Το να εκτελείτε τις ίδιες ενέργειες ξανά και ξανά δεν είναι απλώς βαρετό, αλλά μπορεί επίσης να είναι χάσιμο χρόνου και εξάντληση της παραγωγικότητάς^{(productivity)} σας . Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για αρχάριους χρήστες του Excel^{(beginner Excel users)} , οι οποίοι μπορεί να μην συνειδητοποιούν ότι είναι εύκολο να αυτοματοποιηθούν κοινές εργασίες με την εγγραφή μιας μακροεντολής. Τι είναι όμως μια μακροεντολή  Excel ;

Οι μακροεντολές Excel^(Excel) σάς επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε πολλές από τις κοινές εργασίες που θα εκτελείτε, από την εισαγωγή τύπων έως τη μορφοποίηση δεδομένων. Δεν χρειάζεται να είστε προγραμματιστής για να τα δημιουργήσετε, καθώς το Excel μπορεί να καταγράφει τις ενέργειές σας καθώς τις εκτελείτε. Εάν θέλετε να μάθετε πώς να εγγράφετε μια μακροεντολή στο Excel , θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα.

Τι είναι μια μακροεντολή Excel;^{(What Is an Excel Macro?)}

Μια μακροεντολή Excel είναι ένα εγγεγραμμένο σύνολο οδηγιών, που δημιουργείται με μη αυτόματο τρόπο σε VBA^{(created manually in VBA)} (Visual Basic για Εφαρμογές^{(Applications)} ) ή εγγράφεται αυτόματα χρησιμοποιώντας το εργαλείο εγγραφής μακροεντολών^{(Macro Recorder )} του Excel . Μια μακροεντολή σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε οποιονδήποτε αριθμό κοινών ενεργειών, όπως διαγραφή κενών στηλών, αλλαγή μορφοποίησης κειμένου ή εισαγωγή νέων τύπων σε ένα βιβλίο εργασίας.

Αυτές οι αποθηκευμένες ενέργειες μπορούν στη συνέχεια να εκτελεστούν με το πάτημα ενός κουμπιού ή χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη συντόμευση πληκτρολογίου. Κάθε μακροεντολή έχει μια συγκεκριμένη συντόμευση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επαναλάβετε γρήγορα την ενέργεια.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel για την εγγραφή μιας μακροεντολής, θα μειώσετε τον χρόνο που απαιτείται για τη δημιουργία ή την επεξεργασία ενός υπολογιστικού φύλλου, επιταχύνοντας τη ροή εργασιών σας στη διαδικασία.

Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel^{(How to Record a Macro in Excel)}

Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια νέα μακροεντολή στο Microsoft Excel είναι να την εγγράψετε χρησιμοποιώντας το εργαλείο Macro Recorder , το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel σε Windows ή Mac . Δυστυχώς, δεν είναι δυνατή η εγγραφή μιας μακροεντολής στο Excel Online . 

1. Για να εγγράψετε μια νέα μακροεντολή στο Excel , ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον βιβλίο εργασίας. Στην καρτέλα Προγραμματιστής^(Developer) στη γραμμή κορδέλας, επιλέξτε το κουμπί Εγγραφή μακροεντολής^{(Record Macro)} . Εναλλακτικά, πατήστε τα πλήκτρα Alt + T + M + R στο πληκτρολόγιό σας.

1. Στο παράθυρο Εγγραφή μακροεντολής^{(Record Macro)} , μπορείτε να ορίσετε ένα όνομα για τη μακροεντολή σας ώστε να προσδιορίζει το σκοπό της στο πλαίσιο Όνομα μακροεντολής^{(Macro name)} , καθώς και να παρέχετε μια περιγραφή για άλλους χρήστες στο πλαίσιο Περιγραφή^{(Description )} . Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης (όπως Ctrl + T ) για να αντιστοιχίσετε τη νέα μακροεντολή σε μια συντόμευση πληκτρολογίου.

1. Στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση μακροεντολών^{(Store macro in)} , μπορείτε να ορίσετε πού θέλετε να αποθηκεύεται η μακροεντολή μετά την εγγραφή της, όπως Αυτό το βιβλίο εργασίας^{(This Workbook )} (για να το αποθηκεύσετε στο ανοιχτό βιβλίο εργασίας), Νέο βιβλίο εργασίας^{(New Workbook )} (για να το αποθηκεύσετε σε νέο βιβλίο εργασίας ), ή Προσωπικό Βιβλίο Εργασίας Μακροεντολής^{(Personal Macro Workbook )} (για να σας επιτρέψει να το χρησιμοποιήσετε σε πολλά βιβλία εργασίας). Επιλέξτε το κουμπί OK για να ξεκινήσει η εγγραφή μόλις επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας.

1. Μόλις επιλέξετε OK , το Excel Macro Recorder θα βρίσκεται σε λειτουργία εγγραφής. Κάθε ενέργεια που εκτελείτε, από το κλικ σε ένα κουμπί έως την επεξεργασία ενός κελιού, θα καταγράφεται. Εκτελέστε τις ενέργειες που θέλετε να καταγράψετε ως μακροεντολή σε αυτό το σημείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Διακοπή εγγραφής^{(Stop Recording )} στην καρτέλα Προγραμματιστής μόλις τελειώσετε.^(Developer)

Εκτέλεση, επεξεργασία ή διαγραφή υπαρχουσών μακροεντολών του Microsoft Excel^{(Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros)}

Ανάλογα με τη θέση αποθήκευσης που επιλέξατε στο παράθυρο Εγγραφή μακροεντολής , η εγγεγραμμένη ^{(Record Macro)}μακροεντολή^(Macro) σας θα είναι έτοιμη να εκτελεστεί στο ανοιχτό βιβλίο εργασίας σας ή σε ένα βιβλίο εργασίας που άνοιξε πρόσφατα.

1. Για να εκτελέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε, επιλέξτε Developer > Macros από τη γραμμή κορδέλας.

1. Στο παράθυρο Μακροεντολή^{(Macro )} , θα εμφανιστεί μια λίστα με τις διαθέσιμες μακροεντολές για εκτέλεση στο ανοιχτό βιβλίο εργασίας σας. Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, επιλέξτε την από τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Εκτέλεση^(Run) . Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου που επιλέξατε όταν δημιουργήσατε τη μακροεντολή για να την εκτελέσετε.

1. Για να κάνετε αλλαγές στην εγγεγραμμένη μακροεντολή, επιλέξτε το κουμπί Επεξεργασία^{(Edit )} . Αυτό θα ανοίξει το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA του Excel^{(Excel VBA)} , επιτρέποντας στους προχωρημένους χρήστες να επεξεργαστούν τον κώδικα VBA^{(edit the VBA code)} και να αλλάξουν τον τρόπο εκτέλεσης της μακροεντολής. Οι αρχάριοι του VBA^{(VBA beginners)} μπορεί να είναι πιο εύκολο να διαγράψουν απλώς τη μακροεντολή και να την εγγράψουν ξανά.

1. Για να διαγράψετε τη μακροεντολή, επιλέξτε τη από τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Διαγραφή^{(Delete )} .

1. Το Excel^(Excel) θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να διαγράψετε τη μακροεντολή. Επιλέξτε Ναι^(Yes) για να το επιβεβαιώσετε. Μόλις διαγραφεί, θα πρέπει να καταγράψετε ξανά τη μακροεντολή χρησιμοποιώντας τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω.

Αποθήκευση αρχείων Excel με εγγεγραμμένες μακροεντολές^{(Saving Excel Files with Recorded Macros)}

Τα βιβλία εργασίας του Excel^(Excel) αποθηκεύονται συνήθως σε μορφή αρχείου XLSX^{(XLSX file format )} (ή XLS για βιβλία εργασίας που έχουν δημιουργηθεί στο Excel 2007 και παλαιότερα). Αυτός ο τύπος αρχείου υποστηρίζει τα περισσότερα δεδομένα Excel , αλλά εξαιρεί τυχόν αποθηκευμένες μακροεντολές Excel .

Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Excel με εγγεγραμμένες μακροεντολές, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη μορφή αρχείου XLSM .

1. Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Excel ως βιβλίο εργασίας με δυνατότητα μακροεντολής, επιλέξτε File > Save As > Browse . 

1. Στο παράθυρο Αποθήκευση ως^{(Save As )} , επιλέξτε Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) από το αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση^(Save) για να το αποθηκεύσετε.

1. Όταν ανοίγετε το αρχείο Excel με δυνατότητα μακροεντολής σε άλλο υπολογιστή ή Mac , ίσως χρειαστεί να εξουσιοδοτήσετε το Excel^(Excel) για να εκτελέσει πρώτα τυχόν μακροεντολές που περιλαμβάνονται. Επιλέξτε το κουμπί Ενεργοποίηση μακροεντολών για να το κάνετε αυτό.^{(Enable Macros)}

Κοινή χρήση αρχείων Excel με εγγεγραμμένες μακροεντολές^{(Sharing Excel Files with Recorded Macros)}

Οι μακροεντολές Excel^(Excel) είναι χρήσιμες, αλλά περιλαμβάνουν επίσης πιθανούς κινδύνους ασφαλείας. Εάν ανοίξετε ένα αρχείο Excel που περιέχει μακροεντολές από μια πηγή που δεν αναγνωρίζετε ή δεν εμπιστεύεστε, τότε επιτρέπετε σε αυτό το αρχείο να εκτελεί επικίνδυνο κώδικα στον υπολογιστή σας.

Εξαιτίας αυτού, οι διαδικτυακοί πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail αποκλείουν αυτόματα τους χρήστες από την αποστολή αρχείων XLSM^(XLSM) ( βιβλίο εργασίας Excel με δυνατότητα μακροεντολής ) σε άλλους χρήστες. Εάν συμβεί αυτό, ενδέχεται να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων, όπως το Google Drive^{(Google Drive)} , για να το μοιραστείτε στο διαδίκτυο με άλλους χρήστες.

Εάν θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο Excel με δυνατότητα μακροεντολής με έναν άλλο χρήστη που βρίσκεται κοντά, τότε μπορείτε επίσης να εξετάσετε τις τοπικές μεθόδους μεταφοράς αρχείων^{(local file transfer methods)} για να το μοιραστείτε με άλλο υπολογιστή ή Mac ή με άλλες συσκευές όπως smartphone.

Τα αρχεία Excel^(Excel) με δυνατότητα μακροεντολής μπορούν να συσκευαστούν με ιούς ή άλλο κακόβουλο λογισμικό, επομένως εάν ανοίξετε ένα αρχείο Excel που δεν εμπιστεύεστε, ίσως χρειαστεί να σαρώσετε για κακόβουλο λογισμικό^{(scan for malware)} στη συνέχεια για να διασφαλίσετε ότι ο υπολογιστής σας δεν έχει παραβιαστεί. Ή σαρώστε το ίδιο το αρχείο^{(scan the file itself)} πριν το ανοίξετε.

Προηγμένες συμβουλές και κόλπα για το Excel^{(Advanced Excel Tips and Tricks)}

Η εγγραφή μιας μακροεντολής είναι μόνο ένα κόλπο του Excel^{(Excel trick)} που μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά υπάρχουν και άλλες δυνατότητες του Excel που μπορούν επίσης να σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Οι ισχυροί^(Power) χρήστες μπορεί να ενδιαφέρονται να χρησιμοποιήσουν το Excel για τη συλλογή δεδομένων στο διαδίκτυο^{(using Excel to scrape data online)} , ενώ οι αναλυτές δεδομένων μπορεί να είναι περίεργοι για το πώς να χρησιμοποιήσουν τα COUNTIFS, SUMIFS και AVERAGEIFS^{(how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS)} για εκτεταμένη ανάλυση δεδομένων.

Εάν προτιμάτε να εργάζεστε ως ομάδα ή αντιμετωπίζετε δυσκολίες με έναν περίπλοκο τύπο του Excel , μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε σε υπολογιστικά φύλλα του Excel^{(collaborate on Excel spreadsheets)} χρησιμοποιώντας ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα Φύλλα Google είναι μια καλύτερη επιλογή^{(Google Sheets is a better option)} για διαδικτυακή συνεργασία, ωστόσο, με πολλές από τις ίδιες λειτουργίες και δυνατότητες.

How to Record a Macro in Excel

Performing the same actionѕ over and over again iѕn’t just boring, but it can alѕo be a wаste of time and a drain on your productivity. This is especially true for beginner Excel users, who might not realise that it’s easy to automate common tasks by recording a macro. But what is an Excel macro? 

Excel macros allow you to automate many of the common tasks you’ll perform, from inserting formulas to formatting data. You don’t need to be a programmer to create them, as Excel can record your actions as you perform them. If you want to know how to record a macro in Excel, you’ll need to follow the steps below.

What Is an Excel Macro?

An Excel macro is a recorded set of instructions, created manually in VBA (Visual Basic for Applications) or recorded automatically using Excel’s Macro Recorder tool. A macro allows you to save any number of common actions, such as deleting blank columns, changing text formatting, or inserting new formulae into a workbook.

These saved actions can then be run with the click of a button or by using a specific keyboard shortcut. Each macro has a specific shortcut that you can use to quickly repeat the action.

If you use Excel to record a macro, you’ll reduce the time it takes to create or edit a spreadsheet, speeding up your workflow in the process.

How to Record a Macro in Excel

The easiest way to create a new macro in Microsoft Excel is to record it using the Macro Recorder tool, which you can use in Excel on Windows or Mac. Unfortunately, it isn’t possible to record a macro in Excel Online. 

1. To record a new macro in Excel, open a new or existing workbook. In the Developer tab on the ribbon bar, select the Record Macro button. Alternatively, press the Alt + T + M + R keys on your keyboard.

1. In the Record Macro window, you can set a name for your macro to identify its purpose in the Macro name box, as well as provide a description for other users in the Description box. You can also add a shortcut key (such as Ctrl + T) to assign the new macro to a keyboard shortcut.

1. In the Store macro in drop-down menu, you can set where you’d like to save the macro once it’s recorded, such as This Workbook (to save it to the open workbook), New Workbook (to save it to a new workbook), or Personal Macro Workbook (to allow you to use it in multiple workbooks). Select the OK button to begin recording once you’ve confirmed your choices.

1. Once you select OK, the Excel Macro Recorder will be in recording mode. Each action you perform, from clicking a button to editing a cell, will be recorded. Perform the actions you wish to record as a macro at this point, then select the Stop Recording button in the Developer tab once you’re done.

Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros

Depending on the save location you selected in the Record Macro window, your recorded Macro will be ready to run in your open workbook or in a newly opened workbook.

1. To run, edit, or delete the macro you’ve created, select Developer > Macros from the ribbon bar.

1. In the Macro window, a list of available macros to run in your open workbook will be listed. To run the macro, select it from the list, then select the Run button. You can also use the keyboard shortcut you selected when you created the macro to run it instead.

1. To make changes to the recorded macro instead, select the Edit button. This will open the Excel VBA editor, allowing advanced users to edit the VBA code and change how the macro runs. VBA beginners may find it easier to simply delete the macro and record it again.

1. To delete the macro, select it from the list, then select the Delete button.

1. Excel will ask you to confirm that you want to delete the macro. Select Yes to confirm this. Once deleted, you’ll need to record the macro again using the steps listed above.

Saving Excel Files with Recorded Macros

Excel workbooks are typically saved in the XLSX file format (or XLS for workbooks created in Excel 2007 and older). This file type supports most Excel data, but excludes any saved Excel macros.

To save an Excel file with recorded macros, you’ll need to use the XLSM file format instead.

1. To save an Excel file as a macro-enabled workbook, select File > Save As > Browse. 

1. In the Save As window, select Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) from the drop-down menu. Choose a location to save the file, then select the Save button to save it.

1. When you open the macro-enabled Excel file on another PC or Mac, you may need to authorize Excel to run any included macros first. Select the Enable Macros button to do this.

Sharing Excel Files with Recorded Macros

Excel macros are useful, but they also include potential security risks. If you open an Excel file containing macros from a source that you don’t recognize or trust, then you’re allowing that file to run dangerous code on your PC.

Because of this, online email providers like Gmail automatically block users from sending XLSM (macro-enabled Excel workbook) files to other users. If this happens, you may be able to use file sharing services like Google Drive to share it online with other users.

If you want to share your macro-enabled Excel file with another user nearby, then you could also look at local file transfer methods to share it with another PC or Mac, or with other devices like smartphones.

Macro-enabled Excel files can be packaged with viruses or other malware, so if you open an Excel file that you don’t trust, you may need to scan for malware afterwards to ensure that your PC isn’t compromised. Or scan the file itself before opening it.

Advanced Excel Tips and Tricks

Recording a macro is just one Excel trick that can help you save time, but there are other Excel features that can make you more productive as well. Power users might be interested in using Excel to scrape data online, while data analysts might be curious about how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS for extensive data analysis.

If you prefer to work as a team, or you’re struggling with a complicated Excel formula, you can also collaborate on Excel spreadsheets using a shared workbook. You may find that Google Sheets is a better option for online collaboration, however, with many of the same functions and features.

Related posts

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Σύνδεση κελιών μεταξύ φύλλων και βιβλίων εργασίας στο Excel

• Πώς να υπολογίσετε τη διακύμανση στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε, να σπάσετε ή να σπάσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης Excel XLS

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

• Μορφοποίηση κελιών χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες AutoRecover και AutoBackup του Excel

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας

• Πώς να βρείτε αντίστοιχες τιμές στο Excel

• Πώς να βρείτε και να υπολογίσετε το εύρος στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Πώς να προσθέσετε και να εκτυπώσετε εικόνες φόντου του Excel

• Αυτόματη προσαρμογή πλάτη στηλών και ύψη γραμμής στο Excel

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel