Οι προσαρμοσμένοι^(Custom) φάκελοι και υποφάκελοι στο Microsoft Outlook σάς επιτρέπουν να κατηγοριοποιείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να γεμίζετε τα εισερχόμενά σας και να δίνετε προτεραιότητα σε σημαντικά μηνύματα. Αυτό το σεμινάριο θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία δημιουργίας και διαχείρισης φακέλων στο Outlook τόσο για επιτραπέζιους όσο και για κινητές συσκευές.

Δημιουργία^(Create) φακέλων στο Outlook για Windows και macOS

Με την  εφαρμογή Microsoft Outlook για ^{(Microsoft Outlook)}Windows και macOS, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε προσαρμοσμένους φακέλους και υποφακέλους στους λογαριασμούς email σας και να μετακινήσετε μηνύματα σε αυτούς με μη αυτόματο τρόπο ή με αυτοματοποιημένους κανόνες.

Δημιουργία^(Create) φακέλων στο Microsoft Outlook

Για να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο φάκελο στο Microsoft Outlook :

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} στο λογαριασμό email στην πλαϊνή γραμμή.
2. Επιλέξτε την επιλογή Νέος φάκελος.

1. Πληκτρολογήστε ένα όνομα φακέλου και πατήστε Enter .

Δημιουργία^(Create) υποφακέλων στο Microsoft Outlook

Για να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο στο Microsoft Outlook :

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} σε έναν προεπιλεγμένο φάκελο (π.χ. Εισερχόμενα^(Inbox) ή Απεσταλμένα ) ή ^(Sent) σε^(Items) έναν προσαρμοσμένο φάκελο στην πλαϊνή γραμμή.
2. Επιλέξτε Νέος φάκελος.

1. Ονομάστε τον υποφάκελο και πατήστε Enter .

Σημείωση: Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς υποφακέλους μέσα σε έναν γονικό φάκελο.

Μετακίνηση μηνυμάτων μεταξύ φακέλων^{(Move Messages Between Folders)} στο Outlook

Μπορείτε να μετακινήσετε ένα email σε έναν προσαρμοσμένο φάκελο στο Outlook μέσω μεταφοράς και απόθεσης. απλά κάντε κλικ και σύρετε το μήνυμα και αφήστε το πάνω από το φάκελο στην πλαϊνή γραμμή. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl/Cmd για να επισημάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα μετακινήσετε όλα ταυτόχρονα.

Εναλλακτικά, μπορείτε:

1. Επιλέξτε το email (ή τα email) που θέλετε να μετακινήσετε.
2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε τον προσαρμοσμένο φάκελο στο υπομενού Μετακίνηση . ^(Move)Εάν ο φάκελος δεν εμφανίζεται στη λίστα, επιλέξτε την επιλογή Επιλογή^(Choose) φακέλου και επιλέξτε το φάκελο στο αναδυόμενο παράθυρο Μετακίνηση στοιχείων .^{(Move Items)}

Σημείωση: Χρησιμοποιήστε την επιλογή Αντιγραφή σε φάκελο στο υπομενού ^(Copy)Μετακίνηση^(Move) για να αντιγράψετε τα email ή τα email στον φάκελο αντί να τα μετακινήσετε από την αρχική θέση.

Μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook^{(Move Outlook Emails)} σε φακέλους με προσαρμοσμένους κανόνες^{(Custom Rules)}

Μπορείτε να ορίσετε κανόνες στο Outlook που θα μετακινούν αυτόματα τα email σε προσαρμοσμένους φακέλους. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μετακινήσετε όλα τα εισερχόμενα email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα σε έναν προσαρμοσμένο φάκελο:

1. Ανοίξτε το φάκελο Εισερχόμενα^(Inbox) , κάντε δεξί κλικ σε ένα email από τον αποστολέα και επιλέξτε Rules > Create Rule . Αυτό θα πρέπει να εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα^{(Create Rule)} .

1. Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στις επιλογές Από^(From) {Όνομα αποστολέα] και Στάλθηκε^(Sent) σε. Στη συνέχεια, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Απεσταλμένα σε και επιλέξτε τον λογαριασμό email που λαμβάνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα .^(Sent)
2. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο Μετακίνηση^(Move) του στοιχείου σε φάκελο, επιλέξτε τον προσαρμοσμένο φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινεί το Outlook τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε OK.

Για να δημιουργήσετε και να πειραματιστείτε με διαφορετικούς κανόνες και λειτουργίες του Outlook , επιλέξτε την καρτέλα ^(Outlook)Αρχική^(Home) σελίδα και επιλέξτε Περισσότερα > Rules > Manage Rules και ειδοποιήσεων^(Alerts) . Στο Outlook για Mac , επιλέξτε Tools > Rules στη γραμμή μενού. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη ρύθμιση και τη χρήση κανόνων στο Outlook^{(setting up and using rules in Outlook)} .

Διαχείριση προσαρμοσμένων φακέλων στο Outlook

Οι προσαρμοσμένοι φάκελοι στο Microsoft Outlook εμφανίζονται δίπλα στους προεπιλεγμένους φακέλους στην πλαϊνή γραμμή της εφαρμογής και υπάρχουν διάφοροι τρόποι διαχείρισης τους.

• Μετακίνηση φακέλου: Κάντε κλικ^(Click) και σύρετε έναν φάκελο πάνω ή κάτω στη λίστα φακέλων και αφήστε τον όταν δείτε μια διαχωριστική γραμμή μεταξύ δύο άλλων στοιχείων. Ή, αφήστε το σε άλλο φάκελο για να τον προσθέσετε ως υποφάκελο.
• Μετονομασία^(Rename) φακέλου: Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο, επιλέξτε Μετονομασία^(Rename) και προσθέστε ένα νέο όνομα.
• Διαγραφή^(Delete) φακέλου: Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Διαγραφή φακέλου^{(Delete Folder)} . Οποιαδήποτε^(Any) μηνύματα μέσα θα μετακινηθούν αυτόματα στην αρχική τοποθεσία. Εάν θέλετε να αφαιρέσετε το φάκελο και τα περιεχόμενά του , επιλέξτε Διαγραφή όλων.
• Προσθήκη^(Add) φακέλου στη λίστα Αγαπημένα^(Favorites) : Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Προσθήκη^(Add) στα αγαπημένα για να τον μετακινήσετε στην ενότητα Αγαπημένα^(Favorites) στην πλαϊνή γραμμή για ευκολότερη πρόσβαση.

Δημιουργία^(Create) φακέλων στην εφαρμογή Web του Outlook^{(Outlook Web App)}

Η δημιουργία φακέλων στην έκδοση web του Outlook είναι παρόμοια με αυτή στο ειδικό πρόγραμμα επιτραπέζιου υπολογιστή, αλλά με μερικές διαφορές στη διεπαφή χρήστη.

Δημιουργία φακέλων στο Outlook.com

Για να δημιουργήσετε έναν φάκελο στο Outlook.com:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή web Outlook.com.
2. Κάντε κύλιση^(Scroll) προς τα κάτω στην πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε Δημιουργία^(Create) νέου φακέλου.

1. Εισαγάγετε ένα όνομα και επιλέξτε Αποθήκευση.

Δημιουργήστε υποφάκελους στο Outlook.com

Για να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο στο Outlook.com :

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} σε έναν προεπιλεγμένο ή προσαρμοσμένο φάκελο στην πλαϊνή γραμμή.
2. Επιλέξτε Δημιουργία νέου υποφακέλου.

1. Ονομάστε τον υποφάκελο και επιλέξτε Αποθήκευση^(Save) .

Μετακίνηση αντικειμένων σε φακέλους στο Outlook

Μπορείτε να μετακινήσετε στοιχεία από τα Εισερχόμενά^(Inbox) σας σε έναν προσαρμοσμένο φάκελο χρησιμοποιώντας μεταφορά και απόθεση. Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα και επιλέξτε το φάκελο στο υπομενού Μετακίνηση .^(Move)

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε και να μετακινήσετε πολλά στοιχεία. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl/Cmd και επιλέξτε ένα email για να μπείτε στη λειτουργία επιλογής. Στη συνέχεια, ελέγξτε το μήνυμα που θέλετε και σύρετέ το και αποθέστε το ή χρησιμοποιήστε την επιλογή Μετακίνηση με βάση τα συμφραζόμενα.^(Move)

Μετακίνηση μηνυμάτων email^{(Move Email Messages)} σε φακέλους με κανόνες

Το Outlook.com^{(Outlook.com)} σάς επιτρέπει να δημιουργείτε κανόνες που μπορούν να μετακινούν νέα μηνύματα από μια επαφή σε έναν προσαρμοσμένο φάκελο ή υποφάκελο. Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα:

1. Κάντε δεξί κλικ^{(Right-click)} σε ένα email από τον αποστολέα και επιλέξτε Σύνθετες^(Advanced) ενέργειες > Δημιουργία^(Create) κανόνα.

1. Καθορίστε το φάκελο και επιλέξτε ΟΚ.

Για να δημιουργήσετε πρόσθετους κανόνες και να προβάλετε σύνθετες επιλογές, επιλέξτε το εικονίδιο με το γρανάζι^(Gear) στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και μεταβείτε στην επιλογή Προβολή^(View) όλων των ρυθμίσεων του Outlook ^(Outlook)> Mail > Rules .

Μετονομασία^(Rename) , Διαγραφή^(Delete) ή Προσθήκη ^(Add) φακέλων^(Folders) στα Αγαπημένα

Το Outlook.com^{(Outlook.com)} παρέχει πολλές επιλογές διαχείρισης και προσαρμογής φακέλων παρόμοιες με το αντίστοιχο του επιτραπέζιου υπολογιστή.

• Μετακίνηση φακέλου: Δεν μπορείτε να μετακινήσετε φακέλους προς τα πάνω ή προς τα κάτω στην πλαϊνή γραμμή του Outlook.com^{(Outlook.com)} , αλλά μπορείτε να τους σύρετε και να τους αποθέσετε μέσα σε άλλους φακέλους για να δημιουργήσετε υποφακέλους.
• Μετονομασία^(Rename) φακέλου: Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μετονομασία^(Rename) για να αλλάξετε ή να επεξεργαστείτε ένα όνομα.
• Διαγραφή^(Delete) φακέλου: Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Διαγραφή^(Delete) φακέλου για να αφαιρέσετε το φάκελο από την πλαϊνή γραμμή του Outlook^(Outlook) . Επιλέξτε Άδειασμα^{(Select Empty)} φακέλου εάν θέλετε να αφαιρέσετε το φάκελο και όλα τα μηνύματα email του.
• Προσθήκη^(Add) φακέλου στα Αγαπημένα^(Favorites) : Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Προσθήκη^(Add) στα αγαπημένα για να συμπεριλάβετε το φάκελο στην ενότητα Αγαπημένα^(Favorites) στην πλαϊνή γραμμή.

Δημιουργία^(Create) φακέλων στο Outlook για Android και iOS

Η δημιουργία νέων φακέλων για λογαριασμούς email στο Microsoft Outlook για iPhone και Android^{(Microsoft Outlook for iPhone and Android)} μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, καθώς η εφαρμογή δεν προσφέρει μια απλή μέθοδο. Αντίθετα, πρέπει:

1. Πατήστε παρατεταμένα^(Long-press) ένα email στον λογαριασμό email και πατήστε το εικονίδιο Μετακίνηση^(Move) .
2. Πατήστε το εικονίδιο Νέος φάκελος^{(New Folder)} στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
3. Ονομάστε το φάκελο και πατήστε Δημιουργία.

Στο εξής, μπορείτε να μετακινήσετε στοιχεία στον προσαρμοσμένο φάκελο ως εξής:

1. Πατήστε παρατεταμένα^(Long-press) ένα email ή επιλέξτε πολλά μηνύματα.
2. Πατήστε το εικονίδιο Μετακίνηση.
3. Επιλέξτε το φάκελο.

Για να δημιουργήσετε υποφακέλους, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Outlook.com^{(Outlook.com)} , καθώς η εφαρμογή για κινητά δεν διαθέτει αυτήν τη δυνατότητα. Το ίδιο ισχύει και για τους αυτοματοποιημένους κανόνες. δημιουργήστε τα στη διεπαφή ιστού και θα πρέπει να λειτουργούν στο κινητό σας.

Το Outlook^(Outlook) για Android και iOS δεν διαθέτει επιλογές διαχείρισης φακέλων εκτός από το ότι σας επιτρέπει να επισημάνετε φακέλους ως αγαπημένους. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το μενού του Outlook^(Outlook) , πατήστε το εικονίδιο Επεξεργασία^(Edit) και πατήστε το σύμβολο αστέρι^(Star) δίπλα στο φάκελο.

Προσαρμόστε την εμπειρία σας στο Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook Experience)}

Η χρήση προσαρμοσμένων φακέλων του Outlook^(Outlook) μπορεί να βοηθήσει πολύ στην αποτελεσματική διαχείριση email στον επιτραπέζιο υπολογιστή και τις κινητές συσκευές σας. Μπορείτε εύκολα να κατηγοριοποιήσετε, να ιεραρχήσετε και να αποφορτίσετε τα εισερχόμενά σας, διευκολύνοντας την εστίαση στα μηνύματα που έχουν σημασία. Θυμηθείτε^(Remember) να χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένους κανόνες για ακόμα καλύτερη οργάνωση email.

How to Create Folders in Microsoft Outlook

Сustom folders and subfolders in Microsoft Outlook allow you to cаtegorize emails, declutter your inbox, and prioritize important messages. This tutorial will guide yоu through the proceѕs of creating and manаging folders in Outlook for both desktop and mobile devices.

Create Folders in Outlook for Windows and macOS

With the Microsoft Outlook app for Windows and macOS, you can easily add custom folders and subfolders to your email accounts and move messages into them manually or with automated rules.

Create Folders in Microsoft Outlook

To create a custom folder in Microsoft Outlook:

1. Right-click the email account on the sidebar.
2. Select the New Folder option.

1. Type a folder name and press Enter.

Create Sub-Folders in Microsoft Outlook

To create a sub-folder in Microsoft Outlook:

1. Right-click a default folder (e.g., Inbox or Sent Items) or a custom folder on the sidebar.
2. Select New Folder.

1. Name the sub-folder and press Enter.

Note: You can create multiple subfolders inside a parent folder.

Move Messages Between Folders in Outlook

You can move an email to a custom folder in Outlook via drag-and-drop; just click and drag the message and release it over the folder on the sidebar. Hold down the Ctrl/Cmd key to highlight multiple emails and move them all simultaneously.

Alternatively, you can:

1. Select the email (or emails) you want to move.
2. Right-click and select the custom folder on the Move sub-menu. If the folder is not listed, select the Choose folder option and pick the folder on the Move Items pop-up window.

Note: Use the Copy to folder option within the Move sub-menu to copy the email or emails to the folder instead of moving them from the original location.

Move Outlook Emails to Folders With Custom Rules

You can set up rules in Outlook that will automatically move emails to custom folders. For example, if you want to move all incoming emails from a specific sender to a custom folder:

1. Open the Inbox folder, right-click an email from the sender, and select Rules > Create Rule. That should bring up the Create Rule dialog.

1. Enable the check boxes next to From {Sender Name] and Sent to. Then, open the Sent to drop-down menu and choose the email account that receives the emails from the sender.
2. Activate the Move the item to folder box, pick the custom folder you want Outlook to move the emails to, and select OK.

To create and experiment with different Outlook rules and functions, select the Home tab and choose More > Rules > Manage Rules & Alerts. In Outlook for Mac, select Tools > Rules on the menu bar. Learn more about setting up and using rules in Outlook.

Manage Custom Folders in Outlook

Custom folders in Microsoft Outlook appear alongside the default folders on the app’s sidebar, and there are several ways to manage them.

• Move a folder: Click and drag a folder up or down the folder list and release when you see a dividing line between two other items. Or, release it over another folder to add it as a sub-folder.
• Rename a folder: Right-click the folder, select Rename, and add a new name.
• Delete a folder: Right-click the folder and select Delete Folder. Any messages inside will automatically move to the original location. If you want to remove the folder and its contents, select Delete All.
• Add a folder to the Favorites list: Right-click the folder and select Add to favorites to move it to the Favorites section on the sidebar for easier access.

Create Folders in the Outlook Web App

Creating folders on the web version of Outlook is similar to that on the dedicated desktop program but with a few differences in the user interface.

Create Folders in Outlook.com

To create a folder in Outlook.com:

1. Open the Outlook.com web app.
2. Scroll down the sidebar and select Create new folder.

1. Enter a name and select Save.

Create Sub-Folders in Outlook.com

To create a subfolder in Outlook.com:

1. Right-click a default or custom folder on the sidebar.
2. Select Create new subfolder.

1. Name the sub-folder and select Save.

Move Items to Folders in Outlook

You can move items from your Inbox to a custom folder using drag and drop. Or, right-click the message and select the folder on the Move sub-menu.

You can also select and move multiple items. Hold the Ctrl/Cmd key and select an email to enter selection mode. Then, check the message you want and drag and drop them or use the Move contextual menu option.

Move Email Messages to Folders With Rules

Outlook.com lets you create rules that can move new messages from a contact to a custom folder or subfolder. To create a rule:

1. Right-click an email from the sender and select Advanced actions > Create rule.

1. Specify the folder and select OK.

To create additional rules and view advanced options, select the Gear icon on the top-right corner of the screen and go to View all Outlook settings > Mail > Rules.

Rename, Delete, or Add Folders to Favorites

Outlook.com provides several folder management and customization options similar to its desktop counterpart.

• Move a folder: You can’t move folders up or down the Outlook.com sidebar, but you can drag and drop them inside other folders to create subfolders.
• Rename a folder: Right-click and select Rename to change or edit a name.
• Delete a folder: Right-click the folder and select Delete folder to remove the folder from the Outlook sidebar. Select Empty folder if you want to remove the folder and all its email messages.
• Add folder to Favorites: Right-click the folder and select Add to favorites to include the folder within the Favorites section on the sidebar.

Create Folders in Outlook for Android and iOS

Creating new folders for email accounts in Microsoft Outlook for iPhone and Android can be slightly confusing as the app does not offer a straightforward method. Instead, you must:

1. Long-press an email within the email account and tap the Move icon.
2. Tap the New Folder icon on the top-right of the screen.
3. Name the folder and tap Create.

Going forward, you can move items to the custom folder as follows:

1. Long-press an email or choose multiple messages.
2. Tap the Move icon.
3. Select the folder.

To create subfolders, you must use Outlook.com, as the mobile app lacks this feature. The same applies to automated rules; create them in the web interface, and they should work on your mobile.

Outlook for Android and iOS doesn’t feature folder management options except for allowing you to mark folders as favorites. To do that, open the Outlook menu, tap the Edit icon, and tap the Star symbol next to the folder.

Customize Your Microsoft Outlook Experience

Using custom Outlook folders can go a long way toward effective email management on your desktop and mobile devices. You can conveniently categorize, prioritize, and declutter your inbox, making it easier to focus on the messages that matter. Remember to use automated rules for even better email organization.

Related posts

• 6 λόγοι για τους οποίους το iPod Touch εξακολουθεί να αξίζει να το αγοράσετε σήμερα

• Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για το MacBook Pro Touch Bar

• 7 λόγοι για τους οποίους το ένα AirPod πεθαίνει πιο γρήγορα από το άλλο

• 5 Παιχνίδια iOS για τα οποία αξίζει να αγοράσετε έναν ελεγκτή MFi

• Αναθεώρηση Oculus Quest – Ένα ακουστικό VR που αξίζει να αγοράσετε

• Πώς να μάθετε τη μάρκα και το μοντέλο επεξεργαστή σε φορητό υπολογιστή Windows 10

• Τα καλύτερα ενσύρματα και ασύρματα ακουστικά παιχνιδιών

• Οι καλύτερες οθόνες USB-C για το 2019

• Καταργήστε όλες τις μη παρούσες συσκευές στα Windows 10 με το Device Cleanup Tool

• Επιδιόρθωση μηνύματος μη μετεγκατάστασης συσκευής σε υπολογιστές με Windows 11/10

• 12 Περίεργα, αλλά ενδιαφέροντα gadget USB που αξίζει να αγοράσετε

• Τι είναι τα Ultrabook - Η αναγέννηση των Notebooks

• Το CPU-Z είναι ένα εργαλείο πληροφοριών, παρακολούθησης και ανάλυσης υλικού για Windows

• Κατάλογος παραγόντων που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την αγορά ενός υπολογιστή

• Πώς να απορρίψετε με ασφάλεια και ασφάλεια παλιούς υπολογιστές

• Οι καλύτεροι 8 υπολογιστές Compute Stick που μπορείτε να αγοράσετε

• Πώς να ελέγξετε την ταχύτητα RAM στα Windows 11/10

• Τι είναι ο προσαρμογέας Powerline Ethernet; Πως δουλεύει? Υπέρ και κατά

• 10 καλύτερες κλειδαριές φορητών υπολογιστών που είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο στο Amazon

• Παρακολούθηση πληροφοριών υλικού και συστήματος με το HWiNFO