Όταν σε ένα έργο ενσωματώνονται πολλές μεταβλητές δεδομένων, τα χρονικά και χωρικά πλέγματα αυτών των μεταβλητών πρέπει να είναι πανομοιότυπα. Ως εκ τούτου, πρέπει να ελέγχετε τα δεδομένα που εισάγουν άλλα άτομα. Τότε είναι που χρειάζεστε Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} . Το Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} κάνει αυτή τη δουλειά απλή.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} για κελιά Excel^{(Excel Cells)}

Η δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων στο Excel επιτρέπει στον χρήστη να ελέγχει τι μπορεί να εισαχθεί σε ένα κελί ή να παρέχει μια προκαθορισμένη λίστα αποδεκτών καταχωρήσεων για την εξάλειψη πιθανών λαθών ή σφαλμάτων. Εφαρμόζεται μέσω κανόνων που ορίζονται στην καρτέλα ' Δεδομένα^(Data) ' του Excel, κάτω από το μενού κορδέλας. Η διαδικασία περιλαμβάνει:

1. Εισαγάγετε Στοιχεία επικύρωσης δεδομένων
2. Προσαρμογή μηνύματος εισαγωγής
3. Προσαρμογή ειδοποίησης σφάλματος

Μία από τις πιο κοινές χρήσεις επικύρωσης δεδομένων είναι η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας.

1] Εισαγάγετε Στοιχεία επικύρωσης δεδομένων

Ανοίξτε το αρχείο Microsoft Excel , επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να περιορίσετε.

Μεταβείτε στην καρτέλα « Δεδομένα^(Data) » που βρίσκεται στο μενού Κορδέλα.

Κάτω από τα « Εργαλεία δεδομένων^{(Data Tools)} » επιλέξτε « Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} ».

Όταν ανοίξει το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων^{(Data Validation)} , θα δείτε πολλά στοιχεία ελέγχου. Μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι προστίθενται μόνο αριθμοί ή ένα συγκεκριμένο μήκος κειμένου, όπως ένας αριθμός τηλεφώνου.

Στην περίπτωση του παραδείγματός μας, ας επιλέξουμε « Ώρα^(Time) » για να επιλέξουμε μεταξύ των ωρών που είμαστε ανοιχτά.

Καθορίστε την ώρα έναρξης^{(Start Time)} και την ώρα^(Time) λήξης .

2] Προσαρμογή του μηνύματος εισαγωγής

Τώρα, μεταβείτε στην καρτέλα " Εισαγωγή μηνύματος^{(Input Message)} ".

Προσαρμόστε το μήνυμα εισαγωγής που θέλετε να εμφανίζεται όταν εισάγεται κάτι διαφορετικό σε σχέση με αυτό που έχει καθοριστεί.

3] Προσαρμογή ειδοποίησης σφάλματος

Μεταβείτε στην καρτέλα « Ειδοποίηση σφάλματος ».^{(Error Alert)}

Εισαγάγετε^(Enter) το μήνυμα που θέλετε να εμφανίζεται ή απλώς επιλέξτε να διατηρήσετε τις προεπιλογές.

Στο τέλος, πατήστε το κουμπί «ΟΚ».

Τώρα, όταν επιλεγεί ένα από τα κελιά, όλοι θα βλέπουν την υπενθύμιση του μηνύματος εισαγωγής όπου μπορούν να εισαχθούν οι χρονισμοί.

Ωστόσο, όταν ο χρονισμός που εισάγεται είναι εκτός του εύρους, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος.

Εν ολίγοις, η επικύρωση δεδομένων^(Data) μπορεί να εμφανίσει ένα μήνυμα σε έναν χρήστη που του λέει τι επιτρέπεται και τι όχι!

Διαβάστε στη συνέχεια^{(Read next)} : Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή για να δημιουργήσετε κουμπί συντόμευσης για πολλαπλές μορφές στο Word και στο Excel .

How to apply Data Validation to Cells in Microsoft Excel

When multiple data variables are accommodated in а proјect, the time and spatial grids of those variables must be identical. Αs ѕuch, you must control the data other people enter. That’ѕ when you need Data Validation. Microsoft Excel makes this job simple.

How to use Data Validation for Excel Cells

Data validation feature in Excel lets a user control what can be entered into a cell or provide a predefined list of acceptable entries to eliminate possible mistakes or errors. It is applied via rules defined in Excel’s ‘Data’ tab, under the ribbon menu. The process involves:

1. Enter Data Validation Details
2. Customize Input Message
3. Customize Error Alert

One of the most common data validation uses is to create a drop-down list.

1] Enter Data Validation Details

Open the Microsoft Excel file, select the cells you would like to limit.

Go to the ‘Data’ tab located on the Ribbon menu.

Under the ‘Data Tools’ select ‘Data Validation’ option.

When the Data Validation window opens, you’ll see several controls. You can make sure that only numbers are added or a particular text length, like a phone number.

In the case of our example, let us select ‘Time’ to choose between the times we are open.

Specify the Start Time and the End Time.

2] Customize Input Message

Now, switch to ‘Input Message’ tab.

Customize the input message that you would like to appear when something different is entered against what has been specified.

3] Customize Error Alert

Switch to the ‘Error Alert’ tab.

Enter the message you would like to appear or simply choose to keep the defaults.

In the end, hit the ‘OK’ button.

Now, when one of the cells is selected, everyone will see the input message reminder where timings can be entered.

However, when the timing entered is outside the range, an error message will be displayed.

In short, Data validation can display a message to a user telling them what is allowed and what is not!

Read next: How to record a Macro to create Shortcut Button for Multiple Formats in Word and Excel.

Related posts

• Πώς να κλειδώσετε κελιά στο Microsoft Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση HLOOKUP στο Microsoft Excel

• Πώς να εξαγάγετε ονόματα τομέα από διευθύνσεις URL στο Microsoft Excel

• Το Microsoft Excel προσπαθεί να ανακτήσει τις πληροφορίες σας

• Πώς να προσθέσετε ένα Trendline στο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel

• Τρόπος χρήσης της δυνατότητας Automatic Data Type στο Excel

• Οδηγός Microsoft Excel, για αρχάριους

• Χρησιμοποιήστε τη νέα συνάρτηση "Εισαγωγή δεδομένων από εικόνα" του Excel Mobile

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MID και MIDB στο Microsoft Excel

• Χρησιμοποιήστε το PDF Data Connector στο Excel για να εισαγάγετε δεδομένα PDF σε υπολογιστικό φύλλο

• Το Excel δεν μπορεί να προσθέσει ή να δημιουργήσει νέα κελιά. Πώς μπορώ να το διορθώσω αυτό;

• Πώς να διαγράψετε πολλές σειρές στο Microsoft Excel με μία κίνηση

• Πώς να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τιμές χωρίς τύπους στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TRUNC στο Microsoft Excel με Παραδείγματα

• Πώς να προσθέσετε ή να αθροίσετε το χρόνο στο Microsoft Excel

• Συμβουλές και κόλπα του Microsoft Excel για αρχάριους

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MATCH Microsoft Excel

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Το Microsoft Excel προκαλεί υψηλή χρήση της CPU όταν εκτελείται στα Windows 10

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel