Η συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word σάς επιτρέπει να στέλνετε εξατομικευμένες επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να προσαρμόσετε κάθε γράμμα. Μπορείτε να προετοιμάσετε το έγγραφό σας με τον τρόπο που θέλετε και να προσθέσετε σύμβολα κράτησης θέσης για τα διάφορα πεδία δεδομένων που θέλετε να συμπληρώσετε δυναμικά από μια πηγή δεδομένων.

Για παράδειγμα, μπορείτε να προετοιμάσετε ένα μόνο γράμμα για όλους τους φίλους σας που ρωτούν πώς τα πάνε, αλλά με τη δυνατότητα να αλλάζετε τα ονόματα και τις πόλεις δυναμικά στο γράμμα. Με αυτόν τον τρόπο, η γενική επιστολή σας προς τον John^(John) θα αναφέρει το όνομά του και την πόλη του, και το ίδιο γράμμα προς τον Mike^(Mike) θα έχει το όνομα του Mike και την πόλη του στο γράμμα του.

Δημιουργήστε τη λίστα παραληπτών σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Θα χρειαστεί να συγκεντρώσετε μια λίστα παραληπτών και τα δεδομένα τους σε μια ενιαία πηγή δεδομένων. Ένας εύκολος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Microsoft Excel και να προσθέσετε όλα τα δεδομένα των παραληπτών σας σε αυτό. Στη συνέχεια, μπορείτε να ανακτήσετε αυτά τα δεδομένα του Excel στο γράμμα συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} στο Microsoft Word.

1. Χρησιμοποιήστε την αναζήτηση του μενού "Έναρξη^{(Start Menu)} " για να αναζητήσετε και να ανοίξετε το Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} .

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική^(Home) σελίδα στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε Κενό βιβλίο εργασίας^{(Blank workbook)} από το παράθυρο στη δεξιά πλευρά. Αυτό θα δημιουργήσει ένα κενό φύλλο εργασίας για εσάς.

1. Αρχίστε^(Start) να εισάγετε δεδομένα για τους παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας σας. Βεβαιωθείτε^(Make) ότι χρησιμοποιείτε την πρώτη σειρά για τις κεφαλίδες των δεδομένων σας. Εάν πρόκειται να εισαγάγετε το όνομα κάποιου, χρησιμοποιήστε το Όνομα^(Name) ως κεφαλίδα στην πρώτη σειρά και ούτω καθεξής.

1. Στο παρακάτω παράδειγμα, δημιουργήσαμε έναν πίνακα με ορισμένα δεδομένα για τέσσερα άτομα. Θα δημιουργήσουμε μια εξατομικευμένη επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας για καθένα από αυτά τα άτομα στο Microsoft Word .

1. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο^(File) στο επάνω μέρος, επιλέξτε Αποθήκευση^(Save) από την αριστερή πλαϊνή γραμμή και κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση^(Browse) .

1. Πλοηγηθείτε^(Navigate) στην επιφάνεια εργασίας σας, εισαγάγετε ένα όνομα για το υπολογιστικό φύλλο Excel και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση^(Save) για να αποθηκεύσετε το υπολογιστικό φύλλο στην επιφάνεια εργασίας σας. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση του υπολογιστικού φύλλου σας όταν το χρησιμοποιείτε στο Microsoft Word .

1. Μπορείτε να κλείσετε το Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} στον υπολογιστή σας.

Προετοιμάστε το έγγραφό σας στο Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Θα χρειαστεί να γράψετε μια γενική επιστολή που θέλετε να στείλετε σε κάθε έναν από τους παραλήπτες σας^{(send to each of your recipients)} . Αυτή η επιστολή πρέπει να περιέχει τις πληροφορίες που είναι κοινές σε όλους τους παραλήπτες. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν τη σύνταξη της γραμμής χαιρετισμού, την ερώτηση πώς τα πάνε, την κοινή χρήση των σκέψεών σας και ούτω καθεξής.

Διατηρήστε τα πεδία κενά όπου θέλετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες των παραληπτών σας. Θα το προσθέσετε αργότερα όταν ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word .

1. Εκκινήστε το Microsoft Word^{(Microsoft Word)} από το μενού Έναρξη^{(Start Menu)} στον υπολογιστή σας.

1. Κάντε κλικ στην Αρχική σελίδα^(Home) στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε Κενό έγγραφο^{(Blank document )} από το παράθυρο στη δεξιά πλευρά. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο εάν θέλετε.

1. Θα ανοίξει ένα κενό έγγραφο. Γράψτε την επιστολή που θέλετε να στείλετε στους παραλήπτες σας.

1. Είστε ελεύθεροι να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε χρώματα, μορφοποίηση, στυλ γραμματοσειράς και άλλα στοιχεία θέλετε. Δημιουργήσαμε την παρακάτω απλή επιστολή για αποστολή στους παραλήπτες μας. Το γράμμα θα έχει το όνομα του ατόμου στην κορυφή και την πόλη του στο κάτω μέρος.

1. Διατηρήστε το έγγραφο ανοιχτό καθώς θα κάνετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στην παρακάτω ενότητα.

Δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Το Microsoft Word^{(Microsoft Word)} σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τον οδηγό βήμα προς βήμα. Αυτό σας καθιστά εξαιρετικά εύκολο να επιλέξετε το γράμμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, να προσθέσετε τους παραλήπτες που χρειάζεστε και να αλλάξετε δυναμικά το περιεχόμενο της επιστολής.

1. Ενώ το γράμμα σας είναι ακόμα ανοιχτό στο Word , κάντε κλικ στην καρτέλα Αλληλογραφία στο επάνω μέρος, επιλέξτε την επιλογή Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας ^{(Start Mail Merge)}και^(Mailings) επιλέξτε Βήμα προς βήμα Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Ένα νέο παράθυρο θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Κάτω από την πρώτη ενότητα που λέει Επιλογή τύπου εγγράφου^{(Select document type)} , επιλέξτε Γράμματα^(Letters) . Μπορείτε να επιλέξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου^{(E-mail messages)} εάν θέλετε να στείλετε την επιστολή σας μέσω email.
   
   Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Next: Starting document^{(Next: Starting document)} στο κάτω μέρος για να συνεχίσετε.

1. Στην παρακάτω οθόνη, το Word θα σας ρωτήσει ποιο έγγραφο θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση του τρέχοντος εγγράφου^{(Use the current document)} για να χρησιμοποιήσετε το τρέχον γράμμα για την εργασία.
   
   Εάν το γράμμα σας βρίσκεται σε άλλο αρχείο Word , κάντε κλικ στο Έναρξη από υπάρχον έγγραφο^{(Start from existing document)} για να ανοίξετε αυτό το αρχείο.
   
   Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο: Επιλέξτε παραλήπτες^{(Next: Select recipients)} στο κάτω μέρος.

1. Στην ενότητα Επιλογή παραληπτών^{(Select recipients)} , επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας^{(Use an existing list)} . Αυτό συμβαίνει επειδή έχετε ήδη δημιουργήσει ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που περιέχει τα δεδομένα των παραληπτών σας.
   
   Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα^{(Type a new list)} εάν δεν έχετε ήδη συγκεντρώσει τα δεδομένα των παραληπτών σας.
   
   Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Αναζήτηση^(Browse) για να εισαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο Excel.

1. Μεταβείτε^(Navigate) στην επιφάνεια εργασίας σας και κάντε διπλό κλικ στο υπολογιστικό φύλλο Excel που δημιουργήσατε νωρίτερα. Αυτό θα ανοίξει το υπολογιστικό φύλλο στο Microsoft Word .
2. Το Word^(Word) θα σας ρωτήσει ποιο φύλλο θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το υπολογιστικό φύλλο σας. Επιλέξτε το φύλλο που περιέχει τα δεδομένα σας, επιλέξτε την επιλογή Πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών^{(First row of data contains column headers)} και κάντε κλικ στο OK^(OK) .

1. Το Word^(Word) σάς επιτρέπει να επιλέξετε τους παραλήπτες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε όλους όσους βρίσκονται στη λίστα. Σημειώστε^(Checkmark) τα πλαίσια ελέγχου για τα άτομα που θέλετε να συμπεριλάβετε στις επιστολές σας.
   
   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές βελτίωσης κάτω από τη λίστα για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τους παραλήπτες σας. Η ταξινόμηση^(Sorting) σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε τις εγγραφές σας σε αύξουσα και φθίνουσα σειρά. Το φιλτράρισμα^(Filtering) σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τα πεδία και να φιλτράρετε αυτά που δεν χρειάζεστε.
   
   Τέλος, κάντε κλικ στο OK στο κάτω μέρος.

1. Κάντε κλικ στο Επόμενο: Γράψτε το γράμμα σας^{(Next: Write your letter)} στο κάτω μέρος.
2. Η ακόλουθη οθόνη σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε τα πεδία δεδομένων στην επιστολή σας. Για να το χρησιμοποιήσετε, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε ένα πεδίο δεδομένων στο γράμμα και κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στοιχεία^{(More items )} στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.

1. Επιλέξτε το πεδίο δεδομένων που θέλετε να προσθέσετε και κάντε κλικ στο Εισαγωγή^(Insert) στο κάτω μέρος.

1. Θα θέλετε να προσθέσετε όλα τα πεδία δεδομένων σας στο γράμμα, έτσι ώστε τα γράμματά σας να έχουν όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες σε αυτά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο: Προεπισκόπηση των επιστολών σας^{(Next: Preview your letters)} .

1. Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των γραμμάτων που θα δημιουργηθούν ως αποτέλεσμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας σας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του αριστερού και του δεξιού βέλους για να προβάλετε γράμματα για κάθε έναν από τους παραλήπτες σας.
   
   Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο: Ολοκληρώστε τη συγχώνευση^{(Next: Complete the merge)} .

1. Τώρα μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση^(Print) για να εκτυπώσετε αυτά τα εξατομικευμένα γράμματα ή να επιλέξετε Επεξεργασία μεμονωμένων γραμμάτων^{(Edit individual letters)} για να επεξεργαστείτε αυτά τα γράμματα.

Η συγχώνευση αλληλογραφίας^(Mail) είναι πράγματι μια εξαιρετική δυνατότητα εξοικονόμησης χρόνου στο Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Γνωρίζατε ότι μπορούσατε να συγχωνεύσετε πολλά έγγραφα μαζί στο Word^{(merge multiple documents together in Word)} ; Αυτό θα σας βοηθήσει αν έχετε ήδη γράψει τις εξατομικευμένες επιστολές σας και θέλετε να τις συνδυάσετε σε ένα ενιαίο αρχείο.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Πώς να εμφανίσετε τον αριθμό λέξεων στο Microsoft Word

• Κάντε το OpenOffice Writer να μοιάζει και να λειτουργεί περισσότερο σαν το Microsoft Word

• Πώς να διαγράψετε μια σελίδα στο Microsoft Word

• Πώς να σχεδιάσετε στο Microsoft Word

• Αλλαγή μονάδων μέτρησης στο Microsoft Word

• Τρόπος εμφάνισης, αποδοχής ή απόκρυψης αλλαγών στο Microsoft Word

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• Πώς να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Microsoft Word

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε

• Πώς να αποκτήσετε το Microsoft Word δωρεάν

• Πώς να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Word

• 9 τρόποι για να ανοίξετε ένα έγγραφο Word χωρίς Word

• Δημιουργία ή δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για το Microsoft Office

• Ποιες είναι μερικές από τις καλύτερες γραμματοσειρές στο Microsoft Word;

• Διορθώστε το σφάλμα "Το Word δεν μπορεί να ξεκινήσει τον μετατροπέα MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV"

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Χρησιμοποιήστε το Spike για αποκοπή και επικόλληση πολλών στοιχείων κειμένου στο Word

• Πώς να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο στο Microsoft Word