Σκοπεύετε^(Are) να αφήσετε μια δουλειά και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι θα λάβετε ένα αντίγραφο όλων των email σας σε περίπτωση που χρειαστεί να ανατρέξετε σε αυτά αργότερα; Ή ίσως θέλετε απλώς να τα εξαγάγετε για σκοπούς δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση που το αρχείο PST του Outlook καταστεί κατεστραμμένο , κάτι που συμβαίνει αρκετά συχνά.

Σε κάθε περίπτωση, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των email σας είναι πάντα καλή ιδέα. Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία ιστού όπως το Outlook.com ή το Gmail , δεν είναι κακή ιδέα να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα-πελάτη επιτραπέζιου υπολογιστή όπως το Outlook για τη λήψη όλων των μηνυμάτων σας, ώστε να τα έχετε αποθηκευμένα τοπικά. Οι υπηρεσίες Ιστού^(Web) και οι γίγαντες όπως η Microsoft και η Google μπορεί να φαίνονται απρόσβλητοι στην αποτυχία, αλλά ποτέ δεν ξέρεις πότε μπορεί να συμβεί κάτι καταστροφικό.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να εξάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Outlook 2003 , 2007, 2010, 2013 και 2016. Θα αναφέρω επίσης τη διαδικασία εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για Mac . Αξίζει να σημειωθεί ότι ο πραγματικός Οδηγός εισαγωγής^(Import) και εξαγωγής^{(Export Wizard)} είναι σχεδόν ο ίδιος σε όλες τις εκδόσεις, αλλά η διαδικασία πρόσβασης στον οδηγό έχει αλλάξει.

Εξαγωγή email από το Outlook

Εάν εκτελείτε το Outlook 2003 , 2007, 2010 ή 2013, τότε ρίξτε μια ματιά στην ανάρτησή μου σχετικά με τον τρόπο εξαγωγής των επαφών του Outlook^{(how to export Outlook contacts)} για να δείτε τη διαδικασία μετάβασης στον οδηγό εισαγωγής/εξαγωγής. Εάν εκτελείτε το Outlook 2016 , κάντε κλικ στο Αρχείο^(File) και στο Άνοιγμα και εξαγωγή^{( Open & Export)} .

Στο δεξί μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Import/Export .

Αυτό θα εμφανίσει τώρα τον Import/Export Wizard , ο οποίος φαίνεται ίδιος σε όλες τις εκδόσεις του Office . Για να ξεκινήσετε, θέλετε να επιλέξετε Εξαγωγή σε αρχείο^{(Export to a file)} .

Στην επόμενη οθόνη, πρέπει να επιλέξετε τον τύπο του αρχείου: είτε ένα αρχείο CSV^(CSV) ( Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα^{(Comma Separated Values)} ) είτε ένα Αρχείο δεδομένων του Outlook^{(Outlook Data File)} ( PST ). Συνήθως χρησιμοποιώ πάντα το PST , έτσι ώστε να είναι ευκολότερη η επανεισαγωγή στο Outlook , αλλά μπορείτε να επιλέξετε CSV εάν θέλετε να εισαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμα και σε ένα πρόγραμμα όπως το Excel^(Excel) ή το Word .

Στην επόμενη οθόνη, πρέπει να επιλέξετε τι θέλετε να εξαγάγετε. Εάν θέλετε να λαμβάνετε όλα τα email σας, επιλέγετε κανονικά Εισερχόμενα^(Inbox) και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Include subfolders . Εάν θέλετε μόνο ένα μικρό υποσύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Φίλτρο^(Filter) και στη συνέχεια να βάλετε διάφορα κριτήρια για να μειώσετε τον αριθμό των email προς εξαγωγή.

Κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) και τώρα θα πρέπει να επιλέξετε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο CSV^(CSV) ή PST . Υπάρχουν πολλές επιλογές που μπορείτε να επιλέξετε από αυτές που αφορούν τον τρόπο χειρισμού των διπλότυπων.

Τέλος, κάντε κλικ στο Finish και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που σας ρωτά εάν θέλετε να προστατέψετε το αρχείο PST με έναν προαιρετικό κωδικό πρόσβασης. Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε κωδικό πρόσβασης εδώ, σημειώστε ότι θα πρέπει να αποτελείται από περισσότερους από 16 χαρακτήρες. Επίσης, σημειώστε ότι δεν είναι πολύ ασφαλές και μπορεί εύκολα να χακαριστεί χρησιμοποιώντας το κατάλληλο λογισμικό.

Για αυτό πρόκειται. Θα πρέπει τώρα να έχετε ένα αρχείο CSV^(CSV) ή PST με όλα τα email σας αποθηκευμένα μέσα. Τώρα μπορείτε να αντιγράψετε αυτό το αρχείο σε μια ασφαλή τοποθεσία για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Εξαγωγή email από το Outlook για Mac

Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση Mac του ^(Mac)Office , τότε η διαδικασία για την εξαγωγή email είναι διαφορετική. Στην πραγματικότητα, ο τύπος αρχείου είναι επίσης διαφορετικός. Σε Mac^(Macs) , έχετε μόνο μία επιλογή: Αρχείο αρχείου του Outlook για Mac^{(Mac Archive File)} ( .OLM ).

Κάντε κλικ στο Αρχείο^(File) και μετά στην Εξαγωγή^(Export) .

Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να επιλέξετε ποια στοιχεία θέλετε να εξαγάγετε στο αρχείο αρχειοθέτησης. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ αλληλογραφίας^(Mail) , ημερολογίου^(Calendar) , επαφών^(Contacts) , εργασιών^(Tasks) και σημειώσεων^(Notes) ή μπορείτε να επιλέξετε από στοιχεία σε μια συγκεκριμένη κατηγορία.

Κάντε κλικ στο Continue και θα ερωτηθείτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Για αυτό πρόκειται. Δεν υπάρχουν άλλες επιλογές κατά την εξαγωγή από το Outlook σε Mac .

Μόλις εξάγετε τα email σας, μπορείτε να διαβάσετε την ανάρτησή μου σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής τους σε μια άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου^{(import them to another email service)} όπως το Gmail , εάν σκοπεύετε να κάνετε εναλλαγή.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you planning on leaving a job and wаnt to make sure you get a copy of all your emаils in case you nеed to rеfer to them at a later рoіnt? Or maybe уou јust want to export them for backup purposes in case your Outlook PST file becomes corrυpt, which happens quite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

Related posts

• Πώς να ενεργοποιήσετε τη σκοτεινή λειτουργία στο Microsoft Outlook (Windows, Mac και Mobile)

• Το Microsoft Outlook δεν ανοίγει; 10 τρόποι για να διορθώσετε

• 10 εργαλεία για να ανακτήσετε έναν χαμένο ή ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης του Outlook PST

• Πώς να ανακτήσετε τα διαγραμμένα αρχεία από ένα αρχείο PST στο Outlook

• Διορθώστε το σφάλμα "Δεν είναι δυνατή η εκκίνηση του Microsoft Office Outlook".

• Πώς να διορθώσετε την αναζήτηση του Outlook που δεν λειτουργεί

• Τι είναι το Microsoft Publisher; Ένας οδηγός για αρχάριους

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε

• Το Microsoft Outlook δεν ανταποκρίνεται; 8 Διορθώσεις για δοκιμή

• Πώς να μετατρέψετε μαζικά τα αρχεία PST του Outlook σε άλλη μορφή

• Πώς να προσαρμόσετε την κορδέλα του Microsoft Office

• Πώς να υπαγορεύσετε έγγραφα στο Microsoft Word

• Πώς να εισαγάγετε CSV ή TSV σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Η αυτόματη συμπλήρωση του Outlook δεν λειτουργεί ή γίνεται επαναφορά;

• Πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook

• Πώς να διορθώσετε το προφίλ του Outlook που έχει κολλήσει κατά τη φόρτωση

• Δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του Outlook: 4 επιδιορθώσεις για δοκιμή

• Αλλαγή μονάδων μέτρησης στο Microsoft Word

• Πώς να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης του Outlook

• Δημιουργία ή δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για το Microsoft Office