Οι αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel είναι ισχυρά εργαλεία. Σας επιτρέπουν να παρέχετε στους χρήστες ένα αναπτυσσόμενο βέλος που, όταν το επιλέξετε, τους παρέχει μια λίστα επιλογών.

Αυτό μπορεί να μειώσει τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων επειδή αποφεύγει τους χρήστες να πληκτρολογήσουν απευθείας απαντήσεις. Το Excel^(Excel) σάς επιτρέπει ακόμη και να τραβάτε τα στοιχεία για αυτές τις αναπτυσσόμενες λίστες από μια σειρά κελιών.

Ωστόσο, δεν σταματά εκεί. Χρησιμοποιώντας μερικούς δημιουργικούς τρόπους για να διαμορφώσετε την επικύρωση δεδομένων για αναπτυσσόμενα κελιά, μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε πολλές, συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες, όπου τα στοιχεία που είναι διαθέσιμα σε μια δεύτερη λίστα^{(available in a second list)} εξαρτώνται από την ενότητα που έκανε ο χρήστης στην πρώτη λίστα.

Σε τι χρησιμεύουν οι πολλαπλές συνδεδεμένες ^(Linked)αναπτυσσόμενες^(Good) λίστες ;

Σκεφτείτε ότι οι περισσότερες φόρμες στο διαδίκτυο συμπληρώνουν δευτερεύουσες αναπτυσσόμενες λίστες με βάση το τι απαντάτε στην αναπτυσσόμενη λίστα πριν από αυτήν. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε τα φύλλα καταχώρισης δεδομένων του Excel εξίσου προηγμένα με τις ηλεκτρονικές φόρμες. Θα τροποποιηθεί με βάση τις απαντήσεις του χρήστη. 

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel για τη συλλογή πληροφοριών υπολογιστή από τους χρήστες σας που χρειάζονται επισκευές υπολογιστή^{(computer repairs)} . 

Οι επιλογές εισόδου μπορεί να μοιάζουν με αυτό:

• Μέρος υπολογιστή^{(Computer Part)} : Οθόνη, Ποντίκι^(Mouse) , Πληκτρολόγιο^(Keyboard) , Σύστημα βάσης^{(Base System)}
• Τύπος μέρους:
  • Οθόνη^(Monitor) : Γυαλί, Περίβλημα^(Housing) , Καλώδιο ρεύματος^{(Power Cord)} , Εσωτερικά Ηλεκτρονικά^{(Internal Electronics)}
  • Ποντίκι^(Mouse) : Τροχός, Φως LED^{(LED Light)} , Κορδόνι^(Cord) , Κουμπιά^(Buttons) , Περίβλημα
  • Πληκτρολόγιο^(Keyboard) : Κλειδιά, Περίβλημα^(Housing) , Μεμβράνη^(Membrane) , Καλώδιο^(Cord) , Εσωτερικά Ηλεκτρονικά^{(Internal Electronics)}
  • Σύστημα βάσης^{(Base System)} : Περίβλημα, Κουμπιά^(Buttons) , Θύρες^(Ports) , Τροφοδοσία^(Power) , Εσωτερικά Ηλεκτρονικά^{(Internal Electronics)} , Λειτουργικό Σύστημα^{(Operating System)}

Όπως μπορείτε να δείτε από αυτό το δέντρο, οι πληροφορίες που θα πρέπει να είναι διαθέσιμες για επιλογή για το "Part Type" εξαρτώνται από το τμήμα υπολογιστή^{(Computer Part)} που επιλέγει ο χρήστης στην πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα.

Σε αυτό το παράδειγμα, το υπολογιστικό φύλλο σας μπορεί να αρχίσει να μοιάζει με αυτό:

Εάν δημιουργήσετε πολλές, συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο που έχει επιλεγεί από την αναπτυσσόμενη λίστα στο B1 για να οδηγείτε τα περιεχόμενα της αναπτυσσόμενης λίστας στο B2.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να το ρυθμίσετε. Επίσης, μη διστάσετε να κάνετε λήψη του παραδείγματος φύλλου Excel με το παρακάτω παράδειγμα.

Δημιουργήστε το φύλλο προέλευσης της αναπτυσσόμενης λίστας^{(List Source Sheet)}

Ο πιο καθαρός τρόπος για να ρυθμίσετε κάτι τέτοιο είναι να δημιουργήσετε μια νέα καρτέλα στο Excel όπου μπορείτε να διαμορφώσετε όλα τα στοιχεία της αναπτυσσόμενης λίστας σας.

Για να ρυθμίσετε αυτές τις συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες, δημιουργήστε έναν πίνακα όπου η κεφαλίδα στο επάνω μέρος είναι όλα τα μέρη του υπολογιστή που θέλετε να συμπεριλάβετε στην πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα. Στη συνέχεια, απαριθμήστε όλα τα στοιχεία (τύποι εξαρτημάτων) που πρέπει να βρίσκονται κάτω από αυτήν την κεφαλίδα.

Στη συνέχεια, θα θέλετε να επιλέξετε και να ονομάσετε κάθε περιοχή, έτσι ώστε όταν ρυθμίζετε αργότερα την Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} , να μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε όλα τα στοιχεία κάτω από κάθε στήλη και το όνομα του επιλεγμένου εύρους το ίδιο με την κεφαλίδα. Για να ονομάσετε έναν πίνακα, απλά πληκτρολογήστε το όνομα στο πεδίο πάνω από τη στήλη "A".

Για παράδειγμα, επιλέξτε τα κελιά A2 έως A5 και ονομάστε το εύρος "Monitor".

Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία μέχρι να ονομάσετε σωστά όλες τις περιοχές. 

Ένας εναλλακτικός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Δημιουργία^(Create) από επιλογή^(Selection) του Excel . Αυτό σας επιτρέπει να ονομάσετε όλες τις περιοχές όπως η παραπάνω μη αυτόματη διαδικασία, αλλά με ένα μόνο κλικ.

Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε όλες τις περιοχές στο δεύτερο φύλλο που δημιουργήσατε. Στη συνέχεια, επιλέξτε Τύποι^(Formulas) από το μενού και επιλέξτε Δημιουργία από την επιλογή^{(Create from Selection)} στην κορδέλα.

Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη μόνο η επάνω σειρά^{(Top row)} και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK .

Αυτό θα χρησιμοποιήσει τις τιμές κεφαλίδας στην επάνω σειρά για να ονομάσει καθεμία από τις περιοχές κάτω από αυτήν. 

Ρυθμίστε την πρώτη σας αναπτυσσόμενη λίστα

Τώρα είναι ώρα να ρυθμίσετε τις πολλαπλές, συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες σας. Για να το κάνω αυτό:

1. Πίσω στο πρώτο φύλλο, επιλέξτε το κενό κελί στα δεξιά της πρώτης ετικέτας. Στη συνέχεια, επιλέξτε Δεδομένα^(Data) από το μενού και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} στην κορδέλα.

2. Στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} που ανοίγει, επιλέξτε Λίστα^(List) στην περιοχή Να επιτρέπεται^(Allow) και στην περιοχή Προέλευση^(Source) , επιλέξτε το εικονίδιο με το επάνω βέλος. Αυτό θα σας επιτρέψει να επιλέξετε το εύρος των κελιών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως πηγή για αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα.

3. Επιλέξτε το δεύτερο φύλλο όπου ρυθμίσατε τα δεδομένα προέλευσης της αναπτυσσόμενης λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μόνο τα πεδία κεφαλίδας. Αυτά θα χρησιμοποιηθούν για τη συμπλήρωση της αρχικής αναπτυσσόμενης λίστας στο κελί που έχετε επιλέξει.

4. Επιλέξτε το κάτω βέλος στο παράθυρο επιλογής για να αναπτύξετε το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} . Θα δείτε το εύρος που επιλέξατε να εμφανίζεται τώρα στο πεδίο Πηγή^(Source) . Επιλέξτε ΟΚ^(OK) για να τελειώσετε.

5. Τώρα, πίσω στο κύριο φύλλο, θα παρατηρήσετε ότι η πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα περιέχει καθένα από τα πεδία κεφαλίδας από το δεύτερο φύλλο.

Τώρα που η πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα σας έχει ολοκληρωθεί, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε την επόμενη, συνδεδεμένη αναπτυσσόμενη λίστα σας.

Ρυθμίστε την πρώτη σας αναπτυσσόμενη λίστα

Επιλέξτε το δεύτερο κελί για το οποίο θέλετε να φορτώσετε στοιχεία λίστας, ανάλογα με το τι έχει επιλεγεί στο πρώτο κελί.

Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για να ανοίξετε το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων . ^{(Data Validation)}Επιλέξτε Λίστα^(List) στο αναπτυσσόμενο μενού Να επιτρέπεται^(Allow) . Το πεδίο Πηγή^(Source) είναι αυτό που θα τραβήξει τα στοιχεία της λίστας ανάλογα με το τι έχει επιλεγεί στην πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα.

Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=INDIRECT($B$1)

Πώς λειτουργεί η συνάρτηση INDIRECT ;

Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει μια έγκυρη αναφορά του Excel (σε αυτήν την περίπτωση σε μια περιοχή), από μια συμβολοσειρά κειμένου. Σε αυτήν την περίπτωση, η συμβολοσειρά κειμένου είναι το όνομα της περιοχής που πέρασε από το πρώτο κελί ($B$1). Έτσι, το INDIRECT παίρνει το όνομα της περιοχής και, στη συνέχεια, παρέχει την επικύρωση των αναπτυσσόμενων δεδομένων με το σωστό εύρος που σχετίζεται με αυτό το όνομα.

Σημείωση^(Note) : Εάν διαμορφώσετε την επικύρωση δεδομένων για αυτό το δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού χωρίς να επιλέξετε μια τιμή από το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού, θα δείτε ένα μήνυμα σφάλματος. Μπορείτε να επιλέξετε Ναι^(Yes) για να αγνοήσετε το σφάλμα και να συνεχίσετε.

Τώρα, δοκιμάστε τις νέες σας πολλαπλές, συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες. Χρησιμοποιήστε το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε ένα από τα μέρη του υπολογιστή. Όταν επιλέγετε το δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού, θα πρέπει να δείτε τα κατάλληλα στοιχεία λίστας για αυτό το τμήμα υπολογιστή. Αυτοί ήταν οι τύποι εξαρτημάτων στη στήλη στο δεύτερο φύλλο^{(on the second sheet)} που συμπληρώσατε για αυτό το μέρος.

Χρήση πολλαπλών συνδεδεμένων^{(Multiple Linked)} αναπτυσσόμενων λιστών στο Excel

Όπως μπορείτε να δείτε, αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας πολύ πιο δυναμικά. Συμπληρώνοντας τις επόμενες αναπτυσσόμενες λίστες ανάλογα με το τι επιλέγουν οι χρήστες σε άλλα κελιά^{(select in other cells)} , μπορείτε να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας να ανταποκρίνονται πολύ περισσότερο στους χρήστες και τα δεδομένα πολύ πιο χρήσιμα.

Παίξτε με τις παραπάνω συμβουλές και δείτε τι είδους ενδιαφέρουσες συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες μπορείτε να δημιουργήσετε στα υπολογιστικά φύλλα σας. Μοιραστείτε^(Share) μερικές από τις δικές σας ενδιαφέρουσες συμβουλές στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drоp-down lists in Excel are powerful tools. They let уou рroνide users with a drop-down arrоw that, when selected, provides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Πώς να συγχωνεύσετε δεδομένα σε πολλά αρχεία Excel

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία στο Excel

• Σύνδεση του Excel με τη MySQL

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google

• Βασική ταξινόμηση δεδομένων μίας στήλης και πολλών στηλών σε υπολογιστικά φύλλα του Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση PMT στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε διπλότυπες σειρές στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το Spike για αποκοπή και επικόλληση πολλών στοιχείων κειμένου στο Word

• Πώς να ανοίξετε το Word και το Excel σε ασφαλή λειτουργία

• Πώς να μοιραστείτε ένα αρχείο Excel για εύκολη συνεργασία

• Πώς να εισαγάγετε CSV ή TSV σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Πώς να υπολογίσετε το Z-Score στο Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Ομαδοποιήστε γραμμές και στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel