Το Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} επιτρέπει στους χρήστες να αυτοματοποιούν λειτουργίες και εντολές χρησιμοποιώντας μακροεντολές και δέσμες ενεργειών της Visual Basic for Applications ( VBA ). Το VBA είναι η γλώσσα προγραμματισμού που^{(VBA is the programming language Excel)} χρησιμοποιεί το Excel για τη δημιουργία μακροεντολών. Θα εκτελεί επίσης αυτοματοποιημένες εντολές με βάση συγκεκριμένες συνθήκες.

Οι μακροεντολές είναι μια σειρά από προηχογραφημένες εντολές. Εκτελούνται αυτόματα όταν δίνεται μια συγκεκριμένη εντολή. Εάν έχετε εργασίες στο Microsoft Excel που κάνετε επανειλημμένα, όπως λογιστική, διαχείριση έργου ή μισθοδοσία, η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

Κάτω από την καρτέλα Προγραμματιστής στην ^(Developer)Κορδέλα^(Ribbon) στο Excel , οι χρήστες μπορούν να καταγράφουν κλικ και πατήματα πλήκτρων του ποντικιού (μακροεντολές). Ωστόσο, ορισμένες λειτουργίες απαιτούν πιο εις βάθος σενάριο από ό,τι μπορούν να παρέχουν οι μακροεντολές. Αυτό είναι όπου το σενάριο VBA γίνεται ένα τεράστιο όφελος. Επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν πιο σύνθετα σενάρια.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τα εξής:

• Ενεργοποίηση σεναρίων και μακροεντολών
• Πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Excel
• Συγκεκριμένο παράδειγμα μακροεντολής
• Μάθετε περισσότερα για το VBA
• Δημιουργήστε ένα κουμπί^(Button) για να ξεκινήσετε με το VBA
• Προσθέστε κώδικα^{(Add Code)} για να δώσετε τη λειτουργικότητα του κουμπιού^{(Button Functionality)}
• Δούλεψε?

Ενεργοποίηση σεναρίων και μακροεντολών^{(Enabling Scripts & Macros)}

Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε μακροεντολές ή σενάρια VBA στο ^(VBA)Excel , πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής^{(Developer )} στο μενού Κορδέλα . ^(Ribbon)Η καρτέλα Προγραμματιστής^(Developer) δεν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Για να το ενεργοποιήσετε:

• Ανοίξτε ένα φύλλο εργασίας του Excel.
• Κάντε κλικ στο Αρχείο^{(File )} > Επιλογές^{( Options )} > Προσαρμογή κορδέλας.^{( Customize Ribbon.)}

• Τοποθετήστε ένα σημάδι στο πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο Προγραμματιστής^(Developer) .

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Προγραμματιστής^(Developer) από το μενού Κορδέλα .^(Ribbon)

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Ασφάλεια μακροεντολών^{(Macro Security)} και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Ενεργοποίηση όλων των μακροεντολών (δεν συνιστάται, μπορεί να εκτελεστεί δυνητικά επικίνδυνος κώδικας). ^{(Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). )}
• Στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK.^{( OK.)}

Ο λόγος που οι μακροεντολές δεν είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή και συνοδεύονται από προειδοποίηση είναι ότι πρόκειται για κώδικα υπολογιστή που θα μπορούσε να περιέχει κακόβουλο λογισμικό.

Βεβαιωθείτε^(Make) ότι το έγγραφο προέρχεται από αξιόπιστη πηγή εάν εργάζεστε σε ένα κοινόχρηστο έργο στο Excel και σε άλλα προγράμματα της Microsoft^(Microsoft) .

Όταν ολοκληρώσετε τη χρήση των σεναρίων και των μακροεντολών σας, απενεργοποιήστε όλες τις μακροεντολές για να αποτρέψετε τη μόλυνση άλλων εγγράφων από δυνητικά κακόβουλο κώδικα.

Δημιουργήστε μια μακροεντολή στο Excel^{(Create a Macro in Excel)}

Όλες οι ενέργειες που πραγματοποιείτε στο Excel κατά την εγγραφή μιας μακροεντολής προστίθενται σε αυτό. 

• Από την καρτέλα Προγραμματιστής, κάντε κλικ στο Εγγραφή μακροεντολής^{(Record Macro)} .

• Εισαγάγετε ένα όνομα μακροεντολής^{(Macro name)} , ένα πλήκτρο συντόμευσης^{(Shortcut key)} και μια περιγραφή. ^{(Description. )}Τα ονόματα μακροεντολών^(Macro) πρέπει να ξεκινούν με ένα γράμμα και δεν μπορούν να έχουν κενά. Το πλήκτρο συντόμευσης πρέπει να είναι γράμμα.

Αποφασίστε πού θέλετε να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή από τις ακόλουθες επιλογές:

• Προσωπικό Βιβλίο Εργασίας Μακροεντολών^{(Personal Macro Workbook)} : Αυτό θα δημιουργήσει ένα κρυφό έγγραφο Excel με αποθηκευμένες μακροεντολές που θα χρησιμοποιηθούν με οποιαδήποτε έγγραφα του Excel .
• Νέο βιβλίο εργασίας^{(New Workbook)} : Θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο του Excel για την αποθήκευση των μακροεντολών που δημιουργήθηκαν.
• Αυτό το βιβλίο εργασίας^{(This Workbook)} : Αυτό θα εφαρμοστεί μόνο στο έγγραφο που επεξεργάζεστε αυτήν τη στιγμή.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK^(OK) . 

• Εκτελέστε^(Run) τις ενέργειες που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Διακοπή εγγραφής^{(Stop Recording)} . 
• Όταν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή σας, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου που της δώσατε.

Συγκεκριμένο Παράδειγμα Μακροεντολής^{(Specific Example Of a Macro)}

Ας ξεκινήσουμε με ένα απλό υπολογιστικό φύλλο για τους πελάτες και πόσα οφείλουν. Θα ξεκινήσουμε δημιουργώντας μια μακροεντολή για τη μορφοποίηση του φύλλου εργασίας.

Ας υποθέσουμε ότι αποφασίζετε ότι όλα τα υπολογιστικά φύλλα πρέπει να χρησιμοποιούν διαφορετική μορφή, όπως το όνομα και το επώνυμο σε ξεχωριστές στήλες. 

Μπορείτε να το αλλάξετε χειροκίνητα. Ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή για να το μορφοποιήσετε αυτόματα σωστά για εσάς.

Εγγραφή The Macro^{(Record The Macro)}

• Κάντε κλικ στο Record Macro . Ας το ονομάσουμε Format_Customer_Data και κάντε κλικ στο OK^(OK) . 
• Για να λάβουμε τη μορφοποίηση που θέλουμε, θα αλλάξουμε το όνομα της πρώτης στήλης σε Όνομα^{(First Name)} . 
• Στη συνέχεια, εισάγετε μια στήλη δίπλα στο A και ονομάστε την Επώνυμο^{(Last Name)} . 
• Επισημάνετε^(Highlight) όλα τα ονόματα στην πρώτη στήλη (η οποία εξακολουθεί να περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο) και κάντε κλικ στο Δεδομένα^(Data) από την πλοήγηση με κορδέλα.
• Κάντε κλικ στο Κείμενο σε στήλες^{(Text to Columns)} .

• Επιλέξτε Οριοθετημένο^(Delimited) > Επόμενο^{(Next )} > Διαχωρισμός κατά διάστημα^{(Separate by Space)} > Επόμενο^{(Next )} > Τέλος^(Finish) . Δείτε παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης και πώς διαχωρίστηκαν το όνομα και το επίθετο με την παραπάνω διαδικασία.

• Για να μορφοποιήσετε το πεδίο Οφειλόμενο υπόλοιπο^{(Balance Due)} , επισημάνετε τα ποσά. Κάντε κλικ^(Click) στην Αρχική σελίδα^{(Home )} > Μορφοποίηση υπό όρους^{(Conditional Formatting)} > Επισημάνετε τους κανόνες κελιών^{(Highlight Cell Rules)} > Μεγαλύτερο από^{(Greater Than )} > 0 .

Αυτό θα τονίσει τα κελιά που έχουν μια οφειλόμενη ισορροπία. Προσθέσαμε μερικούς πελάτες χωρίς υπόλοιπο λόγω της περαιτέρω απεικόνισης της μορφοποίησης.  

• Επιστρέψτε στον Προγραμματιστή^{(Developer )} και κάντε κλικ στο Διακοπή εγγραφής^{(Stop Recording)} .

Εφαρμόστε τη μακροεντολή^{(Apply The Macro)}

Ας ξεκινήσουμε με το αρχικό υπολογιστικό φύλλο πριν εγγράψουμε τη μακροεντολή για να τη μορφοποιήσουμε σωστά. Κάντε κλικ^(Click) στο Μακροεντολές^(Macros) , επιλέξτε και Εκτελέστε^(Run) τη μακροεντολή που μόλις δημιουργήσατε.

Όταν εκτελείτε μια μακροεντολή, όλη η μορφοποίηση γίνεται για εσάς. Αυτή η μακροεντολή που μόλις δημιουργήσαμε είναι αποθηκευμένη στο Visual Basic Editor .

Οι χρήστες μπορούν να εκτελούν μακροεντολές με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Διαβάστε την Εκτέλεση μακροεντολής^{(Run a macro)} για να μάθετε περισσότερα.  

Μάθετε περισσότερα για το VBA^{(Learn More About VBA)}

Για να μάθετε για το VBA, κάντε κλικ στο Macro από την καρτέλα Developer . Βρείτε ένα που έχετε δημιουργήσει και κάντε κλικ στο Επεξεργασία.^(Edit.)

Ο κώδικας που βλέπετε στο παραπάνω πλαίσιο είναι αυτός που δημιουργήθηκε κατά την εγγραφή της μακροεντολής σας. 

Είναι επίσης αυτό που θα εκτελέσετε όταν θέλετε να μορφοποιήσετε άλλα υπολογιστικά φύλλα πληρωμών πελατών με τον ίδιο τρόπο.

Δημιουργήστε ένα κουμπί για να ξεκινήσετε με το VBA^{(Create a Button To Get Started With VBA)}

Χρησιμοποιώντας το ίδιο υπολογιστικό φύλλο παραπάνω με πελάτες και πόσα οφείλουν, ας δημιουργήσουμε έναν μετατροπέα νομισμάτων.

• Για να εισαγάγετε ένα στοιχείο κουμπιού, μεταβείτε στην καρτέλα  Προγραμματιστής .^{(Developer )}
• Επιλέξτε ActiveX Command Button από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Insert στην ενότητα Controls .

• Σύρετε^(Drag) το κουμπί οπουδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο, ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό και να το αλλάξετε αργότερα, αν θέλετε.

• Για να επισυνάψετε τον κωδικό, κάντε δεξί κλικ στο κουμπί και επιλέξτε Ιδιότητες^(Properties) . Θα διατηρήσουμε το Όνομα^(Name) ως CommandButton και το Caption to Convert (αυτό είναι το κείμενο του κουμπιού).

Προσθέστε κώδικα για να δώσετε τη λειτουργικότητα του κουμπιού^{(Add Code To Give The Button Functionality)}

Η κωδικοποίηση VBA^(VBA) δεν πραγματοποιείται στη διεπαφή του Excel . Γίνεται σε ξεχωριστό περιβάλλον.  

• Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής^(Developer) και βεβαιωθείτε ότι η Λειτουργία σχεδίασης^{(Design Mode)} είναι ενεργή.

• Για να αποκτήσετε πρόσβαση στον κωδικό του κουμπιού που μόλις δημιουργήσαμε, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε Προβολή κώδικα^{(View Code)} .

• Κοιτάζοντας τον κώδικα στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, παρατηρήστε ότι η αρχή ( Private Sub ) και το τέλος ( End Sub ) του κώδικα είναι ήδη εκεί.

• Ο παρακάτω κώδικας θα οδηγήσει τη διαδικασία μετατροπής νομίσματος.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Ο σκοπός μας σε αυτήν την ενότητα είναι να μετατρέψουμε το νόμισμα στο υπολογιστικό μας φύλλο. Το παραπάνω σενάριο αντικατοπτρίζει τη συναλλαγματική ισοτιμία από GBP σε USD . Η νέα τιμή ενός κελιού θα είναι αυτή που υπάρχει επί του παρόντος πολλαπλασιαζόμενη επί 1,28.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης σάς δείχνει πώς εμφανίζεται ο κώδικας στο παράθυρο VBA μετά την εισαγωγή του.^(VBA)

• Μεταβείτε στο Αρχείο^{(File )} στην επάνω πλοήγηση και κάντε κλικ στο Κλείσιμο και Επιστροφή στο Microsoft Excel^{(click on Close and Return to Microsoft Excel)} για να επιστρέψετε στην κύρια διεπαφή του Excel .

Δούλεψε?^{(Did It Work?)}

Για να μπορέσετε να δοκιμάσετε τον κώδικά σας, πρέπει πρώτα να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία σχεδίασης^{(Design Mode)} (κάντε κλικ σε αυτήν) για να αποφύγετε περαιτέρω τροποποιήσεις και να δώσετε τη λειτουργικότητα του κουμπιού.

• Πληκτρολογήστε^(Type) οποιονδήποτε αριθμό στο υπολογιστικό φύλλο σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή^(Convert) . Εάν η τιμή του αριθμού σας αυξηθεί κατά περίπου το ένα τέταρτο, λειτούργησε.

Για αυτό το παράδειγμα, έβαλα τον αριθμό 4 σε ένα κελί. Αφού κάνετε κλικ στο Convert , ο αριθμός άλλαξε σε 5.12. Δεδομένου ότι 4 φορές το 1,28 είναι 5,12, ο κωδικός εκτελέστηκε σωστά.

Τώρα που καταλαβαίνετε πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή ή μια δέσμη ενεργειών στο Excel , μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε μια πληθώρα ενεργειών στο Excel .

How To Create a VBA Macro Or Script In Excel

Microsoft Excel enables users to autоmate features аnd commands using macros and Visual Basic for Applicatіons (VBA) scripting. VBA is the programming language Excel uses to create macros. It will also execute automated commands based on specific conditions.

Macros are a series of pre-recorded commands. They run automatically when a specific command is given. If you have tasks in Microsoft Excel that you repeatedly do, such as accounting, project management, or payroll, automating these processes can save a lot of time.

Under the Developer tab on the Ribbon in Excel, users can record mouse clicks and keystrokes (macros).  However, some functions require more in-depth scripting than macros can provide. This is where VBA scripting becomes a huge benefit. It allows users to create more complex scripts.

In this article, we will explain the following:

• Enabling Scripts & Macros
• How to Create a Macro in Excel
• Specific Example of a Macro
• Learn More About VBA
• Create a Button to Get Started with VBA
• Add Code to Give the Button Functionality
• Did it Work?

Enabling Scripts & Macros

Before you can create macros or VBA scripts in Excel, you must enable the Developer tab on the Ribbon menu. The Developer tab is not enabled by default. To enable it:

• Open an Excel worksheet.
• Click on File > Options > Customize Ribbon.

• Put a tick in the box next to Developer.

• Click on the Developer tab from the Ribbon menu.

• Next, click on Macro Security and tick the box next to Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). 
• Then click OK.

The reason macros are not turned on by default and come with a warning is that they are computer code that could contain malware.

Make sure the document is from a trusted source if you are working on a shared project in Excel and other Microsoft programs.

When you are done using your scripts and macros, disable all macros to prevent potentially malicious code from infecting other documents.

Create a Macro in Excel

All the actions you take in Excel while recording a macro are added to it. 

• From the Developer tab, click on Record Macro.

• Enter a Macro name, a Shortcut key, and a Description. Macro names must begin with a letter and can’t have any spaces. The shortcut key must be a letter.

Decide where you want to store the macro from the following options:

• Personal Macro Workbook: This will create a hidden Excel document with stored macros to be used with any Excel documents.
• New Workbook: Will create a new Excel document to store the created macros.
• This Workbook: This will only be applied to the document you are currently editing.

When done, click OK. 

• Run through the actions you want to automate. When you are finished, click Stop Recording. 
• When you want to access your macro, use the keyboard shortcut you gave it.

Specific Example Of a Macro

Let’s start with a simple spreadsheet for customers and how much they owe. We will begin by creating a macro to format the worksheet.

Let’s assume that you decide that all spreadsheets should use a different format such as putting first and last name in separate columns. 

You can manually change this. Or you can create a program using a macro to automatically format it correctly for you.

Record The Macro

• Click on Record Macro. Let’s call it Format_Customer_Data and click OK. 
• To get the formatting we want, we will change the first column name to First Name. 
• Then insert a column next to A and call it Last Name. 
• Highlight all the names in the first column (which still include first and last name), and click on Data from the ribbon navigation.
• Click on Text to Columns.

• Tick Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish. See screenshot below and how the first and last names were separated by the process above.

• To format the Balance Due field, highlight the amounts. Click on Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0.

This will highlight the cells that have a balance due. We added a few customers with no balance due to further illustrate the formatting.  

• Go back to Developer and click Stop Recording.

Apply The Macro

Let’s start with the original spreadsheet before we recorded the macro to format it correctly. Click on Macros, select and Run the macro you just created.

When you run a macro, all the formatting is done for you. This macro we just created is stored in the Visual Basic Editor.

Users can run macros in several different ways. Read Run a macro to learn more.  

Learn More About VBA

To learn about VBA, click on Macro from the Developer tab. Find one you have created and click Edit.

The code you see in the box above is what was created when you recorded your macro. 

It is also what you will run when you want to format other customer payment spreadsheets in the same way.

Create a Button To Get Started With VBA

Using the same spreadsheet above with customers and how much they owe, let’s create a currency converter.

• To insert a button element, navigate to the Developer tab. 
• Select ActiveX Command Button from the dropdown next to Insert in the Controls section.

• Drag the button anywhere on the spreadsheet so you can easily access it and change it later if you want.

• To attach the code, right-click on the button and select Properties. We will keep the Name as CommandButton and the Caption to Convert (this is the button text).

Add Code To Give The Button Functionality

VBA coding doesn’t take place in the Excel interface. It is done in a separate environment.  

• Go to the Developer tab and make sure Design Mode is active.

• To access the code of the button we just created, right-click on it and select View Code.

• Looking at the code in the screenshot below, notice the beginning (Private Sub) and end (End Sub) of the code is already there.

• The code below will drive the currency conversion procedure.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Our purpose in this section is to convert the currency in our spreadsheet. The script above reflects the exchange rate from GBP to USD. The new value of a cell will be what is currently there multiplied by 1.28.

The screenshot below shows you how the code looks in the VBA window after you insert it .

• Go to File in the top navigation and click on Close and Return to Microsoft Excel to return to the main Excel interface.

Did It Work?

Before you can test your code, you must first disable Design Mode (click on it) to avoid further modifications and give the button functionality.

• Type any number into your spreadsheet and then click the Convert button. If the value of your number increases by approximately one-quarter, it worked.

For this example, I put the number 4 into a cell. After clicking Convert, the number changed to 5.12. Since 4 times 1.28 is 5.12, the code was carried out correctly.

Now that you understand how to create a macro or script in Excel, you can use them to automate a multitude of actions in Excel.

Related posts

• Ένας προηγμένος οδηγός VBA για MS Excel

• 5 Λειτουργίες σεναρίου Φύλλων Google που πρέπει να γνωρίζετε

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να ανοίξετε το Word και το Excel σε ασφαλή λειτουργία

• Ομαδοποιήστε γραμμές και στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Βασική ταξινόμηση δεδομένων μίας στήλης και πολλών στηλών σε υπολογιστικά φύλλα του Excel

• Χρησιμοποιήστε ονόματα δυναμικού εύρους στο Excel για ευέλικτα αναπτυσσόμενα

• 2 τρόποι χρήσης της συνάρτησης Transpose του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill In Excel

• Πώς να συγχωνεύσετε κελιά, στήλες και γραμμές στο Excel

• Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε επώνυμες περιοχές στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Πώς να υπολογίσετε το Z-Score στο Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε γραμμές πλέγματος στο Excel

• Κεντράρετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας σας στο Excel για εκτύπωση

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε CSV ή TSV σε ένα φύλλο εργασίας του Excel