετε να δημιουργήσετε μια απλή είτε μια σύνθετη βάση δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, να δημιουργήσετε φόρμες για καταχωρίσεις δεδομένων, να φιλτράρετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένα ερωτήματα και να δημιουργήσετε αναφορές από τα δεδομένα σας. Υπάρχουν οδηγοί βήμα προς βήμα που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε αυτά τα στοιχεία, ώστε να μην είναι πολύ δύσκολο να τα χρησιμοποιήσετε.

Πώς να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων με MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε μια νέα βάση δεδομένων στην Access . Οι πίνακες δεδομένων, οι φόρμες, τα ερωτήματα και οι αναφορές σας θα αποθηκευτούν σε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πολλά πρότυπα που παρέχει η Access είτε να δημιουργήσετε ένα από την αρχή.

Εδώ θα δημιουργήσουμε μια βάση δεδομένων που αποθηκεύει τις πληροφορίες των μαθητών και θα χρησιμοποιήσουμε ένα κενό πρότυπο βάσης δεδομένων.

1. Εκκινήστε την εφαρμογή Access^{(Launch the Access app)} στον υπολογιστή σας.
2. Κάντε κλικ στο Νέο^(New) στην αριστερή πλαϊνή γραμμή για να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων.
3. Επιλέξτε την επιλογή Κενή βάση δεδομένων^{(Blank database)} στο δεξιό τμήμα του παραθύρου για να δημιουργήσετε μια νέα κενή βάση δεδομένων.

1. Κάντε κλικ^(Click) στο εικονίδιο του μικρού φακέλου και επιλέξτε μια διαδρομή για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί που λέει Δημιουργία^(Create) .

1. Έτσι δημιουργείτε μια βάση δεδομένων με την Access . Η βάση δεδομένων σας θα πρέπει να είναι διαθέσιμη στην καθορισμένη διαδρομή.

Δημιουργήστε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων σας^{(Create a Table In Your Database)}

Η βάση κάθε βάσης δεδομένων είναι οι πίνακες. Είναι αυτοί οι πίνακες όπου τα δεδομένα σας αποθηκεύονται σε διάφορες στήλες, και σε αυτό μπορείτε να εκτελέσετε ερωτήματα και να δημιουργήσετε αναφορές.

Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων στην Access , ανοίγει την οθόνη δημιουργίας νέου πίνακα στην προβολή φύλλου δεδομένων. Αυτή η προβολή δεν είναι η πιο εύκολη στην εργασία και, επομένως, πρέπει να την αλλάξετε στην προβολή σχεδίασης και στη συνέχεια να δημιουργήσετε τις στήλες του πίνακα.

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} στον πίνακα που δημιουργήθηκε πρόσφατα και επιλέξτε Προβολή σχεδίασης^{(Design View)} .

1. Θα σας ζητήσει να αποθηκεύσετε πρώτα το τραπέζι σας. Εισαγάγετε ένα όνομα για τον πίνακα και κάντε κλικ στο OK .

1. Η ακόλουθη οθόνη σάς επιτρέπει να προσθέσετε στήλες και τους τύπους δεδομένων τους στον πίνακα. Διατηρήστε την πρώτη στήλη ως έχει γιατί δημιουργεί ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε ένα από τα στοιχεία σας.
2. Καθώς δημιουργούμε μια βάση δεδομένων μαθητή, βάλτε τον κέρσορα σας στο δεύτερο πεδίο και πληκτρολογήστε Όνομα μαθητή^{(Student Name)} . Επιλέξτε Σύντομο κείμενο^{(Short Text)} από το πεδίο Τύπος δεδομένων^{(Data Type)} .

1. Εισαγάγετε την ηλικία^(Age) ως το επόμενο όνομα πεδίου και επιλέξτε Αριθμός^(Number) από το αναπτυσσόμενο μενού Τύπος δεδομένων .^{(Data Type)}

1. Προσθέστε την τελευταία στήλη με το όνομα Χώρα^(Country) και Σύντομο κείμενο^{(Short Text)} ως τύπο δεδομένων.

1. Πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε τον πίνακα.

Δημιουργήστε μια φόρμα για την εισαγωγή δεδομένων στη βάση δεδομένων σας^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Ενώ μπορείτε να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων και να προσθέσετε τα απαιτούμενα δεδομένα σε αυτόν, μια φόρμα θα σας παρέχει έναν ευκολότερο τρόπο εισαγωγής των δεδομένων σας. Επίσης, δεν θα χρειαστεί να ανακατευτείτε με άλλα δεδομένα στον πίνακα, καθώς μια φόρμα σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε μόνο μία καταχώρηση κάθε φορά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό φόρμας Access' για να δημιουργήσετε μια φόρμα για εισαγωγή δεδομένων^{(create a form for data entry)} με τα επιλεγμένα πεδία.

1. Ενώ η Access είναι ακόμα ανοιχτή με τη βάση δεδομένων σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στο επάνω μέρος και επιλέξτε την επιλογή που λέει ^(Create)Form Wizard .

1. Θα σας ζητήσει να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στη φόρμα σας. Επιλέξτε όλα όσα χρειάζεστε για να εισαγάγετε μια τιμή και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το δεξί βέλος για να τα προσθέσετε στη λίστα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) στο κάτω μέρος.

1. Η ακόλουθη οθόνη προσφέρει τέσσερις διατάξεις φόρμας για να διαλέξετε. Κάντε κλικ^(Click) σε οποιαδήποτε διάταξη και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση στην αριστερή πλευρά. Αφού κάνετε μια επιλογή, κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) στο κάτω μέρος.

1. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη φόρμα σας και πατήστε Τέλος^(Finish) .

1. Η φόρμα θα πρέπει να ανοίξει επιτρέποντάς σας να προσθέσετε δεδομένα στον πίνακά σας.

Δημιουργήστε ένα ερώτημα για να φιλτράρετε δεδομένα στη βάση δεδομένων σας^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Ένα ερώτημα σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στους πίνακες σας χρησιμοποιώντας διάφορα προσαρμοσμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ανακτήσετε τα δεδομένα των μαθητών που είναι 20 ετών και άνω και ζουν στις ΗΠΑ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα και να δημιουργήσετε έναν πίνακα που να περιέχει μόνο τους μαθητές που ταιριάζουν με τα κριτήριά σας.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία^(Create) στο επάνω μέρος και επιλέξτε Οδηγός ερωτημάτων^{(Query Wizard)} .

1. Επιλέξτε την πρώτη επιλογή που λέει Simple Query Wizard και πατήστε OK .

1. Επιλέξτε τον πίνακα και τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ερώτημα και κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) .

1. Επιλέξτε την επιλογή Λεπτομέρεια^(Detail) στην ακόλουθη οθόνη και κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) στο κάτω μέρος.

1. Εισαγάγετε ένα όνομα για το ερώτημά σας και πατήστε Τέλος^(Finish) στο κάτω μέρος.

1. Κάντε δεξί κλικ στο ερώτημά σας που μόλις δημιουργήσατε και επιλέξτε Προβολή σχεδίασης^{(Design View)} . Θα χρησιμοποιήσετε αυτήν την προβολή για να εισαγάγετε τα κριτήρια για το ερώτημά σας.

1. Η ακόλουθη οθόνη σάς επιτρέπει να καθορίσετε τα φίλτρα για το ερώτημά σας. Ας δημιουργήσουμε έναν κανόνα που να δείχνει μόνο μαθητές ηλικίας 20 ετών και άνω και προέρχονται από τις ΗΠΑ.
   
   Πληκτρολογήστε >=20 στο πλαίσιο Κριτήρια^(Criteria) για το πεδίο Ηλικία^(Age) .
   
   Εισαγάγετε US στη σειρά Κριτήρια για το πεδίο ^(Criteria)Χώρα^(Country) .

1. Πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
2. Κάντε διπλό κλικ^{(Double-click)} στο ερώτημά σας στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και θα δείτε τη φιλτραρισμένη έκδοση των δεδομένων σας.

Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά βάσης δεδομένων στην Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Οι αναφορές χρησιμοποιούνται συνήθως για την εξαγωγή δεδομένων από την Access και για την προβολή τους ως μεμονωμένα αρχεία. Η Access^(Access) σάς επιτρέπει να δημιουργείτε αναφορές για τους πίνακες και τα πεδία που έχετε επιλέξει και χρησιμοποιεί το ίδιο στυλ οδηγού με τις φόρμες και τα ερωτήματα για τη δημιουργία αναφορών.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία^(Create) στο επάνω μέρος και επιλέξτε Οδηγός αναφοράς^{(Report Wizard)} .

1. Προσθέστε τα πεδία που θέλετε να έχετε στην αναφορά σας και κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) .

1. Εάν θέλετε να καθορίσετε τυχόν παραγγελίες ομαδοποίησης, μπορείτε να το κάνετε σε αυτήν την οθόνη. Στη συνέχεια, πατήστε Επόμενο^(Next) .

1. Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τις εγγραφές σας κατά πεδίο, μπορείτε να το κάνετε σε αυτήν την οθόνη. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) .

1. Επιλέξτε μια διάταξη αναφοράς και πατήστε Επόμενο^(Next) .

1. Εισαγάγετε ένα όνομα για την αναφορά και κάντε κλικ στο Τέλος^(Finish) .

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} στην αναφορά και επιλέξτε Προεπισκόπηση εκτύπωσης^{(Print Preview)} .

1. Κάντε κλικ στο PDF ή στο XPS^{(PDF or XPS )} στο επάνω μέρος για να το αποθηκεύσετε σε οποιαδήποτε από αυτές τις μορφές.

Η πλήρης βάση δεδομένων σας με πίνακες, φόρμες, ερωτήματα και αναφορές είναι έτοιμη.

Πώς χτίζετε τις βάσεις δεδομένων σας^{(build your databases)} ; Εάν χρησιμοποιείτε την Access , χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες που αναφέρονται παραπάνω; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 sυbscription, one of the apps you can access iѕ Access. It’s a tool to create variоus types of databases and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build а database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Το Microsoft Outlook δεν ανοίγει; 10 τρόποι για να διορθώσετε

• Πώς να δημιουργήσετε έγγραφα PDF στο Microsoft Office

• Πώς να εμφανίσετε τον αριθμό λέξεων στο Microsoft Word

• Πώς να εξάγετε τα email σας από το Microsoft Outlook σε CSV ή PST

• Κάντε το OpenOffice Writer να μοιάζει και να λειτουργεί περισσότερο σαν το Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word

• Τι είναι το Microsoft Publisher; Ένας οδηγός για αρχάριους

• Πώς να ακυρώσετε τη συνδρομή σας στο Microsoft 365

• Αλλαγή μονάδων μέτρησης στο Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access

• Οι καλύτερες νέες δυνατότητες στο Microsoft Office 2019

• Πώς να διορθώσετε το σφάλμα που δεν ορίστηκε σελιδοδείκτης στο Word

• Πώς να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Microsoft Word

• Πώς να απεγκαταστήσετε το Microsoft Teams όταν συνεχίζει να επανεγκαθιστά

• Πώς να προσθέσετε νέες γραμματοσειρές στο Microsoft Word

• Πώς να εισαγάγετε μια αλλαγή ενότητας στο Microsoft Word

• Πώς να κλειδώσετε κελιά στο Microsoft Excel

• Τρόπος χρήσης του εργαλείου στιγμιότυπου οθόνης του Microsoft Word

• Τι είναι το Microsoft Teams και πώς λειτουργεί;

• Οι 13 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου για τις ομάδες της Microsoft