Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας, πιθανότατα θα θέλατε να στέλνετε επανειλημμένα email σε μια συγκεκριμένη ομάδα της οποίας η ιδιότητα μέλους αλλάζει συχνά. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να στέλνετε email σε όλους τους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών κάθε μέρα, αλλά λόγω του υψηλού κύκλου εργασιών, η λίστα μπορεί να αλλάζει συχνά.

Θα μπορούσατε να πληκτρολογείτε το όνομα ή το email κάθε ατόμου με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά που στέλνετε ένα email, αλλά γρήγορα αυτό μπορεί να γίνει δυσκίνητο καθώς η ομάδα μεγαλώνει. Όχι μόνο αυτό, αλλά διατρέχετε επίσης τον κίνδυνο να ξεχάσετε ακούσια κάποιον που θα μπορούσε να οδηγήσει σε δράμα γραφείου. Εκεί μπαίνει μια λίστα διανομής ή μια ομάδα επαφών!

Ως επί το πλείστον, οι όροι «ομάδα επαφών» και «κατάλογος διανομής» είναι εναλλάξιμοι. Η Microsoft^(Microsoft) άρχισε να χρησιμοποιεί τη φράση "ομάδα επαφών", πιθανώς επειδή είναι λίγο πιο διαισθητική από τη "λίστα διανομής". 

Ωστόσο, υπάρχει πραγματική διάκριση μεταξύ των δύο σε οργανισμούς που χρησιμοποιούν το Microsoft 365^{(Microsoft 365)} . Οι διαχειριστές του Microsoft 365 μπορούν να μετατρέψουν τις υπάρχουσες λίστες διανομής του Outlook σε « ^(Outlook)Ομάδες^(Groups) », το οποίο, με τη σειρά του, δίνει στα μέλη της ομάδας πρόσβαση σε κοινόχρηστες βιβλιοθήκες και χώρους συνεργασίας όπως το Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} , το Yammer και το Planner .

Ενώ το τμήμα πληροφορικής σας πιθανώς να κυβερνά τις λίστες διανομής του Outlook του οργανισμού σας —ειδικά τη λίστα όλου του προσωπικού που είναι επίφοβη και συχνά κακώς συντηρούμενη, μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας ομάδες επαφών στο Outlook . 

Παρακάτω, θα σας καθοδηγήσουμε στον τρόπο δημιουργίας ομάδων επαφών στο Outlook τόσο για την έκδοση του προγράμματος περιήγησης όσο και για την εφαρμογή για υπολογιστές. 

Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών^{(Contact Group)} στο Outlook Online

Η δημιουργία μιας ομάδας επαφών στην έκδοση του προγράμματος περιήγησης του Outlook είναι εύκολη.

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο outlook.com ή επιλέξτε Outlook από την εφαρμογή εκκίνησης εάν είστε ήδη συνδεδεμένοι στο Microsoft 365 . Εάν δεν βλέπετε το Outlook στη λίστα εφαρμογών (θα το δείτε), επιλέξτε Όλες οι εφαρμογές^{(All apps)} .

1. Στο αριστερό παράθυρο, στην περιοχή Ομάδες^(Groups) , επιλέξτε Νέα ομάδα^{(New group)} .

1. Στο αναδυόμενο παράθυρο, δώστε στη νέα σας ομάδα ένα όνομα και μια περιγραφή και επιλέξτε Δημιουργία^(Create) . (Εάν ο οργανισμός σας το έχει ενεργοποιήσει, μπορεί να σας ζητηθεί να δημιουργήσετε μια διεύθυνση email για την ομάδα. Σε αυτήν την περίπτωση, για ευκολία στη χρήση, προσπαθήστε να κάνετε τη διεύθυνση email πανομοιότυπη με το όνομα της ομάδας.)

1. Τώρα, προσθέστε μέλη στην ομάδα. Αναζητήστε^(Search) άτομα με όνομα ή με διεύθυνση email. Επιλέξτε το αποτέλεσμα αναζήτησης για το άτομο που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα και θα εμφανιστούν στην ενότητα "Αυτό το άτομο θα προστεθεί".

1. Επαναλάβετε^(Repeat) το βήμα 4 μέχρι να προσθέσετε όλους όσους θέλετε στην ομάδα. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Προσθήκη^(Add) .
2. Επιλέξτε Κλείσιμο^(Close) .
3. Στείλτε ένα email στην ομάδα που έχετε δημιουργήσει επιλέγοντας Νέο μήνυμα^{(New message)} .

1. Στο πεδίο Προς^(To) , ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα της ομάδας που δημιουργήσατε και επιλέξτε την από τη λίστα που εμφανίζεται.

Πανεύκολο. Τι γίνεται όμως αν χρειαστεί να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε άτομα από την ομάδα; Συνέχισε να διαβάζεις.

Πώς να επεξεργαστείτε μια ομάδα επαφών^{(Contact Group)} στο Outlook Online

Η Microsoft^(Microsoft) έχει διευκολύνει την επεξεργασία μιας ομάδας επαφών χωρίς να αποχωρήσετε ποτέ από το Outlook Online . Ορισμένα βήματα ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους του Microsoft 365 , αλλά τα παρακάτω βήματα θα σας οδηγήσουν εκεί.

1. Στο αριστερό παράθυρο, στην περιοχή Ομάδες^(Groups) , επιλέξτε την ομάδα που θέλετε να επεξεργαστείτε.
2. Στην καταχώριση αυτής της ομάδας, επιλέξτε το εικονίδιο Περισσότερα^(More) (τρεις κουκκίδες/έλλειψη).

1. Επιλέξτε Ρυθμίσεις^(Settings) . (Ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης του Outlook για τον οργανισμό σας, ενδέχεται να δείτε την επιλογή Προσθήκη μελών^{(Add members)} απευθείας από το εικονίδιο Περισσότερα.)

1. Στο πλαίσιο Ρυθμίσεις^{(Group Settings)} ομάδας που εμφανίζεται στα δεξιά, επιλέξτε Επεξεργασία ομάδας^{(Edit group)} .

1. Επιλέξτε την καρτέλα  Μέλη .^{(Members )}
2. Από εκεί, μπορείτε να προσθέσετε μέλη ή να τα διαγράψετε από την ομάδα επιλέγοντας το εικονίδιο X δίπλα στην καταχώρηση για το άτομο που θέλετε να αφαιρέσετε.

1. Εάν έχετε προσθέσει μέλη στην ομάδα, επιλέξτε το κουμπί Προσθήκη^(Add) . Διαφορετικά, επιλέξτε Κλείσιμο^(Close) .

Ένας άλλος τρόπος^(Way) για να επεξεργαστείτε ομάδες επαφών^{(Edit Contact Groups)} στο Outlook Online

Ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης του Outlook , ενδέχεται επίσης να μπορείτε να επεξεργαστείτε ομάδες επαφών ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Μεταβείτε στην ενότητα Άτομα^{(People )} του Outlook (στα δεξιά του εικονιδίου  Ημερολόγιο ).^(Calendar)

1. Στο αριστερό παράθυρο στην ενότητα Ομάδες^(Groups) , επιλέξτε Κάτοχος^(Owner) για να εμφανίσετε τις ομάδες που έχετε δημιουργήσει.

1. Επιλέξτε^(Select) την ομάδα που θέλετε να επεξεργαστείτε από τη λίστα.
2. Επιλέξτε Διαχείριση μελών ομάδας^{(Manage group members)} .

1. Από εκεί, μπορείτε να προσθέσετε μέλη ή να διαγράψετε υπάρχοντα μέλη επιλέγοντας το X δίπλα σε μια καταχώριση.

Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στην ^{(Contact Group)}εφαρμογή επιφάνειας εργασίας^{(Desktop App)} του Outlook

Η δημιουργία μιας ομάδας επαφών στην έκδοση για υπολογιστές του Outlook είναι ακόμη πιο απλή από ό,τι στην ηλεκτρονική έκδοση.

1. Εκκινήστε το Outlook και επιλέξτε το εικονίδιο Άτομα^(People) κοντά στην κάτω αριστερή γωνία (όπου κάνετε εναλλαγή μεταξύ email, εργασιών, ατόμων και ημερολογίου).

1. Στη συνέχεια, από τη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε Νέα ομάδα επαφών^{(New Contact Group)} . (Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Microsoft 365 , μπορεί επίσης να δείτε ένα κουμπί Νέα ομάδα^{(New Group)} . Για τους σκοπούς μας, θα χρησιμοποιήσουμε Νέα Ομάδα Επαφών για^{(New Contact Group)} να διευκολύνουμε τα ομαδικά email.)

1. Στο παράθυρο Ομάδα Επαφών που εμφανίζεται, δώστε ένα όνομα στην ομάδα επαφών σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε ^{(Contact Group)}Προσθήκη μελών^{(Add Members)} και επιλέξτε από πού θέλετε να λάβετε τα νέα μέλη σας. Οι επιλογές μπορεί να περιλαμβάνουν από τις επαφές του Outlook^{(From Outlook Contacts)} , από το βιβλίο διευθύνσεων^{(From Address Book)} ή τη νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου^{(New Email Contact)} . 

1. Ένα προς ένα, αναζητήστε τα άτομα που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα επαφών. Βεβαιωθείτε^(Make) ότι η καταχώρισή τους είναι επισημασμένη και επιλέξτε το κουμπί Μέλη^(Members) (ή κάντε διπλό κλικ στην καταχώρισή τους) για να τα προσθέσετε. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε OK .
2. Κλείστε το παράθυρο, φροντίζοντας να απαντήσετε Ναι^(Yes) εάν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
3. Τώρα, όταν στέλνετε ένα νέο email, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα της ομάδας επαφών στο πεδίο Προς^(To) . Η ομάδα επαφών σας θα προστεθεί. Εάν θέλετε, μπορείτε να επεκτείνετε τη λίστα ομάδων και το Outlook θα αντικαταστήσει τη λίστα με τα μέλη της. Προειδοποιήστε, ωστόσο, δεν θα μπορέσετε να συμπτύξετε ξανά τη λίστα.

Οι ομάδες επαφών^(Contact) εμφανίζονται ως καταχωρήσεις στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook , ώστε να μπορείτε να τις βρείτε σε αυτήν την αλφαβητική λίστα.

Πώς να επεξεργαστείτε μια ομάδα επαφών στην ^{(Contact Group)}εφαρμογή επιφάνειας εργασίας^{(Desktop App)} του Outlook

Τώρα ας επεξεργαστούμε μια υπάρχουσα ομάδα επαφών στην έκδοση του Outlook για υπολογιστές .

1. Εκκινήστε το Outlook και επιλέξτε το εικονίδιο Άτομα^(People) κοντά στην κάτω αριστερή γωνία.
2. Βρείτε^(Find) και επιλέξτε την ομάδα που θέλετε να επεξεργαστείτε στη λίστα επαφών σας.
3. Στο παράθυρο στα δεξιά, επιλέξτε Επεξεργασία^(Edit) . Αυτό θα σας φέρει πίσω στο σημείο όπου μπορείτε να διαχειριστείτε την ομάδα προσθέτοντας ή/και αφαιρώντας μέλη.

Είτε χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική έκδοση του Outlook είτε την εφαρμογή για υπολογιστές, σίγουρα αξίζει τον κόπο να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να δημιουργήσετε λίστες διανομής του Outlook που θα χρησιμοποιείτε επανειλημμένα. Θα χαρείτε που το κάνατε.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specifiс group whose membership changes often. For example, you may need to еmail all of your customer service reps еvery day, but due to hіgh turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Πώς να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Gmail

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Microsoft Outlook για email και εργασίες

• Αναζήτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook κατά αποστολέα, ημερομηνία, λέξη-κλειδί, μέγεθος και άλλα

• Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους στο Outlook χρησιμοποιώντας κανόνες

• Πώς να διορθώσετε πότε το Word ανοίγει σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση

• 15 Συμβουλές και κόλπα PowerPoint για να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας

• Διορθώστε το Microsoft Outlook αντιμετώπισε πρόβλημα σφάλματος

• Χαρτογράφηση των δεδομένων σας Excel

• Πώς να προσθέσετε ηχητική αφήγηση σε μια παρουσίαση Powerpoint

• 12 Χρήσιμες συμβουλές και κόλπα του Microsoft Word

• Εξαγωγή επαφών από το Outlook, το Outlook Express και το Windows Live Mail

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Word

• Τρόπος δημιουργίας αίθουσες επιλογών στο Microsoft Teams

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Σύνδεση κελιών μεταξύ φύλλων και βιβλίων εργασίας στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στο Excel

• Προσθέστε γρήγορα έναν πίνακα περιεχομένων σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους