Γνωρίζατε^(Did) ότι μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word που μπορούν να συμπληρώσουν οι χρήστες; Όταν ακούτε για φόρμες με δυνατότητα συμπλήρωσης, σχεδόν πάντα σχετίζεται με έγγραφα Adobe και PDF επειδή αυτή είναι η πιο δημοφιλής μορφή.

Ωστόσο, το Word^(Word) είναι επίσης ένα αρκετά ισχυρό εργαλείο και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα φόρμες που μπορείτε είτε να εκτυπώσετε είτε να στείλετε μέσω email, κ.λπ. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια έρευνα που θα απευθύνεται σε πολλά άτομα και θέλετε όλες τις απαντήσεις μετρώντας για αυτόματα, ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για να δημιουργήσετε την έρευνα^{(Google Docs to create the survey)} .

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα με πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου, ένα εργαλείο επιλογής ημερομηνίας και ένα πλαίσιο λίστας. Μπορείτε επίσης να κάνετε τις φόρμες σας πολύ πιο όμορφες εάν χρησιμοποιείτε πίνακες για να οργανώσετε τα πάντα.

Ενεργοποίηση καρτέλας προγραμματιστή

Από προεπιλογή, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word , εκτός εάν ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής^(Developer) στην κορδέλα. Δεδομένου ότι δεν χρησιμοποιείται από πολλούς ανθρώπους, η Microsoft το απενεργοποίησε από προεπιλογή. Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα, κάντε κλικ στο Αρχείο^(File) και μετά στο Επιλογές^(Options) .

Στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ στο Προσαρμογή κορδέλας^{(Customize Ribbon)} και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο Προγραμματιστής^(Developer) στο πλαίσιο λίστας στη δεξιά πλευρά.

Κάντε κλικ στο OK^{(Click OK)} και κάντε κλικ στην καρτέλα στην κορδέλα. Η ενότητα που μας ενδιαφέρει περισσότερο είναι τα Controls .

Δημιουργία φόρμας στο Word

Η ενότητα " Στοιχεία ελέγχου^(Controls) " έχει περίπου οκτώ διαφορετικά στοιχεία ελέγχου που μπορούν να προστεθούν στο έγγραφό σας στο Word : Εμπλουτισμένο κείμενο^(Text) , Απλό κείμενο^(Plain-Text) , Εικόνα^(Picture) , Συλλογή ^{(Building Block Gallery)}δομικού^(Checkbox) στοιχείου , Πλαίσιο ελέγχου , Συνδυαστικό πλαίσιο^{(Combo Box)} , Αναπτυσσόμενη λίστα^{(Drop-Down List)} και Επιλογέας ημερομηνίας^{(Date Picker)} .

Για να εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου, απλώς κάντε κλικ σε αυτό και θα εμφανιστεί όπου βρισκόταν ο κέρσορας σας. Στο παρακάτω παράδειγμά μου, δημιούργησα έναν πίνακα και πρόσθεσα δύο πλαίσια απλού κειμένου για το όνομα και το επίθετο.

Από προεπιλογή, κάθε στοιχείο ελέγχου έχει το δικό του κείμενο πλήρωσης. Για ένα στοιχείο ελέγχου απλού κειμένου, είναι Κάντε κλικ ή πατήστε εδώ για να εισαγάγετε κείμενο^{(Click or tap here to enter text)} . Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το κείμενο για οποιοδήποτε στοιχείο ελέγχου κάνοντας κλικ στο κουμπί Λειτουργία σχεδίασης^{(Design Mode)} που βρίσκεται στα δεξιά των εικονιδίων ελέγχου.

Θα δείτε μερικά μπλε σύμβολα κράτησης θέσης να εμφανίζονται στα αριστερά και δεξιά όλων των στοιχείων ελέγχου που έχετε προσθέσει στο έγγραφό σας. Επιλέξτε το κείμενο και αλλάξτε το σε ό,τι θέλετε. Κάντε^(Click) ξανά κλικ στο κουμπί Design Mode για έξοδο από τη λειτουργία.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου που προστέθηκε πρόσφατα, ώστε να επισημανθεί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ιδιότητες^(Properties) , το οποίο βρίσκεται ακριβώς κάτω από το κουμπί Λειτουργία σχεδίασης . ^{(Design Mode)}Κάθε στοιχείο ελέγχου θα έχει ένα τυπικό σύνολο επιλογών με προσαρμοσμένες επιλογές στο κάτω μέρος, ανάλογα με τον τύπο του στοιχείου ελέγχου.

Εδώ μπορείτε να δώσετε στο στοιχείο ελέγχου έναν τίτλο, να αλλάξετε το χρώμα, το στυλ του κειμένου και να καθορίσετε εάν το στοιχείο ελέγχου μπορεί να επεξεργαστεί ή να διαγραφεί. Στο κάτω μέρος βρίσκονται οι συγκεκριμένες επιλογές ελέγχου, οι οποίες στην περίπτωση ενός στοιχείου ελέγχου απλού κειμένου, είναι εάν θέλετε να επιτρέψετε πολλές γραμμές ή όχι. Αυτή η τελευταία επιλογή είναι χρήσιμη εάν χρειάζεστε κάποιον να πληκτρολογήσει μια παράγραφο κειμένου.

Ποια είναι λοιπόν η διαφορά μεταξύ ενός στοιχείου ελέγχου απλού κειμένου και ενός στοιχείου ελέγχου εμπλουτισμένου κειμένου; Λοιπόν^(Well) , όχι πολύ. Σε ένα στοιχείο ελέγχου εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς/χρώμα για κάθε λέξη ξεχωριστά, ενώ το στοιχείο ελέγχου απλού κειμένου θα εφαρμόσει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο. Θα νομίζατε ότι το στοιχείο ελέγχου απλού κειμένου δεν θα επέτρεπε έντονους χαρακτήρες, αλλαγές γραμματοσειράς ή αλλαγές χρώματος, αλλά το επιτρέπει.

Στη συνέχεια, προχώρησα και πρόσθεσα ένα στοιχείο ελέγχου αναπτυσσόμενης λίστας στη φόρμα μου. Θα δείτε να λέει Επιλέξτε ένα αντικείμενο^{(Choose an item)} και τέλος. Για να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο Ιδιότητες^(Properties) .

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη^(Add) και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την επιλογή σας. Από προεπιλογή, το εμφανιζόμενο όνομα^{( Display Name)} και η τιμή^(Value) θα είναι τα ίδια, αλλά μπορείτε να τα αλλάξετε αν θέλετε. Πραγματικά δεν υπάρχει λόγος να αλλάξετε την τιμή εκτός και αν γράφετε μακροεντολές του Word και ανατρέξετε στα στοιχεία ελέγχου στον κώδικα.

Αφού προσθέσετε όλες τις επιλογές σας, προχωρήστε και κάντε κλικ στο OK και τώρα θα μπορείτε να επιλέξετε τις επιλογές από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Η μόνη διαφορά μεταξύ του στοιχείου ελέγχου αναπτυσσόμενης λίστας και του στοιχείου ελέγχου σύνθετου πλαισίου είναι ότι το τελευταίο επιτρέπει στο χρήστη να εισαγάγει τη δική του τιμή εάν θέλει. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, πρέπει να επιλέξετε μία από τις επιλογές της λίστας. Στο σύνθετο πλαίσιο, μπορείτε είτε να επιλέξετε από τη λίστα είτε να πληκτρολογήσετε τη δική σας τιμή.

Ο έλεγχος επιλογής ημερομηνίας λειτουργεί ακριβώς όπως κάθε εργαλείο επιλογής ημερομηνίας που πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει σε ιστότοπους κρατήσεων αεροπορικών εταιρειών κ.λπ. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, εμφανίζεται ένα ημερολόγιο και μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στην ημερομηνία για να το επιλέξετε.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες^(Properties) , θα δείτε ότι υπάρχουν αρκετές επιλογές για το στοιχείο ελέγχου επιλογής ημερομηνίας.

Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική μορφή για την εμφάνιση της ημερομηνίας και να επιλέξετε διαφορετικό τύπο ημερολογίου. Ο έλεγχος εικόνας είναι μια άλλη ωραία επιλογή που θα επιτρέψει στους χρήστες να εισάγουν μια εικόνα εύκολα.

Όταν ο χρήστης κάνει κλικ στην εικόνα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορεί να επιλέξει μια εικόνα από τον υπολογιστή του, από την αναζήτηση εικόνων Bing ή από το OneDrive . Έχουν επίσης επιλογές για Facebook και Flickr .

Τώρα ας προσθέσουμε μερικά πλαίσια ελέγχου στο έγγραφό μας. Σημειώστε ότι όταν προσθέτετε ένα πλαίσιο ελέγχου και προσπαθείτε να πληκτρολογήσετε κείμενο σε αυτό, θα σας ενημερώσει ότι η επιλογή είναι κλειδωμένη. Πιστεύω ότι αυτό είναι από σχέδιο. Πρέπει να κάνετε κλικ δίπλα στο πλαίσιο ελέγχου και στη συνέχεια να πληκτρολογήσετε το κείμενό σας.

Τέλος, μπορείτε να εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου δόμησης, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέγετε περιεχόμενο από τα Γρήγορα ανταλλακτικά^{(Quick Parts)} και το AutoText . Εάν δεν ξέρετε για τι πράγμα μιλάω, ρίξτε μια ματιά στην ανάρτησή μου σχετικά με τον τρόπο χρήσης του AutoText και των Quick Parts στο Word . Στο παράδειγμά μου, πρόσθεσα μερικά εισαγωγικά σε ένα προσαρμοσμένο αυτόματο κείμενο^(AutoText) και μετά συνέδεσα το στοιχείο ελέγχου με αυτό μέσω του διαλόγου Ιδιότητες^(Properties) .

Αφού έχετε όλα τα στοιχεία ελέγχου στο έγγραφό σας με τον τρόπο που θέλετε, ίσως είναι καλή ιδέα να προστατεύσετε το έγγραφο έτσι ώστε ο χρήστης να μπορεί να συμπληρώσει μόνο τα πεδία της φόρμας και τέλος. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Περιορισμός επεξεργασίας^{(Restrict Editing)} στην καρτέλα Προγραμματιστής .^(Developer)

Στο παράθυρο που εμφανίζεται στα δεξιά, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή Περιορισμοί επεξεργασίας^{( Editing restrictions)} και επιλέξτε Συμπλήρωση φορμών^{( Filling in forms)} . Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο πλαίσιο εγγράφου^{(Allow only this type of editing in the document)} .

Κάντε κλικ στο Yes, Start Enforcing Protection^{( Yes, Start Enforcing Protection)} και, στη συνέχεια, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης, εάν θέλετε. Τώρα μόνο τα πεδία της φόρμας θα είναι επεξεργάσιμα και όλα τα άλλα κλειδωμένα/προστατευμένα. Ο χρήστης μπορεί εύκολα να χρησιμοποιήσει το πλήκτρο TAB^(TAB) για να μετακινηθεί μεταξύ των διαφορετικών πεδίων φόρμας.

Συνολικά, το Word δεν είναι το καλύτερο εργαλείο για τη δημιουργία φορμών, αλλά είναι αξιοπρεπές και πιθανώς περισσότερο από αρκετό για τους περισσότερους ανθρώπους. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!

How to Create Fillable Forms in Word

Did you know that yoυ cаn create forms in Word that рeople can fill oυt? When you hear about fillable forms, it is almost always related to Αdobe and PDF documents because that’s the most popular format.

However, Word is also quite a powerful tool and you can use it to quickly create forms that you can either print or send via email, etc. If you need to create a survey that will go out to many people and you want all the responses tallied for your automatically, it might be best to use Google Docs to create the survey.

In this article, I’ll show you how to create a form with text boxes, check boxes, a date picker and a list box. You can also make your forms a lot better looking if you use tables to organize everything.

Enable Developer Tab

By default, you can’t create forms in Word unless you enable the Developer tab in the ribbon. Since it’s not used by a lot of people, Microsoft disabled it by default. To enable the tab, click on File and then Options.

On the left-hand side, click on Customize Ribbon and then check the Developer box in the right-hand list box.

Click OK and click on the tab in the ribbon. The section we are most interested in is Controls.

Creating a Form in Word

The Controls section has about eight different controls that can be added to your Word document: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List, and Date Picker.

To insert a control, just click on it and it will appear wherever your cursor was located. In my example below, I created a table and added two plain-text boxes for first name and last name.

By default, each control has its own filler text. For a plain text control, it is Click or tap here to enter text. You can edit this text for any control by clicking on the Design Mode button that is to the right of the control icons.

You’ll see some blue placeholders appear on the left and right of any controls you have added to your document. Select the text and change it to whatever you like. Click on the Design Mode button again to exit the mode.

Next, click on your newly added control so that it is highlighted and then click on Properties, which is directly below the Design Mode button. Each control will have a standard set of options with custom options at the bottom based on what type of control it is.

Here you can give the control a title, change the color, style the text and specify whether or not the control can be edited or deleted. At the very bottom are the control specific options, which for the case of a plain text control, is whether you want to allow multiple lines or not. That last option is useful if you need someone to type in a paragraph of text.

So what’s the difference between a plain-text control and a rich text control? Well, not much. In a rich text control, you can change the font/color settings for each word individually, whereas the plain-text control will apply the formatting to all the text. You would think the plain-text control would not allow bold, font changes or color changes, but it does.

Next, I went ahead and added a drop down list control to my form. You’ll see it says Choose an item and that’s it. In order to add items to the list, you have to click on Properties.

Click the Add button and then type in a name for your choice. By default, the Display Name and Value will be the same, but you can change it if you like. There really is no reason to change the value unless you are writing Word macros and refer to the controls in code.

Once you have added all your choices, go ahead and click OK and you’ll now be able to select the options from the drop-down list.

The only difference between the dropdown list control and the combo box control is that the latter allows the user to enter their own value if they please. In the dropdown list, you have to choose from one of choices in the list. In the combo box, you can either choose from the list or type in your own value.

The date picker control works just like any date picker you have probably used on airline booking sites, etc. When you click on it, a calendar appears and you can simply click on the date to select it.

If you click on the Properties button, you’ll see that there are quite a few options for the date picker control.

You can choose a different format to display the date and choose a different calendar type. The picture control is another nice option that will allow users to insert a picture easily.

When the user clicks on the image, a dialog will appear where they can choose a picture from their computer, from Bing image search or from OneDrive. They also have options for Facebook and Flickr.

Now let’s add a few checkboxes to our document. Note that when you add a checkbox and try to type text into it, it will tell you that the selection is locked. I believe this is by design. You have to click next to the checkbox and then type in your text.

Lastly, you can insert a building block control, which lets you pick content from Quick Parts and AutoText. If you don’t know what I’m talking about, check out my post on how to use AutoText and Quick Parts in Word. In my example, I added some quotes to a custom AutoText and then linked the control to it via the Properties dialog.

Once you have all the controls in your document the way you want, it might be a good idea to protect the document so that user can only fill out the form fields and that’s it. To do this, click on Restrict Editing on the Developer tab.

In the pane that shows up on the right, click on the dropdown under Editing restrictions and choose Filling in forms. Make sure to check the Allow only this type of editing in the document box.

Click Yes, Start Enforcing Protection and then enter a password if you like. Now only the form fields will be editable and everything else locked/protected. The user can easily use the TAB key to move between the different form fields.

Overall, Word isn’t the greatest tool for making forms, but it’s decent and probably more than enough for most people. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τύπους σε πίνακες στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να ταξινομήσετε κείμενο στο Word

• Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια στο Word

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Gmail

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Τι είναι το Microsoft MyAnalytics και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• 4 τρόποι για να εκτελέσετε μια δημοσκόπηση του Microsoft Teams κατά τη διάρκεια των συσκέψεων

• 15 Συμβουλές και κόλπα PowerPoint για να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας

• Πώς να εμφανίσετε σημάδια μορφοποίησης στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook