Εάν χρησιμοποιείτε πολύ το Excel , πιθανότατα έχετε αντιμετωπίσει μια κατάσταση όπου έχετε ένα όνομα σε ένα μόνο κελί και πρέπει να διαχωρίσετε το όνομα σε διαφορετικά κελιά. Αυτό είναι ένα πολύ κοινό ζήτημα στο Excel και πιθανότατα μπορείτε να κάνετε μια αναζήτηση στο Google και να κάνετε λήψη 100 διαφορετικών μακροεντολών που έχουν γραφτεί από διάφορα άτομα για να το κάνετε για εσάς.

Ωστόσο, σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας δείξω πώς να ρυθμίσετε έναν τύπο, ώστε να μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας και να καταλάβετε πραγματικά τι συμβαίνει. Εάν χρησιμοποιείτε πολύ το Excel, ίσως είναι καλή ιδέα να μάθετε μερικές από τις πιο προηγμένες λειτουργίες, ώστε να μπορείτε να κάνετε πιο ενδιαφέροντα πράγματα με τα δεδομένα σας.

Εάν δεν σας αρέσουν οι τύποι και θέλετε μια πιο γρήγορη λύση, κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Κείμενο σε στήλες^{(Text to Columns)} , η οποία σας διδάσκει πώς να χρησιμοποιείτε μια δυνατότητα του Excel για να κάνετε το ίδιο. Επιπλέον, η λειτουργία κειμένου σε στήλες είναι επίσης καλύτερη για χρήση εάν έχετε περισσότερα από δύο στοιχεία σε ένα κελί που πρέπει να διαχωρίσετε. Για παράδειγμα, εάν μια στήλη έχει 6 πεδία συνδυασμένα μαζί, τότε η χρήση των παρακάτω τύπων θα γίνει πραγματικά ακατάστατη και περίπλοκη.

Ξεχωριστά ονόματα στο Excel

Για να ξεκινήσετε, ας δούμε πώς συνήθως αποθηκεύονται τα ονόματα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel . Οι πιο συνηθισμένοι δύο τρόποι που έχω δει είναι το επώνυμο^(firstname) με ένα μόνο κενό και το επίθετο^(lastname) , το όνομα με ένα ^(lastname)κόμμα^(firstname) που χωρίζει τα δύο. Όποτε έχω δει ένα μεσαίο αρχικό, είναι συνήθως το μεσαίο ^(firstname) επίθετο του πρώτου ^(midinitial) ονόματος^(lastname) όπως παρακάτω :

Χρησιμοποιώντας μερικούς απλούς τύπους και συνδυάζοντας μερικούς από αυτούς, μπορείτε εύκολα να διαχωρίσετε το όνομα, το επώνυμο και το μεσαίο αρχικό σε ξεχωριστά κελιά στο Excel . Ας ξεκινήσουμε με την εξαγωγή του πρώτου μέρους του ονόματος. Στην περίπτωσή μου, θα χρησιμοποιήσουμε δύο λειτουργίες: αριστερά και αναζήτηση. Λογικά εδώ είναι τι πρέπει να κάνουμε:

Αναζητήστε^(Search) το κείμενο στο κελί για ένα κενό ή κόμμα, βρείτε τη θέση και, στη συνέχεια, αφαιρέστε όλα τα γράμματα στα αριστερά αυτής της θέσης.

Ακολουθεί ένας απλός τύπος που κάνει τη δουλειά σωστά: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , όπου NN είναι το κελί που έχει αποθηκευμένο το όνομα σε αυτό. Το -1 υπάρχει για να αφαιρέσει το επιπλέον διάστημα ή κόμμα στο τέλος της συμβολοσειράς.

Όπως μπορείτε να δείτε, ξεκινάμε με την αριστερή συνάρτηση, η οποία παίρνει δύο ορίσματα: τη συμβολοσειρά και τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να αρπάξετε ξεκινώντας από την αρχή της συμβολοσειράς. Στην πρώτη περίπτωση, αναζητούμε ένα κενό χρησιμοποιώντας διπλά εισαγωγικά και βάζοντας ένα διάστημα μεταξύ τους. Στη δεύτερη περίπτωση, αναζητούμε κόμμα αντί για κενό. Ποιο είναι λοιπόν το αποτέλεσμα για τα 3 σενάρια που ανέφερα;

Πήραμε το όνομα από τη σειρά 3, το επώνυμο από τη σειρά 5 και το όνομα από τη σειρά 7. Τέλεια! Έτσι, ανάλογα με τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων σας, έχετε πλέον εξαγάγει είτε το όνομα είτε το επώνυμο. Τώρα για το επόμενο μέρος. Να τι πρέπει να κάνουμε λογικά τώρα:

– Αναζητήστε^(Search) το κείμενο στο κελί για ένα κενό ή κόμμα, βρείτε τη θέση και, στη συνέχεια, αφαιρέστε τη θέση από το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς. Δείτε πώς θα μοιάζει ο τύπος:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Τώρα λοιπόν χρησιμοποιούμε τη σωστή συνάρτηση. Αυτό απαιτεί επίσης δύο ορίσματα: τη συμβολοσειρά και τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να αρπάξετε ξεκινώντας από το τέλος της συμβολοσειράς προς τα αριστερά. Θέλουμε λοιπόν το μήκος της συμβολοσειράς μείον τη θέση του διαστήματος ή του κόμματος. Αυτό θα μας δώσει τα πάντα στα δεξιά του πρώτου διαστήματος ή κόμματος.

Τέλεια^(Great) , τώρα έχουμε το δεύτερο μέρος του ονόματος! Στις δύο πρώτες περιπτώσεις, είστε σχεδόν έτοιμοι, αλλά αν υπάρχει ένα μεσαίο αρχικό στο όνομα, μπορείτε να δείτε ότι το αποτέλεσμα εξακολουθεί να περιλαμβάνει το επώνυμο με το μεσαίο αρχικό. Πώς λοιπόν μπορούμε να πάρουμε το επώνυμο και να απαλλαγούμε από το μεσαίο αρχικό; Ανετα! Απλώς^(Just) εκτελέστε ξανά τον ίδιο τύπο που χρησιμοποιήσαμε για να λάβουμε τη δεύτερη ενότητα του ονόματος.

Απλώς κάνουμε άλλο ένα σωστό και αυτή τη φορά εφαρμόζουμε τον τύπο στο συνδυασμένο μεσαίο αρχικό και επώνυμο κελί. Θα βρει το διάστημα μετά το μεσαίο αρχικό και, στη συνέχεια, θα πάρει το μήκος μείον τη θέση του αριθμού διαστήματος των χαρακτήρων από το τέλος της συμβολοσειράς.

Ορίστε λοιπόν! Τώρα έχετε χωρίσει το όνομα και το επώνυμο σε ξεχωριστές στήλες χρησιμοποιώντας μερικούς απλούς τύπους στο Excel ! Προφανώς, δεν θα έχουν όλοι το κείμενό τους μορφοποιημένο με αυτόν τον τρόπο, αλλά μπορείτε εύκολα να το επεξεργαστείτε για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Κείμενο σε στήλες

Υπάρχει επίσης ένας άλλος εύκολος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να διαχωρίσετε το συνδυασμένο κείμενο σε ξεχωριστές στήλες στο Excel . Είναι ένα χαρακτηριστικό που ονομάζεται Text to Columns και λειτουργεί πολύ καλά. Είναι επίσης πολύ πιο αποτελεσματικό εάν έχετε μια στήλη που έχει περισσότερα από δύο κομμάτια δεδομένων.

Για παράδειγμα, παρακάτω έχω κάποια δεδομένα όπου η μία σειρά έχει 4 τεμάχια δεδομένων και η άλλη σειρά έχει 5 τεμάχια δεδομένων. Θα ήθελα να το χωρίσω σε 4 στήλες και 5 στήλες, αντίστοιχα. Όπως μπορείτε να δείτε, η προσπάθεια χρήσης των παραπάνω τύπων δεν θα ήταν πρακτική.

Στο Excel , επιλέξτε πρώτα τη στήλη που θέλετε να διαχωρίσετε. Στη συνέχεια, προχωρήστε και κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ^(Data)Κείμενο σε στήλες^{( Text to Columns)} .

Αυτό θα εμφανίσει τον οδηγό Text to Columns . Στο βήμα 1, επιλέγετε εάν το πεδίο είναι οριοθετημένο ή σταθερό πλάτος. Στην περίπτωσή μας, θα επιλέξουμε Οριοθετημένο^(Delimited) .

Στην επόμενη οθόνη, θα επιλέξετε τον οριοθέτη. Μπορείτε να επιλέξετε από καρτέλα, ερωτηματικό, κόμμα, διάστημα ή να πληκτρολογήσετε ένα προσαρμοσμένο.

Τέλος, επιλέγετε τη μορφή δεδομένων για τη στήλη. Κανονικά, το General θα λειτουργεί μια χαρά για τους περισσότερους τύπους δεδομένων. Εάν έχετε κάτι συγκεκριμένο, όπως ημερομηνίες, επιλέξτε αυτήν τη μορφή.

Κάντε κλικ στο Finish και παρακολουθήστε πώς τα δεδομένα σας χωρίζονται μαγικά σε στήλες. Όπως μπορείτε να δείτε, η μία σειρά μετατράπηκε σε πέντε στήλες και η άλλη σε τέσσερις στήλες. Η λειτουργία Κείμενο σε στήλες^(Columns) είναι πολύ ισχυρή και μπορεί να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με το διαχωρισμό ονομάτων που δεν έχουν τη μορφή που έχω παραπάνω, δημοσιεύστε ένα σχόλιο με τα δεδομένα σας και θα προσπαθήσω να σας βοηθήσω. Απολαμβάνω!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, you have probably run across a situation where you have a name in a single cеll and yоu need to separate the name into different сells. This is a very common issue in Excel and you can probably dо a Google search and download 100 different macroѕ written by varioυs people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας στο Excel

• Ένας οδηγός για όλες τις επεκτάσεις αρχείων Excel και τι σημαίνουν

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Χρησιμοποιήστε τη νέα συνάρτηση "Εισαγωγή δεδομένων από εικόνα" του Excel Mobile

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ή γράφημα στο Excel

• Πώς να ανοίξετε πολλές παρουσίες του Excel

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Πώς να αφαιρέσετε ημερομηνίες στο Excel

• Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις σύνοψης για τη σύνοψη δεδομένων στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το Excel για να υπολογίσετε ένα πραγματικό επιτόκιο από ένα ονομαστικό επιτόκιο

• Χαρτογράφηση των δεδομένων σας Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel