Το Microsoft Office^{(Microsoft Office)} σάς επιτρέπει να εκτυπώνετε φακέλους μεμονωμένα ή ως μαζική συγχώνευση αλληλογραφίας. Αυτό είναι απίστευτα πολύτιμο για επιχειρήσεις που πρέπει να προσθέσουν επωνυμία και άλλα προσαρμοσμένα στοιχεία σε μια εκτενή λίστα αλληλογραφίας.

Δείτε πώς μπορείτε να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Excel . Να θυμάστε^(Remember) ότι χρειάζεστε τόσο το Microsoft Word^{(Microsoft Word)} όσο και το Excel^(Excel) για να λειτουργήσει αυτό. Αυτή η μέθοδος θα πρέπει να λειτουργεί ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε τη σουίτα Microsoft σε υπολογιστή με Windows ή Mac .

Βήμα 1: Δημιουργήστε τη λίστα αλληλογραφίας σας

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε τη λίστα των παραληπτών στους οποίους θα στείλετε μηνύματα. Μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα εάν χρειάζεται να εκτυπώσετε μόνο έναν ή δύο φακέλους. Ωστόσο, αυτό το βήμα είναι απαραίτητο για όσους εργάζονται με μεγάλες λίστες αλληλογραφίας.

Για να δημιουργήσετε τη λίστα αλληλογραφίας σας:

1. Ανοίξτε το Microsoft Excel.
2. Δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο με τις ακόλουθες στήλες: Όνομα^{(First Name)} , Επώνυμο^(Surname) , Διεύθυνση^(Address) , Πολιτεία^(State) , Χώρα^(Country) , Ταχυδρομικός Κώδικας^{(Postal Code)} . Εισαγάγετε^(Import) τις επαφές σας στο υπολογιστικό φύλλο, προσθέτοντας αυτές τις πληροφορίες στις αντίστοιχες στήλες. Αυτό το έγγραφο θα γίνει η κύρια λίστα αλληλογραφίας σας.

1. Η επαλήθευση των διευθύνσεών σας σε αυτό το βήμα είναι σημαντική για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου και χρημάτων για την εκτύπωση παλαιών ή εσφαλμένων δεδομένων.

Βήμα 2: Σχεδιάστε τον Φάκελό σας

Στη συνέχεια, πρέπει να προετοιμάσετε το πρότυπο φακέλου στο Microsoft Word . Αυτό είναι το έγγραφο που θα ρυθμίσετε ώστε να συμπληρώνεται με τις διευθύνσεις του παραλήπτη σας κατά την αυτόματη εκτύπωση.

Να το πράξουν:

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στο Microsoft Word .
2. Επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Φάκελοι.

1. Τώρα καθορίστε τι μέγεθος χαρτιού θα είναι οι φάκελοί σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το εικονίδιο Προεπισκόπηση .^(Preview)

1. Στην καρτέλα Επιλογές ^(Options)φακέλου^(Envelope) , επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή Μέγεθος φακέλου^(Envelope) .

1. Επιλέξτε το μέγεθος που πρέπει να έχουν οι φάκελοι σας. Το Word^(Word) περιέχει τα πιο συνηθισμένα μεγέθη φακέλων, αλλά μπορείτε να ορίσετε τα δικά σας κάνοντας κλικ στο Προσαρμοσμένο μέγεθος^{(Custom Size)} .

1. Στη συνέχεια, επιλέξτε Γραμματοσειρά…^(Font…) δίπλα στο πλαίσιο Διεύθυνση παράδοσης^(Delivery) ή Διεύθυνση επιστροφής^(Return) για να ορίσετε τη γραμματοσειρά που θέλετε και για τις δύο επιλογές.

1. Επιλέξτε ΟΚ.

1. Το τελευταίο βήμα είναι να προσθέσετε επωνυμία και προσαρμοσμένα στοιχεία εάν το επιθυμείτε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην Προσθήκη^(Add) στο έγγραφο. Αυτό θα ανοίξει τον φάκελο ως κανονικό έγγραφο του Word , επομένως επεξεργαστείτε τον όπως θα κάνατε συνήθως.

Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα δείγμα διεύθυνσης στο πλαίσιο κειμένου διεύθυνσης παράδοσης για να δείτε πώς θα φαίνεται ο φάκελος σας όταν εκτυπωθεί. Για να κάνετε προεπισκόπηση του φακέλου σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων^{(Preview Results)} στην κορδέλα.

Βήμα 3: Ρυθμίστε την Τροφοδοσία εκτυπωτή

Το επόμενο βήμα είναι να πείτε στο Microsoft Word πώς λειτουργεί η τροφοδοσία του εκτυπωτή σας^{(how your printer feed works)} . Αυτό διασφαλίζει ότι οι φάκελοί σας θα εκτυπωθούν σωστά, με όλα τα στοιχεία στη σωστή οργάνωση.

Για να ρυθμίσετε την τροφοδοσία του εκτυπωτή:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία > Φάκελοι.

1. Επιλέξτε Επιλογές.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές εκτύπωσης.

1. Στο παράθυρο Μέθοδος τροφοδοσίας^(Feed) , επιλέξτε τον προσανατολισμό για τον τρόπο με τον οποίο θα τροφοδοτείται ο φάκελος στον εκτυπωτή. Συνιστούμε να επιλέξετε μια μέθοδο όπου ο φάκελος συνορεύει με την άκρη του δίσκου τροφοδοσίας, καθώς θα διευκολύνει την τοποθέτηση του φακέλου στον εκτυπωτή σας. Λάβετε υπόψη ότι οι διευθύνσεις παράδοσης και επιστροφής θα είναι εσφαλμένα ευθυγραμμισμένες εάν ο φάκελος σας δεν είναι σωστά τοποθετημένος.

1. Επιλέξτε Πρόσοψη^(Face) προς τα επάνω ή Πρόσοψη^(Face) προς τα κάτω για να ορίσετε προς τα πάνω που θα τοποθετήσετε τον φάκελο.

1. Κάντε κλικ^{(Click Clockwise)} στην Περιστροφή δεξιόστροφα για να περιστρέψετε το σχέδιο του φακέλου σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

1. Εάν ο εκτυπωτής σας διαθέτει περισσότερους από έναν δίσκους τροφοδοσίας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή Τροφοδοσία από για να επιλέξετε τον σωστό δίσκο.

Βήμα 4: Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} και συνδέστε τη^{(Link Your Mailing)} λίστα αλληλογραφίας σας

Ήρθε η ώρα να ξεκινήσει η συγχώνευση αλληλογραφίας. Αυτό θα επιτρέψει στο Microsoft Word^{(Microsoft Word)} να προσθέτει αυτόματα τα ονόματα και τις διευθύνσεις από την πηγή δεδομένων της λίστας διευθύνσεών σας.

Να το πράξουν:

1. Στο Word , κάντε κλικ στην Mailings > Start Mail Merge > Envelopes .

1. Κάντε κλικ^(Click) στην καρτέλα Επιλογές ^(Options)φακέλου . ^(Envelope) Ελέγξτε ξανά τις ρυθμίσεις σας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ^(Options)φακέλου και προσθέστε τη διεύθυνση ^(Envelope)επιστροφής^(Return) . Όταν ρυθμίσετε, κάντε κλικ στο OK.
2. Click File > Save για να αποθηκεύσετε το πρότυπο φακέλου σας.

1. Click Mailings > Select Recipients > UseΚάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία > Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας^(Existing) λίστας. Εάν εκτυπώνετε μόνο σε έναν μόνο φάκελο, επιλέξτε Πληκτρολογήστε^(Type) μια νέα λίστα^{(New List)} . Ομοίως^(Likewise) , εάν οι επαφές σας είναι ήδη αποθηκευμένες στο Microsoft Outlook ως λίστα διανομής^{(distribution list)} , μπορείτε να επιλέξετε Επιλογή^(Choose) από τις Επαφές του Outlook^{(Outlook Contacts)} .

1. Επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel και επιβεβαιώστε την επιλογή.

1. Εάν χρειάζεται επεξεργασία οποιωνδήποτε διευθύνσεων, μπορείτε να επιλέξετε Επεξεργασία λίστας παραληπτών^{(Edit Recipient List)} για να τις αλλάξετε.

1. Κάντε κλικ στο Address Block^{(Click Address Block)} στην κορδέλα. Αυτό το παράθυρο θα σας δείξει πώς θα φαίνεται το μπλοκ διευθύνσεων με την εισαγωγή των δεδομένων σας. Η αριστερή πλευρά περιέχει μια λίστα επιλογών για τον τρόπο εκτύπωσης του ονόματος και της διεύθυνσης.

1. Επιλέξτε μια επιλογή και, στη συνέχεια, επιλέξτε ΟΚ.

Βήμα 5: Εκτυπώστε τους φακέλους

Εάν όλα φαίνονται σωστά, ήρθε η ώρα να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και να εκτυπώσετε τις διευθύνσεις στους φακέλους σας. Να το πράξουν:

1. Επιλέξτε Finish^{(Select Finish)} & Merge και , στη συνέχεια, Print Documents…

1. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το "All" και επιλέξτε OK.

1. Βεβαιωθείτε^(Make) ότι οι ρυθμίσεις του εκτυπωτή είναι σωστές και ότι οι φάκελοί σας είναι σωστά ευθυγραμμισμένοι και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK ξανά. Ο εκτυπωτής σας θα πρέπει τώρα να αρχίσει να εκτυπώνει τους φακέλους σας.

Σημείωση: Το Word σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε και να εκτυπώνετε ετικέτες^{(create and print labels)} , εάν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε ετικέτες αλληλογραφίας αντί να εκτυπώνετε απευθείας στους φακέλους. Μπορείτε να προσθέσετε λεπτομέρειες στο πλαίσιο διαλόγου ετικέτες διευθύνσεων κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποστολή^(Mailing) > Ετικέτες^(Labels) . Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για^{(use mail merge)} να δημιουργήσετε πολλές ετικέτες.

Μην ξεχνάτε τα γραμματόσημα

Δυστυχώς, δεν μπορείτε να εκτυπώσετε φακέλους χρησιμοποιώντας μόνο το Excel^(Excel) . Ωστόσο, με το συνδυασμό MS Word και Excel , η διαδικασία εκτύπωσης φακέλων είναι απίστευτα εύκολη. Με αυτό το σεμινάριο, θα πρέπει να έχετε την επόμενη παρτίδα αλληλογραφίας έτοιμη για αποστολή σε ελάχιστο χρόνο. Μην^(Don) ξεχάσετε να πληρώσετε τα ταχυδρομικά τέλη!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microѕoft Office lets уou print envelopes individually or as a mass mail merge. This is incredibly vаluable for busіnesses that need to add branding аnd other custom elements to аn extensive mailing list.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

Related posts

• Πώς να κλειδώσετε κελιά στο Microsoft Excel

• Φύλλα Google εναντίον Microsoft Excel – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Διαφορές μεταξύ του Microsoft Excel Online και του Excel για επιτραπέζιους υπολογιστές

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Χρήση του εργαλείου αναζήτησης στόχου ανάλυσης What-If του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να διαγράψετε μια σελίδα στο Microsoft Word

• Κάντε το OpenOffice Writer να μοιάζει και να λειτουργεί περισσότερο σαν το Microsoft Word

• Ένας προηγμένος οδηγός VBA για MS Excel

• Δημιουργία ή δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για το Microsoft Office

• 4 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε ένα σημάδι ελέγχου στο Excel

• Πώς να εμφανίσετε τον αριθμό λέξεων στο Microsoft Word

• Βασική ταξινόμηση δεδομένων μίας στήλης και πολλών στηλών σε υπολογιστικά φύλλα του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill In Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• Χρησιμοποιήστε το πληκτρολόγιο για να αλλάξετε το ύψος γραμμής και το πλάτος στήλης στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δηλώσεις If και Nested If στο Excel